cartilla para empleadores y trabajadores - comfamiliar nariño

TABLA DE CONTENIDO
PRESENTACIÖN 5
MISIÓN 6
VISION 6
1.- HISTORIA DEL SUBSIDIO FAMILIAR 7
1.1.- Subsidio Familiar en Colombia 7
1.2.- Subsidio Familiar en Nariño 7
2.- MARCO LEGAL SOBRE APORTES AL SUBSIDIO FAMILIAR 8
2.1.- Dentro de la Ley 21 de 1982 algunos aspectos sobre Aportes Parafiscales 8
2.2.- Dentro de la Ley 21 de 1982 algunos aspectos a destacar sobre beneficiarios del subsidio familiar 8
3.- AFILIACIONES DE LAS EMPRESAS A LA CAJA 9
3.1.- ¿Cómo una empresa solicita su afiliación a Comfamiliar? 9
3.2.- Afiliación de Empleadores 9
3.3.- Formulario de Solicitud de Afiliación de Empleador 11
3.4- Instrucciones para el diligenciamiento del formulario de solicitud de afiliación de empresas 12
3.5.- Documentos a Adjuntar (Dependiendo del tipo de empresa) 13
3.5.1.- Sobre Constitución 13
3.5.2.- Cooperativa y Precooperativa de Trabajo Asociado 14
3.5.3.- Sobre afiliación anterior 14
3.5.4.- Sobre Nómina 14
3.6.- Afiliación voluntaria de trabajadores, Independientes, Pensionados y Desempleados (afiliados
facultativos)
14
3.6.1.- Requisitos de Afiliación para afiliados facultativos 14
4.- ¿QUIENES ESTÁN OBLIGADOS A PAGAR APORTES A LAS CAJAS DE COMPENSACIÓN FAMILIAR, SENA E
15
ICBF?
4.1.- ¿En que fecha deben cancelarse los aportes? 16
4.2.- ¿Dónde y Como deben cancelarse los aportes? 16
4.3.- Excepciones para el pago de aportes 16
5.- PAGO DE APORTES PARAFISCALES 16
5.1.- Planilla integrada de liquidación de aportes a seguridad social y parafiscales“PILA” 16
5.1.1.- Como realiza el pago por medio electrónico 17
5.1.1.1.- ¿Cómo Realiza el Pre-registro? 17
5.1.1-2.- Verifique el Resultado 18
5.2.- Fecha de Pago de Aportes a Seguridad Social y Parafiscales reglamentado en el decreto 1670 del 14
de mayo de 2007
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5.3.- Sanciones por el no pago a través de este medio
20
5.4.- ¿Se deben pagar intereses de mora por los aportes que se paguen después de la fecha máxima? ¿El
Ministerio o el Operador de Información pueden perdonar esos intereses?
20
6.- FACTORES BASE DE LIQUIDACIÓN DE APORTES PARAFISCALES 20
1

6.1.- Para el sector Privado según artículos 127 y 128 del Código Sustantivo del Trabajo y lo contemplado
en convenios o pactos colectivos
21
6.2.- Para el sector Público del Orden Nacional 21
6.3.- Para el Sector Publico del Orden Territorial (Departamentos, Distritos y Municipios) 22
6.4.- Para Empresas Públicas Domiciliarias (Cuando la empresa tiene el carácter de Oficial) 23
6.5.- Factores base de liquidación de aportes para el sector de la Construcción 23
6.6.- No son factores base de liquidación de aportes parafiscales 23
7.- OBLIGACIONES DEL EMPLEADOR AFILIADO 24
7.1.- Informe de Novedades de Empresas Afiliadas 24
7.1.1.- Razones por las cuales la empresa afiliada debe presentar actualización de datos a la
Caja
25
8.- BENEFICIOS DE AFILIACIÓN 26
8.1.- Beneficios para Empleadores 26
8.2.- Beneficios para Trabajadores de las Empresas Afiliadas 26
8.2.1.- Trabajadores Afiliados al Régimen del Subsidio Familiar 26
8.2.2.- Trabajadores Beneficiarios al Régimen Subsidio Familiar Monetario 27
8.3.- Trabajadores Independientes y Desempleados Afiliados a la Caja de Compensación Familiar de
Nariño
27
8.4.- Pensionados Afiliados a Régimen del Subsidio Familiar 27
9.- RÉGIMEN ESPECIAL DE APORTES PARAFISCALES 27
9.1.- Afiliación voluntaria para Trabajadores del Régimen Especial de Aportes 28
10.- PROCESOS DE FISCALIZACIÓN Y COBRO 28
10.1.- Empresas en Mora en el pago de aportes 29
10.1.1.- Sanciones por Mora en el pago de aportes 29
a. Por parte de la Caja 29
b. Por parte de la DIAN 30
c. Por parte del Ministerio de la Protección Social y SSF
30
10.2.- Empresa Evasora 30
10.3.- Empresa Elusora 30
11.- SUBSIDIO FAMILIAR MONETARIO 31
11.1.- ¿Qué Trabajadores Tienen derecho al Subsidio Familiar Monetario? 31
11.2.- Trabajador que labora en varias empresas 31
12.- PERSONAS A CARGO BENEFICIARIAS DEL SUBSIDIO FAMILIAR 31
12.1.- ¿Cómo se inscriben las personas a cargo? 31
12.1.1.- Hijos legítimos, Naturales, Adoptivos, Hijastros 31
12.1.2.- Cónyuge 32
12.1.3.- Padres menores de sesenta (60) años Inválidos 32
12.1.4.- Padres mayores de 60 años 32
12.1.5.- Hijastros dentro de un matrimonio 32
12.1.6.- Hijastros dentro de una unión libre 32
12.1.7.- Hermanos huérfanos de padre y madre 33
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12.1.8.- Padres, hermanos huérfanos de padres, hijos: inválidos 33
12.2- ¿Cómo se acredita la escolaridad y la supervivencia de las personas a cargo? 33
12.2.1.- Fecha límite de presentación de certificados de escolaridad 33
12.2.2- Fecha límite de presentación del certificado de supervivencia 33
12.2.3.- ¿Quiénes pueden cobrar subsidio familiar simultáneo? 34
12-2-4.- Formulario de Afiliación de Trabajadores y personas a cargo al Subsidio Familiar 34
12.2.5.- Instrucciones para el diligenciamiento del Formulario de Afiliación de Trabajador 36
13.- SUBSIDIOS MONETARIOS ESPECIALES O EXTRAORDINARIOS 37
13.1.- Por defunción del trabajador artículo 3 numeral 6 de la Ley 789/2002
37
13.2.- Por defunción de persona a cargo articulo 3 numeral 5 ley 889/2002 37
13.3.- Doble cuota monetaria por discapacidad Art.3 numeral 4 ley 789/2002 37
13.4.- Trabajador con más de un grupo familiar 37
14.- DEVOLUCIÓN DE CUOTA MONETARIA 37
14.1.- Trámite para solicitar que la cuota de subsidio familiar monetario sea pagado a una persona
diferente al trabajador
14.1.1.- Para cuota monetaria por padres 38
14.1.2.- Para cuota monetaria de hijos de madres diferentes a la cónyuge 38
15.- REINGRESOS DE TRABAJADORES 38
16.- ¿CUÁNDO RECIBE EL PRIMER SUBSIDIO LOS TRABAJADORES BENEFICIARIOS? 38
17.- CADUCIDAD DEL DERECHO A LA CUOTA MONETARIA DE SUBSIDIO EN DINERO
39
18.- ¿QUÉ DOCUMENTOS DEBEN ADJUNTAR A LA CARTA DE SOLICITUD PARA EL PAGO RETROACTIVO DEL
SUBSIDIO FAMILIAR?
19.- ¿QUÉ DEBE HACER LA EMPRESA AFILIADA PARA QUE COMFAMILIAR LE EMITA EL SUBSIDIO A SUS
TRABAJADORES DE MANERA MENSUAL?
20.- ¿QUÉ PASA SI LA EMPRESA NO CANCELA EL APORTE DENTRO DEL PLAZO SEÑALADO?
21.- EMISIÓN DE LA TARJETA PREFERENCIAL ELECTRÓNICA PARA PAGO DE CUOTA MONTERIA Y ACCEDER A
LOS SERVICIOS
21.1.- Requisitos para solicitar duplicado de la tarjeta preferencial electrónica
21.2.-
¿Cómo y dónde redime el subsidio familiar monetario cargado en la Tarjeta Preferencial?
21.3.- ¿Cuánto tiempo puede tener los valores por cuota monetaria en la Tarjeta Preferencial
Electrónica?
40
21.4.- ¿Que debe hacer el trabajador que se retira de una empresa para reclamar del subsidio familiar
monetario que tiene derecho por ese mes?
40
22.- RETIRO DEL TRABAJADOR 41
3
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PRESENTACION
La Caja de Compensación Familiar es una entidad privada, sin ánimo de lucro, que cumple funciones de seguridad social para bienestar de la
familia como núcleo básico de la sociedad y consciente de que el SISTEMA DEL SUBSIDIO FAMILIAR es una alternativa de bienestar social en las
empresas, su objetivo es facilitar el acceso a los servicios a todos los trabajadores de las empresas afiliadas, con tarifas subsidiadas de
acuerdo a su nivel de ingresos.
La Coordinación de Aportes ha diseñado este MANUAL dirigido a los EMPLEADORES Y TRABAJADORES del Departamento de Nariño, para que
conozcan los derechos, los beneficios y obligaciones que genera y ofrece el SISTEMA DEL SUBSIDIO FAMILIAR, a través de las Cajas de
Compensación y en particular de la CAJA DE COMPENSACION FAMILIAR DE NARIÑO y con el fin, en primer lugar, de CAPACITAR a los
EMPRESARIOS para que cumplan en debida forma con la obligación legal de pagar los aportes parafiscales y para tales efectos se los orienta en
el correcto diligenciamiento del proceso de afiliación ajustado a los requisitos de ley, y en segundo lugar, también se CAPACITA a los
TRABAJADORES para que gestionen oportuna y correctamente su afiliación a la CAJA y de esta manera, tantos los EMPLEADORES como los
TRABAJADORES Y SUS FAMILIAS reciban los beneficios, los subsidios y servicios que la Corporación, como Institución de Seguridad Social, por
mandato legal les brinda.
Este MANUAL se constituye en una herramienta permanente de consulta para empresas y trabajadores afiliados, con el objeto de hacer más
comprensible el pago de aportes para el sistema del Subsidio Familiar y el mantener actualizado el sistema de información con respecto a:
Afiliaciones y Registro de Novedades, tanto de la empresa como del trabajador; presentándolo de forma clara describiendo los procesos
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definidos en cada uno de los pasos que lo comprenden. De esta manera la Caja de Compensación Familiar mantiene actualizada la base de datos
sistematizada tanto de empresas, como de sus trabajadores afiliados.
PROPORCIONAR AL TRABAJADOR,
SU FAMILIA
MISIÓN
Y COMUNIDAD,
PROPORCIONAR AL TRABAJADOR, SU FAMILIA Y COMUNIDAD, BIENESTAR Y
DESARROLLO INTEGRAL, ACTUANDO EN EL SISTEMA DE PROTECCIÓN SOCIAL.
PROPORCIONA
R AL RABAJADOR,
SUFAMILIA Y VISIÓN COMUNIDAD,
MODERNA ORGANIZACIÓN CON RECONOCIMIENTO NACIONAL COMPROMETIDA EN
LOGRAR LA EXCELENCIA EN LA PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS CON CALIDAD.
