PD-AQ-03 Procedimiento control documentos.pdf

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Código: PD-AQ-03Versión:06Fecha: 19 – Sep. -2014PROCEDIMIENTOCONTROL DE DOCUMENTOSHoja: 2 de 74. DESCRIPCIÓNEl manejo y control de los documentos permite: Identificarlos en el área o el personal de contacto apropiado para su gestión. Ubicarlos fácilmente. Definir pautas de actualización periódica, y la revisión por parte de personalautorizado. Asegurar la disponibilidad de las versiones vigentes en los lugares en donde serequieren los documentos. Asegurar el retiro de uso de documentos obsoletos para impedir su difusión, o suconservación en caso de ser necesario, por razones de preservación de información opara fines legales. Asegurar que sean archivados debidamente para evitar su pérdida o deterioro. Asegurar que sean revisados y aprobados por las personas con la autoridad y/oresponsabilidad definida para al fin.4.1 DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL4.1.1 Estructura Documental del Sistema de Gestión Integral QHSE
Código: PD-AQ-03Versión:06Fecha: 19 – Sep. -2014PROCEDIMIENTOCONTROL DE DOCUMENTOSHoja: 3 de 74.1.2 Controles a realizar4.1.2.1 ElaboraciónLos documentos son elaborados y/o modificados, por el responsable del proceso.4.1.2.2 Revisión y AprobaciónEn los documentos (procedimientos e instructivos) del Sistema de Gestión Integral apareceráindicado el cargo de quien revisa y aprueba el documento. Los documentos originales seránresponsabilidad del Director QHSE.Las revisiones y/o modificaciones de los documentos estarán a cargo del Director QHSE ydel responsable de elaborarlo. La Aprobación de los documentos del sistema de gestiónintegral, estará a cargo de la Gerencia, o por quien ésta autorice previamente. A excepciónde los formatos del sistema de gestión integral, que serán aprobados por la Dirección QHSE.4.1.2.3 Cambios en los documentosCambiar un documento es introducir modificaciones que aseguren su aplicación yfuncionalidad. Todo cambio de un documento implica una nueva elaboración, revisión,aprobación, versión y distribución.El documento debe ser actualizado inmediatamente con una nueva versión por el DirectorQHSE, cuando ocurre cualquier tipo de cambio. Los cambios realizados de versión a versiónserán controlados por el Director QHSE en el AN-AQ-03-01 Listado Maestro deDocumentos Internos, específicamente en la casilla de “Resumen cambio”.El estado de revisión vigente de los documentos del sistema de gestión integral lo identificael Director QHSE en AN-AQ-03-01 Listado Maestro de Documentos Internos. Lasversiones del listado se deben actualizar cada vez que se presenten cambios de versión enlos documentos.4.1.2.4 Distribución y ArchivoLa distribución de los documentos se realiza mediantehttp://www.mab.com.co/procedimientos (procedimientos e instructivos) y en el sistema paragestión de documentos (http://www.mab.com.co/documental) Icono SGI (formatos), lasversiones disponibles para consulta serán las vigentes y será el área QHSE quien notifique lamodificación de cualquier documento mediante correo electrónico.
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