Jahresbericht 2006 - Landesverwaltung Liechtenstein

Aktualisierung und Überprüfung des Archivinventars
Im Archiv selber begannen die Vorbereitungsarbeiten im September 2005, ein Jahr vor
dem Spatenstich. Die wichtigste Arbeit bestand in der Erstellung eines detaillierten
Archivinventars. Dieses konnte auf der Grundlage eines bereits bestehenden Standortverzeichnisses
erstellt werden, dieses wurde überprüft und vervollständigt. Diese Arbeit
erfolgte mit Hilfe einer Excel-Tabelle, was für unsere Bedürfnisse vollkommen
ausreicht. Der Vergleich mit Archiven, die zu diesem Zweck eigene Datenbanken erstellten,
zeigte, dass wir davon keine wesentlichen Vorteile erwarten durften. Durch
die Verwendung von Filtern können auf einfache Weise alle benötigten Abfragen und
Berechnungen erstellt werden.
Die folgenden Angaben wurden in der Tabelle erfasst:
1. Provenienz: Name der Provenienzstelle
2. Bestand: Bezeichnung des Bestandes
3. Archivsignatur: eindeutiger Referenzcode für den Bestand plus erste und letzte
Nummer der Dossiers, die sich am betreffenden Standort befinden
4. Zeitraum: Laufzeit der gesamten Unterlagen am betreffenden Standort
5. Behältnis: Für die Art der Behältnisse wurden folgende Typen definiert:
a. Archivschachteln A4
b. Archivschachteln Folioformat
c. Archivschachteln Überformat
d. Ordner
e. Bündel
f. Dossier/Faszikel
g. Bände
h. Mappen
i. Karteikästen
j. Mikrofilmschachteln
k. Filme
l. Bilder (verschiedene Formate)
m. CDs
6. Umfang/Laufmeter: Angabe der Anzahl der Behältnisse
7. Status: alter Standort =1, neuer Standort = 2
8. Standort: Jeder Raum, jede Regalreihe, jedes Abteil wurde mit einem alphanumerischen
Code bezeichnet.
9. Findmittel: Erschliessung in der Datenbank, konventionelle Findmittel der abliefernden
Stelle oder nicht bearbeitet
Ein Nebenprodukt dieser Arbeit war auch, dass wir uns wieder einmal bewusst machten,
welche Bestände noch nicht erfasst sind, damit noch keine Archivsignaturen haben
und somit kaum benutzt werden können.
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