Presentación Informe Ejecutivo Evaluación Sistema de ... - Envigado

SECRETARÕA DE CONTROL INTERNO
EVALUACI”N DEL SISTEMA DE CONTROL
INTERNO
IMPLEMENTACI”N MECI
VIGENCIA 2008

PRESENTACI”N
ï Normatividad Control Interno.
ï Plan anual de Auditorias Vigencia 2008.
ï Propuesta Plan Anual Vigencia 2009.
ï Seguimiento Plan de Mejoramiento Institucional.
ï Propuesta Plan de Mejoramiento Institucional 2009.
ï EvaluaciÛn del Sistema de Control Interno 2008.
ï Plan de Trabajo SGI 2009 y GestiÛn Documental (of
de Calidad).

1. Normatividad Control Interno

BASE LEGAL
FUNCI”N ADMINISTRATIVA Y CONTROL INTERNO
CONSTITUCI”N POLÕTICA
ARTÕCULO 209- La funciÛn administrativa est· al servicio de los intereses
generales y se desarrollo con fundamento en los principios de
igualdad, moralidad, eficacia, economÌa, celeridadÖ..
Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el
adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La administraciÛn p˙blica, en
todos sus ordenes, tendr· un CONTROL INTERNO que se ejercer· en los
tÈrminos que seÒale la Ley.
ARTÕCULO 269- En las entidades p˙blicas, las autoridades
correspondientes est·n obligadas a diseÒar y aplicar, seg˙n
la naturaleza de sus funciones, mÈtodos y procedimientos de
control interno, de conformidad con lo que disponga la
LeyÖÖ.

LEY 87 DE 1993 (Art. 1. DEFINICION DE CONTROL INTERNO)
El Control Interno es un SISTEMA
integrado por el esquema de organizaciÛn y
el conjunto de los planes, mÈtodos,
principios, normas, procedimientos y
mecanismos de verificaciÛn y evaluaciÛn
adoptados por una entidad con el fin de
procurar que todas las actividades,
operaciones y actuaciones, asÌ como la
administraciÛn de la informaciÛn y los
recursos se realicen de acuerdo con las
normas constitucionales y legales vigentes,
dentro de las polÌticas trazadas por la
direcciÛn y en atenciÛn a las metas u
objetivos previstos.
Esquema
de organizaciÛn
Planes
Principios
Normas
Mecanismos de
EvaluaciÛn y
VerificaciÛn
MÈtodos
Procedimientos
Actuaciones
Acciones
Adm. InformaciÛn
Y Recursos

LEY 734 DE 2002- C”DIGO DISCIPLINARIO ⁄NICO.
ARTÕCULO 34 ñ Deberes. Son deberes de todo servidor p˙blico.
Numeral 31. Adoptar el Sistema de Control Interno y la funciÛn independiente de
AuditorÌa interna que tratas la Ley 87 de 1993 y dem·s normas que la
modifiquen o complementen.
LEY 87 DE 1993
LEY 87 DE 1993
ARTÕCULO 6 - Responsabilidad del Control Interno, expresa:
ì El establecimiento y desarrollo del sistema de control interno
en los organismos y entidades p˙blicas ser· responsabilidad del
representante legal o m·ximo directivo correspondiente. No
obstante, la aplicaciÛn de los mÈtodos y procedimientos al igual
que la calidad, eficiencia y eficacia del control interno, tambiÈn
ser· responsabilidad de los Jefes de cada una de las distintas
dependencias de las entidades y organismos.

DECRETO 2145 DE 1999
ARTÕCULO 5 - RESPONSABLES. Numerales e y f) El servidor p˙blico, como
eje del sistema de control interno, tiene la obligaciÛn de realizar todas y cada
una de sus acciones atendiendo los conceptos de autocontrol y autoevaluaciÛn,
apoyando las actividades orientadas a fortalecer el funcionamiento del sistema
de control interno del organismo o entidad a la cual pertenece. (Manuales de
Funciones).
ARTÕCULO 15 - EVALUACI”N. Par·grafo. Los
responsables del proceso son:
El Nivel Directivo. Debe evaluar los avances y grado de
cumplimiento del plan indicativo ( Plan de Desarrollo) , toma de
decisiones correspondientes y da las orientaciones y
lineamientos a seguir por parte de las ·reas de la organizaciÛn
para garantizar el logro de los resultados previstos.

