Forderungsmanagement - Schnelligkeit entscheidet

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» Software-Lösungen für das Forderungsmanagement Anbieter Datev eG Addison Software und Service GmbH Programm Rechnungswesen; Forderungsmanagement im Basis-Paket enthalten Anwender Steuerberater und ihre Mandanten Funktionen Kundenstammdaten erfassen und verwalten, Kundenrechnungen einziehen, offene, unvollständig oder verspätet bezahlte Rechnungen überwachen, Mahnwesen, Offene-Posten-(OP)-Liste, ABC-Analyse von Schuldnern und Lieferanten Preis (netto) ca. 52 Euro monatlich pro PC www.steuer-consultant.de Um selbst liquide zu bleiben, müssen Mandanten darauf achten, dass ihre Forderungen rechtzeitig bezahlt werden. Finanzbuchhaltung; Forderungsmanagement ist enthalten Steuerberater und ihre Mandanten OP-Buchhaltung, Sachkonten mit OP, Zuordnung einer Zahlung zu einer Rechnung ohne Buchung, Mahnwesen,Zahlungsverkehr Einsteigerversion: 1.650 Euro tel der Mittelständler musste Forderungen aus Lieferungen und Leistungen von mehr als einem Prozent des Jahresumsatzes als Verlust ausbuchen. Gerade für kleine Betriebe können solche Forderungsverluste schnell existenzbedrohend ausfallen. Obwohl sich die Zahlungsmoral seit 2007aufgrund der gut laufenden Konjunktur stetig verbesserte, beobachtete Creditreform im Herbst 2008 eine Eintrübung durch die Finanzmarktkrise, sinkende Auftragseingänge und schlechtere Finanzierungsbedingungen. So blieben ausstehende Rechnungen im Durchschnitt gut 14 Tage lang überfällig – einen Tag länger als zum gleichen Zeitpunkt des Vorjahres. Je nach Branche zögern die Schuldner die Zahlung um bis zu 17 Tage nach Fälligkeit hinaus. „Dringender Handlungsbedarf für Unternehmen besteht, wenn der Forderungsbestand älter als drei Monate ist und Forderungen komplett ausfallen“, mahnt RA Dr. Dieter Doll, Partner der Anwalts- und Steuerbera- Schleupen AG Simba HMD Rechnungswesen Schleupen Rewe.CS plus; Forderungsmanagement ist integriert Steuerberater und ihre Mandanten (mit Schleupen FiBu.CS plus separat beim Mandanten einsetzbar) Stammdatenverwaltung, OP-Buchhaltung, OP-Verwaltung für Sachkonten, Debitoren und Kreditoren, Mahnwesen mit frei wählbaren Mahnstufen und -texten, Mahnhistorie, ABC-Analyse von Kunden und Lieferanten Arbeitsplatz: 34,38 Euro monatlich, jeder weitere 17,24 Euro, einmalige Lizenzgebühr je nach Systemgröße Winner; Forderungsmanagement in Buchhaltung integriert Steuerberater und ihre Mandanten (ASP- Lizenz: Zugriff auf Netz des StB) OP-Verwaltung, Fälligkeiten und Mahnstufen einzeln per Mausklick änderbar, automatischerZahlungsvorschlag,Zahlungsverkehr, Mahnwesen mit Einteilung von Mahnstufen und individuellen Mahnschreiben ab 99 Euro jährlich für Rechnungswesen- Software (inkl. OP) pro ASP-Arbeitsplatz Opos-Manager; in Fibu-Programm enthalten, aber auch separates Modul Steuerberater und ihre Mandanten (ASP- Lösung: Zugriff auf das Netz des StB) OP-Buchhaltung, OP im Wochenkalender, automatischer Zahlungsvorschlag mit Skontierplanung, Überwachung von Außenständen, Mahnwesen, Zahlungsverkehr, OP und Liquiditätsmanagement zusammengefasst Komplettversion der Fibu, monatliche Gebühr pro Arbeitsplatz: ca. 25 Euro terkanzlei Doll & Keiler in München. Er kennt die Versäumnisse mittelständischer Firmen. „Fehler passieren schon bei der Auftragsannahme“, so Doll. „Die Stammdaten wurden nicht richtig erfasst, die Anschrift des Kunden ist fehlerhaft und die Firmenbezeichnung stimmt nicht.