Modellierung schafft Struktur - DHC Dr. Herterich & Consultants GmbH

Um Abhängigkeiten in den Prozessen erkennen und Server) bereitgestellt. Der entsprechende Applikati­
den Pflegeaufwand niedrig halten zu können, onsserver wird im Qualitätsmanagement betreut.
empfiehlt sich eine datenbankgestützte Prozessmo­ Auf den PCs der Anwender waren keine weiteren
dellierung. Bizerba hat sich für die Prozessmodellie­ Installationen notwendig. Die Modellierer verfügten
rungssoftware von DHC Dr. Herterich & Consultants schon über Visio und die Leser benötigten nur einen
entschieden.
Browser (Internet Explorer), der standardmäßig
auf jedem Rechner installiert war. Nach der Schulung
Schon 2005 verfolgte das Technologieunternehmen des Systembetreuers wurde die Prozessdarstellung
Bizerba das Ziel, alle Geschäftsprozesse einheitlich und die Ablagestruktur für die zugehörigen Doku­
und transparent darzustellen. Für die Modellierung mente (QM-Handbuch, begleitende Dokumente) fest­
und Publikation der Prozesse im Intranet wurde die
auf MS Visio basierende Prozessmodellierungssoftgelegt.ware
DHC Vision ausgewählt. Bizerba ist ein weltweit Modellierung und Ablagestruktur
operierendes Technologieunternehmen für System- Die Geschäftsprozesse werden auf drei Ebenen
lösungen in der Wäge-, Informations-, Kommunika­ modelliert:
tions- und Food-Servicetechnik. Im Geschäftsjahr · Prozesslandkarte,
2006 wurde ein Umsatz von 409,8 Mio Euro erzielt. · Hauptprozesse und
Aufgrund der Unternehmensgröße von rund 2.800
Mitarbeitern in 21 Ländern und einer entsprechend
· Prozessablaufdiagramme
hohen Anzahl von Geschäftsprozessen suchte man Die Aufbauorganisation ist in mehreren hierarchischen
nach einer datenbankgestützten Prozessmodellierung. Organigrammen beschrieben. Die Prozesslandkarte
Die Entscheidung fiel auf die Software von DHC, da folgt dem Aufbau gemäß ISO 9001 mit Haupt-,
hier die Prozessabläufe mittels Visio mit einer direkten Führungs- und Unterstützungsprozessen. Von der
Verbindung zur Datenbank dargestellt werden Prozesslandkarte gelangt man auf die Hauptprozess­
können. Weiterhin sind in dem Softwarepaket diagramme, in denen mit Wertschöpfungsketten der
ein Dokumentenmanagement und ein Workflow für Prozessablauf im Überblick beschrieben ist. Hinter
die Verwaltung der QM-Dokumente integriert. Die den Hauptprozessen liegen die Prozessablaufdiagram­
Einführung der Prozessmodellierungssoftware DHC me, die detailliert den Prozessfluss mit Input und
Vision erfolgte in mehreren Schritten:
Output sowie Verantwortlichkeiten beschreiben. Hinter
den Input-/Output-Objekten sind die Vorlagen abge­
Installation und Schulung des Systembelegt, die direkt aus dem Prozess heruntergeladen
treuersim Qualitätsmanagement durch DHC werden können. Das Arbeiten mit einer Datenbank
Für den Betrieb wurde die DHC Vision Datenbank in während der Prozessmodellierung bringt verschiedene
der IT auf einem zentralen Datenbankserver (SQL Vorteile:
Success Story
Datenbankgestütze Prozessmodellierung
Modellierung schafft Struktur
· Alle Prozessmodelle werden verlinkt in der Datenbank
abgelegt. Alle lokalen Prozessdiagramme und
Visio Dateien liegen in der Datenbank. Die begleitenden
Dokumente werden ebenfalls mit ihren Links
zu den Prozessdiagrammen in der Datenbank gespeichert.
Bizerba ist ein weltweit operierendes, in weiten
Bereichen marktführendes Technologieunternehmen
für professionelle Systemlösungen der Wäge-,
Informations- und Food-Servicetechnik.
Seit 1866 bestimmt Bizerba den technologischen
Wandel durch Innovations- und Serviceführerschaft
maßgeblich mit. Die ständige Bereitschaft zur
Veränderung war ein wesentlicher Erfolgsfaktor
auf dem Weg zum globalen Hightech- und Software-
Hersteller.
Mit 2.807 Mitarbeitern, die mittelbar oder direkt
im Dienst am Kunden stehen, 21 eigenen Gesell­
schaften in 20 Ländern und 58 Ländervertretungen
weltweit setzte die Bizerba GmbH & Co. KG 2006
im Konzern 410 Mio. EUR um. Der Exportanteil
beläuft sich auf 51 %, die F&E Investitionen auf
5,8 %.

· Es gibt keine toten Links mehr und
· die Prozessdiagramme sind nicht mehr nur grafische
Diagramme,sondern die Elemente des Prozessdiagramms
(Funktionen, Input/Output, Organisationseinheiten)
werden in der Datenbank gespeichert.