ï Todos los Niveles y ·reas de la OrganizaciÛn deben evaluar
periÛdicamente los avances de sus planes de acciÛn y reportarlos a la
oficina de planeaciÛn, con el propÛsito de que Èsta consolide y presente la
informaciÛn al nivel directivo junto con las propuestas de ajuste a que haya
lugar y realizar ( todos los niveles) el seguimiento y control a su gestiÛn
particular, mediante la aplicaciÛn de los mecanismos e instrumentos de
control diseÒados y adoptados tanto en los planes como en los procesos y
procedimientos.
ï La Oficina de PlaneaciÛn ñ Debe consolidar la evaluaciÛn de los planes y
discutir con las ·reas involucradas la necesidad de ajustes para ser
presentados al nivel directivo, en caso de que involucren cambios de las
estrategias y actividades contenidas en los planes, y
ï La Oficina de Control Interno debe evaluar el sistema
de control interno de la entidad, con Ènfasis en la existencia,
funcionamiento y coherencia de los componentes y
elementos que los conforman y presentar informes a la
direcciÛn y al ComitÈ de CoordinaciÛn de Control interno de la
entidad, con el propÛsito de que allÌ se eval˙en, decidan y
adopten oportunamente las propuestas de mejoramiento del
sistema

COMIT… COORDINADOR DE CONTROL INTERNO
LEY 87 DE 1993 -ARTÕCULO ARTÕCULO 13
( Campo de aplicaciÛn - se aplicar· a todos los organismos y entidades de las
ramas del poder p˙blico en sus diferentes Ûrdenes ..... ) deber·n establecer al
m·s alto nivel jer·rquico, un comitÈ de coordinaciÛn del sistema de control
interno, de acuerdo con la naturaleza de las funciones propias de la
organizaciÛn
organizaciÛn.
organizaciÛn
organizaciÛn.
DECRETO 2145 DE 1999
ARTÕCULO 5 . Numeral d) El ComitÈ de CoordinaciÛn del
Sistema de Control Interno Institucional
Institucional, Responsable
esponsable como
Ûrgano de coordinaciÛn y asesorÌa del diseÒo de estrategias y
polÌticas orientadas al fortalecimiento del sistema de control
interno institucional, de conformidad con las normas vigentes y
las caracterÌsticas de cada organismo o entidad entidad.

DECRETO No 696 DE 2005
ìPor el cual se adopta en el Municipio de Envigado, el Modelo
Est·ndar de Control Interno para las entidades del Estado MECI 1000 1000:
2005 establecido mediante el Decreto 1599 del 20 de mayo de
2005 y se toman otras determinacionesî
determinacionesî.
RESOLUCI”N No 601 DE 2006
ìPor la cual se organiza el ComitÈ Coordinador de
Control Interno de la AdministraciÛn Central del
Municipio de Envigadoî Envigadoî.

ComitÈ Coordinador de Control Interno
Esta conformado por:
�� Alcalde quien lo preside preside.
�� Secretario de Control Interno quien lo sustituye
cuando haya imposibilidad de Èste para presidir el
ComitÈ ComitÈ.
�� Secretarios de Despacho, Tesorero General, Jefe
de la Oficina Asesora y
�� Representante de Calidad de la AdministraciÛn
Central Municipal Municipal.

Plan anual de Auditorias
Ejecutado Vigencia 2008.

Plan Anual de Auditorias 2008
AUDITORIA (S) PROCESO
InspecciÛn y Vigilancia Centros
Educativos
SECRETARIAS O
DIRECCIONES
VC EducaciÛn Cumplimiento
AtenciÛn al Ciudadano GT EducaciÛn Cumplimiento
TIPO DE AUDITORIA RESPONSABLE DEL PROCESO A AUDITAR
Secretaria de EducaciÛn (·rea calidad
del servicio educativo)
Secretaria EducaciÛn
(Calidad)
PrestaciÛn de Servicios EPSAGRO CO Medio Ambiente Cumplimiento Oficina Juridica y Medio Ambiente
Autoridad Ambiental Delegada CO - GT Medio Ambiente Cumplimiento
CoordinaciÛn de las Auditorias
Internas de Calidad
Sistema de Recursos fÌsicos Bienes
Muebles e Inmuebles
IdentificaciÛn de beneficiarios
SISBEN
Software de INOSOFT
( Compromisos Adquiridos)
EjecuciÛn Presupuestal ConciliaciÛn
con TesorerÌa y Contabilidad
MG Todas Cumplimiento
GR Administrativa Cumplimiento
GT PlaneaciÛn Cumplimiento
GR -CO Sistemas Cumplimiento
AR
Tesoreria -
Contabilidad
Cumplimiento -
Financiera
Medio Ambiente
(Convenio Corantioquia)
Secretaria de Administrativa
(Calidad)
Secretaria Administrativa
(SecciÛn de Bienes)
Oficina Asesora de PlaneaciÛn
(secciÛn de sistemas de informaciÛn)
Secretaria de Administrativa
(Sistemas de informaciÛn)
Secretaria de Hacienda
Tramite de cuentas por pagar GT Todas Cumplimiento Secretaria de Hacienda