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1.- HISTORIA DEL SUBSIDIO FAMILIAR
El Subsidio Familiar nace a nivel mundial, como apoyo al trabajador y su familia y como una forma de compensar las cargas económicas que
generan los gastos para el sostenimiento de esa familia como núcleo fundamental de una sociedad. Él termino de Compensación que llevan
inmerso las Cajas es porque el subsidio tiene el objetivo de la compensación como principio de redistribución del ingreso, al posibilitar que los
grandes empleadores aportan más frente a los pequeños, para entregar a todos los beneficiarios del Sistema del Subsidio Familiar el mismo
servicio en condiciones de igualdad, solidaridad y equidad.
Se tiene claro que el subsidio familiar no resuelve por completo el problema social, pero si ayuda a una más justa distribución del ingreso, a
fortalecer la institución familiar y a mejorar la calidad de vida del trabajador. A lo largo del tiempo, la existencia del subsidio familiar monetario
se ha justificado por la permanencia del bajo nivel adquisitivo de los salarios de la clase trabajadora. El pago del subsidio en dinero es el
servicio que más tiende a identificarse con la filosofía de la compensación para la familia del trabajador beneficiario.
1.1.- SUBSIDIO FAMILIAR EN COLOMBIA
• 1954. Se crea la primera Caja de Compensación como resultado de un pacto colectivo entre empresarios y Sindicatos, con el objeto aliviar
las cargas que generan los hijos de trabajadores de menores ingresos.
• 1957. Se crea el Subsidio Familiar como una Prestación Social.
• Años 60. El gobierno permite a las Cajas hacer inversión de beneficio social en programas como salud de población infantil, recreación
social, educación, capacitación y mercadeo.
• Años 70. Se amplió programas en Salud a maternidad, vivienda, créditos y guarderías, además de los ya existentes.
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• Para los años 80 el subsidio familiar pasa a ser una prestación social pagadera en dinero especie y servicio a los trabajadores de
menores y medianos ingreso en proporción al numero de personas a cargo. Se afilia al sistema los pensionados para acceder a los
programas sociales excepto los subsidios en dinero.
• Con la promulgación de la Ley 21 de 1982 (MARCO LEGAL DE LAS CAJAS DE COMPENSACION) se reorganizan los programas de las Cajas en
salud, mercadeo, nutrición, educación integral y continuada, capacitación, servicios de biblioteca, vivienda, créditos de fomento,
Recreación Social.
• Años 90. Se amplia cobertura en Salud con el Régimen Subsidiado, las Cajas otorgan subsidio de Vivienda de Interés Social a hogares
hasta de 4 SMLV, se permite a las Cajas crear nuevas empresas como EPS, IPS, Hoteles, Agencias de Viajes y Cooperación Internacional.
• Desde el año 2000 hasta la entrada en vigencia de la ley 789 de 2002 se reglamentan áreas como: Atención Integral a la Niñez, Jornada
Escolar Complementaria, Protección al Desempleo, promoción al empleo y actividad financiera Microcrédito.
1.2.- SUBSIDIO FAMILIAR EN NARIÑO
En atención a la Ley 58 de 1963 donde se establece la obligación a los empresarios de cancelar un subsidio familiar a sus trabajadores, la
Junta Directiva de FENALCO en asamblea general del 16 de septiembre de 1966 con la asistencia de 57 afiliados decidieron fundar la Caja de
Compensación Familiar en Nariño e inicia su funcionamiento con Personería Jurídica reconocida mediante Resolución No. 619 de 18 de octubre
de 1966 de la Gobernación de Nariño.
2.- MARCO LEGAL SOBRE APORTES AL SUBSIDIO FAMILIAR
El Sistema del Subsidio Familiar, delegado a las Cajas de Compensación es regulado principalmente por la LEY 21 DE 1982, LEY 789 DE 2002,
y demás normas complementarias, la ley 789 de 2002 define que la Caja tiene por objeto recaudo del aporte y el pago del Subsidio Familiar
como prestación social pagadera en dinero (llamada cuota monetaria), especie y servicios a los trabajadores de medianos y menores ingresos,
en proporción al numero de personas a cargo, se crea el Fondo para fomento del empleo y subsidio al desempleo FONEDE y modifica
parcialmente la Ley 21 de 1982. Existen además otras normas complementarias que regulan los Aportes Parafiscales (aportes a Cajas, SENA e
ICBF).
2.1.- DENTRO DE LA LEY 21 DE 1982 ALGUNOS ASPECTOS A DESTACAR SOBRE APORTES PARAFISCALES:
El art. 7º de la Ley, establece la obligación de pagar aportes a las Cajas: la Nación, los Departamentos, los Establecimientos Públicos, las
empresas industriales y comerciales y las empresas de economía mixta de los órdenes nacional, departamental, intendencial, distrital y
municipal y los empleadores que ocupen uno o más trabajadores permanentes.
El art.14º establece que para efectos del régimen del Subsidio Familiar se entenderá por empleador toda persona natural o jurídica que tenga
trabajadores a su servicio y se encuentre dentro de la enumeración hecha en él articulo 7º.
El art.17º señala que para efectos de la liquidación de los aportes al régimen del Subsidio Familiar, SENA, ESAP, Escuelas Industriales e
Institutos Técnicos e ICBF, se entiende por nomina mensual de salarios la totalidad de los pagos hechos por concepto de los diferentes
elementos integrantes del salario en los términos de la Ley Laboral CST, cualquiera que sea su denominación y además, los verificados por
descansos remunerados de ley y convencionales o contractuales.
El art. 45º señala el incumplimiento en esta obligación es una evasión, por tanto deben permanecer al día en el pago de los aportes para no
llegar a una situación de expulsión, pero, el hecho de haber sido expulsado no lo exime de tal obligación.
El art. 92 establece que las entidades y organismos públicos forzosamente deben incluir en sus presupuestos anuales las partidas necesarias
para pago de aportes a Cajas.
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2.2.- DENTRO DE LA LEY 21 DE 1982 ALGUNOS ASPECTOS A DESTACAR SOBRE BENEFICIARIOS DEL SUBSIDIO FAMILIAR:
El art.18 establece: son beneficiarios del régimen del subsidio familiar los trabajadores al servicio de los empleadores como la Nación, los
Departamentos, establecimientos públicos, las empresas industriales y comerciales y las empresas de economía mixta de los ordenes nacional,
departamental, intendencial, distrital y municipal y todo empleador que ocupe uno o más trabajadores permanentes, trabajadores que reúnan
los siguientes requisitos: Tener carácter de permanente, encontrarse dentro de los limites de remuneración hasta 4 salarios mínimos legales
vigentes, cumplir un mínimo de tiempo de 96 horas mensuales y tener personas a cargo, que den derecho a recibir la prestación social del
subsidio en dinero.
El art. 20 establece tienen derecho al subsidio familiar en dinero, especie y servicios, los trabajadores cuya remuneración mensual, fija o
variable no sobrepase el límite de cuatro veces el salario mínimo legal vigente que rija en el lugar donde se realiza el pago. Según el Decreto
341 de 1988 en el articulo 58 establece que cuando un trabajador presta sus servicios a mas de un empleador, para el límite de remuneración
se tendrá en cuenta la suma de los valores recibidos en los distintos empleos.
El art. 23 Establece que tendrán derecho al pago del subsidio familiar (cuota monetaria) los trabajadores que laboren diariamente más de la
mitad de la jornada máxima, legal ordinaria o totalicen un mínimo de noventa y seis (96) horas de labor durante el respectivo mes.
El art. 24 Establece teniendo en cuenta el artículo 23 que el subsidio familiar se pagará durante el período de vacaciones y en los días de
descanso o permisos remunerados de ley, convencionales o contractuales.
El art. 27 Establece que darán derecho al subsidio familiar las personas a cargo del trabajador, tales como: hijos legítimos, naturales,
adoptivos y los hijastros hasta la edad de 18 años, los padres del trabajador mayores de 60 años o sin límite de edad cuando son inválidos, los
hermanos huérfanos de padres hasta la edad de 18 años. Los hijos y hermanos huérfanos de padres después de la edad de 12 años deben
demostrar que están estudiando.
3.- AFILIACIÓN DE LAS EMPRESAS A LA CAJA
3.1.- ¿CÓMO UNA EMPRESA SOLICITA SU AFILIACIÓN A COMFAMILIAR?
Mediante el diligenciamiento del formulario Solicitud de Afiliación de Empresas Código: F1CAP01-C01, y adjuntar los documentos solicitados en el
mismo, de acuerdo al tipo de empresa, formulario que lo puede solicitar en la oficina de aportes o imprimirlos de la pagina Web
www.comfamiliarnarino.com, con este documento le permite a cualquier empleador (persona natural o jurídica, privada u oficial) solicitar a
Comfamiliar su registro en el Sistema del Subsidio Familiar.
Los empleadores obligados al pago de aportes para Subsidio Familiar deberán hacerlo a través de una Caja de Compensación Familiar que
funcione dentro de la ciudad o localidad donde se causen los salarios o de la Caja más próxima dentro de los límites del departamento, cuando
no exista en la localidad.
3.2.- AFILIACIÓN DE EMPLEADORES:
Las Cajas de Compensación Familiar tienen la obligación de aceptar a todo empleador que solicite afiliación, si cumple con el requisito de tener
como mínimo un trabajador a su cargo. La Caja de Compensación Familiar de Nariño mediante comunicación escrita notificará la aprobación a
su solicitud e invitara a la charla de inducción, con el objeto de explicar los deberes del empleador, así como los beneficios de sus trabajadores
al tener la calidad de afiliados.
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3.3.- FORMULARIO SOLICITUD DE AFILIACION DE EMPRESAS
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3.4.- INSTRUCCIONES PARA DILIGENCIAMIENTO DEL FORMULARIO SOLICITUD DE AFILIACION DE EMPRESAS:
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RECOMENDACIONES:
1. Revise cuidadosamente la información suministrada y verifique que la documentación este completa.
2. El formulario SOLICITUD DE AFILIACIÓN, debe diligenciarse en original y una copia, en letra imprenta, en forma completa y sin enmendaduras.
INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO
En la parte superior del formato se debe señalar si la empresa es principal o sucursal y registrar el año, mes y día, en que se diligencia el
formulario de solicitud de afiliación.
PARTE A. DATOS DE LA EMPRESA; Registrar los siguientes datos:
1. Razón Social de la Empresa, tal como figura en la Cámara de Comercio o Registro Único Tributario RUT o nombres y apellidos del
propietario, cuando se trate de persona natural.
2. Nit correspondiente al No de RUT, asignado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales o cedula de ciudadanía o de extranjería
cuando es persona natural.
3. Dirección principal a la que COMFAMILIAR DE NARIÑO le puede enviar la información relacionada con la empresa y sus trabajadores, con la
identificación de la ciudad, departamento, teléfonos, el fax y correo electrónico.
4. Dirección sucursal, indicando la ciudad, departamento, teléfonos, el fax y correo electrónico.
5. Nombre completo y documento de identificación de la persona que representa legalmente a la empresa en todo lo relacionado con su
actividad comercial, registrando el numero del celular o teléfono.
6. Escriba la actividad u objeto social de la empresa y el numero correspondiente a la Clasificación Industrial Internacional Uniforme - CIIU,
asignado por la Cámara de Comercio o RUT.
PARTE B. NOMINA MENSUAL: Lea cuidadosamente esta parte y registre lo siguiente:
1. Ciudad donde se causan los salarios, es decir aquella ciudad donde el o los trabajador (es) prestan sus servicios.
2. Número total de trabajadores que laboran en la empresa, indistintamente si tienen o no personas a cargo.
3. Total de personas a cargo con derechos a subsidio familiar monetario, registrando el numero de trabajadores que tienen, hijos, hermanos
huérfanos de padres menores de 18 años y los padres mayores de 60 años que dependan económicamente del trabajador, y que además
su salario no sobre pase los cuatro (4) salarios mínimos mensuales legales vigentes.
