PD-AQ-03 Procedimiento control documentos.pdf

Código: PD-AQ-03Versión:06Fecha: 19 – Sep. -2014PROCEDIMIENTOCONTROL DE DOCUMENTOSHoja: 6 de 74.3 DOCUMENTOS EXTERNOSTérminos de Referencia de Interventoría y/o del consultor y/o contratista, Pliegos deCondiciones de Interventoría y/o del Consultor y/o contratista, Especificaciones Técnicas,Planos, Esquemas, Diseños, Resoluciones , Normas, Decretos, Leyes, Manuales del Cliente,Datos en medio magnético, Cintas de video.4.3.1 Controles a realizarTodo documento que no sea elaborado por MAB INGENIERIA DE VALOR debe ser incluidoen el AN-AQ-03-04 Listado Maestro de Documentos Externos.Para controlar la documentación de origen externo, se debe asegurar que: La documentación esté identificada, verificada, protegida, evitando su pérdida, daño odeterioro. El almacenamiento de los documentos suministrados por el cliente serealiza bajo las condiciones ambientales y de almacenamiento necesarias (bodega,archivadores, carpetas, A-Z y otros que eviten el daño o deterioro). En caso, que seextravíe un documento, se dañe o sufra deterioro, mientras el proyecto se encuentrevigente se le informa al cliente para que este sea remitido nuevamente. Si eldocumento externo, corresponde al area administrativa tambien se hace necesaria lasolicitud. Al producto suministrado por el cliente (manuales, propuestas, planos, entre otros), sele realiza el control mediante el AN-AQ-03-04 Listado maestro de documentosexternos el cual se diligencia a medida que el cliente va entregando documentación.Igualmente, se debe realizar con la documentación enviada por el contratista y/oconsorciado.Esta actividad es realizada por el responsable del proceso y/o del proyecto. Los documentos externos deben tener un sello con la palabra CONTROLADO oCOPIA CONTROLADA Se distribuyen a los cargos que lo requieran, dejándose registro en el FR-AQ-03-03Control de documentos entregados. Esta distribución es responsabilidad delencargado del proceso y/o del proyecto. Cuando el cliente o quien sea el responsable modifique un documento externo, elresponsable del proceso y/o del proyecto, debe registrar en AN-AQ-03-04 ListadoMaestro de Documentos Externos el nuevo documento y se debe identificar elanterior como obsoleto y/o No Válido. En la casilla de observaciones, se debeidentificar o describir el documento al cual reemplaza. Los encargados de la distribución, deben recoger los documentos obsoletos y distribuirlos vigentes a quienes tengan la necesidad, registrándolo en el FR-AQ-03-03 Controlde documentos entregados. En el caso que estos documentos obsoletos no puedan