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Digitalisierung: Top-Thema der Verwaltungsmodernisierung Digitalisierung live Scan-Zentrum Gelsenkirchen Wie lässt sich die Verwaltung effizienter gestalten? Eine Frage, mit der sich der öffentliche Dienst intensiv beschäftigt. Das belegt auch die Wegweiser Studie „Monitoring eGovernment und Verwaltungsmodernisierung Deutschland 2011“, über die wir in der letzten Ausgabe der WellenLänge (Mai 2011) ausführlich berichtet haben. Ein Ergebnis der Studie: Digitales Dokumentenmanagement und damit verbunden flexibles Personalmanagement sind zentrale Themen der Verwaltungsmodernisierung. Mit der Kompetenzmarke Vivento Digital Services (VDS) will Vivento diese abstrakten Aufgaben für die Verantwortlichen inden Kommunen der Region West greifbar machen. Unter dem Motto „Digitalisierung live“ bietet VDS deshalb in seinen Scan-Zentren eine Betriebsbesichtigung mit anschließender Experten- Fragerunde. Gerade öffentliche Verwaltungen stehen bei der Umstellung von Papierdokumenten auf digitale Akten vor einem komplexen und weitreichenden Prozess. Esgilt, Archive mit mehreren Millionen Papierseiten in eine digitale Form zu bringen und dezentral verfügbar zu machen. Die Menge an sensiblen Dokumenten macht es erforderlich, einen solchen Umstellungsprozess systematisch zu planen und professionell umzusetzen. Der Einsatz modernster Technik und die Umsetzung durch bestens ausgebildetes Personal sind dabei unerlässlich. Vivento ist ein starker und kompetenter Partner für entsprechende Projekte. Mit der Kompetenzmarke VDS bietet Vivento Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen individuelle Digitalisierungs- und Archivierungsservices an.Durch Personalüberlassung, aber auch Personalvermittlung ist der flexible, temporäre Einsatz hochqualifizierter Beamter oder Angestellter der Deutschen Telekom möglich. Eine Reihe von Kommunen ist bereits aktuell damit befasst, umfangreiche Digitalisierungsprojekte zu realisieren. Andere Verwaltungen zögernangesichts der Komplexität der Vorhaben noch. Entscheidend ist ein systematisches Vorgehen. Welche Scan-Möglichkeiten gibt es und wie ist deren Qualität? Wie lässt sich ein digitales Archiv sinnvoll indexieren und speichern? Wie sehen Digitalisierungs- Prozesse in der Praxis aus? Welche Digitalisierungs- und Archivierungsleistungen bietet VDS? Fragen, die die VDS-Experten bei einer Betriebsbesichtigung der Scan- Zentrender Region West unter dem Motto „Digitalisierung live“ beantworten.
„Komplettlösungen für digitale Archivierung“ Alexander Becker, Regionalleiter Region West von Vivento, über den Mehrwert der Betriebsbesichtigung „Digitalisierung live“ Herr Becker, Sie haben „Digitalisierung live“ ins Leben gerufen. Wie ist die Idee dieser Betriebsbesichtigungen entstanden? Schauen Sie ins Internet und in die Zeitungen: Hier finden Sie zahlreiche Artikel und Studien, die belegen, dass Digitalisierung das Thema im Zeitalter der Verwaltungsmodernisierung ist. Unsere Kunden, für die wir derzeit Digitalisierungsprojekte umsetzen, belegen den akuten Bedarf. Auch die Vertriebskollegen berichten mir regelmäßig von dem großen Interesse der Kommunen an diesem Thema. Das Problem: Nur wenige öffentliche Einrichtungen wissen, wie man solche komplexen und weitreichenden Projekte richtig angeht. Aufdem Markt gibt es zwar zahlreiche Hard- und Softwareangebote,deren Kauf ein erster Schritt in die richtige Richtung ist.Doch der zweite, entscheidende Schritt kann häufig nicht erfolgen, weil es am notwendigen qualifizierten Personal fehlt. Zudiesem personellen Mangel kommt häufig noch ein Informationsdefizit der Verantwortlichen zu den vielfältigen technischen Möglichkeiten. Speziell das Informationsdefizit wollen wir beseitigen und Digitalisierung in unseren VDS-Scan-Zentren live erlebbar machen. Was versprechen Sie sich davon? Mit der Veranstaltung „Digitalisierung live“ wollen wir unseren Gästen die vielfältigen Möglichkeiten der digitalen Archivierung vor Augen führen. Wir wollen zeigen, dass das Projekt Digitalisierung weitreichend, aber keine unlösbare Aufgabe ist –insbesondere mit uns als kompetentem Partner. Wirbieten unseren Kunden Komplettlösungen. Neben der Technik stellen wir auch das Personal. Im Rahmen einer Abordnung können wir unserehochqualifizierten Beamten schnell und unkompliziert zur Verfügung stellen. Dieses Komplettpaket ist leider noch nicht bei allen Kommunen in der Region bekannt. Und das wollen wir ändern. Was haben die Verantwortlichen aus den Behörden konkret von diesem Angebot? Indem wir Digitalisierung liveerlebbar machen, wollen wir den Verantwortlichen aus den Behörden der Region das meist etwas abstrakte Thema Digitalisierung greifbarer machen. Wir wollen sie mit unserer Veranstaltung bei der Lösung ihrer komplexen Aufgabenstellung „eGovernment“ aktiv unterstützen. Gleichzeitig bieten wir unseren Gästen ein Forum, um sich mit Kollegen anderer Kommunen auszutauschen. Anhand laufender Digitalisierungsprojekte zeigen wir den Behördenvertretern, wie vielfältig und individuell wir Digitalisierungs- und Archivierungslösungen für unsere Kunden entwickeln und umsetzen –sowohl technisch als auch personell. Selbstverständlich stehen unsere Betriebs- und Scan-Experten an diesem Tag, aber auch danach für alle Fragen zum Thema Digitalisierung zur Verfügung. Was erwartet die Gäste bei „Digitalisierung live“? Zum ersten Mal öffnen wir am 6. Oktober die Türen für unsere Gäste am Standort Gelsenkirchen. Wir stellen zuerst das Projekt „Digitalisierter Posteingang“ vor und bieten die Möglichkeit, die VDS-Fachleute bei der Arbeit zu „beobachten“. Danach können die Besucher den Mitarbeitern der „Netzdokumentation“ über die Schultern WellenLänge 21 schauen. Das ist eine Projektlösung,die sich schnell und unkompliziert für eine Vielzahl ähnlich komplexer Dokumentationsprojekte anwenden lässt. ImAnschluss steht die Technik auf der Tagesordnung. Wir stellen vom einfachen Schreibtisch-Scanner bis hin zum Scanner mit Papierbahn alle technischen Möglichkeiten vor. In der abschließenden Fragerunde stehen unsereExperten den Gästen Rede und Antwort. Dass Interessenten mit uns individuelle Beratungstermine vereinbaren können, versteht sich natürlich von selbst. Sie wollen „Digitalisierung live“ erleben, persönlich mit unseren Experten sprechen und sich mit Ihren Kollegen aus der Region austauschen? Dann melden Sie sich an zum ersten Termin von„Digitalisierung live“ am 6. Oktober, 9Uhr bei Vivento Digital Services in Gelsenkirchen. Wenden Sie sich an Ihren Vivento- Ansprechpartner oder direkt an Christoph Nieradzik Tel.: +49160 97869811 E-Mail: christoph.nieradzik@vivento.de
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