4. Valor total según la nomina del ultimo mes causado.
5. Nombre del mes correspondiente a la nomina que se envía.
PARTE C. DATOS SOBRE LA AFILIACIÓN
1. Afiliación por primera vez a COMFAMILIAR DE NARIÑO: Marque con una "X", la casilla correspondiente.
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2. Si ha estado afiliado a una Caja de Compensación, indique cual y señale la fecha en que dejó de pertenecer a esa Caja.
3. Firma del Representante Legal de la Empresa y Sello: Diligenciar la parte correspondiente al compromiso y responsabilidad del
representante legal de la empresa, ante la Caja de Compensación, con su nombre y numero de documento de identificación.
PARA USO EXCLUSIVO DE COMFAMILIAR DE NARIÑO
En este espacio COMFAMILIAR DE NARIÑO consignará algún dato revelante de la empresa o los motivos de devolución de la información y en
caso de aceptación, será firmado y sellado de recibido.
El suministro de datos falsos por parte del empleador, a la Caja o la violación de la norma sobre salarios mínimos, es causal de desafiliación
según articulo 45 de la Ley 21 de 1982.
3.5.- DOCUMENTOS A ADJUNTAR (dependiendo el tipo de empresa)
3.5.1.- SOBRE CONSTITUCIÓN:
• Certificado de Existencia y Representación legal en original, expedida por la Cámara de Comercio con vigencia no superior a (3) meses,
las Personas Jurídicas presentar Personería Jurídica. Para el caso de profesionales que se dediquen a actividades propias de su
profesión y no estén obligados a afiliarse a Cámara de Comercio no se exigirá el certificado.
• Acta de posesión del Representante Legal para entidades oficiales.
• Fotocopia del Formulario de Inscripción en el RUT (Registro Único Tributario).
• Fotocopia Cédula Representante Legal.
• Cuando se trate de Unión Temporal y Consorcio, Acta de Constitución.
• Cuando se trate de Contratista copia del contrato por el cual se afilia y copia del acta de inicio. Una vez finalizado el contrato y posterior a
la afiliación debe allegar copia del acta final para desactivar parcialmente por ese contrato.
• En el caso de contratos ya ejecutados debe incluir acta de inicio y acta final para registrar los aportes y posteriormente desactivar
parcialmente por terminación del contrato.
3.5.2.- COOPERATIVAS Y PRECOOPERATIVAS DE TRABAJO ASOCIADO:
• Copia de los Estatutos en los que conste la facultad de afiliarse a una Caja de Compensación Familiar.
• Acreditación de su personería jurídica y certificado de existencia y representación legal expedido por la autoridad competente y copia de
la Resolución expedida por el Ministerio de la Protección Social mediante el cual fueron aprobados los regímenes de compensaciones y
trabajo asociado.
• Relación de los cooperados y sus beneficiarios.
3.5.3.- SOBRE AFILIACIÓN ANTERIOR:
Si está o ha estado afiliado a otra Caja de Compensación Familiar presentar:
• Certificado de Paz y Salvo de la Caja donde estuvo afiliado.
3.5.4.- SOBRE NÓMINA:
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• Copia de la nómina mensual de salarios causados o certificación donde relaciona los trabajadores vinculados laboralmente en el
Departamento de Nariño, debidamente firmada por Representante Legal o del responsable de oficina de Recursos Humanos o Relaciones
Laborales.
NOTA: Para Empresas que hayan pagado meses anteriores antes de la afiliación, anexar copia comprobante de pago en caso de consignación o
reporte de planilla única.
3.6.- AFILIACIÓN VOLUNTARIA DE TRABAJADORES INDEPENDIENTES, PENSIONADOS Y DESEMPLEADOS (Afiliados Facultativos).
La afiliación de los trabajadores independientes, pensionados y desempleados aplica para aquellos que decidan VOLUNTARIAMENTE afiliarse a
una Caja de Compensación Familiar, conforme al principio de libertad de escogencia que deberá ser respetado por la respectiva Caja, y pagará
el 2% sobre sus ingresos.
Los Pensionados por vejez o invalidez y Jubilados podrán afiliarse a la Caja de Compensación Familiar, aportando el 2% de su mesada
pensional. Estos aportes los hace la entidad que tenga a cargo el pago de la pensión siempre y cuando la Caja tenga convenio con la entidad, de
lo contrario el pensionado es quien efectúa los pagos cada mes, y los independientes pagan el 2% mínimo sobre el salario mínimo legal vigente.
3.6.1.- REQUISITO DE AFILIACIÓN PARA AFILIADOS FACULTATIVOS:
• Diligenciar el formulario según tipo de trabajador a máquina o letra imprenta legible y clara. No debe contener ningún tipo de
enmendaduras.
• En Caso que el Trabajador Independiente, Pensionado y Desempleado no tenga Beneficiarios debe adjuntar los siguientes documentos al
formulario de afiliación:
• Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía.
• Desprendible de la mesada en caso de ser pensionado.
• En Caso que el Trabajador Independiente, Pensionado y Desempleado que tenga Beneficiarios debe adjuntar los siguientes documentos
según las personas a cargo que va a afiliar:
1. Registro civil de los hijos, sea cual fuere su calidad (legítimos, extramatrimoniales, hijastros, adoptivos) en el que incluya el nombre
de los padres; hasta la edad de 18 años.
2. Registro civil de los hermanos huérfanos de padre y madre, con edades entre los 0 y 18 años.
3. Certificado de defunción de los padres si el servicio se pide para hermanos huérfanos a cargo del Trabajador Independiente.
4. Certificado escolar para los hijos y los hermanos huérfanos con edades entre los 12 a 18 años.
5. Certificado de invalidez para hijos y hermanos huérfanos que presenten certificado de invalidez en el cual incluya la valoración
expedida por E.P.S. o médico legista.
6. Fotocopia de los documentos de identidad (cédula o tarjeta) tanto del trabajador facultativo como de las personas a cargo del mismo.
• Si el trabajador facultativo va a afiliar a los padres que se encuentren a cargo mayores de 60 o inválidos sin limite de edad debe adjuntar:
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1 Registro civil o partida de nacimiento del trabajador para verificar parentesco.
2 Fotocopia de la cédula de ciudadanía de los padres y del trabajador siempre y cuando estén a cargo del Trabajador Independiente,
pensionado o desempleado y los va a afiliar.
3 Declaración juramentada de dependencia económica cuando se trate de hermanos, hijastros o padres del Trabajador
Independiente.
4 Certificado de invalidez si se trata de padres con esta característica.
4.- ¿QUIÉNES ESTÁN OBLIGADOS A PAGAR APORTES PARAFISCALES A LA CAJAS DE COMPENSACIÓN FAMILIAR, SENA E ICBF?
Todos los empleadores, persona natural o jurídica, público o privado que ocupen uno o más trabajadores permanentes. Se entiende por
trabajador permanente, quién ejecute labores propias de las actividades normales del empleador y no realice un trabajo ocasional, accidental o
transitorio.
Trabajo ocasional, accidental o transitorio es el de corta duración y no mayor de un mes que se refiere a labores distintas de las actividades
normales del patrono. No podrán considerarse trabajadores ocasionales quienes trabajan más de cuatro horas diarias y totalicen al mes
mínimo 96 horas y los trabajadores en obras de construcción que son contratados por obra o por actividad. Adicionalmente, cuando exista una
relación laboral que implica una actividad personal, subordinada y dependiente, el contrato se torna laboral y por tanto está obligado a afiliarse
a la Caja y pagar los aportes parafiscales.
Los aportes parafiscales corresponde al 9% del valor de la nomina mensual, incluidos todos los factores saláriales, tal como lo contempla él
articulo 17 de la Ley 21 de 1982.
El valor aportado por los empleados 9% de parafiscales, del sector público se distribuye así:
• 4% Cajas de Compensación.
• 3% I.C.B.F.
• 0.5% SENA.
• 0.5% ESAP.
• 1% Escuelas Industriales e Institutos Técnicos Nacionales, Departamentales, Distritales y Municipales.
El valor aportado por los empleados 9% de parafiscales del sector privado se distribuye así:
• 4% Cajas de Compensación.
• 3% I.C.B.F.
• 2% SENA.
4.1.- ¿EN QUÉ FECHA DEBEN CANCELARSE LOS APORTES?
Dentro del plazo señalado en el Decreto 1670 de marzo 18/2007, teniendo en cuenta los dos últimos dígitos de su NIT y si tienen más de 200
trabajadores o menos de 200.
4.2.- ¿DÓNDE Y CÓMO DEBEN CANCELARSE LOS APORTES?
A través del pago integral a la Seguridad Social y Parafiscales PILA Planilla Única pagos electrónicos o asistidos, establecidos en el decreto
1465 de mayo 2005, Resolución 634 de 2005 y decreto 1931/2006.
4.3.- EXCEPCIONES PARA PAGO DE APORTES:
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• Están dentro de las excepciones para pago de aportes las Universidades públicas aprobadas por el ICFES, no están obligadas a efectuar
aportes para el SENA, ICBF y Cajas de Compensación (Ley 789 de 2002 Artículo 52).
5.- PAGO DE APORTES PARAFISCALES
5.1.- PLANILLA INTEGRADA DE LIQUIDACIÓN DE APORTES A SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES “PILA”
Es un sistema inteligente de pago implementado por el Gobierno Nacional a través del Ministerio de la Protección Social, reglamentado en el
decreto 1465 de 2005, 1931 de 2006 y resolución 634 entre otras, este sistema busca facilitar a los Aportantes la realización de pagos a través
de transferencias electrónicas, uso de Internet. Dentro de los beneficios se puede mencionar la comodidad y facilidad para la realización de
trámites y pagos mensuales al sistema de seguridad social, salud, pensión y riesgos profesionales, y parafiscales, ya que no es necesario
diligenciamiento de formularios para cada administradora y realizar consignaciones de manera independiente en cuentas de bancos de estas
entidades.
Este instrumento liquida los aportes que deben ser pagados de conformidad con las normas que rigen cada subsistema y le informa a la
persona el valor total que debe pagar y el subtotal por cada subsistema.
El valor se determina según la información que cada persona incluya en la Planilla, porque en ella debe señalarse cuanto es el ingreso de la
personas (IBC), cuál es la condición de cada persona, si es un pensionado, si es un estudiante, si pertenece a la carrera diplomática, si es un
trabajador doméstico, si es independiente o dependiente, si se trata de una madre comunitaria, entre otras condiciones o tipos de cotizantes
que existen.
ASOCAJAS como operador de información aprobado por el Ministerio de la Protección Social opera con la Caja de Compensación Familiar de
Nariño y pone a disposición el mejor servicio en este proceso.
El aportante o empresario puede ingresar la información detallada de sus empleados al sistema del Operador de Información de dos maneras:
Ingreso manual de datos y desde archivo plano, el cual debe estar estructurado de acuerdo a las resoluciones del Ministerio de la Protección
Social Nos. 634, 1317 y 2310 del año 2005, para empresas con mas de 200 trabajadores.
