05_Informe avance septiembre 2015

Informe N° 5 –
Septiembre 2015
Plan de mejoramiento y
programa de trabajo anual –
PMG de Excelencia
Informe de avance

Unidad Control de Gestión
Gerencia de Desarrollo
SERCOTEC
I. Avances del Plan de Mejoramiento
Al 31/08/2015, el avance promedio del Plan de Mejoras es de un 73%.
El Plan de Mejoras fue elaborado durante el año 2014, consta de 22 iniciativas de las cuales 8
fueron acciones de mejora inmediatas (AMIS). De estas 8 AMIS hubo 2 iniciativas que tuvieron
continuidad durante el año 2015, por lo que pasaron a formar parte de los proyectos
establecidos en el Programa de Trabajo 2015.
En consecuencia, este año, deberán ejecutarse 16 proyectos, los cuales son resorte de
diferentes gerencias de área:
Nº iniciativa Proyecto Gerencia o Unidad
responsable
2 Proponer a los Gerentes del Servicio un nuevo
modelo de control de gestión Institucional,
considerando un enfoque integral de monitoreo y
mejora continua
3 Registrar el 100% de las metas de los directivos que
elaboran Convenios de Desempeño Directivos
(CDD) en la plataforma del Sistema de Evaluación
de Desempeño Laboral que tiene actualmente
SERCOTEC
4 Implementar una Unidad de Clientes dependiente
de la Gerencia de Comunicaciones y Relaciones
Institucionales
7 Implementar a nivel nacional la aplicación de
encuestas de satisfacción de clientes
8 Realizar anualmente charlas explicativas de las
áreas de recursos humanos para el 100% de los
Centros de Responsabilidad del Servicio
9 Implementar de manera formal mecanismos de
evaluación de la capacitación, haciendo énfasis en
los instrumentos orientados a evaluar la
transferencia de la capacitación en el puesto de
trabajo.
10 Aplicar un instrumento a través del cual se pueda
obtener información de la percepción de los
funcionarios respecto con variables relacionadas
con la gestión de personas en SERCOTEC
11 Actualizar y realizar seguimiento a los proyectos
estratégicos definidos por la institución
Gerencia de
Personas
Gerencia de
Personas
Gerencia de
Comunicaciones y
Relaciones
Institucionales
Gerencia de
Comunicaciones y
Relaciones
Institucionales
Gerencia de
Personas
Gerencia de
Personas
Gerencia de
Personas
Gerencia de
Desarrollo
Contraparte
Nelson Caba
Evelyn Poblete
Rafael Pérez
Rafael Pérez
Eduardo Casanova
Eduardo Casanova
Eduardo Casanova
Natalia Navarrete
12 Elaborar un listado de proveedores a nivel nacional
y proponer para futuras licitaciones mecanismos
que permitan seleccionar proveedores en base a
esta información
13 Crear una Unidad de Evaluación y Seguimiento
dependiente de la Gerencia de Desarrollo
14 Crear una Unidad de Gestión del Conocimiento
dependiente de la Gerencia de Desarrollo
Unidad de
Adquisiciones
Gerencia de
Desarrollo
Gerencia de
Desarrollo
Marcelo Vargas
Contraparte por
definir
Contraparte por
definir
17 Elaborar un Plan de Responsabilidad Ambiental Unidad de Marcelo Vargas

Unidad Control de Gestión
Gerencia de Desarrollo
SERCOTEC
para SERCOTEC
Adquisiciones
18 Actualizar el Reglamento Interno de Orden, Higiene Gerencia de Hugo Salas
y Seguridad
Personas
19 Elaborar un Código de Ética Unidad de Fiscalía Fernanda Teillery
21 Incorporar en los contratos que se celebrarán con
los futuros beneficiarios, una cláusula que
establezca las condiciones de tratamiento y uso de
los datos personales de los beneficiarios de
SERCOTEC.
Gerencia de
Programas
22 Implementar una Unidad de Control de Gestión Gerencia de
Personas
Julie Camposano
Francisco Meneses
II.
Avances programa de trabajo anual
Las actividades programadas para el año 2015 poseen un avance de un 63%, siendo el detalle
por iniciativa el siguiente:
Nº
iniciativa
Descripción iniciativa de
mejora
Responsable %
avance
Observaciones
11 Actualizar y realizar
seguimiento a los
proyectos estratégicos
definidos por la institución
Gerencia de
Desarrollo
0% La nueva contraparte informa que se
está realizando una propuesta para
realizar seguimiento a estos proyectos.
19 Elaborar un Código de Ética Unidad de Fiscalía 25% Contraparte no informa avance
requerido
17 Elaborar un Plan de
Responsabilidad Ambiental
para SERCOTEC
Unidad de
Adquisiciones
33% Mediante encuesta aplicada a los
trabajadores, se han identificado
participativamente las áreas y buenas
prácticas susceptibles de incorporar en
el Plan