AUDITORIA (S) PROCESO
Inventario de Materiales y
Suministros
Subsidios (Tercera edad-
Discapacidad- madres comunitarias-
Bono estudiantil)
InspecciÛn Vigilancia y Control a
organismos comunitarios de primero
y segundo grado
SECRETARIAS O
DIRECCIONES
TIPO DE AUDITORIA
GR Todas Cumplimiento Todas
RESPONSABLE DEL
PROCESO A AUDITAR
GT Bienestar Social Cumplimiento - Financiera Secretaria de Bienestar Social
VC Desarrollo Comunitario Cumplimiento Secretaria de Bienestar Social
Sistemas de informaciÛn Institucional GR Administrtiva Cumplimiento
ProveedurÌa de alimentos AA Salud Cumplimiento
Centro de FormaciÛn para el empleo AA Desarrollo Economico Cumplimiento
FormaciÛn Ciudadana
Portal ˙nico de ContrataciÛn
AA
EducaciÛn - Bienestar
Social - Salud
Cumplimiento
CO Todas Cumplimiento Todas
Bomberos Voluntarios
Horas Extras Conductores de
VC Alcaldia Especial Alcaldia
representaciÛn y llamadas a celular
desde el PBX
Contrato ReparticiÛn FacturaciÛn
GH Administrativos Especial Alcaldia
Impuesto Predial GT Hacienda Especial Alcaldia
Secretaria de Administrativa
(Sistemas de informaciÛn)
Secretaria de Salud (Seguridad
Alimentaria)
Desarrollo Economico (Oficina
para el Empleo)
Secretaria de EducaciÛn ñ
Bienestar Social ñ Salud

Con relaciÛn al aÒo anterior se aumentaron las auditorias realizadas en
un 16.67% pasando de 18 auditorias a 21 con menos personal, el 2007 4
auditores en pleno y el 2008 con 2.5 auditores, ya que un funcionario se
trasladÛ a otro despacho y el nuevo debiÛ ser entrenado como auditor
observador. Adicionalmente un funcionario de lleno apoyando el
fortalecimiento Institucional, coordinando y ejecutando las Auditorias
Internas de Calidad.
EvoluciÛn Auditorias Control Interno
2006-2008
N˙mero
AÒo Auditorias Cumplimiento
2006 12 99,34%
2007 18 97,00%
2008 21 100,0%
25
20
15
10
5
0
EvoluciÛn Auditorias Control Interno
2006-2008
99,34%
97%
2006 2007 2008
N˙mero Auditorias
100,%

Plan anual de Auditorias
Vigencia 2009 Propuesta.