Si el aportante posee una cuenta bancaria y acceso a Internet puede realizar el pago de planilla única de manera ELECTRÓNICA, para lo cual
solicita una clave en el banco donde tiene la cuenta, de esta manera se libera de las colas al momento del pago. Si el aportante posee una
cuenta bancaria y no tiene acceso a Internet o puede acceder a Internet y no posee cuenta bancaria o en el peor de los casos no cuenta con
ninguna de las dos, puede realizar el pago de planilla única a través del Pago de manera ASISTIDA, para lo cual los café Internet autorizados
por el Operador lo asiste en la elaboración de la planilla para pago único, este le imprime el numero de la planilla de pago, con cinco opciones
de pago, el primer día de vencimiento y los siguientes 5 días, a los cuales se suman los intereses de mora, con esta información cancela en el
banco autorizado y en las fechas previstas, este pago lo hace en efectivo. Esta modalidad de pago de planilla asistida opera para empresas de
menos de 30 trabajadores y para trabajadores independientes.
5.1.1.- ¿CÓMO REALIZA EL PAGO POR MEDIO ELECTRONICO?
Ingresa a la pagina Web de la Caja o a la del operador, así: www.comfamiliarnarino.com, y/o www.asocajas.org.co y se registra para
acceder al servicio de pago electrónico, así obtiene de manera rápida y fácil sus claves de ingreso.
5.1.1.1.- ¿CÓMO REALIZA EL PRE-REGISTRO?
• Ingresa a la página Web de la Caja o del Operador de Información ASOCAJAS: www.comfamiliarnarino.com, www.asocajas.org.co.
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• Oprime el icono interactivo PAGO A SEGURIDAD SOCIAL, ingresa en el enlace “regístrese aquí”, para ingresar los datos de la empresa y
enviar la información.
• Registrar el correo electrónico donde el usuario del programa recibirá la clave con la cual ingresará al programa.
• Con la clave enviada por ASOCAJAS dentro de las 24 horas siguientes debe ingresar y confirmar los datos registrados anteriormente e
ingresa al usuario autorizado con una clave personal que el mismo usuario crea (8 caracteres alfanuméricos), de esta manera la clave
enviada por el Operador queda anulada y da clic en enviar datos.
• Ingresa nuevamente con el usuario y clave personal la que acaba de crear y el sistema le muestra el menú donde le aparecen las
siguientes carpetas:
1. Administración: en esta carpeta puede realizar cualquier modificación de datos del empleador, crea los centros de trabajo (la clase
de riesgos que tiene la empresa) y crea usuarios.
2. Datos de liquidación: en esta carpeta crea empleados, y todas las novedades que se presenten.
3. Pago Asistido, consignación en esta carpeta genera la planilla asistida y la referencia de pago y consulta.
4. Pago electrónico, esta carpeta carga archivos y genera la planilla automáticamente y se utiliza para consultar la planilla.
5. Consultas y reportes, en esta carpeta puede imprimir cualquier clase de reporte tanto de autoliquidación como generales de todo el
sistema electrónico o asistido.
6. Ayuda, carpeta cuando sea eliminar planillas, cambiar clave y cerrar sesión.
Solo tiene que llenar una planilla por una sola vez y no una para cada subsistema o administradora (EPS, AFP, ARP, Caja de Compensación, SENA
e ICBF). Para los independientes, en general, solo se aportará a salud (EPS) y pensiones (AFP) la afiliación a riesgos profesionales (ARP) es
voluntaria.
Los trabajadores independientes que están contratados por una empresa pueden hacer convenio con la empresa que será la empresa la que
realice los pagos, la empresa lo puede hacer marcando al trabajador como independiente, pero deberá pagar todos los subsistemas del
trabajador independiente, es decir salud y pensión y, si voluntariamente así lo quiere el contratista, también riesgos profesionales.
5.1.1.2.- VERIFIQUE EL RESULTADO.
Una vez se diligencia la planilla el sistema hace la liquidación por usted. Debe verificar que el valor a pagar corresponda con los aportes de ley.
12.5% del IBC a salud (8.5% con cargo al empleador y 4% al empleado) o para trabajadores independientes el 12.5%. El 15.5% del IBC en
pensiones (11.625% del empleador y 3.875% al empleado), para los trabajadores independientes será el total a su cargo. En riesgos
profesionales depende de la actividad de la empresa y está a cargo del empleador. El 4% del valor de la nómina para caja de compensación, 3%
para ICBF y 2% para el SENA, también a cargo del empleador.
Si el empleado o el trabajador independiente reciben salario o ingreso superior a 4 salarios mínimos legales mensuales, debe pagarse el aporte
al Fondo de Solidaridad Pensional, equivalente al 1% del IBC a su cargo. Si además la persona recibe salario o ingreso igual a 16 Salarios
mínimos el valor del aporte al Fondo de Solidaridad Pensional se incrementa, así:
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Ingreso igual o superior a 16 SMLMV hasta a 17 SMLMV 1.2 %
Ingreso igual o superior a 17 SMLMV hasta a 18 SMLMV 1.4 %
Ingreso igual o superior a 18 SMLMV hasta a 19 SMLMV 1.6 %
Ingreso igual o superior a 19 SMLMV hasta a 20 SMLMV 1.8 %
Ingreso superior a 20 SMLMV 2 %
5.2.- FECHA DE PAGO DE APORTES A SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES REGLAMENTADO EN EL DECRETO 1670 DEL 14 DE MAYO DE
2007
Por medio del cual se modifican las fechas de obligatoriedad del uso de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes y se modifica
parcialmente el Decreto 1931 de 2006, para pequeños Aportantes que cuenten con menos de 20 trabajadores y para trabajadores
independientes, y se establecen las FECHAS DE PAGO A TRAVÉS DE PLANILLA ÚNICA, de acuerdo a los dos últimos dígitos del Nit y teniendo en
cuenta la clasificación de las empresas con menos de 200 trabajadores, mas de 200 trabajadores y trabajadores independientes, así:
El sistema de planilla única teniendo como base su Nit le señala la fecha de pago y le controla esa fecha, si el pago se realiza en fecha posterior
a la de vencimiento, automáticamente le liquida intereses de mora, cuando paga de manera electrónica o en las 5 liquidaciones adicionales que
le calcula cuando cancela de manera asistida.
5.3.- SANCIONES POR EL NO PAGO A TRAVÉS DE ESTE MEDIO.
En adición a las sanciones señaladas en el artículo 5° del Decreto 1465 de 2005, por el incumplimiento de lo previsto en este decreto, serán
aplicables aquellas previstas en la legislación vigente respecto de los empleadores, impuestas por el Ministerio de la Protección Social.
Dichas sanciones son las que se establecen en el artículo 230 de la Ley 100 de 1993:
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“ARTÍCULO 230. RÉGIMEN SANCIONATORIO. La Superintendencia Nacional de Salud, previa solicitud de explicaciones, podrá imponer, en caso
de violación a las normas contenidas en los artículos 161, 168, 178, 182, 183, 188, 204, 210, 225 y 227, por una sola vez, o en forma sucesiva,
multas en cuantía hasta de 1.000 salarios mínimos legales mensuales vigentes a favor de la subcuenta de Solidaridad del Fondo de Solidaridad
y Garantía”.
5.4.- ¿SE DEBEN PAGAR INTERESES DE MORA POR LOS APORTES QUE SE PAGUEN DESPUES DE LA FECHA MAXIMA?, ¿MINISTERIO O EL
OPERADOR DE INFORMACION PUEDEN PERDONAR ESOS INTERESES?
Los intereses de mora por pagos tardíos al Sistema de la Protección Social, están establecidos en la Ley de tiempo atrás y no pueden ser
condonados por el Ministerio de la Protección Social ni por ninguna otra autoridad, ni por las administradoras ni por los operadores de
información, porque son de cada uno de los subsistemas.
Ahora bien, si se presenta un retraso en el pago que no sea culpa del aportante, éste podrá exigir al operador de información que los cubra,
siempre que se demuestre que el no pago fue por culpa de dicho operador.
6.- FACTORES BASE DE LIQUIDACION DE APORTES PARAFISCALES
Son base de aportes parafiscales toda remuneración que recibe un trabajador, para lo cual media un contrato de trabajo definido como aquel
por el cual una persona natural se obliga a prestar un servicio personal a otra persona natural o jurídica, bajo la continua dependencia o
subordinación de la segunda mediante la remuneración.
Los elementos esenciales de un contrato de trabajo son:
• La actividad personal del trabajador.
• La continua subordinación o dependencia del trabajador respecto del empleador.
• Un salario como retribución del servicio.
Con relación al personal contratado con contrato por prestación de servicios, si se demuestra la existencia de una relación laboral que
implique una actividad subordinada y dependiente, el contrato se torna en laboral y por consiguiente se deben cancelar los respectivos aportes
parafiscales. (Concepto 12111 de 1997 de la Superintendencia del Subsidio Familiar, sentencia C-056 de 1993 y C-154 de 1997 de la Corte
Constitucional).
Son factores de salario base para pago de aportes parafiscales los siguientes:
6.1.- Para el Sector Privado según artículos 127 y 128 del Código Sustantivo de Trabajo, lo contemplado en convenios o pactos
colectivos.
• Sueldo
• Sobresueldo
• Salario Integral (70%)
• Jornales
• Compensaciones
• Bonificaciones habituales
• Comisiones o porcentajes sobre ventas
• Pagos por unidad de tiempo, por obra, a destajo y tareas
• Contratos agrícolas
• Salario en especie
• Trabajo a domicilio
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• Horas extras dominicales y festivos
• Recargo nocturno
• Viáticos permanentes (alojamiento y manutención)
• Vacaciones
• Vacaciones compensadas
• Primas extralegales de:
• Rendimiento
• Alimentación
• Costo de vida
• Navidad
• Producción
• Clima
• Vacaciones
• Antigüedad
• Todas las primas que por su sistema de pago se consideren habituales.
NOTA: Esta enumeración es meramente numerativa no taxativa y por lo tanto si la Caja comprueba que un pago efectivo al trabajador tiene las
características de factor salarial los podrá incluir en el proceso de fiscalización.
6.2.- Para el Sector Público del Orden Nacional:
Los factores saláriales para empresas del sector publico del orden nacional se encuentran regulados por el Decreto 1042 de 1978, y en su
artículo 42 entre otros factores de salario cita, además de la asignación básica fijada por la ley, para los diferentes cargos del valor del
trabajo suplementario y del realizado en jornadas nocturnas o en días de descanso obligatorio, constituyen salario, todas las sumas que
habitual y periódicamente recibe el empleado como retribución de sus servicios.
Son Factores de Salario base para liquidar aportes parafiscales en empresas públicas del orden nacional:
• Sueldo
• Salario integral (70%)
• Horas extras, dominicales y festivos
• Incremento por antigüedad
• Prima técnica (Artículos 49 y 47 Decreto 1042)
• Gastos de representación
• Auxilio de transporte
• Auxilio de alimentación
• Prima de servicios
• Bonificaciones por servicios prestados
• Viáticos de los funcionarios en comisión
• Vacaciones
• Prima de vacaciones
• Otras prestaciones extralegales
NOTA: Esta enumeración es meramente numerativa no taxativa y por lo tanto si la Caja comprueba que un pago efectivo al trabajador tiene las
características de factor salarial los podrá incluir en el proceso de fiscalización.
6.3.- Para el Sector Público del Orden Territorial (Departamentos, Distritos y Municipios):
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Los factores base de liquidación de aportes para empresas del orden territorial se encuentran regulados por el Decreto 1919 del 27 de agosto
de 2002 y circular 01 del 28 de agosto de 2002 del Departamento Administrativo de la Función Publica.