Unidad Control de Gestión
Gerencia de Desarrollo
SERCOTEC
18 Actualizar el Reglamento
Interno de Orden, Higiene
y Seguridad
7 Implementar a nivel
nacional la aplicación de
encuestas de satisfacción
de clientes
10 Aplicar un instrumento a
través del cual se pueda
obtener información de la
percepción de los
funcionarios respecto con
variables relacionadas con
la gestión de personas en
SERCOTEC
12 Elaborar un listado de
proveedores a nivel
nacional y proponer para
futuras licitaciones
mecanismos que permitan
seleccionar proveedores en
base a esta información
2 Proponer a los Gerentes
del Servicio un nuevo
modelo de control de
gestión Institucional,
considerando un enfoque
integral de monitoreo y
mejora continua
Gerencia de
Personas
Gerencia de
Comunicaciones y
Relaciones
Institucionales
Gerencia de
Personas
Unidad de
Adquisiciones
Gerencia de
Personas
38% Estamos trabajando con un Abogado
externo, el cual ya entregó borrador y
está en manos de Fiscalía. Se han
concretado dos reuniones, pero
dependemos de respuesta sobre
consulta hecha a Dirección del Trabajo
para implementar ciertas medidas en el
reglamento.
En Septiembre hemos decidido no
esperar más la respuesta de DT y dejar el
borrador que tenemos actualmente.
Informaremos a los trabajadores,
Sindicato e instancias legales
pertinentes.
42% Se ha determinado realizar las encuestas
de satisfacción en los instrumentos
agenciados (Crece, Semilla, Abeja, Juntos
y MejoraNegocios) en cuyos flujos se
incorporó la aplicación de encuestas al
final del periodo de ejecución. Su diseño
está en proceso, para lo cual se trabajará
con las gerencias de Programas y de
Desarrollo para la creación de un
instrumento de evaluación.
50% Se está ejecutando la aplicación, del
Great Place to Work.
50% Se ha realizado la evaluación de
Proveedores periodo 2013-2014 y ya se
ha elaborado el Informe de Evaluación
de Proveedores
63% 1) Se han establecido funciones de
control de Gestión en Gerencia de
Personas y ha quedado instituida una
Unidad de Control de Gestión en 2014
con 3 profesionales.
2) Se han revisado las funciones de
control de gestión atingentes y/o
relacionadas a cargo de la Unidad y
están ya en operación, revisándose
aspectos de oportunidad, contenido y
soporte tecnológico de los reportes, con
un enfoque preventivo, definiéndose a
priori:
a) Un cuadro de presentación sinóptico
para el Directorio, que resume
contenidos de avance en indicadores de
desempeño institucional (Formulario H),
metas de desempeño colectivo de la las
Unidades Regionales y Nivel Central,
Indicadores Transversales PMG,
Compromisos PMG Monitoreo y

Unidad Control de Gestión
Gerencia de Desarrollo
SERCOTEC
8 Realizar anualmente
charlas explicativas de las
áreas de recursos humanos
para el 100% de los
Centros de
Responsabilidad del
Servicio
9 Implementar de manera
formal mecanismos de
evaluación de la
capacitación, haciendo
énfasis en los instrumentos
orientados a evaluar la
transferencia de la
capacitación en el puesto
de trabajo.
13 Crear una Unidad de
Evaluación y Seguimiento
dependiente de la Gerencia
de Desarrollo
14 Crear una Unidad de
Gestión del Conocimiento
dependiente de la Gerencia
de Desarrollo
21 Incorporar en los contratos
que se celebrarán con los
futuros beneficiarios, una
cláusula que establezca las
condiciones de tratamiento
y uso de los datos
personales de los
beneficiarios de SERCOTEC.
Gerencia de
Personas
Gerencia de
Personas
Gerencia de
Desarrollo
Gerencia de
Desarrollo
Gerencia de
Programas
Excelencia institucional.
b) Una versión actualizada de Bodega de
datos sobre Excel y SharePoint u otra
alternativa tecnológica, que permitiría
una visión más detallada y accesible a los
respectivos usuarios de la información
histórica y contingente asociada
indicadores de los programas
3) En evaluación nuevas perspectivas
para la integración.
Encargado: Nelson Caba Baez
65% Planificación de las Charlas en el nivel
central para aprobar
67% Se ha definido como el mecanismo de
evaluación a utilizar la metodología
impulsada por el Servicio Civil, la cual
contempla las siguientes etapas
(también contempla los instrumentos
(formatos a adecuar caso a caso):
90%
90%
1. ENTREVISTA DETECCIÓN DE
NECESIDADES DE CAPACITACIÓN
2. FICHA RESUMEN DETECCIÓN
NECESIDADES
3. GUIÓN METODOLÓGICO
4. COMPROMISO DE IMPLEMENTACIÓN
O PLAN DE ACCIÓN
5. ENCUESTA DE EVALUACIÓN DE
REACCIÓN DEL INSTRUCTOR
6. ENCUESTA DE EVALUACIÓN DE
REACCIÓN DE LOS PARTICIPANTES
7. CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN DE
TRANSFERENCIA (JEFATURA
8. OBSERVACIÓN DEL DESEMPEÑO
9. MUESTRA DE TRABAJO
10. TABULACIÓN DE DATOS DE LOS TRES
TIPOS DE EVALUACIONES
98% Contraparte no informa avance
requerido

