Instrumentos para la Gestión del Conocimiento - GIZ

11 Planificación de tiempo
Tiempo de planificación
Tiempo de planificación
días siguientes. Un día es relativamente transparente
y si no funciona bien se puede comenzar
de nuevo al día siguiente. Cuando Vd. haya
encontrado su propio ritmo, puede comenzar a
planificar a largo plazo.
3. El siguiente método es una estrategia
relativamente sencilla para planificar el día.
> Anotar todas las tareas, actividades y citas:
recopilar una lista de todos los asuntos pendientes
del día (p.ej., un mind map)
> Estimar la duración de cada una de las actividades:
apunte detrás de cada actividad el tiempo
aproximado que Vd. considere necesario para su
realización.
> Reservar un margen de tiempo para imprevistos:
“lo primero se desarrolla diferente a lo previsto”.
> Tomar decisiones: prioridades, reducir plazos, y
posibilidades de delegación: elabore un catálogo
de actividades realistas, fijando prioridades,
delegando tareas y, en caso necesario, aplazando
actividades.
> Seguimiento: traspasar los asuntos sin resolver.
Si una actividad determinada ya la ha aplazado
en varias ocasiones, se convierte en una
carga y existen dos posibilidades: o bien desiste y
borra la tarea de su planificación (quizás ya se
haya resuelto por sí misma), o se pone de inme-
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Tiempo de realización
Tiempo de realización Tiempo ganado
diato manos a la obra para que desaparezca de
su escritorio.
Algunos consejos para su cronograma
> Aprender a poner límites: no esté siempre localizable
para los demás. Piense en sus ladrones de
tiempo.
> Fijar fechas y horarios consigo mismo y respételos.
> Tener consideración: no llegue Vd. tarde a las
reuniones, no las aplace ni alargue las reuniones.
> Someterse a si mismo a una situación de presión:
si Vd. se propone realizar un proyecto en un día,
existe una gran probabilidad de que le ocupe todo
el día. Si se propone dos proyectos, es muy posible
que también avance en los dos bastante. Y si
tiene pendientes diez proyectos, es muy probable
que al menos concluya cinco o seis. Cuando tenemos
muchas cosas que resolver, la presión a la
que estamos sometidos nos hace ser productivos.
> Dividir los proyectos en partes: intente dividir
los proyectos en partes que puedan realizarse de
un modo fácil y rápido, ya que si piensa en el proyecto
global, a veces cuesta trabajo empezarlo.
Fije un margen de tiempo para cada parte del
proyecto. Compruebe siempre si está dentro del
margen previsto. A veces sirve de ayuda empezar
por la parte más difícil, después resulta más fácil
avanzar (véase “Estrategias para un planteamiento
de objetivos bajo responsabilidad propia”).