Die Auswirkungen lassen sich an einem Beispiel
erläutern: Die Organisationseinheit „Project Controlling“
ist sowohl am Prozess „Projekt Überwachung“
wie auch am Prozess „Projekt Planung“ beteiligt,
sie taucht also in beiden Prozessabläufen und im
Organigramm auf. In der Datenbank wird die Organisationseinheit
gespeichert und in den Prozessen
„Projekt Überwachung“, „Projekt Planung“ und im
Organigramm referenziert. Änderungen des Namens
einer Organisationseinheit beispielsweise von „Project
Controlling“ in „Project Monitoring“ müssen nur an
einer Stelle in der Datenbank stattfinden. Die
Namensänderung wird dann automatisch in den
beiden Prozessen und im Organigramm vorgenommen.
Weiterhin kann man direkt erkennen, an welchen
Prozessen das „Project Controlling“ beteiligt
ist („Projekt Planung“ und „Projekt Überwachung“)
und welche Funktionen durchgeführt werden (Projektkostenstruktur
planen, Kosten planen, Kostenreport
erstellen etc.).
Schulung der Prozessmodellierer
Die Prozessmodellierer wurden in der Bedienung
der neuen Software, der bei Bizerba verwendeten
Methoden und Dokumenttypen sowie der Prozessmodellierung
geschult.
DHC Dr. Herterich & Consultants GmbH
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speichert. Hierzu wurde eine Ablagestruktur im DHC
Vision Explorer definiert, der ähnlich dem Microsoft
Explorer aufgebaut ist. Allerdings werden die Prozesse,
Dokumente und Links direkt in der Datenbank
gespeichert. Die Ordner spiegeln die Struktur des
QM-Handbuchs wieder. Im Ordner Prozessbeschreibungen
sind die Prozessmodelle abgelegt. Über
Berechtigungen wird gesteuert, wer welchen Ordner
sehen darf. Die Leser greifen ebenfalls über den
Explorer auf die Prozessabläufe und Dokumente zu,
sehen aber nur einen Teil der Ordner. Die Prozesse
und Dokumente werden direkt in HTML und PDF
umgewandelt und stehen nach der Freigabe direkt
im Explorer zur Verfügung, so dass kein fehleranfälliger
Export in das Intranet nötig ist.
Schulung der Leser
Der letzte Implementierungsschritt war die Schulung
der Leser in der Prozessdarstellung, dem Zugriff auf
die begleitenden Dokumente (z.B.Download einer
Checkliste) und der Bedienung des Explorers.
Weitere Ausbaustufen geplant
In einem weiteren Schritt soll noch 2008 der Softwareeinsatz
bei Bizerba erweitert werden. Geplant
ist die Einführung des DHC Vision Workflows für die
elektronische Steuerung von bestimmten Prozessen.
Als erster Bereich wird der Risikomanagementprozess
abgebildet, in dem periodisch die Risiken bei Bizerba
Modellierung der Prozesse
Bei Bizerba modellieren zur Zeit fünf Prozessexperten
aus den Abteilungen Logistik, Innovation, Vertrieb
und Qualitätsmanagement in DHC Vision. Die Schulung
der Modellierer in den Auswirkungen der Datenbankunterstützung
wurde zunächst bei Bizerba
unterschätzt. Das führte dazu, dass die Prozesse wie
gewohnt rein grafisch erstellt und die mögliche
Verlinkung der Prozessobjekte in der Datenbank nicht
genutzt wurde. Hier wurde schnell gegengesteuert.
Der Kreis der Modellierer wurde beschränkt und die
ausgewählten wurden entsprechend ausgebildet.
Neben der Prozessmodellierung werden die begleitenden
Dokumente ebenfalls in der Datenbank ge­ Abb. Prozessdatenbank
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überprüft werden. Dieser Prozess ist heute schon in
DHC Vision modelliert und soll zukünftig dann über
den Workflow gesteuert werden.
Ein zweiter Bereich ist die Einführung von Leser-
Cockpits für die Optimierung der Zugriffe. Hier wurde
ein erstes Cockpit im Innovationsbereich realisiert,
über das die Produktentwickler alternativ zum
Explorer einen direkten Zugriff auf die für sie relevanten
Prozesse und Dokumente haben. Über die
Cockpits können die Leser mit wenigen Klicks die
für sie relevanten Dokumente aufrufen.
Ein drittes Gebiet ist die Integration des Microsoft
Office Share Point Portal Servers in DHC Vision. Über
den Sharepoint wird eine elektronische Plattform
für die Zusammenarbeit in Projekten bereitgestellt.
DHC Vision steuert die Prozessabläufe (Wie wird
zusammengearbeitet?) und die Vorgabedokumente
(Checklisten, Formulare etc.) bei. Bizerba sammelte
mit der datenbankgestützten Prozessmodellierung
wichtige Erfahrungen. So ist die Ausbildung der
Prozessmodellierer entscheidend, da ein grundlegendes
Verständnis für eine datenbankgestützte Prozessmodellierung
notwendig ist. Auch müssen die Leser
sehr einfach auf die Prozessmodelle zugreifen
können, damit die Akzeptanz gewährleistet ist. Und
schließlich profitiert man heute davon, dass die
Prozesse modelliert, in einer zentralen Datenbank
hinterlegt, einheitlich dargestellt und die Schnittstellen
zwischen den Prozessen definiert sind.
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Success Story
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