Forderungsmanagement - Schnelligkeit entscheidet

Kanzlei & Persönliches Unternehmensberatung
Forderungsmanagement
Schnelligkeit entscheidet
Viele Unternehmer scheuen sich, ihre Kunden zu pünktlicher Zahlung zu drängen und bekommen selbst Liquiditätsprobleme.
Steuerberater unterstützen ihre Mandanten beim Forderungsmanagement. Sie überwachen Fälligkeiten, schreiben Mahnungen
und übernehmen auch das Inkasso – mit beachtlichem Erfolg.
Geduld ist nicht immer eine Tugend. Wer
zu lange wartet, hat häufig das Nachsehen.
StB Jens Witthüser aus dem fränkischen Eltmann
versucht oft, dies seinen Mandanten
nahezubringen. Hohe Außenstände mit Forderungen,
die teilweise schon über ein Jahr
fällig sind, lassen bei ihm die Alarmglocken
klingeln. Witthüser redet seinen Mandanten
dann ins Gewissen, das Überwachen und
Eintreiben offener Forderungen konsequent
zu verfolgen.
„Mittelständler üben hier falsche Zurückhaltung
und warten viel zu lange bis sie mahnen
oder gar einen Rechtsanwalt einschalten“,
weiß Witthüser aus Erfahrung. Hinzu
komme, dass gerade kleine Unternehmen
und Handwerker sich schon mit dem Verschicken
der Rechnung bis zu vier Wochen
Zeit lassen. „Für Kunden ist das ein Anreiz,
möglichst spät zu zahlen. Schließlich bekommen
sie so einen zinslosen Kredit“, warnt der
Steuerberater vor zu viel Laisser-faire.
Unternehmen fehlt dadurch Geld, das sie
an anderer Stelle dringend brauchen. Um
die Zahlungsfähigkeit seiner Mandanten zu
sichern, unterstützt Witthüser sie deshalb bei
der Einführung eines professionellen Forderungsmanagements
oder übernimmt selbst
die Überwachung und den Einzug fälliger
Unternehmensforderungen. „Es hängt immer
Sigrun
an der Heiden
arbeitet als freiberuflicheWirtschaftsjournalistin.
Die
Schwerpunkte der
studierten Volkswirtschaftlerin
liegen im
Bereich Mittelstand,
Finanzierung, Steuern und Finanzen sowie
Unternehmensführung.
E-Mail: sigrun@an-der-heiden.de
von der Qualität der Finanzbuchhaltung ab,
ob das Forderungsmanagement professionell
im Betrieb abgewickelt werden kann“, erzählt
der Steuerberater. Besitzt das Unternehmen
das entsprechende Fachwissen und bucht die
Debitoren zeitnah, stehe ein sauberes Forderungsmanagement
nach drei Buchungsläufen
– im Schnitt nach drei Monaten. Kleine Unternehmen
sind damit aber oft überfordert.
Rund zwei Drittel der deutschen Firmen überlassen
deshalb die Buchhaltung ihrem Steuerberater.
Unternehmen, die beim Eintreiben
von Außenständen wenig Erfolg haben, vergeben
häufig auch diesen Bereich. Dem Steuerberater
liegen die Debitorendaten bereits vor
und Kunden bezahlen häufig schneller, wenn
ein unabhängiger Dritter an die ausstehende
Zahlung erinnert und dann mahnt.
Forderungsmanagement
für die Mandanten
Witthüser hat sich deshalb mit einem Rechtsanwalt
zusammengetan. Seine Kanzlei Witthüser
& Dr. Schwarz bietet Mandanten die
Übernahme des Forderungsmanagements an:
Dies beginnt mit der Buchung der aktuellen
Belege, dem Überwachen der Zahlungseingänge
und weiter ausstehender Forderungen
über das Mahnwesen bis hin zum Vorbereiten
der Unterlagen für den gerichtlichen Klageweg.
Das Forderungs- oder Debitorenmanagement
ist eine Zusatzleistung der Kanzlei,
allerdings hält sie sich der Arbeitsaufwand
durch die EDV-Unterstützung in Grenzen,
die Vergütung vereinbart der Steuerberater
individuell mit dem Auftraggeber.
