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2 denkzeit 03/09<br />
Prozessmanagement Thema<br />
Text: Clemens Rainer<br />
Strategie<br />
Kunde<br />
R & DLogistik<br />
Strategie<br />
Einkauf<br />
Materialmanagement<br />
Ingenieurwesen<br />
Nur bei wenigen Management-Themen kann in<br />
kurzer Zeit so viel erreicht werden, wie bei Prozessen.<br />
Der Hebel über Prozessmanagement<br />
ist außerordentlich wirksam. Durch Prozessmanagement<br />
werden etwa Abläufe verbessert,<br />
Organisationsstrukturen wirkungsvoller und<br />
die Produktivität gesteigert. Ebenso werden<br />
Schnittstellen geklärt und Kompetenzen eindeutig<br />
festgelegt. Prozessmanagement ist ein<br />
solides Handwerk, das mit Qualität, Produktivität<br />
und Wettbewerbsvorteilen zu tun hat.<br />
Was ist Prozessmanagement?<br />
In der Praxis orientieren sich Organisationen<br />
oft an den Abteilungsstrukturen. Die Abläufe<br />
wechseln dann chaotisch zwischen den einzelnen<br />
Abteilungen hin und her (siehe Grafik Cover).<br />
Prozessmanagement organisiert die „chaotischen“<br />
Abläufe zu gesteuerten Prozessen, die<br />
auf die Erreichung der strategischen Unternehmensziele<br />
ausgerichtet sind (siehe Grafik 2).<br />
Prozesse sind Gruppen von Aktivitäten, die für<br />
den Erfolg einer Organisation besonders wich-<br />
Seit nunmehr 11 Jahren ist <strong>denkstatt</strong> im<br />
Rahmen des ÖkoBusinessPlan Wien aktiv.<br />
Dabei wurden knapp 150 Betriebe und Organisationen<br />
in den Modulen Ökoprofit, Umweltmanagement<br />
und nachhaltige Entwicklung<br />
zur Auszeichnung geführt. Die Bilanz<br />
ist erstaunlich:<br />
> 1.336 Maßnahmen wurden in Angriff<br />
genommen und umgesetzt;<br />
> 29.740 MWh an Energie eingespart;<br />
> 53.956 t weniger Abfall;<br />
> 175.789 m³ weniger Trinkwasser;<br />
> Durchschnittlich EUR 30.000 Einsparungen<br />
an Betriebskosten.<br />
Somit wird einmal mehr bewiesen, dass durch<br />
intelligentes ökologisches Wirtschaften beträchtliche<br />
Einsparungspotenziale realisiert<br />
werden können.<br />
Q-<br />
Sicherung<br />
Führungsprozesse<br />
Produktion A<br />
Produktion B<br />
10 Jahre ÖkoBusinessPlan Thema<br />
Text: Willibald Kaltenbrunner<br />
Verbesserung<br />
QSU Produktions<br />
Controlling<br />
HR<br />
tig sind. Jede Organisation hat eine Vielzahl von<br />
Prozessen. Beim Prozessmanagement werden<br />
die wichtigsten daraus bestimmt und die Aufmerksamkeit<br />
des Managements darauf konzentriert.<br />
Manche Organisationen wollen mit Hilfe des<br />
Prozessmanagements vor allem die Produktqualität<br />
und die Kundenzufriedenheit erhöhen.<br />
In diesen Fällen werden alle Prozesse identifiziert,<br />
die für die Produktqualität und die Kundenzufriedenheit<br />
wichtig sind (Prozessmanagement<br />
nach ISO 9001). Andere wollen das Prozessmanagement<br />
zur Erreichung aller strategischen<br />
Ziele nutzen (umfassendes Prozessmanagement).<br />
Beim integrierten Prozessmanagement<br />
kommen zur Produktqualität und Kundenzufriedenheit<br />
der Umweltschutz (ISO 14001, EMAS)<br />
und der Arbeits- und Gesundheitsschutz<br />
(OHSAS 18001, SCC) dazu.<br />
Wie führt man Prozessmanagement ein?<br />
> Festlegung der strategischen Ziele der<br />
Organisation<br />
Reklamationen<br />
Kundenkomm.<br />
Besonders erwähnenswert…<br />
ist das erfolgreiche Abschneiden der von <strong>denkstatt</strong><br />
betreuten Betriebe beim Umweltpreis der<br />
Stadt Wien. Betriebe und Organisationen wie<br />
BP Austria, EVVA, Herold Druck, htl donaustadt,<br />
Mischek Bau AG, Pawel, Kraft Foods,<br />
Krone und Kurier oder RUAG Aerospace sind in<br />
den letzten Jahren mit dem Umweltpreis der<br />
Stadt Wien ausgezeichnet worden. Somit sind<br />
bisher 12 der insgesamt 24 Wiener Umweltpreise<br />
an unsere Kunden vergeben worden.<br />
Der Erfolg geht weiter…<br />
Mit Ende April 2009 startet <strong>denkstatt</strong> die nächste<br />
Ökoprofit Workshopreihe. Ökoprofit stellt im<br />
Sinne der Umweltentlastung und Kosteneinsparung<br />
eines der erfolgreichsten Module des<br />
ÖkoBusinessPlan Wien dar.<br />
Strategie<br />
Kunde<br />
Grafik 1: Beispiel für<br />
ein Prozessmodell<br />
> Entwicklung des Prozessmodells<br />