Son Factores de Salario base para liquidar aportes parafiscales en empresas públicas del orden territorial:
• Sueldo
• Salario integral (70%)
• Horas extras, dominicales y festivos
• Incremento por antigüedad
• Prima técnica
• Gastos de representación
• Auxilio de transporte
• Auxilio de alimentación
• Prima de servicios
• Bonificaciones por servicios prestados
• Viáticos de los funcionarios en comisión
• Vacaciones
• Prima de vacaciones
• Otras prestaciones extralegales
NOTA: Esta enumeración es meramente numerativa no taxativa y por lo tanto si la Caja comprueba que un pago efectivo al trabajador tiene las
características de factor salarial los podrá incluir en el proceso de fiscalización.
6.4.- Para Empresas Publicas Domiciliarías(Cuando la empresa tiene el carácter de oficial)
Los factores base de liquidación de aportes para empresas públicas domiciliarias se encuentran regulados por la Ley 142 de 1994 en su artículo
41 en concordancia con el artículo 5º del decreto 3135 de 1968
Las personas que prestan sus servicios en los ministerios, departamentos administrativos, superintendencias y establecimientos públicos, son
empleados públicos; sin embargo los trabajadores de la construcción y sostenimiento de obras públicas son trabajadores oficiales. En los
estatutos de los establecimientos públicos se precisará qué actividades pueden ser desempeñadas por personas vinculadas mediante contrato
de trabajo.
Las personas que prestan sus servicios en las empresas industriales y comerciales del Estado son trabajadores oficiales; sin embargo, los
estatutos de dichas empresas precisarán qué actividades de dirección o confianza deben ser desempeñadas por personas que tengan la
calidad de empleados públicos.
6.5.- Factores Base de Aportes para el Sector de la Construcción
Los factores base de liquidación de aportes parafiscales para empresas del sector de la contracción están regulados por las siguientes
normas:
– Decreto 2375 de 1974: creación del FIC (fondo para la industria de la construcción) se paga únicamente al SENA y establece la liquidación
presuntiva cuando reglamenta que la industria de la Construcción destina el 25% de los costos a mano de obra, la cual es base de
liquidación aportes parafiscales del 9%.
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– Decreto 083 de 1976, establece que el dueño obra es responsable de los aportes parafiscales.
– Ley 21 de 1982 establece la obligación de pagar aportes quien tiene trabajadores a cargo.
– Decreto 562/90 establece mecanismos para asegurar el pago aportes para protección social (salud, pensión, riesgos y parafiscales).
• Él articulo 50 de la Ley 789 de 2002 establece que las entidades oficiales que contraten obras civiles de mantenimiento o construcción
antes del pago deben exigir al contratista paz y salvo de parafiscales (Caja 4%, SENA 2%, ICBF 3%), en caso de no presentar están en la
obligación de retener los valores por estos conceptos y transferir a las administradoras de estos recursos.
6.6.- No son factores base para liquidar aportes parafiscales:
• 30% del salario integral.
• Salario del propietario de empresa y su cónyuge si existe (empresa persona natural).
• Empresas unipersonales, sociedades de hecho.
• Prima de servicios (sector privado).
• Cesantías.
• Intereses sobre cesantías.
• Indemnizaciones.
• Auxilio de:
Transporte (sector privado).
Maternidad.
Anteojos.
Escolares.
• Incapacidades (enfermedad general y maternidad).
• Honorarios.
• Servicios.
7.- OBLIGACIONES DEL EMPLEADOR AFILIADO
1. Tienen la obligación de pagar aportes a las Cajas: Los empleadores quienes ocupen uno o más trabajadores, los contratistas y
subcontratistas independientes, los beneficiarios del trabajo o dueño de la obra son solidariamente responsables del cumplimiento de la
obligación frente a sus trabajadores del pago de aportes para Subsidio Familiar.
2. Todos los empleadores tienen la obligación de informar oportunamente todo hecho que modifique la calidad de afiliado al régimen de
subsidio familiar, respecto de los trabajadores a su servicio.
3. Los pagos por concepto de aportes se realizaran por parte de los empleadores dentro de las fechas establecidas en el decreto 1670 de
mayo de 2007. El empleador debe afiliarse en la ciudad o localidad donde se causen los salarios.
4. El cálculo del 4% para aportes al Subsidio Familiar, se realiza con base al monto de las respectivas nóminas mensuales. Para efecto de
liquidación de los aportes antes mencionados se entiende por nómina mensual de salarios, la totalidad de los pagos hechos por concepto
de los diferentes elementos integrantes del salario en los términos de la Ley laboral cualquiera que sea su denominación y además los
verificados por descansos remunerados (vacaciones) de ley y convencionales o contractuales.
5. Es deber de los empleadores informar a sus trabajadores la afiliación a la respectiva Caja y el pago de los aportes, para que los
trabajadores igualmente se afilien y obtengan los servicios que ésta ofrece.
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6. Es deber de los empleadores informar cualquier modificación en la empresa, cambio de dirección, cambio de representante legal,
cambio de razón social, liquidación de la empresa o cancelación de matricula mercantil por terminación de la empresa o por venta entre
otros.
7.1.- INFORME DE NOVEDADES DE EMPRESAS AFILIADAS
Es deber de la Empresa mantener actualizada la información en la Caja donde se encuentre afiliada, cualquier variación en su razón social, Nit,
Dirección, Representante Legal entre otras debe informarse. Igualmente la terminación de actividades sea por Venta, Liquidación, Fallecimiento
propietario, debe reportarse a la Caja, caso contrario le generará morosidad con las consecuencias estipuladas por la ley.
NOTA: SI EL EMPLEADOR ES PERSONA NATURAL NO PUEDE SER TRABAJADOR DE SU PROPIA EMPRESA, NI SER BENEFICIARIO DEL SUBSIDIO
FAMILIAR
7.1.1.- Razones por las cuales la empresa afiliada debe presentar actualización de datos a la Caja
a. Cambio de Razón Social o Nombre: se presenta cuando el empleador conserva el mismo Nit o cédula, pero cambia la razón social o
nombre. Para modificar el empleador debe presentar:
• Si es Persona Jurídica: carta informando el nombre o razón social anterior, número del Nit y el nuevo nombre, y adjuntar certificado de
existencia y representación legal.
• Si es Persona Natural: carta informando el nombre o razón social anterior, adjuntar certificado de Cámara de Comercio, número del Nit o
cédula y el nuevo nombre y fotocopia de la cédula de ciudadanía.
b. Cambio de Nit y Razón Social: la empresa cambia de Nit y razón social, pero conserva las siguientes condiciones: los trabajadores son los
mismos para la nueva razón social y son liquidados, el objeto social sigue siendo el mismo y el representante legal es la misma persona.
Para modificar en la Caja el empleador debe presentar:
• Formulario de afiliación para el nuevo Nit, con todos los soportes.
• Desafiliación definitiva del Nit anterior, con Certificado de Cámara de Comercio de cancelación de matricula mercantil.
c. Desafiliación Definitiva: documentos que se requieren cuando la empresa se liquida definitivamente:
Registro Cámara de Comercio de Cancelación Matrícula Mercantil. En los siguientes casos:
• Terminación de Actividades.
• Disolución y Liquidación.
• Concordato.
• Venta de la empresa o Fallecimiento del propietario.
• Documento Legal de Terminación de la Empresa en el caso de Entidades Oficiales, Decretos, Resoluciones, Acuerdos, y que la fecha
igualmente coincida con el último mes del aporte a la Caja.
d. Retiro Parcial de la Empresa: se presenta cuando hay retiro de todos los trabajadores dependientes y la empresa continúa funcionando
con el propietario y en la base de datos queda registrada como retiro parcial, en este caso enviará oficio de solicitud y copia de los
retiros de EPS y ARP de los trabajadores o reporte de Planilla Única.
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En el caso de contratistas, uniones temporales o consorcios y que su afiliación obedece a un contrato de construcción, se puede desafiliar
parcialmente al terminar un contrato, para lo cual debe allegar a la Caja el acta final del contrato.
e. Cambio de Zona: Carta de solicitud firmada por el Representante Legal solicitando cambio de Zona, Pasto, Ipiales, Tumaco. Cuando se trate
de afiliaciones de trabajadores en estas zonas del departamento de Nariño.
f. Modificación de Fecha para Pago de Subsidio: Se hace solamente por petición de la Oficina de Subsidio, para el caso de pago de
retroactivo para cuota monetaria, cuando la empresa cancela aportes por periodos anteriores a la fecha de afiliación a la Caja.
g. Cambio de Dirección o Teléfono: Solicitud escrita por la empresa.
h. Cambio de Representante Legal:
• Si es Persona Natural: Cancelación de Matricula Mercantil y/o Traspaso del siguiente Representante Legal. (Por venta o cesión de
derechos).
• Si es Persona Jurídica: Registro de Cámara y Comercio con cambio del Representante Legal para empresas privadas; para publicas, acta
de posesión; para Cooperativas, Asociaciones, Colegios entre otras presentar actas de nombramiento.
8.1.- BENEFICIOS PARA EMPLEADORES
8.- BENEFICIOS DE AFILIACIÓN
Los empleadores que cumplen con la obligación de pagar los aportes parafiscales como ordena la ley 21 de 1982 obtienen los siguientes
beneficios:
• La Dirección de Impuestos Nacionales deduce de la declaración de renta y complementarios el valor equivalente a los salarios sobre los
cuales se realizó los aportes.
• Las Cajas, el SENA e ICBF le expiden paz y salvos y/o certificaciones por pago.
• Posibilidad de realizar contratos o convenios con el sector oficial a nivel nacional, departamental y distrital.
8.2.- BENEFICIOS PARA LOS TRABAJADORES DE LAS EMPRESAS AFILIADOS
Para definir los beneficios de los trabajadores que dependen de una empresa afiliada, debemos primero clasificar a estos trabajadores de la
siguiente manera:
8.2.1- TRABAJADORES AFILIADOS AL RÉGIMEN DEL SUBSIDIO FAMILIAR:
Son todos los trabajadores de carácter permanente que prestan sus servicios personales a un empleador público o privado, afiliado a una Caja
de Compensación.
Se entiende que un trabajador se encuentra afiliado a una Caja de Compensación, cuando el respectivo empleador al cual se encuentra
vinculado haya sido aceptado y permanezca vigente su vinculación con la Caja y no haber sido objeto de retiro voluntario debidamente
aceptado, o expulsado de conformidad con lo previsto en el Artículo 45 de la Ley de 1982.
La afiliación de los pensionados y los trabajadores independientes permanece vigente desde su aceptación hasta su retiro voluntario, o pérdida
de su calidad por el no pago de los aportes por el lapso de 3 meses consecutivos.
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8.2.2.- TRABAJADORES BENEFICIARIOS DEL SUBSIDIO FAMILIAR MONETARIO:
Son trabajadores beneficiarios de todos los servicios de la Caja y del Subsidio en dinero llamado cuota monetaria, los trabajadores de carácter
permanente afiliados al régimen del subsidio familiar, con remuneración hasta cuatro veces (4) el Salario Mínimo Legal Vigente SMLV, con
personas a cargo debidamente demostrada allegando los documentos que le den derecho a percibir la prestación del subsidio familiar en
dinero.
8.3- TRABAJADORES INDEPENDIENTES Y DESEMPLEADOS AFILIADOS A LA CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILIAR:
Son las personas que no encontrándose dentro de las categorías anteriores, pueden tener acceso a los servicios sociales de las Cajas de
Compensación Familiar por disposición de la Ley o en desarrollo de convenios por las mismas, su afiliación a la Caja es Voluntaria.
8.4.- PENSIONADOS AFILIADOS AL RÉGIMEN DEL SUBSIDIO FAMILIAR:
Son las personas que tienen calidad de pensionado y se encuentran voluntariamente afiliadas a una Caja de Compensación Familiar, como
afiliación voluntaria. Los pensionados afiliados gozan de todos los servicios de la Caja igualmente sus personas a cargo incluido el subsidio de
vivienda, excepto la cuota monetaria.