Propuesta Plan Anual de Auditorias 2009
AUDITORIA (S) PROCESO
EjecuciÛn de los recursos del
SGP
ExpediciÛn de CDP y RDP
AdministraciÛn de Rentas Municipales
(AR)
AdministraciÛn de Rentas Municipales
(AR)
FORMATO DE PLAN ANUAL DE AUDITORIAS
SECRETARIA DE CONTROL INTERNO
VIGENCIA: 2009
SECRETARIAS O
DIRECCIONES
EducaciÛn- Obras P˙blicas-
Salud
TIPO DE AUDITORIA
CÛdigo: EI-F-001
VersiÛn: 000
P·gina: 1 de
RESPONSABLE DEL
PROCESO A AUDITAR
Financiera y Cumplimiento Hacienda - Tesoreria-
Hacienda Cumplimiento Hacienda (Contabilidad)
Prestamos educativos GestiÛn de Tramites (GT) EducaciÛn Financiera y Cumplimiento
RevisiÛn PAC ejecuciÛn /vs
proyecciÛn
IdentificaciÛn y tratamiento de
Riesgos administrativos
AdministraciÛn de Rentas Municipales
(AR)
Hacienda- Educacion-
Bienestar Social
Tesoreria Financiera y Cumplimiento Hacienda - Tesoreria-
Mejoramiento de la Gestion (MG) Todas las Secretarias GestiÛn y Resultados Todas las Secretarias
Plan de compras Compras y ContrataciÛn (CC) Administrativa ( Almacen ) GestiÛn y Resultados Administrativa
PolÌtica p˙blica de la mujer FormaciÛn Ciudadana (FC) Equidad y Genero GestiÛn y Resultados Equidad y Genero
Cobro Coactivo
ContrataciÛn- cumplimiento de
procedimientos
Presupuesto Participativo
EjecuciÛn Presupuestal
ConciliaciÛn con TesorerÌa y
Contabilidad
AdministraciÛn de Rentas Municipales
(AR)
Compras y ContrataciÛn (CC) Todas las Secretarias
PlaneaciÛn Administrativa y Financiera
(PA)
AdministraciÛn de Rentas Municipales
(AR)
Tesoreria Financiera y Cumplimiento Hacienda
EducaciÛn- Medio Ambiente -
Salud- PlaneaciÛn
GestiÛn - Resultados
(Soporte Organizacional)
Todas las Secretarias
EducaciÛn- Medio Ambiente-
Financiera y Cumplimiento
Salud- PlaneaciÛn
Tesoreria ñ Hacienda Financiera y Cumplimiento Tesoreria - Hacienda

Parques y ArborizaciÛn AsesorÌa y Asistencia TÈcnica Medio Ambiente Cumplimiento Medio Ambiente
Pasivo Pensional y Cuotas
Partes
AtenciÛn de Demandas
Auditorias Internas de Calidad
GestiÛn y Desarrollo
Humano (GH)
GestiÛn Juridica
(GJ)
EvaluaciÛn Independiente
(EI)
Administrativa Cumplimiento Administrativa - Hacienda
Juridica Cumplimiento Alcaldia
Todas las Secretarias Cumplimiento Administrativa
Microcreditos GestiÛn Social Desarrollo Economico Financiera y Cumplimiento
Centro de Emergencias
Plan de Capacitacion
Bienes
Operatividad de Grupos
primarios
EjecuciÛn Gasto
Funcionamiento- Servicios
P˙blicos
Vigilancia, InspecciÛn
y Control
GestiÛn y Desarrollo
Humano (GH)
GestiÛn de Recurso
FÌsico (GR)
Mejoramiento de la
GestiÛn (MG)
Compras y ContrataciÛn
(CC)
Bienestar Social- Desarrollo
Economico
Gobierno Cumplimiento Gobierno
Administrativa( Talento
Humano)
Cumplimiento Administrativa
Administrativa (bienes) Cumplimiento Administrativa
Todas las Secretarias Cumplimiento Todas las Secretarias
Todas las Secretarias Financiera Todas las Secretarias
AprobÛ COMIT… DE CORDINADOR DE CONTROL INTERNO Fecha
(aaaa-mm-dd)
V B ALCALDE SECRETARIO CONTROL INTERNO

5. Plan de Mejoramiento Institucional
ï SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO
INSTITUCIONAL A—O 2008.
ï PROPUESTA PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL
A—O 2009

6. EvaluaciÛn del Sistema
de Control Interno 2008.

SISTEMA DE
CONTROL
INTERNO
(MECI)
SISTEMA DE CONTROL
INTERNO
ESQUEMA (MECI) :
SUBSISTEMAS
(3 )
COMPONENTES
(9)
ELEMENTOS
(29)

EVOLUCI”N ⁄LTIMOS 5 A—OS
MECI
EVALUACI”N MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO
AÒo Grado de ImplementaciÛn
2004 79,76%
2005 83,76%
2006 88,60%
2007 89,04%
2008 99,93%

109,00%
104,00%
99,00%
94,00%
89,00%
84,00%
79,00%
74,00%
EVOLUCI”N ⁄LTIMOS 5 A—OS
EvaluaciÛn Modelo Estandar de Control Interno
79,76%
83,76%
88,60%
89,04%
2004 2005 2006 2007 2008
Grado de ImplementaciÛn
99,93%