Unidad Control de Gestión
Gerencia de Desarrollo
SERCOTEC
3 Registrar el 100% de las
metas de los directivos que
elaboran Convenios de
Desempeño Directivos
(CDD) en la plataforma del
Sistema de Evaluación de
Desempeño Laboral que
tiene actualmente
SERCOTEC
4 Implementar una Unidad
de Clientes dependiente de
la Gerencia de
Comunicaciones y
Relaciones Institucionales
22 Implementar una Unidad
de Control de Gestión
Gerencia de
Personas
Gerencia de
Comunicaciones y
Relaciones
Institucionales
Gerencia de
Personas
100% Meta cumplida. Se cuenta con el medio
de verificación: Metas de los directivos
que elaboran Convenios de Desempeño
Directivos ingresadas en la plataforma
del Sistema de Evaluación de
Desempeño
100% El diseño de la unidad se realizó entre los
meses de agosto y septiembre de 2014.
Este diseño fue revisado y aprobado por
la Gerenta de Comunicaciones con fecha
8 de septiembre de 2014. La
determinación de los costos de
implementación considera 2
profesionales, uno contratado en enero
y otro en junio 2015. Ya se cuenta con la
resolución que da cuenta de la creación
de esta Unidad.
100% Meta cumplida, ya se cuenta con los
siguientes verificadores:
1. Funciones de la Unidad
2. Responsables de las funciones
identificadas
3. Formalización de la Unidad mediante
resolución interna

Unidad Control de Gestión
Gerencia de Desarrollo
SERCOTEC
III.
Los compromisos de metas relevantes de cada grupo de trabajo (indicadores de
desempeño)
Nº
iniciativa
Descripción iniciativa
de mejora
Responsable Indicador Fórmula de cálculo Resultados
3 Registrar el 100% de las
metas de los directivos
que elaboran
Convenios de
Desempeño Directivos
(CDD) en la plataforma
del Sistema de
Evaluación de
Desempeño Laboral
que tiene actualmente
SERCOTEC
8 Realizar anualmente
charlas explicativas de
las áreas de recursos
humanos para el 100%
de los Centros de
Responsabilidad del
Servicio
Gerencia de
Personas
Gerencia de
Personas
Porcentaje de metas
directivas
ingresadas en la
plataforma del
Sistema de
Evaluación de
Desempeño
Charlas explicativas
de las áreas de la
recursos humanos
realizadas en el
100% de los Centros
de Responsabilidad
del Servicio
(Nº de metas
directivas ingresadas
en la plataforma del
Sistema de
Desempeño laboral /
Nº total de metas
directivas establecidas
en los Convenios de
Desempeño
Directivos) * 100
Nº de Centros de
Responsabilidad en los
cuales se han
realizado charlas
explicativas de las
áreas de recursos
humanos / Nº total de
Centros de
Responsabilidad del
Servicio) * 100%
100%
65%

Unidad Control de Gestión
Gerencia de Desarrollo
SERCOTEC
IV.
Las medidas correctivas necesarias cuando el programa de trabajo presenta alguna
dificultad en el cumplimiento de sus metas
- Se considera importante señalar que es un riesgo permanente para el correcto
seguimiento a este programa de trabajo, los cambios de contrapartes ya sea por
desvinculación o cambio de funciones al interior del Servicio. Se reforzará con las
jefaturas la importancia de mantener contrapartes empoderadas para cada una de las
iniciativas comprometidas.
- Como medida preventiva, se realizará revisión a las 16 iniciativas comprometidas para
este año 2015. Para estos efectos, se realizará reunión presencial con cada encargado
y se revisarán avances y medios de verificación disponibles.