Informationsmanagement - Fachhochschule Potsdam

Fachhochschule Potsdam
Friedrich-Ebert-Str. 4
14467 Potsdam
FB Archiv-Bibliothek-Dokumentation
vorgelegt von Angela Pacholke
Dokumentation, 1. Semester, Matr. Nr. 3420
Wintersemester 1999/2000
Informationsmanagement
HAUSARBEIT
im Rahmen der Lehrveranstaltung
„Wissenschaftliches Arbeiten“
Leitung: Herr Prof. Dr. Hobohm

Angela Pacholke - 2 - Informationsmanagement
Inhaltsverzeichnis
1 Einleitung 3
2 Informationsmanagement 3
2.1 Definition 3
2.2 Entwicklung 4
3 Ziele des Informationsmanagements 4
3.1 Sachziele 4
3.2 Formalziele 4
4 Aufgaben des Informationsmanagements 5
4.1 Strategische Aufgaben 5
4.2 Taktische Aufgaben 5
4.3 Operative Aufgaben 6
5 Organisation des Informationsmanagements 6
6 Schlußbetrachtung 8
7 Literaturverzeichnis 9

Angela Pacholke - 3 - Informationsmanagement
1 Einleitung
Der Produktionsfaktor Information ist ein wichtiger Bestandteil über den ein Unternehmen verfügt.
Diese Ressource effizient und effektiv zu nutzen, ist Gegenstandsbereich des
Informationsmanagements.
Aufgrund des Umfangs beschränke ich mich mit einem groben Überblick des Themas, und verweise
auf weitere Literatur zu diesem Thema.
2 Informationsmanagement
2.1Definition
In der Literatur finden sich unterschiedliche Ansätze den Begriff Informationsmanagement zu
definieren. Einige davon werden hier vorgestellt.
PFEIFFER definiert IM so: „Informationsmanagement umfaßt alle Aufgaben und Methoden der
Planung, Steuerung, Kontrolle und Organisation technisch unterstützter Information und
Kommunikation der Unternehmung.“ 1
SCHWARZE beschreibt den Begriff Informationsmanagement folgendermaßen: „IM umfaßt alle
Managementaufgaben, die die Beschaffung, Verarbeitung, Übertragung, Speicherung und
Bereitstellung von Informationen betreffen. Dazu gehören nicht nur alle mit Hard- und Software
zusammenhängenden Aufgaben und konzeptionelle und organisatorische Überlegungen, sondern
auch Randgebiete, z.B. Personalplanung und die Behandlung von Rechtsfragen, sowie alle Bereiche
konventioneller Datenverarbeitung einschl. Telefon, Registratur, usw.
Andere Auffassungen vom Begriff Informationsmanagement sind:
(1) IM als allgemeines Management von Informationen oder Daten.
(2) IM als Datenmanagement
(3) IM als Synonym für Wirtschaftsinformatik“ 2
HILDEBRAND fügt zu den oben gemachten Ausführungen, nämlich den Aufgaben: „Planung,
Gestaltung, Organisation, Koordination und Kontrolle von technikgestützter Information und
Kommunikation“ 3 einen weiteren wichtigen Aspekt hinzu: „das Ziel den Unternehmenserfolg zu
steigern.“ 4
Abb.1: „Der Anspruch des Informationsmanagements“ 5
1 Pfeiffer, P.: Technologische Grundlage, Strategie und Organisation des Informationsmanagements 1990, S.19
2 Schwarze, J.: Übungsbuch zur Wirtschaftsinformatik 1994, S.148
3 Hildebrand, K.: Gestaltung und Einführung des Informationsmanagements 1995, S. 62
4 ebd. S.62
5 ebd. S.63
Unternehmenserfolg
Information und Kommunikation
Planung Gestaltung Organisation Koordination Kontrolle