Auch Unternehmen profitieren von der
Übertragung an den Steuerberater: Sie sparen
Personalkosten und kommen häufig
schneller an ihr Geld. Laut dem aktuellen
Creditreform ZaC-Index vom Herbst 2008,
der das Zahlungsverhalten in Deutschland
analysiert, geben 77,8 Prozent der befragten
Unternehmen an, dass Kunden Rechnungen
innerhalb von 30 Tagen begleichen. Sieben
Prozent warteten jedoch länger als 60 Tage
auf den Eingang des Geldes. Knapp ein Zehn-
46 SteuerConsultant 12 _ 08 www.steuer-consultant.de

» Software-Lösungen für das Forderungsmanagement
Anbieter Datev eG Addison Software
und Service GmbH
Programm Rechnungswesen; Forderungsmanagement
im
Basis-Paket enthalten
Anwender Steuerberater und ihre
Mandanten
Funktionen Kundenstammdaten
erfassen und verwalten,
Kundenrechnungen einziehen,
offene, unvollständig
oder verspätet bezahlte
Rechnungen überwachen,
Mahnwesen,
Offene-Posten-(OP)-Liste,
ABC-Analyse von Schuldnern
und Lieferanten
Preis (netto) ca. 52 Euro monatlich
pro PC
www.steuer-consultant.de
Um selbst liquide
zu bleiben, müssen
Mandanten darauf
achten, dass ihre Forderungen
rechtzeitig
bezahlt werden.
Finanzbuchhaltung;
Forderungsmanagement
ist enthalten
Steuerberater und ihre
Mandanten
OP-Buchhaltung,
Sachkonten mit OP,
Zuordnung einer Zahlung
zu einer Rechnung
ohne Buchung, Mahnwesen,Zahlungsverkehr
Einsteigerversion:
1.650 Euro
tel der Mittelständler musste Forderungen
aus Lieferungen und Leistungen von mehr als
einem Prozent des Jahresumsatzes als Verlust
ausbuchen. Gerade für kleine Betriebe
können solche Forderungsverluste schnell
existenzbedrohend ausfallen.
Obwohl sich die Zahlungsmoral seit 2007aufgrund
der gut laufenden Konjunktur stetig
verbesserte, beobachtete Creditreform im
Herbst 2008 eine Eintrübung durch die
Finanzmarktkrise, sinkende Auftragseingänge
und schlechtere Finanzierungsbedingungen.
So blieben ausstehende Rechnungen
im Durchschnitt gut 14 Tage lang überfällig –
einen Tag länger als zum gleichen Zeitpunkt
des Vorjahres. Je nach Branche zögern die
Schuldner die Zahlung um bis zu 17 Tage
nach Fälligkeit hinaus.
„Dringender Handlungsbedarf für Unternehmen
besteht, wenn der Forderungsbestand
älter als drei Monate ist und Forderungen
komplett ausfallen“, mahnt RA Dr. Dieter
Doll, Partner der Anwalts- und Steuerbera-
Schleupen AG Simba HMD
Rechnungswesen
Schleupen Rewe.CS
plus; Forderungsmanagement
ist integriert
Steuerberater und ihre
Mandanten (mit
Schleupen FiBu.CS plus
separat beim Mandanten
einsetzbar)
Stammdatenverwaltung,
OP-Buchhaltung,
OP-Verwaltung für
Sachkonten, Debitoren
und Kreditoren, Mahnwesen
mit frei wählbaren
Mahnstufen und
-texten, Mahnhistorie,
ABC-Analyse von Kunden
und Lieferanten
Arbeitsplatz: 34,38
Euro monatlich, jeder
weitere 17,24 Euro, einmalige
Lizenzgebühr je
nach Systemgröße
Winner; Forderungsmanagement
in Buchhaltung
integriert
Steuerberater und ihre
Mandanten (ASP-
Lizenz: Zugriff auf Netz
des StB)
OP-Verwaltung, Fälligkeiten
und Mahnstufen
einzeln per Mausklick
änderbar, automatischerZahlungsvorschlag,Zahlungsverkehr,
Mahnwesen mit
Einteilung von Mahnstufen
und individuellen
Mahnschreiben
ab 99 Euro jährlich für
Rechnungswesen-
Software (inkl. OP) pro
ASP-Arbeitsplatz
Opos-Manager; in
Fibu-Programm enthalten,
aber auch
separates Modul
Steuerberater und ihre
Mandanten (ASP-
Lösung: Zugriff auf das
Netz des StB)
OP-Buchhaltung, OP
im Wochenkalender,
automatischer Zahlungsvorschlag
mit
Skontierplanung, Überwachung
von Außenständen,
Mahnwesen,
Zahlungsverkehr, OP
und Liquiditätsmanagement
zusammengefasst
Komplettversion der
Fibu, monatliche
Gebühr pro Arbeitsplatz:
ca. 25 Euro
terkanzlei Doll & Keiler in München. Er kennt
die Versäumnisse mittelständischer Firmen.
