Datenhandling-Broschüre - Druckerei Wagner

PersonAlisieren
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Eine wachsende Bedeutung kommt der Personalisierung von
Druckprodukten zu. In Einladungskarten, Serienbriefen und
Mailings werden Kunden persönlich angesprochen. Fertige
Druckprodukte wie Prospekte und Zeit schriften werden einkuvertiert,
adressiert und portooptimiert versendet.
Die Grundlage für eine erfolgreiche Adres sierung bildet ein
gut vorbereiteter Datensatz. Es handelt sich dabei meist um
eine Excel-Datei, seltener um ein Exportformat aus einer
Datenbank. Ein Datenbankformat wird vorwiegend bei sehr
umfangreichen Adress mengen verwendet, da Excel nur ca.
50.000 Datensätze fassen kann.
So oder ähnlich sieht wohl jede Adresstabelle am Anfang
aus.
Nachfolgend einige Tipps, wie eine Excel-Tabelle für eine
erfolgreiche Datenübernahme aufbereitet werden sollte:
» Die Spalten eindeutig benennen.
» Überflüssige Spalten entfernen, die nicht zur Personalisierung
benötigt werden.
» Fehlerhafte Datensätze aussortieren, denn unvollständige
Adressen können nicht zugestellt werden. Bitte vervollständigen
Sie die Angaben oder löschen Sie diese Da tensätze.
» Spaltenbreiten einkürzen, denn die Adressfelder haben nur
eine begrenzte Größe. Möglichst keine zu langen Namen
verwenden, z. B. viel zu lang: Sächsisches Ser vice team
Gesellschaft mit beschränkter Haftung. Kürzer und besser:
Sächs. Serviceteam GmbH
» Für Sendungen ins Ausland eine Länderspalte anlegen und
die Landbezeichnung in Großbuchstaben ausschreiben.
Außer dem sollte der Bestimmungsort in Großbuchstaben
geschrieben werden. Eine Sendung ins Ausland sieht z. B.
so aus: Guiseppe Bertoni
Via Italia 212
20100 MILANO
ITALIEN
» Für eine Textpersonalisierung mit persönlicher Anrede sollte
auch eine Spalte Briefanrede angelegt sein z. B. „Sehr
geehrter Herr Mustermann,“
Bitte beachten Sie diese Hinweise beim Er stellen der
Adressdatei. Ein nachträgliches manuelles Korrigieren einer
Adressdatei ist sehr zeitaufwendig und kostenintensiv.
Falls Sie noch Fragen haben, können Sie sich jederzeit an uns wenden.
Die aufbereitete Adresstabelle sollte so aussehen.
Sehr häufig ist die Personalisierung eines Anschreibens mit
Adresse und persönlicher Anrede. Natürlich kann das Druckprodukt
mit weiteren Personalisierungen versehen werden.
Diese Spalten müssen dann in der Excel-Tabelle vorhanden
sein. Nummerierungen sind ebenfalls möglich und Barcodes
in aufsteigender oder abfallender Reihenfolge können generiert
und gedruckt werden.
Außerdem ist es auch möglich, Bilder zur jeweiligen Adresse
in die Personalisierung einzufügen. In diesem Fall bitten
wir jedoch um vorherige genaue Absprache, ebenso bei
Adressübernahme aus einer Datenbank.
Versendung per Post:
Für Druckprodukte, die mit der Post oder einem anderen
Dienstleister versendet werden sollen, spielen Inhalt,
Menge, Größe sowie das Gewicht der Sendung eine entscheidende
Rolle. Außerdem müssen Postvorschriften für
die Adressierung eingehalten werden.
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