Datenbankgestützte Modellierung schafft Struktur - DHC Dr ...

Success Story I Bizerba
Datenbankgestützte Modellierung
schafft Struktur
Bizerba GmbH & Co. KG.
Um Abhängigkeiten in den Prozessen erkennen
und den Pflegeaufwand niedrig
halten zu können, empfiehlt sich eine
datenbankgestützte Prozessmodellierung.
Bizerba hat sich für die Prozessmodellierungssoftware
von DHC Dr. Herterich & Consultants
entschieden.
Schon 2005 verfolgte das Technologieunternehmen
Bizerba das Ziel, alle Geschäftsprozesse
einheitlich und transparent darzustellen. Für
die Modellierung und Publikation der Prozesse
im Intranet wurde die auf Microsoft Office Visio
basierende Prozessmodellierungssoftware DHC
Vision ausgewählt. Bizerba ist ein weltweit
operierendes Technologieunternehmen für
Systemlösungen in der Wäge-, Informations-,
Kommunikations- und Food-Servicetechnik. Im
Geschäftsjahr 2006 wurde ein Umsatz von 410
Mio Euro erzielt. Aufgrund der Unternehmensgröße
von rund 2.800 Mitarbeitern weltweit
und einer entsprechend hohen Anzahl von
Geschäftsprozessen suchte man nach einer
datenbankgestützten Prozessmodellierung. Die
Entscheidung fiel auf die Software der DHC, da
hier die Prozessabläufe mittels Visio mit einer
direkten Verbindung zur Datenbank dargestellt
werden können. Weiterhin sind in dem
Softwarepaket ein Dokumentenmanagement
und ein Workflow für die Verwaltung der QM-
Dokumente integriert. Die Einführung der
Prozessmodellierungssoftware DHC Vision erfolgte
in mehreren Schritten:
Installation und Schulung der Systembetreuer
im Qualitätsmanagement
durch DHC
Für den Betrieb wurde die DHC Vision Datenbank
in der IT auf einem zentralen Daten-
bankserver (SQL Server) bereitgestellt. Der entsprechende
Applikationsserver wird im Qualitätsmanagement
betreut.
Auf den PCs der Anwender waren keine weiteren
Installationen notwendig. Die Modellierer
verfügten schon über Visio und die Leser benötigten
nur einen
Browser (Internet Explorer), der standardmäßig
auf jedem Rechner installiert war. Nach der
Schulung des Systembetreuers wurde die
Prozessdarstellung und die Ablagestruktur für
die zugehörigen Dokumente (QM-Handbuch,
begleitende Dokumente) festgelegt.
Modellierung und Ablagestruktur
Die Geschäftsprozesse werden auf
drei Ebenen modelliert:
s Prozesslandkarte,
s Hauptprozesse und
s Prozessablaufdiagramme
Die Aufbauorganisation ist in mehreren hierarchischen
Organigrammen beschrieben. Die
Prozesslandkarte folgt dem Aufbau gemäß ISO
9001 mit Haupt-, Führungs- und Unterstützungsprozessen.
Von der Prozesslandkarte
gelangt man auf die Hauptprozessdiagramme,
in denen mit Wertschöpfungsketten der
Prozessablauf im Überblick beschrieben ist.
Hinterden Hauptprozessen liegen die Prozessablaufdiagramme,
die detailliert den Prozess-
fluss mit Input und Output sowie Verantwortlichkeiten
beschreiben. Hinter den Input-/
Output-Objekten sind die Vorlagen abgelegt,
die direkt aus dem Prozess heruntergeladen
werden können. Das Arbeiten mit einer Datenbank
während der Prozessmodellierung bringt
verschiedene Vorteile:
s Alle Prozessmodelle werden verlinkt in der
Datenbank abgelegt. Alle lokalen Prozessdiagramme
und Visio Dateien liegen in der ­
Datenbank. Die begleitenden Dokumente
werden ebenfalls mit ihren Links zu den Pro
zessdiagrammen in der Datenbank gespeichert.
Bizerba ist ein weltweit operierendes, in weiten
Bereichen marktführendes Technologieunternehmen
für professionelle Systemlösungen der Wäge-, Informations-
und Food-Servicetechnik.
Seit 1866 bestimmt Bizerba den technologischen
Wandel durch Innovations- und Serviceführerschaft
maßgeblich mit. Die ständige Bereitschaft zur
Veränderung war ein wesentlicher Erfolgsfaktor auf
dem Weg zum globalen Hightech- und Software-
Hersteller.
Mit 2.807 Mitarbeitern, die mittelbar oder direkt im
Dienst am Kunden stehen, 21 eigenen Gesellschaften
in 20 Ländern und 58 Ländervertretungen weltweit
setzte die Bizerba GmbH & Co. KG 2006 im Konzern
410 Mio. EUR um. Der Exportanteil beläuft sich auf
51 %, die F&E Investitionen auf 5,8 %.
Photo © S.John - Fotolia.com

Success Story I Bizerba
s Es gibt keine toten Links mehr und
s die Prozessdiagramme sind nicht mehr nur
grafische Diagramme, sondern die Elemente
des Prozessdiagramms (Funktionen, Input/
Output, Organisationseinheiten) werden in
der Datenbank gespeichert.
