Success Story - DHC Dr. Herterich & Consultants GmbH

Datenbankgestützte Prozessmodellierung
und Dokumentenmanagement nach ISO9001:2000
bei der Raiffeisendruckerei
2005 entschied sich die Raiffeisendruckerei, ein EDV- lierungs- und Dokumentenmanagement-Software
System für die elektronische Prozessdokumentation DHC Vision durch. Die Einführung von DHC Vision
im Qualitätsmanagement einzuführen. In einem erfolgte in mehreren Schritten: Zunächst wurde im
Lastenheft für die Softwareauswahl wurden die Ziele Rahmen der Software-Auswahl ein Prototyp mit den
und Anforderungen für das Projekt definiert: Prozessen und Dokumenten der Raiffeisendruckerei
· Prozesse und Strukturen effizient erstellen und aufgebaut. Dieser Prototyp wurde einem intensiven
verwalten (durch Verknüpfung aller benötigten Test insbesondere auch durch ungeübte Leser unter­
Dokumente und Formulare)
zogen (intuitives Zugreifen auf die Dokumentation
· Transparenz bzgl. der Abläufe für alle Mitarbeiter nach einer Kurzeinweisung). Nach der Entscheidung
und dadurch Erhöhung der Produktqualität für DHC Vision wurde die Software auf einem zen­
· Vermeidung von Akzeptanzproblemen durch ein tralen Server mit einer Datenbank (Microsoft SQL
leicht zu bedienendes und übersichtliches System Server) installiert und die IT in der Systemadmini-
· Erfüllung der Dokumentationsanforderung der stration geschult. Auf den PCs der Anwender waren
Norm ISO 9001:2000
keine weiteren Installationen notwendig: Die Model­
· Zeitersparnis bei der Erstellung und Verwaltung lierer hatten schon Microsoft Visio. Die Leser
der Dokumentationen
benötigen nur einen Microsoft Internet Explorer, der
· Verwaltung mehrer Dokumentationen in einem standardmäßig auf jedem Rechner installiert ist.
System
Anschließend wurde in mehreren Workshops der
aufgebaute Prototyp weiter ausgearbeitet und durch
Als Mengengerüst wurden folgende Vorgaben vor­ einen DHC Berater konfiguriert. Die Konfiguration
gegeben:
umfasste die grafische Darstellung der Prozessabläufe,
· ca. 500-2.000 elektronische Dokumente mit die Dokumententypen mit ihren Verlinkungen, die
diversen Verknüpfungen
Ablagestruktur der Dokumentation in Ordnern, den
· unterteilt in ca. 5 isolierte Dokumentationsarten Workflow für das Prüfen und Freigeben sowie die
(z.B. QM-Dokumentation, Prozessbeschreibungen, Lesersicht. Die existierende Prozessdarstellung, an
Betriebshandbuch)
die sich die Mitarbeiter gewöhnt hatten, wurde
· ca. 5-10 Benutzer, die Dokumente einstellen beibehalten. Durch die Einführung der datenbank-
· ca. 50-100 Benutzer, die Dokumentationen einsegestützten Prozessmodellierung waren dies aber
hen
nicht mehr nur Grafiken, sondern die einzelnen
Im Auswahlverfahren setzte sich die Prozessmodel­ Elemente der Prozessgrafik liegen in der Datenbank.
Success Story
Die Raiffeisendruckerei GmbH hat ihren Sitz in
Neuwied. Hauptanteilseigner ist der Deutsche
Genossenschafts-Verlag. Das Unternehmen bietet
neben Offset-Druck und Digitaldruck mit entspre­
chender Weiterverarbeitung auch Spezialitäten wie
Sparbücher. Über die klassische Druckerei hinaus
hat sich das Unternehmen auf Kartensysteme spe­
zialisiert. Die Druckerei stellt alle Debit-, Kredit-,
Geld- und sonstige Wertkarten für die Genossen­
schaftsbanken her. In diesem Bereich existieren
sehr hohe Sicherheitsauflagen, da personenbezo­
gene Daten verarbeitet werden (z.B. Debitkarte
mit Konto- und Personendaten). Mit ca. 250 Mit­
arbeitern ist das Unternehmen im Mittelstands-
sektor einzuordnen.

Mehrfach verwendete Organisationseinheiten wie
die Produktion müssen nicht mehr in allen Prozessabläufen
gepflegt werden, sondern sind in der Datenbank
gespeichert und Änderungen erfolgen nur
noch an einer Stelle. Durch die Verlinkung der Prozess-
Schritte in der Datenbank erkennen die Mitarbeiter
jetzt genau, welche Funktionen vor- und nachgelagert
sind. Es wird gegenüber der papiergestützten Prozessdokumentation
deutlich, wie sie in der gesamten
Prozesskette mitwirken. Die Transparenz und damit
die Produktqualität erhöht sich, ein wichtiges Ziel
der Software-Einführung. Nach Abschluss der Konfiguration
wurden die Modellierer in DHC Vision geschult
und die Prozessabläufe und Dokumente in die
Datenbank übertragen. Im letzten Schritt erfolgte
die Schulung der Leser und die Produktivsetzung der
Software, d.h. die Papierdokumentation wurde abgeschafft
und auf die elektronische Dokumentation
umgestellt.