„Fehler passieren schon bei der Auftragsannahme“,
so Doll. „Die Stammdaten wurden
nicht richtig erfasst, die Anschrift des Kunden
ist fehlerhaft und die Firmenbezeichnung
stimmt nicht.“
Keine Bonitätsprüfungen,
fehlende Verträge
Bonitätsprüfungen vor Vertragsabschluss
finden zu selten statt, ebenso fehlten häufig
Verträge, die eine Auftragsvergabe dokumentieren,
klare Zahlungsvereinbarungen
wie Abschlagszahlungen oder die Rechnung
nennt keinen festen Zahlungstermin. „In
jede Rechnung gehört das genaue Datum,
wann die Forderung zu bezahlen ist“, sagt
auch StB/RA Florian Frank. Er ist Partner der
Kanzlei Frank & Kast in Mannheim und erlebt
immer wieder, dass Mandanten schludern
und dadurch keinen Verzug geltend machen
können.
12 _ 08 SteuerConsultant 47

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Zwar tritt der Verzug laut Gesetz 30 Tage nach
Rechnungsstellung ein, doch Frank rät seinen
Mandanten, viel früher aktiv zu werden. Ist
die Ware geliefert, sollte auch die Rechnung
zeitnah hinausgehen. „Eine Woche nach Fälligkeit
muss die erste Mahnung raus“, pflichtet
Doll bei. „Spätestens nach dem zweiten
Mahnschreiben treten wir auf. Wenn eine
Anwalts- und Steuerberaterkanzlei mahnt
und weitere Schritte ankündigt, hat das eine
entsprechende Wirkung auf den Schuldner“,
weiß der Rechtsanwalt. Etwa die Hälfte der
Kunden zahlt daraufhin prompt.
Je schneller und konsequenter das Unternehmen
oder der damit beauftragte Steuerberater
und Rechtsanwalt auf die Bezahlung der
ausstehenden Rechnung drängt, desto höher
die Erfolgsquote. Doll warnt deshalb vor zu
» Tipps für das Forderungsmanagement
viel Kulanz: „Je länger außergerichtliche
Mahnschreiben laufen, desto weniger wird
diesen Bedeutung beigemessen.“
StB/RA Frank stimmt das jeweilige Vorgehen
gegen säumige Schuldner fallweise ab.
Im Massengeschäft mit vielen Kunden rät
er, konsequent zwei Mal außergerichtlich
zu mahnen und dann den Rechtsanwalt
einzuschalten. Bei größeren Aufträgen und
langjährigen Kundenbeziehungen empfiehlt
sich vorab eine persönliche Nachfrage beim
Kunden. Bei Liquiditätsproblemen des Auftraggebers
lassen sich so frühzeitig Zahlungsvereinbarungen
treffen und die Kundenbeziehung
retten. Schon um Forderungsausfälle zu
vermeiden, ist in einem solchen Fall Schnelligkeit
gefragt. „Ein Insolvenzverwalter kann
nachträglich Zahlungen anfechten, die bis zu
Worauf Steuerberater bei der Einführung eines
Forderungsmanagements bei ihren Mandanten achten sollten.
1. Empfehlen Sie Ihren Mandanten, die
Bonität der Kunden vor Auftragsannahme
zu durchleuchten.
2. Prüfen Sie, ob klare Vertragsbeziehungen
vorliegen und empfehlen Sie
Ihrem Mandanten, entsprechende
schriftliche Vereinbarungen mit seinen
Kunden zu treffen.
3. Hinterfragen Sie, ob die Stammdaten
richtig erfasst wurden.
4. Kontrollieren Sie, ob die Rechnungen
alle erforderlichen Angaben enthalten
und ein konkretes Zahlungsdatum nennen.
Die Fälligkeit muss klar sein.
5. Sollte das Zahlungsziel zu lang sein,
halten Sie Rücksprache mit Ihrem
Mandanten.
6. Analysieren Sie die Kundenstruktur
(kurzfristiges Massengeschäft oder
langjährige Kundenbeziehungen mit
größeren Auftragsvolumina).
7. Weisen Sie Ihren Mandanten darauf
hin, dass dieser schnell die Rechnungen
schreibt und nach Ablauf der gesetzten
Zahlungsfrist konsequent mahnt und
gegebenenfalls telefonisch beim Kunden
nachfasst.
8. Raten Sie dem Unternehmer, frühzeitig
einen Anwalt einzuschalten, wenn der
Kunde – trotz wiederholter Mahnungen
– nicht bezahlt.
