Datenbankgestützte Modellierung schafft Struktur - DHC Dr ...

Success Story I Bizerba
s Es gibt keine toten Links mehr und
s die Prozessdiagramme sind nicht mehr nur
grafische Diagramme, sondern die Elemente
des Prozessdiagramms (Funktionen, Input/
Output, Organisationseinheiten) werden in
der Datenbank gespeichert.
Die Auswirkungen lassen sich an einem Beispiel
erläutern: Die Organisationseinheit „Project
Controlling“ ist sowohl am Prozess „Projekt
Überwachung“ wie auch am Prozess „Projekt
Planung“ beteiligt, sie taucht also in beiden
Prozessabläufen und im Organigramm auf. In der
Datenbank wird die Organisationseinheit gespeichert
und in den Prozessen „Projekt Überwachung“,
„Projekt Planung“ und im Organigramm
referenziert. Änderungen des Namens
einer Organisationseinheit beispiels-weise von
„Project Controlling“ in „Project Monitoring“
müssen nur an einer Stelle in der Datenbank
stattfinden. Die Namensänderung wird dann
automatisch in den beiden Prozessen und im
Organigramm vorgenommen. Weiterhin kann man
direkt erkennen, an welchen Prozessen das „Project
Controlling“ beteiligt ist („Projekt Planung“
und „Projekt Überwachung“) und welche Funktionen
durchgeführt werden (Projektkostenstruktur
planen, Kosten planen, Kostenreport erstellen
etc.).
Schulung der Prozessmodellierer
Die Prozessmodellierer wurden in der Bedienung
der neuen Software, der bei Bizerba verwendeten
Methoden und Dokumenttypen sowie der
Prozessmodellierung geschult.
Modellierung der Prozesse
Bei Bizerba modellieren zur Zeit fünf Prozessexperten
aus den Abteilungen Logistik, Innovation,
Vertrieb und Qualitätsmanagement in DHC
Vision. Die Schulung der Modellierer in den
Auswirkungen der Datenbankunterstützung wurde
zunächst bei Bizerba unterschätzt. Das führte
dazu, dass die Prozesse wie gewohnt rein grafisch
erstellt und die mögliche Verlinkung der Prozessobjekte
in der Datenbank nicht genutzt wurde.
Hier wurde schnell gegengesteuert. Der Kreis der
Modellierer wurde beschränkt und die ausgewählten
wurden entsprechend ausgebildet.
Neben der Prozessmodellierung werden die
begleitenden Dokumente ebenfalls in der
DHC Business Solutions GmbH & Co. KG
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Datenbank gespeichert. Hierzu wurde eine
Ablagestruktur im DHC Vision Explorer definiert,
der ähnlich dem Microsoft Explorer aufgebaut
ist. Allerdings werden die Prozesse, Dokumente
und Links direkt in der Datenbank gespeichert.
Die Ordner spiegeln die Struktur des QM-Handbuchs
wieder. Im Ordner Prozessbeschreibungen
sind die Prozessmodelle abgelegt. Über Berechtigungen
wird gesteuert, wer welchen Ordner
sehen darf. Die Leser greifen ebenfalls über
den Explorer auf die Prozessabläufe und Dokumente
zu, sehen aber nur einen Teil der Ordner.
Die Prozesse und Dokumente werden direkt in
HTML und PDF umgewandelt und stehen nach
der Freigabe direkt im Explorer zur Verfügung,
so dass kein fehleranfälliger Export in das Intranet
nötig ist.
Schulung der Leser
Der letzte Implementierungsschritt war die
Schulung der Leser in der Prozessdarstellung,
dem Zugriff auf die begleitenden Dokumente
(z.B. Download einer Checkliste) und der Bedienung
des Explorers.
Weitere Ausbaustufen geplant
In einem weiteren Schritt soll noch 2008 der
Softwareeinsatz bei Bizerba erweitert werden.
Geplant ist die Einführung des DHC Vision
Workflows für die elektronische Steuerung von
bestimmten Prozessen.
Als erster Bereich wird der Risikomanagementprozess
abgebildet, in dem periodisch die
DHC AG
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Risiken bei Bizerba überprüft werden. Dieser
Prozess ist heute schon in DHC Vision modelliert
und soll zukünftig dann über den Workflow
gesteuert werden. Ein zweiter Bereich ist die
Einführung von Leser-Cockpits für die Optimierung
der Zugriffe. Hier wurde ein erstes
Cockpit im Innovationsbereich realisiert, über
das die Produktentwickler alternativ zum Explorer
einen direkten Zugriff auf die für sie relevanten
Prozesse und Dokumente haben. Über die
Cockpits können die Leser mit wenigen Klicks
die für sie relevanten Dokumente aufrufen. Ein
drittes Gebiet ist die Integration des Microsoft
Office Share Point Portal Servers in DHC Vision.
Über den Sharepoint wird eine elektronische
Plattform für die Zusammenarbeit in Projekten
bereitgestellt. DHC Vision steuert die Prozessabläufe
(Wie wird zusammengearbeitet?) und
die Vorgabedokumente (Checklisten, Formulare
etc.) bei. Bizerba sammelte mit der datenbankgestützten
Prozessmodellierung wichtige
Erfahrungen. So ist die Ausbildung der Prozessmodellierer
entscheidend, da ein grundlegendes
Verständnis für eine datenbankgestützte
Prozessmodellierung notwendig ist. Auch
müssen die Leser sehr einfach auf die
Prozessmodelle zugreifen können, damit die
Akzeptanz gewährleistet ist. Und schließlich
profitiert man heute davon, dass die Prozesse
modelliert, in einer zentralen Datenbank hinterlegt,
einheitlich dargestellt und die
Schnittstellen zwischen den Prozessen definiert
sind.
Abb. Prozessdatenbank
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