Angela Pacholke - 4 - Informationsmanagement
2.2 Entwicklung des Informationsmanagements
Ein exaktes Datum zur Entstehung des Begriffes gibt es nicht. „Eine Datierung um das Jahr 1980, als
in den Vereinigten Staaten das „Paperwork Reduction Act“ die Einführung des
Informationsmanagements in den Bundesbehörden als verbindlich vorschreibt, erscheint jedoch
plausibel.“ 6
„Insgesamt läßt sich sagen, daß beim Informationsmanagement ein starker Bedeutungswandel
eingesetzt hat: es dominiert inzwischen nicht mehr ... die technische Komponente, sondern es wird
zunehmend die inhaltliche Komponente wichtig! Informationsmanagement ist also nicht mehr Hard-
und Software, Netze, Client-Server-Architekturen: all dies kann am Markt als komplett konfigurierte
Dienstleistung zugekauft werden.“ 7 Neu ist die Tatsache, daß Unternehmen Informationen managen
müssen, wohl kaum. Dennoch ist zu bemerken, das wir einer extrem hohen Informationsflut
ausgesetzt sind, welche sinnvoll gefiltert werden muß. „Das Management des Produktions- und
Erfolgsfaktors Information und Wissen bekommt jetzt zunehmend an Bedeutung: die effiziente
Nutzung der Ressource Wissen ist schon jetzt vielen Bereichen zu komparativen Wettbewerbsvorteil
geworden!“ 8
3 Ziele des Informationsmanagements
Das generelle Ziel des IM ist die strategische, administrative (häufig als Synonym für taktisch
verwandt) und operative Institutionalisierung aller mit Informationen und Kommunikation
zusammenhängenden Aufgaben und Kompetenzen, so beschreibt es SCHWARZE. 9 Zudem leitet er
konkrete Einzelziele daraus ab:
- „Führungskräfte und Mitarbeiter eines Unternehmens zu einem aktiven und offenen
Informationsverhalten zu motivieren und zu befähigen.
- Individuelle Informationsbedürfnisse schnell und wirtschaftlich zu ermitteln.
- Optimale und wirtschaftliche Informationsversorgung auf allen Ebenen sicherzustellen.
- Die informationstechnologische Infrastruktur mit dem Ziel der Optimierung der
Informationsfähigkeit zu planen und zu betreiben, wobei weniger Rationalisierungsaspekte als
Wettbewerbsgesichtspunkte im Vordergrund stehen.“ 10
In der Fachliteratur unterscheidet man im allgemeinen zwischen Sach- und Formalzielen. „Die
Sachziele beschreiben den Zweck des Informationsmanagements, die Formalziele beschreiben, mit
welcher Qualität oder Güte die Sachziele verfolgt bzw. erreicht werden sollen.“ 11
3.1 Sachziele
„Generelles Sachziel ... ist es, das Leistungspotential der Informationsfunktion für die Erreichung der
strategischen Unternehmensziele durch die Schaffung und Aufrechterhaltung einer geeigneten
Informationsinfrastruktur in Unternehmenserfolg umzusetzen.“ 12 Die Informationsinfrastruktur ist in
diesem Fall Einrichtung, Mittel und Maßnahmen, welche die Voraussetzung für die Produktion von
Information und Kommunikation schaffen. HEINRICH weist weiterhin darauf hin „das Unternehmen
als Ganzes“ 13 zu betrachten. Dies bezeichnet er mit „Systemdenken.“ 14
3.2 Formalziele
6
Hildebrand, K.: Gestaltung und Einführung des Informationsmanagements 1995, S.60
7
Kmuche, W.: Strategisches Informationsmanagement 1997, S.21-22
8
ebd. S.21-22
9
Vgl. Heinrich, L.J./Burgholzer, P.: Informationsmanagement 1990, S.15
10
Schwarze, J: Einführung in die Wirtschaftsinformatik 1991, S.410
11
Heinrich, L.J.: Informationsmanagement 1992, S.19
12 ebd. S.19
13 ebd. S.19
14 ebd. S.19

