Ecovatios-4

Libertad y Orden
República de Colombia
Ministerio de Minas y Energía
I P S E
Instituto de Planificación y Promoción
de Soluciones Energéticas para las
Zonas No Interconectadas
Bogotá, D.C., Colombia
4 /
Integralidad de los sistemas
de gestión
Los sistemas de gestión integrados
permiten la unificación de objetivos
y la optimización de los recursos.
5 /
La gestión
de los cambios en el IPSE
6 /
La ética de la prevención
El IPSE se compromete con la
preservación de los principios
y valores institucionales con
el fin de evitar la incursión
de sus funcionarios en conductas
disciplinables.
La gestión por competencias:
fortaleza institucional
Edición N o 4 / Julio de 2010 ISSN 2145-0722
Centros de Innovación
Administrativo CIAD
El IPSE trabaja por la modernización
de la administración pública y el alcance
de mejores niveles de competitividad.
El CIAD tiene como propósitos brindar apoyo a los procesos misionales, liderar procesos estratégicos,
de soporte y apoyo a la gestión institucional como: Gestión Social y Ambiental, Gestión de Mejoramiento,
Infraestructura, Administración de Riesgos, Gestión Documental, la Unidad de Control Interno Disciplinario,
Talento Humano, Gestión Financiera, Presupuestal, los Sistemas de Gestión Integral y el Modelo Estándar de
Control Interno- MECI.
Como productos más representativos se encuentran: las directrices estratégicas, confiabilidad de la información,
disponibilidad de recursos, personal competente, documentos normalizados, registros controlados,
instalaciones y equipos informáticos en funcionamiento, logística, y mejoramiento continuo.
7 /
El ipse conectado con la
tecnología
El IPSE actualiza su plataforma
tecnológica para estar a la
vanguardia con las tecnologías de la
información y las comunicaciones.
8 /
Participación comunitaria,
una meta institucional
9 /
El agua dulce, un recurso escaso.
Sabías que….
10 /
Organización, preservación y
eficiencia en la administración
11 /
Subsidios para el desarrollo
Equipo de trabajo del CIAD.
12 /
Hacia unos estados
financieros consolidados
Un presupuesto con
estrategia
13 /
Consecuencias e impactos de
la carrera administrativa
14 /
La seguridad y salud
ocupacional: prioridad en el
IPSE
El IPSE trabaja para asegurar un
ambiente saludable y seguro para
todos sus servidores públicos,
contratistas y visitantes.
15 /
Responsabilidad ambiental
en la planificación
institucional
16 /
Monitoreo y Telemetría
para el seguimiento de
proyectos energéticos
en las ZNI
Certificado OS 210- 1
NTC GP 1000 : 2009
ISO 14001 ISO 9001
OHSAS 18001
Certificado N° SA 293- 1
NTC- ISO 14001: 2004
Certificado N° SC 4148- 1
NTC - ISO 9001:2008
Certificado N° OS 210- 1
NTC OHSAS 18001: 2007