ïInforme Ejecutivo.
ïEvaluaciÛn Sistema Control Interno Contable.
ïCuantitativa

Plan de Trabajo 2009
Sistema de Gesti GestiÛn n Integral
NTCGP 1000:2004
NTCGP 1000:2004
MECI 1000:2005
Ley 594 de 2000

M
E
C
I
N
T
C
G
P
Subsistema de Control EstratÈgico
Componente: AMBIENTE DE CONTROL
Elementos:
ïAcuerdos, Compromisos o protocolos …ticos
ïDesarrollo de Talento Humano
ïEstilo de DirecciÛn
ï Responsabilidad de la DirecciÛn - 5
ï Compromiso de la DirecciÛn ñ 5.1
ï GestiÛn de Recursos ñ 6
ï Talento Humano ñ 6.2
ï Competencia toma de conciencia y formaciÛn ñ
6.2.2
Actividades
ï SocializaciÛn e ImplementaciÛn de los
Acuerdos, compromisos …ticos
ï Implementar Plan de Mejoramiento Individual
ï Responsabilidades y autoridades de los
Cargos
ï Ajuste y SocializaciÛn de las PolÌticas de
talento Humano
ï Evaluar la Eficacia de la CapacitaciÛn
ï Implementar la PlanificaciÛn
del Recurso Humano

Subsistema de Control EstratÈgico Actividades
M
E
C
I
N
T
C
G
P
Componente: DIRECCIONAMIENTO
ESTRATEGICO
Elementos:
ï Planes y Programas
ï Modelo OperaciÛn por procesos
ï Estructura Organizacional
ï Sistema de GestiÛn de la Calidad - 4
ï Requisitos Generales ñ 4.1
ï Responsabilidades de la DirecciÛn ñ 5
ï PolÌtica de Calidad ñ 5.3
ï PlanificaciÛn ñ 5.4
ï Objetivos de Calidad ñ 5.4.1
ï Realizar Matriz que integre los planes con los
procesos
ï Manual especifico de funciones y
competencias, definido a partir de los procesos
y procedimientos. Relacionar manual con
procesos y procedimientos.
ï Evaluar el entendimiento de la PolÌtica de
calidad

M
E
C
I
N
T
C
G
P
Subsistema de Control EstratÈgico
Componente: ADMINISTRACION DE
RIESGOS
Elementos:
ï Contexto EstratÈgico
ï IdentificaciÛn de Riesgos
ï An·lisis de Riesgos
ï valoraciÛn de Riesgos
ï PolÌticas de AdministraciÛn de Riesgos
ï Sistema de GestiÛn de la Calidad - 4
ï Requisitos Generales ñ 4.1
ï RealizaciÛn o prestaciÛn del servicio ñ7 literal g.
ï Control de la producciÛn y prestaciÛn del
servicio ñ 7.5.1 literal g
Actividades
ï Ajustar el tema de riesgos de acuerdo con las
sugerencias dadas por el ICONTEC en todos los
procesos

M
E
C
I
N
T
C
G
P
Subsistema de Control de GestiÛn
Componente: ACTIVIDADES DE CONTROL
Elementos:
ï PolÌticas de OperaciÛn
ï Procedimientos
ï Controles
ï Indicadores
ï Manual de Procedimientos
ï Sistema de GestiÛn de la Calidad - 4
ï Requisitos Generales ñ 4.1
ï GestiÛn Documental ñ 4.2
ï RealizaciÛn y/o prestaciÛn del Servicio ñ 7
(todo)
ï MediciÛn, an·lisis y mejora - 8.2
ï Control Servicios No Conformes ñ 8.3.
ï An·lisis de datos ñ 8.4
Actividades
ï Ajustar el Manual del SGI de acuerdos a las
especificaciones del manual de operaciones y
procedimientos
ï Terminar los procedimientos
(genÈricos, OOPP, Transito, EducaciÛn, Gobiern
o)
ï Organizar y unificar un procedimiento para la
participaciÛn Ciudadana
ï Manual de ContrataciÛn
ï Ajustar los Indicadores seg˙n las
especificaciones dadas por el ICONTEC