Angela Pacholke - 5 - Informationsmanagement
„Generelles Formalziel ... ist die Wirtschaftlichkeit ... . Das heißt, daß die Erreichung des Sachziels
... so erfolgen soll, daß bei gegebenen Kosten der Informationsinfrastruktur der realisierte Nutzen
maximal ist bzw. daß bei gegebenen Nutzen die Kosten der Informationsinfrastruktur minimal sind.
Wirtschaftlichkeit kann kurz- oder mittelfristig für einzelne Komponenten der Informationsinfrastruktur
durch Wirksamkeit ersetzt werden.“ 15
4 Aufgaben des Informationsmanagements
Aspekte von Informationsmanagement-Aufgaben sind von strategischer, taktischer und operativer
Natur.
4.1 Strategische Aufgaben
• Bestimmen der strategischen Rolle der Informationsfunktion
• Festlegen der strategischen Ziele
• Entwickeln von Strategien
• Planen der Informationsinfrastruktur
• Strategisches Technologiemanagement
• Überwachen und Steuern (Controlling) der Informationsinfrastruktur 16
Zu den strategischen Aufgaben zählen u.a. die Planung, Überwachung und Steuerung der gesamten
betrieblichen Informationsinfrastruktur. Als Grundlage dazu dient das Informationsmanagement-
Konzept, welches einen organisatorischen Rahmen entwickelt, in welchem Informationsmehrwert
realisiert werden kann.
Informationsmehrwert wird durch eine sinnvolle Ergänzung von herkömmlichen und elektronischen
Quellen gewonnen. Weitere Punkte, die ein solches Konzept enthalten sollte sind:
- Wie können die bestehenden Datenressourcen optimal ausgeschöpft werden?
- Wie kann man permanent den Nutzen neu erschlossener Informationsquellen untersuchen?
- Wie kann man die interne und externe Kommunikations-Infrastruktur entwickeln und optimieren?
4.2 Taktische Aufgaben
• Umsetzen der strategischen Vorgaben
• Personalmanagement
Befaßt sich mit den personalwirtschaftlichen Aufgaben des Informationsmanagements und ist
für Personal -entwicklung, -planung, -beschaffung und -einsatz zuständig.
• Projektmanagement für Projekte der Anwendungssystem-Planung
Hier sollen Rahmenbedingungen geschaffen und Vorgehensweisen zur Abwicklung und
Führung von Projekten festgelegt werden.
• Datenmangement
Betrachtet wird hier das gesamte Datensystem der Organisation und zwar unabhängig vom
einzelnen Anwendungssystem und dessen Implementierungsart.
• Anwendungssystemmanagement, das sich mit der Pflege und Weiterentwicklung befaßt
• Sicherung und Katastrophenmanagement
• Ziel ist die Sicherheit der Informationsinfrastruktur indem Gefahren und Risikoquellen, die durch
den Einsatz der Informations- und Kommunikationstechnik entstehen können, erkannt werden. 17
Die Planung, Überwachung und Steuerung der Komponenten der Informationsinfrastruktur (z.B.
Datenbanken, Vernetzung, Internet-Zugang usw.) gehört u.a. zu den taktischen Aufgaben. Das
Streben ist hier die Durchsetzung der Ziele des strategischen Informationsmanagements, d.h. die
Aufrechterhaltung und Weiterentwicklung der Informationsinfrastruktur in möglichst effizienter Art und
Weise.
Das Taktische hinkt in vielen Unternehmen den strategischen Vorgaben hinterher. Neue Technologien
wie das Data Warehousing und das dazugehörige OLAP (Online Analytical Processing), Data Mining,
15 Heinrich, L.J.: Informationsmanagement 1992, S.19
16 Vgl. Hildebrand, K.: Gestaltung und Einführung des Informationsmanagements 1995, S.76
17 ebd. S.76

