PD-AQ-03 Procedimiento control documentos.pdf

Código: PD-AQ-03Versión:06Fecha: 19 – Sep. -2014PROCEDIMIENTOCONTROL DE DOCUMENTOSHoja: 4 de 7Los documentos del sistema de gestión integral se encuentran en las páginas anteriormentedescritas (cuerpo del documento), las hojas de actualización se encuentran en original en laDirección QHSE, y cada vez que se generen cambios en la documentación estas seactualizaran.El personal que tiene acceso directo a la herramienta de formatos es Director deInterventoría, Residente, Coordinador, Profesional de Apoyo, Topógrafo, Secretaria, Directorde proceso y deberá informarse a la Dirección QHSE de cualquier ingreso o retiro delpersonal, pues se deberá garantizar la disponibilidad para consulta y protección de lainformación ante personal ajeno a la organización.Para el caso, de los procedimientos, instructivos, manuales todo el personal de laorganización tiene acceso, razón por la cual cualquier impresión no autorizada que se realicede alguno de los documentos, será penalizada, ya que solo se admiten las copias impresascontroladas tal y como lo describe el procedimiento.En caso de requerirse copia física de algún documento que se encuentra en la página web,deberá solicitarse a la Dirección QHSE.La distribución y control de los Planes de Calidad es responsabilidad del Director deInterventoría.La distribución de MF-RH-12-No. Manual de funciones y perfil de cargo se realizamediante la página www.mab.com.co/manuales, en donde las versiones disponibles paraconsulta serán las vigentes y será el Director Recursos Humanos quien notifique lamodificación de cualquier documento mediante correo electrónico.El responsable o usuario de un documento debe destruir la totalidad o parte del documentodesactualizado, cuando se informe de cambios en la documentación en el sistema.Si se desea conservar un documento como preservación del conocimiento o propósito legal,se debe identificar, por medio de un sello con la frase: OBSOLETO o NO VALIDO.Todo documento obsoleto y/o inválido se debe identificar adecuadamente para un uso nopropuesto inicialmente, como por ejemplo para utilizarse como borrador se debe identificarmediante una X, / o un tachado visible, y superpuesta en el texto del documento.Las versiones desactualizadas de los planes de calidad en original deben ser marcadascomo obsoletas y guardadas en los respectivos archivos durante el tiempo que estipuleconveniente el responsable.