PD-AQ-03 Procedimiento control documentos.pdf

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Código: PD-AQ-03Versión:06Fecha: 19 – Sep. -2014PROCEDIMIENTOCONTROL DE DOCUMENTOSHoja: 6 de 74.3 DOCUMENTOS EXTERNOSTérminos de Referencia de Interventoría y/o del consultor y/o contratista, Pliegos deCondiciones de Interventoría y/o del Consultor y/o contratista, Especificaciones Técnicas,Planos, Esquemas, Diseños, Resoluciones , Normas, Decretos, Leyes, Manuales del Cliente,Datos en medio magnético, Cintas de video.4.3.1 Controles a realizarTodo documento que no sea elaborado por MAB INGENIERIA DE VALOR debe ser incluidoen el AN-AQ-03-04 Listado Maestro de Documentos Externos.Para controlar la documentación de origen externo, se debe asegurar que: La documentación esté identificada, verificada, protegida, evitando su pérdida, daño odeterioro. El almacenamiento de los documentos suministrados por el cliente serealiza bajo las condiciones ambientales y de almacenamiento necesarias (bodega,archivadores, carpetas, A-Z y otros que eviten el daño o deterioro). En caso, que seextravíe un documento, se dañe o sufra deterioro, mientras el proyecto se encuentrevigente se le informa al cliente para que este sea remitido nuevamente. Si eldocumento externo, corresponde al area administrativa tambien se hace necesaria lasolicitud. Al producto suministrado por el cliente (manuales, propuestas, planos, entre otros), sele realiza el control mediante el AN-AQ-03-04 Listado maestro de documentosexternos el cual se diligencia a medida que el cliente va entregando documentación.Igualmente, se debe realizar con la documentación enviada por el contratista y/oconsorciado.Esta actividad es realizada por el responsable del proceso y/o del proyecto. Los documentos externos deben tener un sello con la palabra CONTROLADO oCOPIA CONTROLADA Se distribuyen a los cargos que lo requieran, dejándose registro en el FR-AQ-03-03Control de documentos entregados. Esta distribución es responsabilidad delencargado del proceso y/o del proyecto. Cuando el cliente o quien sea el responsable modifique un documento externo, elresponsable del proceso y/o del proyecto, debe registrar en AN-AQ-03-04 ListadoMaestro de Documentos Externos el nuevo documento y se debe identificar elanterior como obsoleto y/o No Válido. En la casilla de observaciones, se debeidentificar o describir el documento al cual reemplaza. Los encargados de la distribución, deben recoger los documentos obsoletos y distribuirlos vigentes a quienes tengan la necesidad, registrándolo en el FR-AQ-03-03 Controlde documentos entregados. En el caso que estos documentos obsoletos no puedan
Código: PD-AQ-03Versión:06Fecha: 19 – Sep. -2014PROCEDIMIENTOCONTROL DE DOCUMENTOSHoja: 7 de 7eliminarse, el encargado del proceso y/o del proyecto, deben archivarlos con un rótulode “OBSOLETO” y/o “NO VALIDO”, de tal forma que prevengan su uso nointencionado. Para asegurarse que los documentos de origen externo tales como, normas y leyes,están vigentes, se verificará anualmente o cuando se requiera el número de la versióno la fecha de publicación de los documentos expedida por las diferentes entidades porcada encargado del proceso y/o del proyecto. El control del documento con respecto a los préstamos se debe registrar en el FR-AQ-03-05 Control de documentos prestados, con el fin de identificar la trazabilidad decada uno de los documentos y evitar su pérdida. El control del documento deberá realizarse por el encargado del proceso y/o proyecto,quien será el responsable de determinar a qué personal entregar el documento para larevisión, y en el documento deberá quedar registrado el nombre y/o la firma de lapersona enterada. Con respecto al control de los planos, una vez son incluidos en el AN-AQ-03-04Listado Maestro de Documentos Externos, se les debe colocar el sello deCONTROL DE DOCUMENTO EXTERNO (Ver IN-INT-13-03 Instructivo control,revisión y aprobación de planos). Todos los documentos de origen externo que no estén debidamente identificados ensu pasta y/o lomo deberán identificarse adecuadamente antes de ser archivados yregistrarse en el AN-AQ-03-04 Listado Maestro de Documentos Externos.Para los proyectos de Estudio y diseños mediante el FR-DIS-14-08 Verificación y revisiónde diseños, se hace el control y seguimiento hasta la aprobación y envío a la entidadcontratante. Por lo cual, no se hace necesario el ingreso de la documentación en el AN-AQ-03-04 Listado Maestro de Documentos Externos.5. ANEXOSFR-AQ-03-03 Control de documentos entregados.FR-AQ-03-05 Control de documentos prestados.AN-AQ-03-01 Listado Maestro de Documentos Internos.AN-AQ-03-04 Listado Maestro de Documentos Externos.FR-MAB-04-08 Listado Maestro de Registros.FR-DIS-14-08 Verificación y revisión de diseñosSello de CONTROL DE DOCUMENTO EXTERNO
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