Angela Pacholke - 6 - Informationsmanagement
Workflow Management etc. versprechen Wunderwirkungen. Die Zukunft muß jedoch erst noch zeigen,
inwieweit diese Versprechen gehalten werden können.
4.3 Operative Aufgaben
• Umsetzen der taktischen Aufgaben für die operativen Aufgaben
• Produktionsmanagement
Befaßt sich mit dem effizienten Einsatz von Produktionsfaktoren zur Erfüllung des
Produktionsplans nach vereinbarten Kriterien.
• Problemmanagement
Dient der Beseitigung und Reduzierung von Fehlern und Störungen um die Funktionsfähigkeit
der Organisation durch die Sicherung der Informationsinfrastruktur zu gewährleisten. 18
Die operative Aufgabenebene befaßt sich schließlich mit dem Einsatz der zur Verfügung stehenden
Daten und Informationen und der Produktion von Wissen. Das einmal produzierte Wissen muß
anderen Unternehmensmitgliedern wieder zur Verfügung gestellt werden, welche es wiederum direkt
zur effizienteren Auftragsabwicklung oder -akquisition nutzen, oder in Kombination mit anderen Daten
oder Informationen neues Wissen schaffen können. Geschaffenes Wissen, welches in irgend einer Art
und Weise Einfluß auf das Unternehmen und seinen Geschäftserfolg hat, besitzt einen Wert, sei der
nun negativ oder positiv.
5 Organisation des Informationsmanagements
Um die Aufgaben des IM durchzusetzen, müssen diese organisatorisch abgesichert werden.
SCHWARZE stellt dazu einige Grundanforderungen auf:
• „Es sind alle Aufgaben und Verantwortung der Beschaffung, Verarbeitung, Übertragung und
Speicherung von Informationen zusammenzufassen, und zwar sowohl in kaufmännischer und
technischer Hinsicht als auch in Hinblick auf rechtliche, soziale und andere Fragen.
• Das Informationsmanagement muß ausreichend mit Kompetenzen ausgestattet sein.
• Das Informationsmanagement muß in der Unternehmenshierarchie hoch angesiedelt sein.“ 19
Eingliederung im Unternehmen:
Forschung und
Entwicklung
Unternehmensleitung
Vertrieb Produktion Finanz u.
Rechnungswesen
Daten-
verarbeitung
Buch-
haltung
Kosten-
rechnung
Abb. 2/1: „DV-Abteilung als Linieninstanz in der Hauptabteilung“ 20
„Die hierarchische Distanz zwischen Geschäftsleitung und Informationsverarbeitungsabteilung läßt auf
die Bedeutung schließen, die das Unternehmen der Informationsverarbeitung beimißt.
Durch zunehmende Verbreitung und Leistungsfähigkeit der Informationstechnik wurden andere
Organisationsstrukturen geschaffen. Die Bildung von Datenverarbeitungsabteilungen, die entweder
18 Vgl. Hildebrand, K.: Gestaltung und Einführung des Informationsmanagements 1995, S.76
19 Schwarze, J.: Übungsbuch zur Wirtschaftsinformatik 1994, S.153
20 Hildebrand, K.: Gestaltung und Einführung des Informationsmanagements 1995, S.113
Personal

Angela Pacholke - 7 - Informationsmanagement
der Unternehmensleitung als Stabsabteilung zugeordnet wurden, oder im gleichen Rang wie die
Fachabteilungen ... geführt wurden, war die Folge.“ 21
Abb. 2/2: „DV-Abteilung als Stabsstelle der Unternehmensleitung“ 22
Die Datenverarbeitungsabteilung als Stabsstelle, kommt den von SCHWARZE formulierten
Ansprüchen einer hohen Positionierung in der Unternehmenshierarchie entgegen. 23
Die zentrale Planung aller Informationsverarbeitungsaufgaben ist ein Vorteil. Die Isolation der
Datenverarbeitungsabteilung kann jedoch „zu einer großen Problemdistanz führen, die dann in nicht
problemadäquaten Lösungen für die Fachabteilung ihren Ausdruck findet.“ 24
Aus diesem Grund schlagen einige Autoren vor, dem zentralen Stab eine beschränkte
Weisungsbefugnis zu erteilen.
Abb. 2/3: “Mehrstufige DV-Organisation mit begrenzter Weisungsbefugnis der
Stabsstelle” 25
Die Einbindung der DV-Abteilung als gleichberechtigte Hauptabteilung, wie in der Abb. 2/4 dargestellt
wurde, ist nicht sinnvoll. Mit Außnahme es handelt sich um ein Unternehmen in dem die
Informationsverarbeitung eine große Bedeutung hat, da keine physischen Produkte erzeugt werden,
und der Produktionsfaktor Information einen noch höheren Stellenwert besitzt. Klassische Beispiele
hierfür wären Banken und Versicherungen.
21
Hildebrand, K.: Gestaltung und Einführung des Informationsmanagements 1995, S.113
22
ebd. S.114
23
Vgl. Hildebrand, K.: Gestaltung und Einführung des Informationsmanagements 1995, S.114
24
Hildebrand, K.: Gestaltung und Einführung des Informationsmanagements 1995, S.115
25 ebd. S.115
Leitung
Geschäftsbereich 1
Forschung und
Entwicklung
Unternehmensleitung
Daten-
verarbeitung
Vertrieb Produktion Finanz u.
Rechnungswesen
Unternehmensleitung
DV
Geschäftsbereich 1
Leitung
Geschäftsbereich 2
Datenverarbeitung
Personal
DV
Geschäftsbereich 2