9.- RÉGIMEN ESPECIAL DE APORTES PARAFISCALES
Según la ley 789 de 2002 régimen especial de aportes para la promoción del empleo y protección al desempleo, estarán excluidos del pago de
aportes parafiscales los empleadores que vinculen trabajadores adicionales a los que tenían en promedio en el año 2002 con las siguientes
características, siempre que estos no superen mas de tres salarios mínimos legales mensuales vigentes:
• Personas que hayan sido vinculadas para prestar el servicio a una empresa desde los lugares donde se encontraren privadas de la
libertad o fueren vinculadas mediante contrato de trabajo sin solución de continuidad después de haber recobrado la libertad.
• Personas con disminución de su capacidad laboral superior al 25% debidamente calificada por entidad competente.
• Reinsertados de grupos al margen de la ley, debidamente certificados por entidad competente.
• Personas entre 16 y 25 años estudiantes y trabajadores mayores a 50 años. Los estudiantes con jornadas de estudio diaria no inferior a 4
horas, que a su vez trabajen en jornadas de hasta 4 horas diarias o en jornadas flexibles de 24 horas semanales, sin exceder la jornada de
6 horas diarias, estarán excluidos de los aportes parafiscales siempre que no sobrepasen mas del 10% del valor de la nomina respectiva
de la empresa, sus empleadores deberán efectuar los aportes a pensión, salud y riesgos profesionales en proporción a los porcentajes
establecidos y su base de cotización será de un salario mínimo legal mensual vigente.
• Jefes cabeza de hogar, según la ley 789 de 2002 la persona que demuestre haber sido afiliada anteriormente como cotizante y no como
beneficiaria a una EPS o a la Caja con personas a cargo y que al momento de recibir el beneficio no este afiliada como empleada ni a un
EPS ni a una Caja, ni como cotizante ni como beneficiaria.
Las empresas que pretenden contratar trabajadores para hacerse acreedores al régimen especial de aportes deben acreditar:
• El valor de los aportes parafiscales al momento y durante toda la ejecución del contrato debe ser igual o superior a la suma aportada
durante el periodo inmediatamente anterior a la contratación ajustada al IPC ajustado por el DANE.
• Que no tenga deudas pendientes frente a periodos anteriores por concepto de aportes parafiscales, pensiones, salud y riesgos
profesionales.
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• El valor de los aportes exentos no podrá representar mas del 10% de los aportes que la empresa deba realizar normalmente por cada uno
de los aportes parafiscales, objeto de la exención temporal. Empresas entre 5 y 10 trabajadores tendrá derecho a la exención de aportes
por un trabajador adicional.
• La exención prevista se aplicará siempre que la tasa de desempleo certificada por el DANE sea superior al 12%, mientras persista la
situación en la respectiva región en la que opere el sistema de Cajas de Compensación y máximo tendrá una vigencia de 4 años contados
a partir de la fecha en que entre a regir la ley 789 de 2002.
9.1.- Afiliación Voluntaria para trabajadores de Régimen Especial de Aportes
Él articulo 19 de la ley 789 de 2002 establece Régimen de afiliación voluntaria para expansión de cobertura de servicios sociales para aquellos
empresarios que voluntariamente quieran afiliar a los trabajadores por los que no estén obligados a aportar a las Cajas de Compensación por
ser beneficiarios del régimen especial de aportes de que trata él articulo 13 de la misma ley, en este caso el empresario debe pagar el 0.6%
sobre una base de un salario mínimo legal mensual vigente, sin que esta suma otorgue derechos sobre el pago de subsidios monetarios,
limitándose el beneficio a actividades de recreación, capacitación y turismo social en igualdad de condiciones frente a los demás afiliados a la
Caja.
10.- PROCESOS DE FISCALIZACIÓN Y COBRO
Los empleadores tienen la obligación de enviar la respectiva nomina de salarios, cuando lo solicite la Caja a la que estuvieren afiliados y deben
permitir la revisión de la misma en la sede de la empresa o domicilio del patrón. (Articulo 50 decretos 341 de 1988).
Los profesionales de fiscalización autorizados por la Caja de Compensación podrán verificar en las empresas la afiliación correcta y oportuna
de los trabajadores a las respectivas entidades de seguridad social, como también los aspectos relacionados con las nominas y con los
diferentes elementos integrantes del salario que la conforman, con el objeto de establecer que efectivamente se encuentran bien liquidados los
aportes de conformidad con las normas que rigen el Subsidio Familiar, ley 21 de 1982, decreto 1042 de 1978 y demás normas complementarias.
El régimen de Seguridad Social y las Cajas de Compensación podrán establecer conjuntamente mecanismos para que todos los trabajadores
dependientes puedan estar protegidos por el régimen de Seguridad Social y Subsidio Familiar, en los términos y condiciones señalados en la
ley, desde el momento de su vinculación laboral. (Articulo 12 Decreto 562 de 1990).
La Superintendencia del Subsidio Familiar velará porque no se presente evasión y elusión de aportes por parte de los afiliados a las Cajas, en
tal sentido podrán solicitar información a las entidades rectoras del régimen general de pensiones, a la DIAN, a las entidades recaudadoras
territoriales y otras entidades que reciban contribuciones sobre nomina (articulo 24 numeral 10 ley 789 de 2002).
Las Cajas de Compensación podrán acudir ante los inspectores de trabajo con el fin de hacer cumplir las obligaciones de los empleadores en
cuanto a la afiliación de los trabajadores, lo mismo que para verificar las bases de liquidación y el pago oportuno de los aportes parafiscales
sin perjuicio de las acciones civiles y administrativas a que haya lugar (articulo 5 decreto 562 de 1990).
La DIAN podrá levantar la reserva de las declaraciones de impuesto sobre la renta y complementarios, únicamente en relación con los pagos
laborales objeto de los aportes, para efectuar cruces de información con el ISS, ICBF, SENA y Cajas de Compensación, tendientes a verificar él
cumplimento del pago de los aportes a dichas entidades y a petición de cualquiera de estos organismos (articulo 4 ley 89 de 1988 articulo 587
del Estatuto Tributario). Igualmente estas entidades podrán suscribir todo tipo de convenio interinstitucional para el intercambio,
procesamiento o complementación de la información en materia de afiliaciones, liquidación y pago oportuno de aportes (articulo 12 decreto 562
de 1990).
10.1.- EMPRESAS EN MORA
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Cuando una empresa se encuentre en mora en el pago de dos meses de aportes o existe inexactitud en los mismos, la liquidación que realice un
funcionario autorizado del área de aportes de la Caja y presente ante el representante legal de la misma, será titulo ejecutivo de cobro de los
aportes adeudados (articulo 21 parágrafo 4 ley 789 de 2002). La Caja no está obligada a pagar el Subsidio Familiar en dinero a aquellos
trabajadores cuyo empleador esté en mora.
La Caja de Compensación Familiar de Nariño ofrece la oportunidad a las empresas en mora, de realizar un convenio de pago y de esta manera
facilitarles la cancelación de los períodos adeudados.
Para ello la empresa se puede comunicar con la Coordinación de Aportes de la Caja y suscribir el convenio de Pago.
10.1.1- SANCIONES POR MORA EN EL PAGO DE APORTES
a. Por parte de la Caja: Suspensión de servicios y subsidio tales como Subsidio de Vivienda, Servicios de Crédito por libranza o mercadeo y
subsidio en dinero.
Él articulo 21 de la ley 789 de 2002 establece cuando la Caja deba desafiliar a una empresa o afiliado, por mora en dos (2) meses en el pago de
sus aportes en formar reincidente o inexactitud en los mismos, para ello deberá previamente darle oportunidad de que se ponga al día o corrija
las inconsistencias, para lo cual otorgará un lapso prudencial contado a partir de la fecha de recibo de la liquidación escrita de lo adeudado.
Pasado el término previsto y no cumple con el pago procederá a su desafiliación como expulsión de la base de datos, mediante resolución
motivada firmada por el Consejo Directivo de la Caja o quien haga sus veces, pero deberá volver a recibir la afiliación si se la solicitan, previa
cancelación de lo adeudado, más los aportes correspondientes al tiempo de la desafiliación.
También podrá expulsar una empresa cuando se presente una de las siguientes causas graves (articulo 45 ley 21 de 1982 y demás normas
complementarias):
• Suministro de datos falsos por parte del empleador a la Caja.
• Violación a las normas sobre salario mínimo legal.
• Disminución de aportes sin causas justas.
• No envío de informes sobre novedades de trabajadores que den lugar Pago de Subsidio Familiar en dinero fraudulento.
b. Por parte de la DIAN: El empleador que no acredite el pago de aportes parafiscales con la presentación del paz y salvo expedido por la
Caja de Compensación Familiar, la DIAN le desconoce las deducciones por salarios de su respectiva declaración del impuesto sobre la
renta y complementarios y desarrollará programas de fiscalización para verificar el incumplimiento de los contribuyentes con los aportes
parafiscales y proceder al rechazo de costos y deducciones. (Artículo 25 ley 789 de 2002).
c. Por parte del Ministerio de la Protección Social y de la Superintendencia del Subsidio Familiar: Al empleador que incumpla con
cualquiera de las siguientes conductas: No inscribir en la Caja de Compensación a todas las personas con las que tenga vinculación
laboral, siempre que exista la obligación, no pagar cumplidamente el pago de aportes parafiscales a la Caja y no girar oportunamente los
aportes y cotizaciones a la Caja de acuerdo con las disposiciones legales y no informar los retiros y las novedades laborales de sus
trabajadores frente a la Caja, el Ministerio de la Protección Social y la Superintendencia del Subsidio Familiar le impondrán multas
sucesivas de hasta 1000 Salarios mínimos mensuales legales vigentes a favor del Fondo para el Fomento al Empleo y Protección al
Desempleo previsto en la ley 789 de 2002.
10.2.- EMPRESA EVASORA:
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• Son Evasoras las Empresas o Empleadores que ocupan u o más trabajadores permanentes y no se encuentran registrados en el sistema
del subsidio familiar, en ninguna de las cajas de compensación que operan en el Departamento y puede ser causada por la informalidad o
desconocimiento de la Ley y puede ser voluntario o involuntaria.
10.3.- EMPRESA ELUSORA:
• Son las empresas afiliadas, que realizando los aportes mensualmente, excluyen alguno(s) de los elementos integrantes del salario, o
excluyen algún(os) trabajador(es), con el pago de aportes con el pago de sumas inferiores a la obligación real.
11.- SUBSIDIO FAMILIAR MONETARIO
11.1 ¿QUÉ TRABAJADORES TIENEN DERECHO AL SUBSIDIO FAMILIAR MONETARIO? Artículo 3 Ley 789/02
Tienen derecho al subsidio familiar en dinero los trabajadores cuya remuneración mensual, fija o variable no sobrepase los cuatro (4) SMLV,
siempre y cuando laboren al menos 96 horas al mes; y que sumados sus ingresos con los de su cónyuge o compañero (a) permanente, no
sobrepasen el monto de seis (6) SMLV.
11.2.- TRABAJADOR QUE LABORA EN VARIAS EMPRESAS:
Cuando el trabajador presta sus servicios a más de un empleador, se tendrá en cuenta para efectuar el cómputo para el cobro del subsidio
familiar monetario, el tiempo diario laborado y el salario devengado para todas ellas y se debe afiliar por la empresa que devengue mayor
salario. Si el salario es igual el trabajador puede escoger la empresa por la cual se afilia a la Caja.
NOTA: En ningún caso se debe afiliar por más de una empresa a una Caja de Compensación Familiar.
