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1.2.2 Específicos Evaluar como se ha manejado el registro de los proveedores en los últimos cinco años. Analizar cómo afecta la falta de un Departamento de Facturación para el pago a proveedores (transportistas y cañicultores) en el Departamento de Contabilidad del Ingenio San Carlos. Identificar las causas que origina el incumplimiento del pago de facturas. Definir que ocasiona la rotación de proveedores. Determinar cuál es el comportamiento de la competencia al llevar un registro adecuado de los proveedores. Considerar que aporte tendría la asesoría y control de pagos de facturas en el tiempo establecido. Autor: Flor María Aquino & María Naula Villacis Página 5
1.3 Justificación La importancia de nuestro estudio en la Implementación del Área de Facturación en el Departamento de Contabilidad en el Ingenio San Carlos para mejorar el servicio de cancelaciones por prestación de servicios a los proveedores, donde se tendrá toda la información sobre los proveedores en la base de datos, el producto que ofrece y el tipo de servicio que entrega; y en el caso de los cañicultores se indicaría la cantidad de materia prima que brinda, que es la caña de azúcar, cuantas cuadras o hectáreas mantiene, que tipo de caña ofrece, y el tiempo que el Ingenio podrá hacer uso de ella y en el caso de los transportistas que tipo de carrocería tiene, la cantidad de unidades que ofrece para la transportación de la caña y el estado en que se encuentran, ya que dependiendo el estado de las mismas se le podrá asignar el recorrido que tendía que realizar. El tener una base de datos de los proveedores ayudará a la empresa a contar con un instrumento de apoyo administrativo que permita conocer y establecer de manera ordenada y sistemática las actividades necesarias que la empresa requiera al momento de realizar informes sean estos mensuales, semestrales o anuales y acceder a información detallada de sus proveedores, teniendo en cuenta quién de ellos tiene mayor fuerza de venta o quién es su mayor distribuidor de materia prima en el caso de los cañicultores y finqueros, y en lo concerniente a los transportista cuál de ellos mantienen sus unidades en perfecto estado, podremos verificar también que inconvenientes han tenido al momento de la transportación de materia prima y verificar si han cumplido con los recorridos indicados, de esta manera estarían informados de quienes cumplen con las exigencia requeridas y tomar medidas exigentes para que el nuevo ciclo de zafra sea mejor, superando toda irregularidad. Es importante el área a implementar por que tendrá la oportunidad de planificar el proceso de pago a los proveedores así de manera organizada y controlada, presentando a la empresa los medios más viables para ejecutarlos, mediante transferencias interbancarias, pagos por medio del banco central, o si se realiza el pago por medio de documentos pagaderos a la vista como son los cheques, procurando tener un cronograma de quienes serán los primeros que se beneficiarán Autor: Flor María Aquino & María Naula Villacis Página 6
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