Welche Prozesse brauchen wir? Wie sind diese<br />
Prozesse derzeit realisiert? Wie sieht das SOLL<br />
bzw. IST-„Prozessmodell“ für unsere Strategie<br />
aus? Von wem werden die Prozesse wie gesteuert?<br />
Das sind die Fragen, die bei der Erarbeitung<br />
des Prozessmodells diskutiert werden.<br />
Das Ergebnis ist die grafische Darstellung der<br />
Abfolgen und Wechselwirkungen der Prozesse<br />
in einem Prozessmodell (siehe Grafik 1).<br />
> Festlegung der Prozesskennzahlen<br />
Ausgehend von den strategischen Zielen der<br />
Organisation werden Ziele für die einzelnen<br />
Prozesse abgeleitet und Prozesskennzahlen<br />
für das Monitoring festgelegt.<br />
> Erstellung der Prozessbeschreibungen<br />
Für die einzelnen Prozesse werden von Prozessteams<br />
Prozessbeschreibungen mit folgenden<br />
Inhalten erstellt: Prozessverantwortlicher,<br />
Prozessziel, Prozesskennzahlen, Prozessanfang<br />
und -ende, Prozessschnittstellen,<br />
Legal Compliance Thema<br />
Text: Florian Lüders<br />
Rechtskonformität stellt bei einer immer komplexer<br />
werdenden Landschaft nationaler wie<br />
europäischer Normen eine immer größere Herausforderung<br />
für Organisationen aller Art dar.<br />
Gleichzeitig ist aber die „Legal Compliance“<br />
Grundvoraussetzung für jedes Unternehmen. Andernfalls<br />
droht neben hohen Strafen nicht zuletzt<br />
auch ein Reputationsverlust. <strong>denkstatt</strong> unterstützt<br />
Betriebe aller Größen und Komplexitätsgrade bei<br />
der Erfüllung der Einhaltung rechtlicher Verpflichtungen<br />
und hilft dabei, die erforderlichen<br />
Ressourcen so gering wie möglich zu halten.<br />
Ausgangspunkt für ein „Legal Compliance“-<br />
Projekt ist die Auswahl jener rechtlichen Bestimmungen,<br />
die für ein Unternehmen gelten,<br />
unter anderem durch eine Betriebsbegehung<br />
und intensive Diskussionen mit dem Betriebspersonal.<br />
<strong>denkstatt</strong> erstellt vierteljährlich ein<br />
Register aller rechtlichen Neuerungen im<br />
EU-Recht, im österreichischen Bundes- und<br />
Landesrecht. Diese Neuerungen werden von<br />
<strong>denkstatt</strong> auf die Erfordernisse des jeweiligen<br />
Strategische<br />
Unternehmensziele<br />
Grafik 2: Ausrichtung<br />
der Prozesse<br />
Abläufe und Tätigkeiten im Prozess. Neben der<br />
Analyse des IST-Zustandes wird dabei besonderer<br />
Wert auf die Entwicklung von Verbesserungsmaßnahmen<br />
gelegt.<br />
> Umsetzung des Prozessmanagement<br />
Der erste Schritt ist die Umsetzung der Verbesserungsmaßnahmen,<br />
die bei der Entwicklung<br />
des Prozessmodells, bei der Erstellung<br />
der Prozesskennzahlen und bei der Erstellung<br />
der Prozessbeschreibungen identifiziert wurden.<br />
Der eigentliche Kern ist dann das Management<br />
der Prozesse in einem regelmäßigen<br />
Verbesserungskreislauf. Ausgehend von<br />
einem Kennzahlensystem (z.B. BSC) werden<br />
die Prozesse, ausgerichtet an den Unternehmenszielen,<br />
gesteuert. Bei Abweichungen werden<br />
Verbesserungsmaßnahmen eingeleitet<br />
oder Prozesse umgestaltet oder umorganisiert.<br />
Je nach Größe der Organisation kann Prozessmanagement<br />
in einem halben bis einem<br />
Jahr eingeführt werden.<br />
Unternehmens adaptiert und per Mail zur<br />
Verfügung gestellt. Auf diese Weise ist eine<br />
Aktualisierung alle drei Monate sichergestellt.<br />
Die Einarbeitung der rechtlichen Bestimmungen<br />
in den Betrieb erfolgt durch vorher bestimmte<br />
Beauftragte im Unternehmen, die die Umsetzung<br />
der rechtlichen Forderungen operativ begleiten.<br />
In halbjährlich stattfindenden Umsetzungsworkshops<br />
werden darüber hinaus auftretende Fragen<br />
geklärt.<br />
Dieses Service hilft Unternehmen, die eigenen<br />
Ressourcen von Rechercheaktivitäten freizuhalten<br />
und auf die Umsetzung der Bestimmungen<br />
zu konzentrieren. Zusätzlich wird sichergestellt,<br />
dass die vom Betrieb zu beachtenden Bestimmungen<br />
gezielt bewusst gemacht werden. Auf<br />
Anfrage stellt <strong>denkstatt</strong> Unterstützung zur reibungslosen<br />
Organisation des Gesamtprozesses<br />
zur Verfügung. Dies kann in größeren Betrieben,<br />
neben der Rechtssicherheit, auch zu beträchtlichen<br />
Einsparungen durch bessere Organisation<br />
führen.