“ Keine Bonitätsprüfungen, fehlende Verträge Bonitätsprüfungen vor Vertragsabschluss finden zu selten statt, ebenso fehlten häufig Verträge, die eine Auftragsvergabe dokumentieren, klare Zahlungsvereinbarungen wie Abschlagszahlungen oder die Rechnung nennt keinen festen Zahlungstermin. „In jede Rechnung gehört das genaue Datum, wann die Forderung zu bezahlen ist“, sagt auch StB/RA Florian Frank. Er ist Partner der Kanzlei Frank & Kast in Mannheim und erlebt immer wieder, dass Mandanten schludern und dadurch keinen Verzug geltend machen können. 12 _ 08 SteuerConsultant 47
Kanzlei & Persönliches Unternehmensberatung Zwar tritt der Verzug laut Gesetz 30 Tage nach Rechnungsstellung ein, doch Frank rät seinen Mandanten, viel früher aktiv zu werden. Ist die Ware geliefert, sollte auch die Rechnung zeitnah hinausgehen. „Eine Woche nach Fälligkeit muss die erste Mahnung raus“, pflichtet Doll bei. „Spätestens nach dem zweiten Mahnschreiben treten wir auf. Wenn eine Anwalts- und Steuerberaterkanzlei mahnt und weitere Schritte ankündigt, hat das eine entsprechende Wirkung auf den Schuldner“, weiß der Rechtsanwalt. Etwa die Hälfte der Kunden zahlt daraufhin prompt. Je schneller und konsequenter das Unternehmen oder der damit beauftragte Steuerberater und Rechtsanwalt auf die Bezahlung der ausstehenden Rechnung drängt, desto höher die Erfolgsquote. Doll warnt deshalb vor zu » Tipps für das Forderungsmanagement viel Kulanz: „Je länger außergerichtliche Mahnschreiben laufen, desto weniger wird diesen Bedeutung beigemessen.“ StB/RA Frank stimmt das jeweilige Vorgehen gegen säumige Schuldner fallweise ab. Im Massengeschäft mit vielen Kunden rät er, konsequent zwei Mal außergerichtlich zu mahnen und dann den Rechtsanwalt einzuschalten. Bei größeren Aufträgen und langjährigen Kundenbeziehungen empfiehlt sich vorab eine persönliche Nachfrage beim Kunden. Bei Liquiditätsproblemen des Auftraggebers lassen sich so frühzeitig Zahlungsvereinbarungen treffen und die Kundenbeziehung retten. Schon um Forderungsausfälle zu vermeiden, ist in einem solchen Fall Schnelligkeit gefragt. „Ein Insolvenzverwalter kann nachträglich Zahlungen anfechten, die bis zu Worauf Steuerberater bei der Einführung eines Forderungsmanagements bei ihren Mandanten achten sollten. 1. Empfehlen Sie Ihren Mandanten, die Bonität der Kunden vor Auftragsannahme zu durchleuchten. 2. Prüfen Sie, ob klare Vertragsbeziehungen vorliegen und empfehlen Sie Ihrem Mandanten, entsprechende schriftliche Vereinbarungen mit seinen Kunden zu treffen. 3. Hinterfragen Sie, ob die Stammdaten richtig erfasst wurden. 4. Kontrollieren Sie, ob die Rechnungen alle erforderlichen Angaben enthalten und ein konkretes Zahlungsdatum nennen. Die Fälligkeit muss klar sein. 5. Sollte das Zahlungsziel zu lang sein, halten Sie Rücksprache mit Ihrem Mandanten. 6. Analysieren Sie die Kundenstruktur (kurzfristiges Massengeschäft oder langjährige Kundenbeziehungen mit größeren Auftragsvolumina). 7. Weisen Sie Ihren Mandanten darauf hin, dass dieser schnell die Rechnungen schreibt und nach Ablauf der gesetzten Zahlungsfrist konsequent mahnt und gegebenenfalls telefonisch beim Kunden nachfasst. 8. Raten Sie dem Unternehmer, frühzeitig einen Anwalt einzuschalten, wenn der Kunde – trotz wiederholter Mahnungen – nicht bezahlt. 9. Im Massengeschäft reichen zwei außergerichtliche Mahnungen. 10. Bei einer langjährigen Kundenbeziehung empfiehlt sich vorab eine persönliche Nachfrage beim Kunden. 