Jahresbericht 2006 - Landesverwaltung Liechtenstein

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Unabhängig von den Archivalien wurden auch die Büromöbel, Schränke und andere Einrichtungsgegenstände erfasst, die zu transportieren waren. Anhand dieser Zahlen liessen sich die wesentlichen Angaben über die Mengen des zu transportierenden Materials gewinnen. Ein Teil der Archivunterlagen befand sich bereits an den neuen provisorischen Standorten, da in den letzten Jahren die grossen Neuzugänge nicht mehr in die überfüllten Magazine im alten Landesarchiv eingelagert worden waren, sondern in den Kulturgüterschutzräumen des Landesmuseums. Da die Archivbestände für drei Jahre auf zwei Standorte verteilt sind, wurde als nächster Schritt erhoben, wie häufig die Bestände benutzt werden. Dazu wurde einerseits auf die Ausleihstatistik, andererseits aber auch auf die Erfahrung und die Aussagen des Ausleihpersonals zurückgegriffen. Bestände, die a) in den nächsten drei Jahren nicht weiter bearbeitet und b) selten nachgefragt werden, wurden in den Kulturgüterschutzräumen des Landesmuseums eingelagert. Da wir die provisorischen Magazine als ausreichend sicher eingestuft haben, haben wir die Aufteilung nicht nach ihrer Kulturgüterschutzwürdigkeit vorgenommen, sondern im Bestreben, die Zahl der Fahrten an den externen Standort zu minimalisieren. Tatsächlich genügen nach den bisherigen Erfahrungen zwei Fahrten pro Woche ins Landesmuseum. Bewertung von Archivalien Im Zusammenhang mit dem Umzug wurden auch grössere Mengen von Archivunterlagen vernichtet, die wir als nicht archivwürdig eingestuft haben. Bewertet wurden einerseits Unterlagen der Landespolizei und der Botschaft in Bern, die bis dahin integral aufbewahrt worden waren. Für beide Provenienzen wurden "Positiv- und Negativlisten" erstellt, anhand derer eingeschulte Hilfskräfte die Dossiers einzeln bewerteten. Vernichtet wurde auch eine grössere Menge an Druckschriften internationaler Organisationen, die nicht zum Archivierungsauftrag des Archivs gehören. Abgesehen von diesen gezielten Kassationen galt aber der Grundsatz, dass im Zusammenhang mit der Verlegung des Archivs keine spontanen Bewertungsentscheidungen vorgenommen werden durften. Sicherung der Archivalien Das Vermeiden von Schäden und die Sicherheit der Archivalien hatte für den Transport oberste Priorität. Aus diesem Grunde wurden die Archivalien, soweit dies nicht bereits der Fall war, in geeignete Behältnisse (Schachteln oder Bündel) umgepackt. Für zwei grosse Serien (Ausländer- und Steuerdossiers) war dies aus mehreren Gründen nicht möglich und nicht sinnvoll. Sie wurden direkt in die Transportkisten verpackt. Bei allen Behältnissen wurde auf eine ausreichende Beschriftung geachtet (im Minimum Bestand und fortlaufende Nummer). Alle Archivalien wurden einem Bestand zugeordnet. 18
Terminplanung, Festlegen der Aufgaben und Verantwortlichkeiten Im Anschluss an diese Vorbereitungsarbeiten wurde eine Projektsitzung mit den Verantwortlichen der betroffenen Amtsstellen organisiert. Eingeladen waren neben den leitenden Archivaren Vertreter - des Amts für Personal und Organisation (Mobiliar, Organisation der Hilfsmittel), - des Tiefbauamtes (Personal für den Umzug, Organisation Transport), - des Hochbauamtes (bauliche Massnahmen, Sicherheitseinrichtungen) und - der EDV-Abteilung (Informatik, Kommunikationseinrichtungen). An dieser Sitzung wurden die Aufgaben und Zuständigkeiten der beteiligten Stellen sowie der Terminplan fixiert. In Bezug auf den Terminplan legten wir Wert darauf, dass der Umzug in mehreren Etappen erfolgte. Um Unordnung zu vermeiden, hielten wir es für ratsam, nach jedem Magazinraum eine Überlegungspause von mehreren Tagen oder gar Wochen einzuplanen. Primäres Ziel war dabei zu vermeiden, dass grössere Mengen von Kisten mit Archivalien irgendwo herumstanden und nicht eingereiht wurden. Für die Durchführung des Transports wurden alle einzelnen Arbeitsschritte (Ausräumen der Regale, Verpacken in Kisten, Lagerung auf den Paletten, Bereitstellen für den Transport, Zwischenlagerung, Auspacken und Einräumen am neuen Standort, Kontrollen) vorab in einem Ablaufschema festgehalten und detailliert beschrieben. Was die Hilfsmittel betrifft, so wurden verschiedene Möglichkeiten geprüft. Schliesslich entschieden wir uns für den Transport der Archivalien in festen Plastikkisten. Diese bieten einerseits einen guten Schutz gegen Beschädigungen, andererseits können sie gut auf Paletten gestapelt werden. Wichtig war uns auch, dass sie nicht zu schwer sind (in der Regel unter 25 kg), handlich sind und mehrfach verwendet werden können. Rücksicht auf die ergonomischen Bedürfnisse der Helfer nahmen wir auch beim Entscheid eine Hebebühne zu mieten. Die Schwierigkeit bestand darin, dass sich der grösste Magazinraum im alten Landesarchiv im zweiten Stockwerk befand und für den Transport kein Lift zur Verfügung stand. Der Kraftakt, sämtliche Kisten über eine Wendeltreppe herunterzutragen, erschien uns unzumutbar. Wir beschlossen daher, eine Tür aus der Aussenmauer herauszubrechen und die Kisten mit einer Hebebühne zum Verladeplatz zu befördern. 19
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