Angela Pacholke - 8 - Informationsmanagement
Forschung und
Entwicklung
Abb. 2/4: “DV-Abteilung als Hauptabteilung” 26
Eine weitere Form der Organisationsstruktur ist die Betrachtung der Informationsfunktion als
Querschnittsfunktion. SCHWARZE schlägt daher vor, die Teilbereiche des Informationsmanagments
ausreichend mit Kompetenzen auszustatten, um die informationsstrategischen Ziele soweit wie
möglich direkt in den Fachabteilungen durchzusetzen. Das führt schließlich zu den Ansätzen einer
Matrixorganisation. 27
Beschaffung Produktion Vertrieb
Abb. 2/5: “Querschnittsfunktion des Informationsmanagements” 28
6 Schlußbetrachtung
Unternehmensleitung
Vertrieb Produktion Finanz u.
Rechnungswesen
Vorstand
Finanzen
Strateg. IM
Infrastruktur
Innovation
Eine statische Sicht des Informationsmanagements genügt heute nicht mehr, um den Ansprüchen der
sich schnell verändernden Umwelt gerecht zu werden. Dabei kommt der Flexibilität grundlegende
Bedeutung zu. Vor noch nicht allzu langer Zeit genügte es, grundsätzliche Entscheidungen für die
nächsten zehn Jahre zu fällen.
Ein effizienter Einsatz der Ressource Information kann den Unternehmenserfolg stark beeinflussen,
denn das Ergebnis unternehmerischer Entscheidungen ist abhängig von der Qualität der zur
Verfügung gestellten Informationen.
Aufgabe einer Unternehmung sollte es sein, durch ein unternehmensübergreifendes
Informationsmanagement einen Wettbewerbsvorteil aufzubauen. Es muß gewährleistet werden, daß
das Informationsmanagement zu hoch wie möglich in der Unternehmenshierarchie angesiedelt ist,
wodurch auch ein Unternehmenserfolg verwirklicht werden kann.
26 Hildebrand, K.: Gestaltung und Einführung des Informationsmanagements 1995, S. 116
27 Vgl. Schwarze, J.: Übungsbuch zur Wirtschaftsinformatik 1994, S.155
28 Schwarze, J.: Übungsbuch zur Wirtschaftsinformatik 1994, S.155
Personal
Datenmanagement
Konzepte
Organisation
Daten-
verarbeitung
Tak./oper. IM
Technikaufgabe
Anwendungssysteme
Daten
Personal
Sicherheit

Angela Pacholke - 9 - Informationsmanagement
7 Literaturverzeichnis
Cifci, H.: Aufgaben und Organisation des betrieblichen Informationsmanagement. http://www.wiwi.unifrankfurt.de/~margarit/HC_NEU.htm
(aufgerufen am 28.12.1999)
Heinrich, L.J.: Informationsmanagement. München: Oldenbourg, 1992
Heinrich, L.J.: Informationsmanagement: Planung, Überwachung und Steuerung der
Informations-Infrastruktur. München: Oldenbourg, 1999
Heinrich, L.J./Burgholzer, P.: Informationsmanagement: Planung, Überwachung und Steuerung der
Informations-Infrastruktur. München: Oldenbourg, 1990
Hildebrand, K.: Gestaltung und Einführung des Informationsmanagements. Berlin: Schmidt Verlag,
1995
Kmuche, W.: Inhaltliches Informationsmanagement. In: Herget, J./Schwuchow, W.(Hrsg.):
Strategisches Informationsmanagement. Konstanz, 1997. S.21-22
Küng, M.: Was ist Informationsmanagement? http://www.mgfk.ch/im/home-frame.htm (aufgerufen am
18.12.1999)
Pfeiffer, P.: Technologische Grundlage, Strategie und Organisation des Informationsmanagements.
Berlin/New York: de Gruyter, 1990
Schwarze, J.: Einführung in die Wirtschaftsinformatik. Herne/Berlin: Verlag Neue Wirtschaftsbriefe,
1991
Schwarze, J.: Übungsbuch zur Wirtschaftsinformatik. Herne/Berlin: Verlag Neue Wirtschaftsbriefe,
1994