11. Bei Zahlungsschwierigkeiten des Auftraggebers, raten Sie Ihrem Mandanten schnell konkrete Zahlungsvereinbarungen zu treffen (Teil- oder Ratenzahlungen). 12. Weisen Sie Ihren Mandanten darauf hin, dass er Verzugszinsen in Höhe von acht Prozent über dem Basiszinssatz der EZB geltend machen kann (bei Verbrauchern fünf Prozent). 13. Beraten Sie Unternehmer bei der Auswahl einer geeigneten Software. Erledigen Sie für ihn die Buchhaltung, ist der Einsatz der gleichen oder einer kompatiblen Software wichtig. Als Service bietet sich auch eine Intranet-Lösung an: Der Mandant greift über Ihr System auf seine Kundendaten zu, überwacht Fälligkeiten, erledigt das Mahnwesen und seinen Zahlungsverkehr. 14. Unterstützen Sie Ihren Mandanten bei der Vorbereitung der Unterlagen für den gerichtlichen Klageweg und ziehen Sie einen Rechtsanwalt hinzu, um die Erfolgsaussichten besser beurteilen zu können. drei Monate vor Stellung des Insolvenzantrags geleistet wurden und sogar Lastschriften bis zu viereinhalb Monate später widerrufen“, erläutert Doll. Für Unternehmen, die zu spät reagieren und ihre Forderung dann komplett ausbuchen müssen, kann es schnell eng werden. Bei drei Viertel aller angemeldeten Insolvenzen führten zu hohe Forderungsbestände zur Zahlungsunfähigkeit. Ein professionelles Forderungsmanagement ist daher wichtig, um die Liquidität und damit das Überleben gerade kleinerer Unternehmen mit dünner Eigenkapitaldecke zu sichern. „Wir erstellen mit unseren Mandanten Liquiditätspläne und überwachen die Zahlungsströme. Gehen Zahlungen zu schleppend ein, empfehlen wir Unternehmen das Forderungsmanagement zu forcieren“, sagt StB/RA Frank. Die Zusammenarbeit von Steuerberater und Rechtsanwalt in einer Kanzlei sichert so Mandanten ein effizientes Forderungsmanagement, bis hin zum gerichtlichen Mahnverfahren mit anschließender Zwangsvollstreckung. Die Kanzlei Frank & Kast übernimmt die komplette Abwicklung für ihre Mandanten. Sollte der Kunde trotz wiederholter Mahnungen nicht bezahlen, entscheidet der Unternehmer über das weitere Vorgehen. Die Kanzlei berechnet pauschal 50 Euro, falls der Schuldner nicht zahlt. Beschreitet der Firmenchef den Klageweg, muss er mit weiteren Kosten rechnen. Kann der Gläubiger nicht bezahlen, trägt der Kläger auch die Gerichtskosten. Hier gilt es von Fall zu Fall abzuwägen. Unternehmer können Verzugszinsen geltend machen Ist der Auftraggeber liquide und zögert die Zahlung hinaus, lohnt sich das Eintreiben der Forderung durch Steuerberater und Anwalt. Unternehmer können zudem Verzugszinsen geltend machen: Diese liegen bei acht Prozent, fünf Prozent bei Verbrauchern, über dem Basiszinssatz der Europäischen Zentralbank, derzeit 11,19 Prozent p.a. Viele Kanzleien bieten ein Komplettpaket an: eine zeitnahe beleglose Buchhaltung, elektronische Konten und Akten sowie aktuelle Offene-Posten-Listen. Per Mausklick sehen Unternehmer, wer gemahnt wurde, welche Zahlungen eingingen und welche Rechnungsbeträge noch ausstehen. Die entsprechende Kanzlei-Software, die sogenannte ABC-Analyse, sortiert die Kunden in Kategorien: „Faule Kunden sehe ich sofort“, sagt StB Witthüser. Er gibt Unternehmern deshalb manchmal den Rat, auf einen Auftrag ganz zu verzichten, wenn die Zahlungsmoral des Geschäftspartners oder seine Bonität zu wünschen übrig lässt. 48 SteuerConsultant 12 _ 08 www.steuer-consultant.de
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