12.- PERSONAS A CARGO BENEFICIARIAS DEL SUBSIDIO FAMILIAR
Las personas a cargo beneficiarias del subsidio familiar en dinero y en especie esta reglamentado en él articulo 3 parágrafo 1º, de la Ley 789
de diciembre 2002, y se encuentran las siguientes:
1. Hijos legítimos, naturales, adoptivos e hijastros, hasta la edad de 18 años o sin límite de edad cuando presentan invalidez, entre los 12 y 18
años deben demostrar estar estudiando.
2. Padres del trabajador mayores de 60 años o sin límite de edad, cuando son inválidos, siempre y cuando ninguno de los dos reciban
salario, renta o pensión alguna y dependan económicamente del trabajador, no podrán cobrar simultáneamente este subsidio mas de uno
de los hijos trabajadores.
3. Hermanos del trabajador huérfanos de padre y madre, hasta la edad de 18 años o sin límite de edad cuando son inválidos, entre 12 y 18
años deben estar estudiando, siempre y cuando convivan y dependan económicamente del trabajador.
12.1.- ¿CÓMO SE INSCRIBEN LAS PERSONAS A CARGO?
Presentando formulario de afiliación de trabajador completamente diligenciado y adjuntando los documentos requeridos para caso
dependiendo de la persona a cargo a inscribir, así:
12.1.1.- HIJOS, LEGITIMOS, NATURALES, ADOPTIVOS O HIJASTROS, (Independiente del estado civil del trabajador).
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• Registro civil de nacimiento de los hijos en el cual figure el nombre de los padres.
• Registro Civil de matrimonio o partida de matrimonio eclesiástico siempre y cuando exista y esté legalizado el matrimonio de lo contrario
deben presentar declaración juramentada en la que conste que convive en unión libre con la madre de los menores que relaciona como
hijos y que dependen económicamente del trabajador.
• Escritura de adopción cuando el hijo a inscribir es adoptivo.
• Si los hijos son mayores de doce (12) años certificado de estudio de establecimiento docente debidamente aprobado.
• Certificado de invalidez por la EPS donde se encuentre afiliado cuando el menor es inválido.
• Fotocopia cédula del trabajador.
• Fotocopia cédula de la madre.
• Cuando se afilia hijastros deben adjuntar copia del carné de afiliación o certificación de la EPS donde se encuentre afiliado como
beneficiario.
12.1.2.- CÓNYUGE
• Se registra en el formulario con el número de cédula y la fecha de nacimiento adjuntado fotocopia de la cedula de ciudadanía.
12.1.3.- PADRES MENORES DE SESENTA (60) AÑOS DE EDAD INVALIDOS
• Registro civil de nacimiento del trabajador en el cual figure el nombre de los padres.
• Fotocopia cédula del trabajador.
• Fotocopia cédula de ciudadanía de los padres.
• Certificado de invalidez expedido por la EPS donde se encuentre afiliado.
• Declaración Jurada sobre dependencia económica y manifestación de que no reciben salario, renta o pensión alguna ninguno de los dos
padres.
12.1.4.- PADRES MAYORES DE SESENTA (60) AÑOS
• Registro civil de nacimiento del trabajador en el cual figure el nombre de los padres.
• Fotocopia cédula del trabajador.
• Fotocopia de la cédula de ciudadanía de los padres.
• Certificado de supervivencia expedido por notaría o alcaldía.
• Declaración jurada sobre dependencia y que no reciben salario, renta o pensión alguna.
• Si alguno de los dos es fallecido adjuntar registro civil de defunción.
12.1.5.- HIJASTROS DENTRO DE UN MATRIMONIO
• Registro civil o eclesiástico de matrimonio.
• Registro civil de nacimiento del hijastro en el cual figure el nombre de los padres.
• Si el hijastro es mayor de doce (12) años certificado de estudio.
• Declaración jurada sobre: 1.- dependencia económica, 2.- que conviva con el hijastro un lapso superior a dos (2) años, 3.- que el padre o
madre biológicos no recibe cuota monetaria.
• Fotocopia del carné EPS donde este afiliado el hijastro por el trabajador que lo afilia a la Caja.
12.1.6 HIJASTROS DENTRO DE UNA UNION LIBRE
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• Registro civil de nacimiento del hijastro en el cual figure el nombre de los padres.
• Si el hijastro es mayor de doce (12) años certificado de estudio.
• Declaración jurada sobre: 1.- dependencia económica, 2.- que conviva con el hijastro un lapso superior a dos (2) años, 3.- que el padre o
madre biológicos no recibe cuota monetaria, 4.- que convive con el padre o la madre del menor.
• Fotocopia del carné EPS donde este afiliado el hijastro por él.
12.1.7- HERMANOS HUÉRFANOS DE PADRES
• Certificado de defunción del padre y la madre del trabajador.
• Registro civil de nacimiento de los hermanos en el cual figure el nombre de los padres.
• Si el hermano es mayor de doce (12) años certificado de estudio.
• Los hermanos cuando no son reconocidos por el padre no se aceptan.
• Registro civil del trabajador.
12.1.8- PADRES, HERMANOS HUÉRFANOS DE PADRES, HIJOS: INVÁLIDOS
• Certificado de invalidez expedido por la EPS, donde se encuentre afiliado.
12.2.- ¿C ÓMO SE ACREDITA LA ESCOLARIDADO Y LA SUPERVIVENCIA DE LAS PERSONAS A CARGO?
Anualmente el trabajador debe actualizar el certificado escolar debidamente firmado por el establecimiento docente, de los beneficiarios del
subsidio monetario, hijos, hijastros y hermanos huérfanos de padres mayores de doce (12) años, en épocas de inicios del año escolar o inicios
del semestre universitario.
Para hijos mayores de 18 años, padres mayores de 60 años, hermanos huérfanos de padre y madre mayores de 18 años discapacitado o
inválidos, dependientes del trabajador deben presentar en septiembre de cada año, documento que acredite la SUPERVIVIENCIA, firmado por
notario publico o entidad competente en el municipio o localidad donde habite el hijo, padre o hermano, discapacitado.
12.2.1.- FECHAS LÍMITE DE PRESENTACIÓN CERTIFICADO ESCOLAR
En la fecha de afiliación y se renueva cada año escolar en septiembre y hasta el 10 Octubre de cada año, certificado de escolaridad en
educación primaria y secundaria, de establecimiento docente debidamente certificado.
Para estudiantes universitarios el 10 Agosto y 10 Enero de cada año.
12.2.2- FECHA LÍMITE DE PRESENTACIÓN DE CERTIFICADO DE SUPERVIVENCIA
PARA LOS PADRES MAYORES DE 60 AÑOS, O HIJOS, HERMANOS HUERFANOS DE PADRE Y MADRE MAYORES DE 18 AÑOS DISCAPACITADOS O PADRES
MENORES DE 60 AÑOS DISCAPACITADOS deben presentar certificados de supervivencia en la fecha de afiliación y anualmente se debe actualizar
el certificado de supervivencia en septiembre y hasta el 10 de octubre de cada año.
12.2.3.-¿QUIÉNES PUEDEN COBRAR SUBSIDIO FAMILIAR SIMULTÁNEAMENTE?
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Podrán cobrar simultáneamente subsidio familiar por los mismos hijos, el padre y la madre cuyas remuneraciones sumadas las dos, no
excedan el equivalente a cuatro salarios mínimos legales vigentes SMLV.
Si los ingresos son superiores a cuatro (4) salarios mínimos legales vigentes y menos de seis (6) SMLV, podrá cobrar subsidio monetario uno
de los cónyuges o compañeros (as), y si al sumar los salarios de los dos cónyuges exceden de seis (6) salarios mínimos ninguno de los dos
podrá cobrar subsidio familiar monetario.
NOTA: El cobro de subsidio monetario simultáneo por padres o hermanos huérfanos de padres del trabajador no aplica, en este caso solo
pueden ser inscritos a través de un solo hijo o hermano a una sola Caja de Compensación Familiar.
12.2.4. FORMULARIO DE AFILIACION DE TRABAJADORES Y PERSONAS A CARGO AL SUBSIDIO FAMILIAR
El Formulario de Afiliación de trabajadores y personas a cargo, se diligencia en los siguientes Casos:
• Afiliación del trabajador y personas a cargo por primera vez, se diligencia este formulario cuando por primera vez registra su afiliación a
la Caja de Compensación.
• Cuando el trabajador cambia de empresa, en este caso el trabajador solo diligencia el formulario sin anexar documentos básicos excepto
aquellos que tenga que actualizar como certificados de escolaridad o supervivencias.
• Adición de personas a cargo, aplica cuando el trabajador ya esta afiliado a la Caja y nace un nuevo hijo en su hogar, o los padres que
dependan económicamente alcanzan la edad requerida para su afiliación.
• Cuando el trabajador se reintegra a la misma empresa solo se diligencia el formulario tal como se señala en cambio de empresa.
• Cuando Registra un Auxilio por muerte, este caso aplica cuando se registra un fallecimiento del trabajador o de una persona a cargo, para
efectos de reclamar el auxilio establecido en este caso.
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12.2.5.- INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMEINTO DEL FORMULARIO DE AFILIACIÓN DE TRABAJOR.
Llene la información correspondiente a datos de la empresa por la cual se afilia, datos del trabajador y datos de las personas a cargo en letra
imprenta o a maquina, en forma completa y sin enmendaduras, antes de entregar el formulario revise cuidadosamente la información
suministrada y verifique que el formulario este firmado por el trabajador y el representante legal de la empresa. Los datos generales de la
empresa, del trabajador, de la cónyuge y de las personas a cargo, que consigne en el formulario, deben corresponder exactamente a los
documentos soportes:
En primer lugar señala en el espacio en blanco al frente de la descripción del tramite a realizar si se trata de afiliación por primera vez, cambio
de empresa, etc.
Datos de la empresa: Se registra el Nit, la razón social, la dirección y teléfono de la empresa por la cual se afilia el trabajador.
Datos del Trabajador: Se registra el primer apellido, segundo apellido, nombres, cedula, fecha de nacimiento del trabajador, su dirección,
ciudad, si su trabajo se desarrolla en el sector urbano o rural, el teléfono, él genero, el estado civil, la fecha de ingreso a la empresa, el cargo
que desempeña, señalar si trabaja tiempo completo y el numero de horas, el salario básico, si gana comisiones, tipo de contrato, si es fijo la
fecha de terminación del mismo.
Datos de la Cónyuge o compañera permanente: En este espacio se registra los datos de la cónyuge o la compañera con la cual convive el
trabajador, señalando si recibe subsidio familiar y si manifiesta si registra la empresa por la cual lo recibe.
Datos del Cónyuge o compañera permanente: En este espacio se llenan si afilia a hijos extramatrimoniales habidos en mujeres diferentes a
la cónyuge o compañera permanente, en cuyo caso se registran los datos de la madre ya que la cuota monetaria se gira a nombre de ésta.
Datos de las personas a Cargo del Trabajador: Se registran en orden primer apellido, segundo apellido, nombres, fecha de nacimiento,
documento de identidad, genero, señala sí su estado físico normal o discapacidad y el parentesco con el trabajador. Aquí se registran los hijos,
padres mayores de 60 años, hermanos huérfanos de padre y madre que afilia previo cumplimiento de los requisitos de personas a cargo.
Datos de la ultima Empresa donde Comfamiliar le canceló la cuota monetaria, llena estos espacios siempre y cuando el trabajador se
afilia por cambio de empresa, en cuyo caso debe anotar la razón social de la empresa, su Nit y fecha de retiro.
