INFO - IBS Bürosysteme

men des integrierten Dokumenten-Management
in einen digitalen Workflow einbinden.
Arbeitsabläufe werden dadurch transparenter
und erheblich schneller. Die Lösungen
sind inzwischen bezahlbar geworden, doch
von Marktsättigung kann keine Rede sein.
Der Gartner Group zufolge haben erst 20 Prozent
der Unternehmen ein Dokumentenmanagement-System
wirklich im Einsatz.
In eIner aBTeIlung BegInnen
Die größte Hürde bei der Entscheidung
für ein elektronisches Archiv ist immer noch
die Akzeptanz. Gerade kleinere und mittlere
Unternehmen sind an ihre Ordner, Papierablagen
etc. gewöhnt und haben im Vorfeld
keine Vorstellung von der Entlastung, die ihnen
ein elektronisches Archiv bietet. Auch
den Nutzen erkennen sie nicht auf Anhieb.
Doch Unternehmen schrecken in der Regel
nicht vor der Investitionssumme zurück.
Den Anbietern muss es gelingen, Unternehmen
jeglicher Größe im Vorfeld davon zu
überzeugen, dass durch den DMS-Einsatz
ihre betrieblichen Abläufe nachweislich
schneller, sicherer und qualitativ besser
werden. Den Verantwortlichen muss aufgezeigt
werden, mit welchen Einsparungen sie
rechnen können. Entscheidend für den Erfolg
ist ein strukturiertes Vorgehen bei der
Software-Einführung. Dazu gehört beispielsweise,
die Dokumentarten und Prozesse
zunächst zu dokumentieren und dann die
Abbildung im System vorzunehmen. Sinnvollerweise
sollte man in einem Bereich beginnen
und das System anschließend auf
weitere Abteilungen ausrollen. Aus technischer
Sicht sollte man auf eine einfache Installation,
Bedienung und Administration
des Systems achten. Ebenso wichtig sind offene
Schnittstellen, um die Integration in
bestehende IT-Umgebungen zu erleichtern.
Außerdem spart dies dank einfacher Anpassung
ohne Programmierung Zeit und Kosten.
Aus wirtschaftlicher Sicht ist das Augenmerk
auf niedrige Total Cost of Ownership
(TCO) zu legen.
Die Erfahrungen zeigen, dass sich der
Einsatz eines Dokumentenmanagement-
Systems lohnt: Mitarbeiter sind weniger mit
aufwändiger Routinearbeit beschäftigt und
können dafür in dieser Zeit qualitativ wich-
tigere Tätigkeiten erledigen. Da benötigte
Informationen auf Knopfdruck und vor allem
vollständig zur Verfügung stehen, wird
die Auskunftsbereitschaft optimiert, die Effizienz
der Mitarbeiter gesteigert und zugleich
werden die Arbeitskosten gesenkt.
Hat ein Kunde beispielsweise eine Rechnung
verloren, kann man sie ihm sofort per Mail
oder via Fax zukommen lassen.
Regelmäßig wiederkehrende Prozesse,
typischerweise alle Genehmigungsprozesse,
die heute noch papiergesteuert erfolgen,
werden künftig ausschließlich elektronisch
abgewickelt. Dabei wird es auch keine Rolle
mehr spielen, an welchem Standort die Mitarbeiter
sitzen. Webbasiertes Dokumenten-
Management ermöglicht den weltweiten
Archivzugriff und Workflow-Management
mit gängigen Internet-Browsern, ohne dass
Software oder Plugins auf dem lokalen PC
installiert werden müssen.
Die Zukunft liegt jedoch im Cloud Computing.
DocuWare bietet sein Dokumentenmanagement-System
bereits als echte Software
INFO
Mit IBS Bürosysteme aus Münster steht
Ihnen ein kompetenter Partner von
DocuWare mit jahrelanger Erfahrung in
den Bereichen Dokumentenmangement,
Prozessanalyse und Optimierung zur
Verfügung. Ob es um Eingangsbelege,
Prozesse oder Ausgangsbelege geht,
IBS Bürosysteme hat Branchen übergreifende
Erfahrungen und begleitet Sie
in allen Fragen rund um die Optimierung
Ihrer Dokumentenprozesse.
AKZEPTANZ SCHAFFEN: Gerade kleinere und mittlere Unternehmen sind an ihre Ordner,
Papierablagen etc. gewöhnt und haben im Vorfeld keine Vorstellung von der Entlastung, die
ihnen ein elektronisches Archiv bietet. Auch den Nutzen erkennen sie nicht auf Anhieb.
as a Service anbietet. Die SaaS-Lösung Docu-
Ware Online ermöglicht es, Papierunterlagen,
E-Mails, Dateien und elektronische Belege
Cloud-basiert zu archivieren und zu bearbeiten.
Die Anzahl der Benutzer eines Unternehmens
ist unbegrenzt, die Preispakete unterscheiden
sich nur im Dokumentvolumen.
Alle Funktionalitäten des Dokumentenmanagement-Systems
stehen im Webbrowser
zur Verfügung, Dokumente lassen sich
ablegen, suchen, anzeigen, downloaden, bearbeiten
und in Geschäftsprozesse einbinden.
Die Integration eines Online-Archivs in
bestehende Programme ist ebenso möglich
wie die Integration von Multifunktionssystemen.
Nach Eingabe seiner Benutzerkennung
befindet sich der Anwender in seiner gewohnten
Arbeitsumgebung. Wie bei einer
On-Premise-Lösung sind auch bei der SaaS-
Lösung alle Dokumente von jedem Ort und
zu jeder Zeit verfügbar – via PC, Smartphone
oder Tablet.
Jürgen Biffar, President DocuWare Group,
Germering bei München �
9/2012 SonderveröFFenTliChung 2/2012 ADVERTORIAL FACTS
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