M
E
C
I
N
T
C
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P
Subsistema de Control de GestiÛn
Componente: INFORMACION
Elementos:
ï InformaciÛn Primaria
ï InformaciÛn Secundaria
ï Sistemas de InformaciÛn
ï Sistema de GestiÛn de la Calidad - 4
ï Requisitos Generales ñ 4.1
ï GestiÛn Documental ñ 4.2
ï Responsabilidad de la DirecciÛn ñ 5
ï Enfoque al cliente ñ 5.2
ï Responsabilidad, autoridad y comunicaciÛn ñ 5.5
ï GestiÛn de los Recursos ñ 6
ï Infraestructura ñ 6.3
ï RealizaciÛn y/o prestaciÛn del Servicio ñ 7 (todo)
ï MediciÛn, an·lisis y mejora - 8.2
ï An·lisis de datos ñ 8.4
Actividades
ï Organizar un documento de manera que
quede un registro de las observaciones de las
veedurÌas y grupos de control social al proceso
de contrataciÛn. De igual manera atenciÛn a
recomendaciones sobre la gestiÛn.
ï Ajustar el Plan estratÈgico y de desarrollo
TecnolÛgico

M
E
C
I
N
T
C
G
P
Subsistema de Control de GestiÛn
Componente: COMUNICACION
Elementos:
ï ComunicaciÛn Organizacional
ï ComunicaciÛn Informativa
ï Medios de ComunicaciÛn
ï Responsabilidad de la DirecciÛn ñ 5
ï Enfoque al cliente ñ 5.2
ï Responsabilidad, autoridad y comunicaciÛn ñ 5.5
ï GestiÛn de los Recursos ñ 6
ï Infraestructura ñ 6.3
ï RealizaciÛn y/o prestaciÛn del Servicio ñ 7 (todo)
ï MediciÛn, an·lisis y mejora - 8.2
ï An·lisis de datos ñ 8.4
Actividades
ï Plan EstratÈgico de Comunicaciones
ï Manual de Comunicaciones
ï Eficacia de las Comunicaciones

Subsistema de Control de EvaluaciÛn Actividades
M
E
C
I
N
T
C
G
P
Componente: AUTOEVALUACION
Elementos:
ï Auto evaluaciÛn de Control
ï Auto evaluaciÛn de GestiÛn
ï Sistema de GestiÛn de la Calidad ñ 4
ï Requisitos Generales ñ 4.1
ï GestiÛn Documental ñ 4.2
ï Responsabilidad de la DirecciÛn ñ 5
ï RevisiÛn por la DirecciÛn ñ 5.6
ï MediciÛn, an·lisis y mejora ñ 8 (todo)
ï Dejar Evidencia de su implementaciÛn y
seguimiento a las acciones de mejoramiento

Subsistema de Control de EvaluaciÛn Actividades
M
E
C
I
N
T
C
G
P
Componente: EVALUACION
INDEPENDIENTE
Elementos:
ï EvaluaciÛn Independiente al SCI
ï Auditoria Interna
ï Responsabilidad de la DirecciÛn ñ 5
ï RevisiÛn por la DirecciÛn ñ 5.6
ï MediciÛn, an·lisis y mejora ñ 8
ï An·lisis de Datos ñ 8.4
ï Dejar Evidencia de su implementaciÛn y
seguimiento a las acciones de mejoramiento

Subsistema de Control de EvaluaciÛn Actividades
M
E
C
I
N
T
C
G
P
Componente: PLANES DE
MEJORAMIENTO
Elementos:
ï Plan Mejoramiento Institucional
ï Plan Mejoramiento por procesos
ï Plan Mejoramiento Individual
ï Responsabilidad de la DirecciÛn ñ 5
ï RevisiÛn por la DirecciÛn ñ 5.6
ï MediciÛn, an·lisis y mejora ñ 8
ï An·lisis de Datos ñ 8.4
ï Dejar Evidencia de su implementaciÛn y
seguimiento a las acciones de mejoramiento

ACTIVIDAD Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov
Ajustar Procedimientos
Ajustar Matriz de Riesgos
Ajustar Indicadores
Ajustar Manual de
ContrataciÛn
CapacitaciÛn
SocializaciÛn SGI
SocializaciÛn Acuerdos,
Compromisos y protocolos
Auditor Amigo
Auditoria Interna de calidad
RevisiÛn por la DirecciÛn
AuditorÌa de Seguimiento

Plan de Trabajo 2009
Ley 594 de 2000
ìLey general de archivosî

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL
La adecuada GestiÛn Documental de una Empresa, es
determinante para la conservaciÛn de su memoria
institucional; m·xime cuando se trata de una Entidad del
sector P˙blico, ya que existe un marco jurÌdico riguroso y
de obligatorio cumplimiento que rige la actividad
archivÌstica desde la producciÛn del documento hasta su
destinaciÛn final.