Die Auswirkungen lassen sich an einem Beispiel
erläutern: Die Organisationseinheit „Project
Controlling“ ist sowohl am Prozess „Projekt
Überwachung“ wie auch am Prozess „Projekt
Planung“ beteiligt, sie taucht also in beiden
Prozessabläufen und im Organigramm auf. In der
Datenbank wird die Organisationseinheit gespeichert
und in den Prozessen „Projekt Überwachung“,
„Projekt Planung“ und im Organigramm
referenziert. Änderungen des Namens
einer Organisationseinheit beispiels-weise von
„Project Controlling“ in „Project Monitoring“
müssen nur an einer Stelle in der Datenbank
stattfinden. Die Namensänderung wird dann
automatisch in den beiden Prozessen und im
Organigramm vorgenommen. Weiterhin kann man
direkt erkennen, an welchen Prozessen das „Project
Controlling“ beteiligt ist („Projekt Planung“
und „Projekt Überwachung“) und welche Funktionen
durchgeführt werden (Projektkostenstruktur
planen, Kosten planen, Kostenreport erstellen
etc.).
Schulung der Prozessmodellierer
Die Prozessmodellierer wurden in der Bedienung
der neuen Software, der bei Bizerba verwendeten
Methoden und Dokumenttypen sowie der
Prozessmodellierung geschult.
Modellierung der Prozesse
Bei Bizerba modellieren zur Zeit fünf Prozessexperten
aus den Abteilungen Logistik, Innovation,
Vertrieb und Qualitätsmanagement in DHC
Vision. Die Schulung der Modellierer in den
Auswirkungen der Datenbankunterstützung wurde
zunächst bei Bizerba unterschätzt. Das führte
dazu, dass die Prozesse wie gewohnt rein grafisch
erstellt und die mögliche Verlinkung der Prozessobjekte
in der Datenbank nicht genutzt wurde.
Hier wurde schnell gegengesteuert. Der Kreis der
Modellierer wurde beschränkt und die ausgewählten
wurden entsprechend ausgebildet.
Neben der Prozessmodellierung werden die
begleitenden Dokumente ebenfalls in der
DHC Business Solutions GmbH & Co. KG
Landwehrplatz 6-7
D-66111 Saarbrücken
phone: +49 681 9 36 66 - 0
fax: +49 681 9 36 66 - 33
web: www.dhc-gmbh.com
e-mail: vertrieb@dhc-gmbh.com
Datenbank gespeichert. Hierzu wurde eine
Ablagestruktur im DHC Vision Explorer definiert,
der ähnlich dem Microsoft Explorer aufgebaut
ist. Allerdings werden die Prozesse, Dokumente
und Links direkt in der Datenbank gespeichert.
Die Ordner spiegeln die Struktur des QM-Handbuchs
wieder. Im Ordner Prozessbeschreibungen
sind die Prozessmodelle abgelegt. Über Berechtigungen
wird gesteuert, wer welchen Ordner
sehen darf. Die Leser greifen ebenfalls über
den Explorer auf die Prozessabläufe und Dokumente
zu, sehen aber nur einen Teil der Ordner.
Die Prozesse und Dokumente werden direkt in
HTML und PDF umgewandelt und stehen nach
der Freigabe direkt im Explorer zur Verfügung,
so dass kein fehleranfälliger Export in das Intranet
nötig ist.
Schulung der Leser
Der letzte Implementierungsschritt war die
Schulung der Leser in der Prozessdarstellung,
dem Zugriff auf die begleitenden Dokumente
(z.B. Download einer Checkliste) und der Bedienung
des Explorers.
Weitere Ausbaustufen geplant
In einem weiteren Schritt soll noch 2008 der
Softwareeinsatz bei Bizerba erweitert werden.
Geplant ist die Einführung des DHC Vision
Workflows für die elektronische Steuerung von
bestimmten Prozessen.
Als erster Bereich wird der Risikomanagementprozess
abgebildet, in dem periodisch die
DHC AG
Bahnhofstr. 1
CH-8180 Bülach
phone: +41 43 411 40 11
fax: +41 43 411 40 10
web: www.dhc-ag.ch
e-mail: info@dhc-ag.ch
Risiken bei Bizerba überprüft werden. Dieser
Prozess ist heute schon in DHC Vision modelliert
und soll zukünftig dann über den Workflow
gesteuert werden. Ein zweiter Bereich ist die
Einführung von Leser-Cockpits für die Optimierung
der Zugriffe. Hier wurde ein erstes
Cockpit im Innovationsbereich realisiert, über
das die Produktentwickler alternativ zum Explorer
einen direkten Zugriff auf die für sie relevanten
Prozesse und Dokumente haben. Über die
Cockpits können die Leser mit wenigen Klicks
die für sie relevanten Dokumente aufrufen. Ein
drittes Gebiet ist die Integration des Microsoft
Office Share Point Portal Servers in DHC Vision.
Über den Sharepoint wird eine elektronische
Plattform für die Zusammenarbeit in Projekten
bereitgestellt. DHC Vision steuert die Prozessabläufe
(Wie wird zusammengearbeitet?) und
die Vorgabedokumente (Checklisten, Formulare
etc.) bei. Bizerba sammelte mit der datenbankgestützten
Prozessmodellierung wichtige
Erfahrungen. So ist die Ausbildung der Prozessmodellierer
entscheidend, da ein grundlegendes
Verständnis für eine datenbankgestützte
Prozessmodellierung notwendig ist. Auch
müssen die Leser sehr einfach auf die
Prozessmodelle zugreifen können, damit die
Akzeptanz gewährleistet ist. Und schließlich
profitiert man heute davon, dass die Prozesse
modelliert, in einer zentralen Datenbank hinterlegt,
einheitlich dargestellt und die
Schnittstellen zwischen den Prozessen definiert
sind.
Abb. Prozessdatenbank
DHC International Services UK Ltd.
26 Basepoint Business Centre, Metcalf Way,
Crawley, West Sussex, RH11 7XX
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