9. Im Massengeschäft reichen zwei
außergerichtliche Mahnungen.
10. Bei einer langjährigen Kundenbeziehung
empfiehlt sich vorab eine persönliche
Nachfrage beim Kunden.
11. Bei Zahlungsschwierigkeiten des
Auftraggebers, raten Sie Ihrem Mandanten
schnell konkrete Zahlungsvereinbarungen
zu treffen (Teil- oder
Ratenzahlungen).
12. Weisen Sie Ihren Mandanten darauf
hin, dass er Verzugszinsen in Höhe
von acht Prozent über dem Basiszinssatz
der EZB geltend machen kann (bei
Verbrauchern fünf Prozent).
13. Beraten Sie Unternehmer bei der
Auswahl einer geeigneten Software.
Erledigen Sie für ihn die Buchhaltung, ist
der Einsatz der gleichen oder einer kompatiblen
Software wichtig. Als Service
bietet sich auch eine Intranet-Lösung
an: Der Mandant greift über Ihr System
auf seine Kundendaten zu, überwacht
Fälligkeiten, erledigt das Mahnwesen
und seinen Zahlungsverkehr.
14. Unterstützen Sie Ihren Mandanten
bei der Vorbereitung der Unterlagen
für den gerichtlichen Klageweg und ziehen
Sie einen Rechtsanwalt hinzu, um
die Erfolgsaussichten besser beurteilen
zu können.
drei Monate vor Stellung des Insolvenzantrags
geleistet wurden und sogar Lastschriften bis
zu viereinhalb Monate später widerrufen“,
erläutert Doll. Für Unternehmen, die zu spät
reagieren und ihre Forderung dann komplett
ausbuchen müssen, kann es schnell eng werden.
Bei drei Viertel aller angemeldeten Insolvenzen
führten zu hohe Forderungsbestände
zur Zahlungsunfähigkeit. Ein professionelles
Forderungsmanagement ist daher wichtig,
um die Liquidität und damit das Überleben
gerade kleinerer Unternehmen mit dünner
Eigenkapitaldecke zu sichern. „Wir erstellen
mit unseren Mandanten Liquiditätspläne
und überwachen die Zahlungsströme. Gehen
Zahlungen zu schleppend ein, empfehlen wir
Unternehmen das Forderungsmanagement
zu forcieren“, sagt StB/RA Frank. Die Zusammenarbeit
von Steuerberater und Rechtsanwalt
in einer Kanzlei sichert so Mandanten
ein effizientes Forderungsmanagement, bis
hin zum gerichtlichen Mahnverfahren mit
anschließender Zwangsvollstreckung.
Die Kanzlei Frank & Kast übernimmt die komplette
Abwicklung für ihre Mandanten. Sollte
der Kunde trotz wiederholter Mahnungen
nicht bezahlen, entscheidet der Unternehmer
über das weitere Vorgehen. Die Kanzlei
berechnet pauschal 50 Euro, falls der Schuldner
nicht zahlt. Beschreitet der Firmenchef
den Klageweg, muss er mit weiteren Kosten
rechnen. Kann der Gläubiger nicht bezahlen,
trägt der Kläger auch die Gerichtskosten. Hier
gilt es von Fall zu Fall abzuwägen.
Unternehmer können
Verzugszinsen geltend machen
Ist der Auftraggeber liquide und zögert die
Zahlung hinaus, lohnt sich das Eintreiben der
Forderung durch Steuerberater und Anwalt.
Unternehmer können zudem Verzugszinsen
geltend machen: Diese liegen bei acht Prozent,
fünf Prozent bei Verbrauchern, über
dem Basiszinssatz der Europäischen Zentralbank,
derzeit 11,19 Prozent p.a.
Viele Kanzleien bieten ein Komplettpaket an:
eine zeitnahe beleglose Buchhaltung, elektronische
Konten und Akten sowie aktuelle
Offene-Posten-Listen. Per Mausklick sehen
Unternehmer, wer gemahnt wurde, welche
Zahlungen eingingen und welche Rechnungsbeträge
noch ausstehen. Die entsprechende
Kanzlei-Software, die sogenannte ABC-Analyse,
sortiert die Kunden in Kategorien: „Faule
Kunden sehe ich sofort“, sagt StB Witthüser.
Er gibt Unternehmern deshalb manchmal den
Rat, auf einen Auftrag ganz zu verzichten,
wenn die Zahlungsmoral des Geschäftspartners
oder seine Bonität zu wünschen übrig
lässt.
48 SteuerConsultant 12 _ 08 www.steuer-consultant.de