An dem nachfolgendem Beispiel werden der Aufbau
der Prozessdokumentation und die Funktionalitäten
von DHC Vision beschrieben:
DHC Dr. Herterich & Consultants GmbH
Landwehrplatz 6-7
D-66111 Saarbrücken
phone: +49 681 9 36 66 - 0
fax: +49 681 9 36 66 - 33
web: www.dhc-gmbh.com
e-mail: vertrieb@dhc-gmbh.com
1.Ebene:
Auf der obersten Ebene gibt es für die beiden
Geschäftsbereiche die zwei Kernprozessmodelle „Druckerei“
und „Kartenproduktion“. Der Einstieg erfolgt
im Beispiel über das Geschäftsprozessmodell „Produktion
Karten“.
2. Ebene:
Durch einen Klick auf den Hauptprozess „Betriebsmittelplanung
und -beschaffung“ im Kernprozessmodell
öffnet sich die Prozesslandkarte „Produkte und
Dienstleistungen beschaffen“ auf der Ebene 2.
3. Ebene:
Durch einen Klick auf den Prozess „Anfrage an
Lieferanten und Bestellung auslösen“ in der Prozesslandkarte
werden die Teilprozesse „Ersatzteile und
Dienstleistungen“ und „Bestellung von Material,
Bestellauslösung von Maschinen“ angezeigt. Durch
einen weiteren Klick wird der Teilprozess „Bestellung
von Material, Bestellauslösung von Maschinen“ auf
der 3. Ebene dargestellt.
DHC AG
Bahnhofstr. 1
CH-8180 Bülach
phone: +41 43 411 40 11
fax: +41 43 411 40 10
web: www.dhc-ag.ch
e-mail: info@dhc-ag.ch
4. Ebene
Durch einen Klick auf den Prozess-Schritt „Bestellauslösung“
im Teilprozess erfolgt die Darstellung
des detaillierten Prozessablaufes dieser Funktion
auf der 4. Ebene. Mit den Prozessabläufen sind
die zugehörigen Dokumente direkt verlinkt. Diese
Dokumente liegen auch in der Datenbank und
werden versioniert. In dem Beispiel verweist der
Prozessablauf (die Verfahrensanweisung)
„Bestellauslösung“ auf die Arbeitsanweisung
„Warenannahmeprüfung“ und diese auf ein
zugehöriges Formular. Die Arbeitsanweisung kann
über einen Workflow in ein elektronisches Prüfund
Freigabeverfahren gegeben werden. In den
Workflow sind ebenfalls die Leser eingebunden,
die über eine Signatur bestätigen müssen, dass
sie die Arbeitsanweisung gelesen und verstanden
haben.
Durch die Einführung der Software DHC Vision
wurden die Zielsetzungen erreicht: Die Kenntnis
über die Prozessdokumentation wird gesteigert;
durch die höhere Akzeptanz der Dokumentation
wird die Prozess- und Produktsicherheit erhöht;
die verschiedenen Dokumentationsarten sind direkt
miteinander in Verbindung gesetzt und ermöglichen
es beispielsweise mit einem Klick von einem
Prozessschritt zur dazugehörenden Arbeitsanweisung
und weiter zur Formularvorlage zu navigieren.
Darüber hinaus ergeben sich weitere
positive „Nebeneffekte“: Der Pflegeaufwand für
Änderungen an bestehenden Dokumenten konnte
reduziert werden. Die Verteilung und Veröffentlichung
neuer Dokumente an die betroffenen
Mitarbeiter ist wesentlich einfacher, schneller und
zuverlässiger.
Durch die Ausführung eines eigens dafür erstellten
Reports, können Dokumente die älter als ein halbes
Jahr sind je Prozessverantwortlichen „per Knopfklick“
auf Aktualität geprüft werden. Das System
bietet darüber hinaus eine Übersicht über den
Status der Dokumente und auch über deren
Aktualität.
DHC International Services UK Ltd.
26 Basepoint Business Centre, Metcalf Way,
Crawley, West Sussex, RH11 7XX
phone: +44 12 93 81 71 13
fax: +44 12 93 81 71 14
email: info@dhc-limited.co.uk
www.dhc-limited.co.uk
Success Story
Abb. Aufbau
Prozessdokumentation
Alle im Text genannten Marken sind Eigentum der jeweiligen Hersteller.