Finalmente firma el trabajador después de la leyenda “Bajo la gravedad del juramento declaro que este formulario ha sido examinado por mí y
todos los datos que a mi se refieren son exactos”, y firma el representante legal de la empresa por la cual se afilia.
13- SUBSIDIO MONETARIOS ESPECIALES O EXTRAORDINARIOS
13.1.- POR DEFUNCIÓN DEL TRABAJADOR: Artículo 3 numeral 6 de la Ley 789/2002.
En caso de muerte de un trabajador beneficiario, la Caja de Compensación Familiar, continuará pagando durante doce (12) meses el monto del
subsidio por personas a cargo, a la persona que acredite haberse responsabilizado de la guarda, sostenimiento o cuidado de las personas a
cargo del trabajador fallecido. El responsable de la guarda de las personas a cargo deberá presentar formulario de afiliación de trabajador y
personas a cargo marcando el espacio auxilio por muerte, al cual debe adjuntar registro civil de defunción. Esta información deberá ser dentro
de los 60 días siguientes a ocurrir el fallecimiento, caso contrario perderá este auxilio.
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El empleador dará aviso inmediato de la muerte de un trabajador afiliado a la Caja de Compensación Familiar donde certifique la fecha hasta la
cual el trabajador laboró.
13.2.- POR DEFUNCIÓN DE PERSONA A CARGO: Artículo 3 numeral 5 de la Ley 789/2002.
En caso de muerte de una persona a cargo por la cual el trabajador estuviere recibiendo subsidio familiar, se pagará un subsidio
extraordinario por el mes en que este ocurra, equivalente al valor de 12 mensualidades de la cuota monetaria que viniere recibiendo por la
persona fallecida.
Para reclamar este subsidio el trabajador debe presentar formulario de afiliación de trabajador y personas a cargo marcando el espacio
auxilio por muerte y adjuntar el registro civil de defunción.
13.3.- DOBLE CUOTA MONETARIA POR DISCAPACIDAD, artículo 3 numeral 4 de la Ley 789 de 2002.
Los padres, los hermanos huérfanos de padre y madre y los hijos, que sean inválidos o de capacidad física disminuida que les impida trabajar,
causaran doble cuota de subsidio, familiar sin limitación en razón de su edad. El trabajador beneficiario deberá demostrar que las personas se
encuentran a su cargo y conviven con él.
13.4.- TRABAJADOR CON MÁS DE UN GRUPO FAMILIAR:
El trabajador (a) tiene derecho a inscribir en La Caja de Compensación a todos los hijos que dependan económicamente de él o ella, sean éstos
habidos con uno u otro compañero (a) que convivan o no.
14.- DEVOLUCIÓN DE CUOTA MONETARIA
En forma inmediata, los trabajadores deben devolver a la Sección de Subsidio, la cuota monetaria como subsidio en dinero, que se haya
liquidado a un trabajador que a la fecha de liquidación se encuentre retirado o que estando activo no tenga derecho a dicho subsidio por haber
laborado menos de 96 horas en el respectivo mes o por haber superado el límite de remuneración señalado por la Ley.
PARÁGRAFO: La empresa será responsable ante la Caja por el valor del subsidio que se gire sin derecho a los trabajadores dependientes.
RECLAMOS: La relación de la Caja, es directamente con la empresa afiliada, por lo tanto, todos los reclamos los debe hacer la misma por
escrito, a través de la persona encargada del manejo de la relación Caja-Empresa o directamente por el trabajador beneficiario.
14.1.- TRÁMITE PARA SOLICITAR QUE LA CUOTA DEL SUBSIDIO FAMILIAR MONETARIO SEA GIRADO A PERSONA DIFERENTE AL
TRABAJADOR
14.1.1.-PARA CUOTA MONETARIA POR PADRES: la persona interesada (el Trabajador o el Padre beneficiario) debe elaborar una solicitud por
escrito que contenga los siguientes datos:
• Nombre y número de cédula del trabajador.
• Motivos por los que hace la solicitud.
• Firma y cédula de ciudadanía de quién hace la solicitud.
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Esta solicitud debe ser presentada a la oficina de Subsidio de Comfamiliar de Nariño. La Caja efectuará un estudio del caso y si considera que el
subsidio familiar debe ser girado a persona distinta del trabajador, realiza los registros necesarios en el sistema para que la cuota monetaria
sea girada a la persona autorizada.
14.1.2.-PARA CUOTA MONETARIA POR HIJOS DE MADRE DIFERENTE A LA CÓNYUGE: Aplica únicamente en el caso que el trabajador es el
padre biológico en cuyo caso presentará custodia expedida por I.C.B.F o sentencia de juzgado sobre patria potestad de los hijos, en
cuyo caso el subsidio será girado al padre.
15- REINGRESOS DE TRABAJADORES
Cuando un trabajador se retira de una empresa y vuelve a ingresar en una fecha posterior a la misma empresa o a una diferente, afiliada a la
Caja de Compensación Familiar de Nariño COMFAMILIAR NARIÑO, puede ser inscrito en la Caja con el diligenciamiento del Formulario de
Afiliación Trabajadores y Personas a cargo marcando la casilla reingreso o cambio de empresa según el caso, no adjunta documentos de las
personas a cargo ingresadas la primera vez, pero, si entre las personas a cargo están hijos, hermanos huérfanos de padre y madre mayores
de doce (12) años y/o padres por los que reciban subsidio familiar monetario, deben presentar actualizados adjuntos al formulario, los
siguientes documentos:
• Certificado escolar
• Certificado de supervivencia
NOTA: En los reingresos se activarán las mismas personas que el trabajador tenía afiliadas antes del último retiro. Es responsabilidad del
trabajador indicar si no desea reingresar alguna de estas personas.
16- ¿CUÁNDO RECIBEN EL PRIMER SUBSIDIO LOS TRABAJADORES BENEFICIARIOS?
Los trabajadores beneficiarios de subsidio familiar monetario o de servicios tienen derecho, desde el primer mes por el cual la empresa
canceló aportes, siempre y cuando presente el formulario de inscripción de los trabajadores con todos los documentos de Ley solicitados para
cada caso, dentro de los sesenta (60) días siguientes a la aceptación de la afiliación de la empresa, estos beneficios los recibe a través de la
TARJETA PREFERENCIAL ELECTRONICA.
Si la empresa se toma los sesenta (60) días de Ley para inscribir sus trabajadores, puede solicitar el pago retroactivo de este período
enviando una comunicación a la Sección de Subsidio, siempre y cuando haya sido emitido el subsidio monetario del primer mes.
17.- CADUCIDAD DEL DERECHO A LA CUOTA DE SUBSIDIO EN DINERO
Las acciones correspondientes al subsidio familiar prescriben en los términos del Código Sustantivo de Trabajo. Sin embargo, el derecho a la
cuota correspondiente a un mes determinado, caduca al vencimiento del mes subsiguiente, en relación con los trabajadores que no hayan
aportado las pruebas del caso, cuando el respectivo empleador haya pagado oportunamente los aportes de ley por intermedio de una Caja de
Compensación Familiar, el trabajador presenta los documentos a los 90 días de que la empresa pago los aportes del primer mes, no tiene
derecho a la cuota monetaria por ese mes. En otras palabras tiene derecho a retroactivo únicamente por dos meses.
18.- ¿QUÉ DOCUMENTOS DEBEN ADJUNTAR A LA CARTA DE SOLICITUD PARA EL PAGO RETROACTIVO DEL SUBSIDIO FAMILIAR?
1 Fotocopias de las nóminas de salarios, de los meses por los cuales se solicitan los subsidios.
2 Adjuntar las novedades presentadas en dicho período como incapacidades, vacaciones, licencias no remuneradas, etc.
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19.- ¿QUÉ DEBE HACER LA EMPRESA AFILIADA PARA QUE COMFAMILIAR LE EMITA EL SUBSIDIO A SUS TRABAJADORES DE MANERA
MENSUAL?
Cancelar oportunamente sus aportes dentro del plazo señalado en los Decretos 1670 de 2007 y tener los trabajadores y personas a cargo
inscritos o sea haber presentado a la Caja el formulario de afiliación de trabajador y personas a cargo y haber adjuntado los documentos que
demuestren que tiene personas a cargo.
20.- ¿QUÉ PASA SI LA EMPRESA NO CANCELA EL APORTE DENTRO DEL PLAZO SEÑALADO?
Si la empresa no cancela de manera oportuna el aporte, la Caja no le liquida la cuota monetaria del mes que no ha cancelado, el sistema
acumulará dichos subsidios y serán girados con la emisión siguiente.
21.- EMISIÓN DE LA TARJETA PREFERENCIAL ELECTRÓNICA PARA PAGO DE CUOTA MONETARIA Y ACCEDER A LOS SERVICIOS
Una vez el trabajador legalice su afiliación con sus personas a cargo ante la Caja, esta le emite una tarjeta Preferencial electrónica, la cual
será emitida al mes siguiente de la afiliación del trabajador y podrá retirarla en la Coordinación de Tesorería de la Caja, esta no tiene fecha de
vencimiento pues su naturaleza vigencia indefinida. Esta Tarjeta servirá para redimir el subsidio familiar en dinero y acceder a los servicios de
la Caja como carné de afiliación.
NOTA: Cuando el trabajador se retira de la empresa, debe conservar la Tarjeta Preferencial. La empresa no debe pedir su devolución.
21.1.- REQUISITOS PARA SOLICITAR DUPLICADO DE LA TARJETA PREFERENCIAL
• Oficio motivado del trabajador beneficiario, solicitando el duplicado dirigido a la Coordinación de Subsidio.
• Cancelación del valor establecido para tal fin.
• Denuncia por perdida o hurto.
21.2.- ¿CÓMO Y DONDE SE REDIME EL SUBSIDIO FAMILIAR MONETARIO CARGADDO EN LA TARJETA PREFERENCIAL?
El trabajador beneficiario del subsidio familiar monetario, puede redimir la cuota monetaria en cualquiera de los puntos de venta:
Supermercados y Droguerías de COMFAMILIAR NARIÑO y lo puede retirar parte en efectivo y en productos, o todo en productos, presentando la
Tarjeta Preferencial de pago electrónico de subsidio y su documento original de identificación, en cuyo caso tendrá descuento del 3% en la
compra.
Igualmente la Caja ha establecido convenio con una Entidad Financiera para que pueda redimir el subsidio en efectivo.
21.3.- ¿CUÁNTO TIEMPO PUEDE TENER LOS VALORES POR CUOTA MONETARIA EN LA TARJETA ELECTRONICA?
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Los valores cargados en la tarjeta preferencial electrónica solo están hasta 6 meses, pasado este tiempo estos dineros regresan a las cuentas
de la Caja. Si un trabajador tiene derecho a determinado valor que la Caja haya regresado a sus cuentas, debe tramitar su reintegro.
21.4.- ¿QUÉ DEBE HACER EL TRABAJADOR QUE SE RETIRÓ DE UNA EMPRESA, PARA RECLAMAR EL SUBSIDIO FAMILIAR MONETARIO A QUE
TIENE DERECHO EN ESE MES?
Debe presentarse en cualquiera de los puntos de venta de COMFAMILIAR NARIÑO o en la entidad autorizada en la fecha de liquidación que realiza
la Caja mensualmente.
22.- RETIRO DEL TRABAJADOR
La empresa es la responsable de informar cualquier modificación que ocurra con sus trabajadores dentro del mismo mes que ocurra y en
momento del pago del aporte respectivo. Si por falta de información de la empresa la Caja liquidara valores por cuotas monetarias de
trabajadores retirados por falta de notificación la empresa será la responsable de los pagos indebidos y deberá reintegrar dichos dineros a
las arcas de la Caja.
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