Modellierung schafft Struktur - DHC Dr. Herterich & Consultants GmbH

· Es gibt keine toten Links mehr und
· die Prozessdiagramme sind nicht mehr nur grafische
Diagramme,sondern die Elemente des Prozessdiagramms
(Funktionen, Input/Output, Organisationseinheiten)
werden in der Datenbank gespeichert.
Die Auswirkungen lassen sich an einem Beispiel
erläutern: Die Organisationseinheit „Project Controlling“
ist sowohl am Prozess „Projekt Überwachung“
wie auch am Prozess „Projekt Planung“ beteiligt,
sie taucht also in beiden Prozessabläufen und im
Organigramm auf. In der Datenbank wird die Organisationseinheit
gespeichert und in den Prozessen
„Projekt Überwachung“, „Projekt Planung“ und im
Organigramm referenziert. Änderungen des Namens
einer Organisationseinheit beispielsweise von „Project
Controlling“ in „Project Monitoring“ müssen nur an
einer Stelle in der Datenbank stattfinden. Die
Namensänderung wird dann automatisch in den
beiden Prozessen und im Organigramm vorgenommen.
Weiterhin kann man direkt erkennen, an welchen
Prozessen das „Project Controlling“ beteiligt
ist („Projekt Planung“ und „Projekt Überwachung“)
und welche Funktionen durchgeführt werden (Projektkostenstruktur
planen, Kosten planen, Kostenreport
erstellen etc.).
Schulung der Prozessmodellierer
Die Prozessmodellierer wurden in der Bedienung
der neuen Software, der bei Bizerba verwendeten
Methoden und Dokumenttypen sowie der Prozessmodellierung
geschult.
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speichert. Hierzu wurde eine Ablagestruktur im DHC
Vision Explorer definiert, der ähnlich dem Microsoft
Explorer aufgebaut ist. Allerdings werden die Prozesse,
Dokumente und Links direkt in der Datenbank
gespeichert. Die Ordner spiegeln die Struktur des
QM-Handbuchs wieder. Im Ordner Prozessbeschreibungen
sind die Prozessmodelle abgelegt. Über
Berechtigungen wird gesteuert, wer welchen Ordner
sehen darf. Die Leser greifen ebenfalls über den
Explorer auf die Prozessabläufe und Dokumente zu,
sehen aber nur einen Teil der Ordner. Die Prozesse
und Dokumente werden direkt in HTML und PDF
umgewandelt und stehen nach der Freigabe direkt
im Explorer zur Verfügung, so dass kein fehleranfälliger
Export in das Intranet nötig ist.
Schulung der Leser
Der letzte Implementierungsschritt war die Schulung
der Leser in der Prozessdarstellung, dem Zugriff auf
die begleitenden Dokumente (z.B.Download einer
Checkliste) und der Bedienung des Explorers.
Weitere Ausbaustufen geplant
In einem weiteren Schritt soll noch 2008 der Softwareeinsatz
bei Bizerba erweitert werden. Geplant
ist die Einführung des DHC Vision Workflows für die
elektronische Steuerung von bestimmten Prozessen.
Als erster Bereich wird der Risikomanagementprozess
abgebildet, in dem periodisch die Risiken bei Bizerba
Modellierung der Prozesse
Bei Bizerba modellieren zur Zeit fünf Prozessexperten
aus den Abteilungen Logistik, Innovation, Vertrieb
und Qualitätsmanagement in DHC Vision. Die Schulung
der Modellierer in den Auswirkungen der Datenbankunterstützung
wurde zunächst bei Bizerba
unterschätzt. Das führte dazu, dass die Prozesse wie
gewohnt rein grafisch erstellt und die mögliche
Verlinkung der Prozessobjekte in der Datenbank nicht
genutzt wurde. Hier wurde schnell gegengesteuert.
Der Kreis der Modellierer wurde beschränkt und die
ausgewählten wurden entsprechend ausgebildet.
Neben der Prozessmodellierung werden die begleitenden
Dokumente ebenfalls in der Datenbank ge­ Abb. Prozessdatenbank
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überprüft werden. Dieser Prozess ist heute schon in
DHC Vision modelliert und soll zukünftig dann über
den Workflow gesteuert werden.
Ein zweiter Bereich ist die Einführung von Leser-
Cockpits für die Optimierung der Zugriffe. Hier wurde
ein erstes Cockpit im Innovationsbereich realisiert,
über das die Produktentwickler alternativ zum
Explorer einen direkten Zugriff auf die für sie relevanten
Prozesse und Dokumente haben. Über die
Cockpits können die Leser mit wenigen Klicks die
für sie relevanten Dokumente aufrufen.
Ein drittes Gebiet ist die Integration des Microsoft
Office Share Point Portal Servers in DHC Vision. Über
den Sharepoint wird eine elektronische Plattform
für die Zusammenarbeit in Projekten bereitgestellt.
DHC Vision steuert die Prozessabläufe (Wie wird
zusammengearbeitet?) und die Vorgabedokumente
(Checklisten, Formulare etc.) bei. Bizerba sammelte
mit der datenbankgestützten Prozessmodellierung
wichtige Erfahrungen. So ist die Ausbildung der
Prozessmodellierer entscheidend, da ein grundlegendes
Verständnis für eine datenbankgestützte Prozessmodellierung
notwendig ist. Auch müssen die Leser
sehr einfach auf die Prozessmodelle zugreifen
können, damit die Akzeptanz gewährleistet ist. Und
schließlich profitiert man heute davon, dass die
Prozesse modelliert, in einer zentralen Datenbank
hinterlegt, einheitlich dargestellt und die Schnittstellen
zwischen den Prozessen definiert sind.
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