Pantinador
Interno
Correspondencia Interna
Casillero
Correspondencia Externa
Ventanilla
RecepciÛn

POLÕTICAS DE DOCUMENTACI”N
ï ElaboraciÛn de documentos acorde con las normas
establecidas en Manual de elaboraciÛn de documentos.
ï No hacer anotaciones en los documentos, anexar nota
interna.
ï Realizar el
r·pidamente.
tr·mite interno de los documentos
ï Toda la documentaciÛn debe ser radicada y tramitada a
travÈs del C.A.D. para que sea oficial y poder llevarle el
control.
ï Manejo adecuado del correo electrÛnico: entregar
informaciÛn para ser radicada.
ï Vo. Bo. a la correspondencia que se envÌa a otras
entidades.
ï Uso adecuado de la nota interna.

1. PRODUCCI”N
ï Plantilla Oficio
ï Plantilla Memo
ï Plantilla Circular
ï Plantilla Nota Interna
ï Manual para la PresentaciÛn de Comunicaciones
\\deimos\calidad\sistemadegestionintegral\gestiondocum
ental\manuales\

CRONOGRAMA DE TRANSFERENCIAS
Dependencia Mes DÌa
Concejo Municipal Marzo 2
Alcaldia - Despacho Marzo 5
ContralorÌa Marzo 10
SecretarÌa de Control Interno Marzo 16
SecretarÌa de Desarrollo EconÛmico Marzo 24
SecretarÌa de Medio Ambiente Abril 2
PersonerÌa Abril 8
SecretarÌa de Obras P˙blicas Abril 13
SecretarÌa de Hacienda Abril 17
SecretarÌa Administrativa Abril 20

CRONOGRAMA DE TRANSFERENCIAS
Dependencia Mes DÌa
TesorerÌa Abril 27
SecretarÌa de Bienestar Social Mayo 4
SecretarÌa de Salud Mayo 8
SecretarÌa de Transporte y Transito Mayo 14
Oficina Asesora de Comunicaciones Mayo 20
Oficina Asesora JurÌdica Mayo 26
SecretarÌa de Gobierno Mayo 29
SecretarÌa de Equidad de Genero Junio 3
SecretarÌa de EducaciÛn para la cultura Junio 8
Oficina Asesora de PlaneaciÛn Junio 12

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD
1. Encuesta de informaciÛn manejada dentro de la Unidad ejecutora
2. An·lisis y definiciÛn de serie y subserie
3. AprobaciÛn de la dependencia de la serie y subserie
4. Observaciones y Ajustes
5. Consejo Municipal
6. Aplicabilidad de la TRD

ENCUESTAS DOCUMENTALES
Dependencia Mes DÌa Hora
Despacho - Alcaldia Marzo 25 8:00 a.m.
Control Interno Marzo 25 8:00 a.m.
Comunicaciones Marzo 26 8:00 a.m.
Equidad de Genero Marzo 26 8:00 a.m.
Clopad Abril 1 8:00 a.m.
Medio Ambiente Abril 1 8:00 a.m.
Tesoreria Abril 2 8:00 a.m.
Hacienda Abril 15 8:00 a.m.
PlaneaciÛn Abril 22 8:00 a.m.
Gobierno Abril 29 8:00 a.m.

ENCUESTAS DOCUMENTALES
Dependencia Mes DÌa Hora
Salud Mayo 7 8:00 a.m.
Bienestar Social y Dllo Comunitario Mayo 15 8:00 a.m.
EducaciÛn para la Cultura Mayo 21 8:00 a.m.
Obras P˙blicas Mayo 29 8:00 a.m.
InspecciÛn Palmas Junio 4 8:00 a.m.
Comunidad TerapÈutica Junio 4 8:00 a.m.
Desarrollo EconÛmico Junio 4 8:00 a.m.

Programa de GD
ACTIVIDAD Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov
Transferencias Documentales
ElaboraciÛn de las TRD
ImplementaciÛn TRD
CRONOGRAMA

GOBIERNO EN LÕNEA