2 / Editorial
Libertad y Orden
República de Colombia
Ministerio de Minas y Energía
Centro de
Innovación
Administrativo
CIAD:
Edición N o 4 / Julio de 2010
Álvaro Uribe Vélez
Presidente de la República
Hernán Martínez Torres
Ministro de Minas y Energía
Edigson Pérez Bedoya
Director General
Elizabeth Bolívar García
Secretaria General
Centro de Innovación
Administrativo CIAD
Realización y edición
Strategy Ltda.
Diseño y producción
Cabo de la Vela, Guajira
Carrera 12 No. 84-12
Bogotá- Colombia.
PBX +57 (1) 644 9300
Fax +57 (1) 622 3461
Línea Gratuita 018000 913 478
e-mail: ipse@ipse.gov.co
Con frases como “Trabajo con Sentido” “Hagámonos Visibles” y
“Ecointegración”, nuestra institución acciona con un modelo de gestión
que apunta a la excelencia, soportado en un equipo humano que
hoy puede mostrar a la comunidad nacional e internacional, una entidad
líder en la estructuración y promoción de proyectos energéticos
para las Zonas No Interconectadas-ZNI, con principios de conservación
ambiental, respeto por la diversidad y en armonía con la naturaleza,
soportado en investigación, desarrollo, aplicación y apropiación de la
tecnología.
Con la creación de nuestro Centro de Innovación Administrativo-
CIAD, asumimos el liderazgo para la implementación de un novedoso
modelo administrativo, cuyo objetivo es canalizar el potencial de trabajo
de un equipo interdisciplinario de profesionales, métodos de trabajo,
sistemas de información y comunicación, normatividad y directrices
institucionales creando una red, donde se interrelacionan variables que
buscan la eficiencia, eficacia y efectividad en cada uno de sus frentes y
donde el foco principal es la responsabilidad social. Conceptualmente,
este modelo es un conjunto de unidades simples que interrelacionadas
alcanzan altos niveles de complejidad, en estos enlaces reside el equilibrio
dinámico de la red neuronal.
Asumimos el liderazgo para la implementación de
un novedoso modelo administrativo, cuyo objetivo
es canalizar el potencial de trabajo de un equipo
interdisciplinario de profesionales, métodos de trabajo,
sistemas de información y comunicación, normatividad
y directrices institucionales creando una red, donde se
interrelacionan variables que buscan la eficiencia, eficacia
y efectividad en cada uno de sus frentes y donde el foco
principal es la responsabilidad social.
Trabajo con Sentido
Nuestro trabajo cobra sentido cuando de manera participativa, con
el concurso de los funcionarios del IPSE y sus partes interesadas, se
definió la filosofía organizacional, declarando que el IPSE con principios
de conservación ambiental y respeto por la diversidad, ofrecería soluciones
energéticas estructurales a las comunidades de las ZNI, procurando
mejorar sus condiciones de vida. Para lograrlo deberíamos contar con
un equipo humano en constante formación y crecimiento.
La declaración se materializó cuando incorporamos las variables ambientales
y sociales en la estructuración y evaluación de los proyectos;
de igual manera se incorporaron en los procesos directivos, de apoyo y
operativos las normas técnicas internacionales sobre gestión ambiental,
seguridad y salud ocupacional.
Nuestro trabajo adquiere significado cuando brindamos una solución
energética viable social y ambientalmente que conduzca a construir
tejido social en las comunidades rurales de Colombia y a promover su
sostenibilidad; para el IPSE la energía es un factor de equidad y seguri-

3 /
Edición N o 4 / Julio de 2010
Un modelo con
sentido frente a la
administración
pública
dad nacional que debe redundar en el mejoramiento de las formas de
vida de las comunidades.
Por otro lado, con el deseo de modificar los esquemas tradicionales
de la administración pública, el IPSE creó símbolos como el “Mural del
Sentimiento”, la “Múcura de los Sueños”, la “Sala de Pensamiento
Creativo” como una forma de expresar nuestra filosofía organizacional,
recordando el amor al trabajo, a la familia y afianzando nuestros principios
y valores.
El IPSE creó símbolos como el “Mural del Sentimiento”,
la “Múcura de los Sueños”, la “Sala de Pensamiento
Creativo” como una forma de expresar nuestra filosofía
organizacional, recordando el amor al trabajo, a la familia
y afianzando nuestros principios y valores.
Hagámonos Visibles
Para permitir un mejor ejercicio del control social, como lo establece
nuestra Carta Política, en la institución sustituimos transparencia por
visibilidad. Para lograrlo implementamos sistemas que garantizan confiabilidad
y oportunidad de la información, como el Sistema de Gestión
Documental, el Centro Nacional de Monitoreo, las Tecnologías de
Información y Comunicación –TICs, el Sistema de Gestión Integral, y la
implementación de nuevos espacios de participación ciudadana como la
audiencia de rendición de cuentas institucional, agenda ciudadana con
compromisos suscritos en diferentes escenarios como las comisiones de
funcionarios a las Zonas No Interconectadas-ZNI, reuniones realizadas
en las instalaciones del IPSE, encuentros regionales y consejos comunales
de gobierno. Igualmente consultas previas en las localidades, el
seguimiento permanente al desarrollo de los proyectos y la evaluación
del nivel de satisfacción de las comunidades y partes interesadas.
empresariales y la participación de la comunidad que garantizarán la
sostenibilidad de la prestación del servicio de energía en las localidades.
Para lograr este propósito el CIAD conformó un equipo de trabajo
integrado por profesionales del área social, quienes son responsables
de realizar seguimiento a los aspectos ambientales y sociales en la ejecución
de proyectos, así mismo de llevar a cabo actividades de capacitación
y promoción de los mecanismos de control ciudadano.
El compromiso del CIAD seguirá siendo soportar las áreas misionales
para acércanos cada vez más a ese sueño compartido de posicionarnos
en América Latina como un instituto que promueve soluciones energéticas
estructurales en armonía con la naturaleza.
Todo este esfuerzo ha dado frutos, representados en la obtención
de cuatro certificaciones internacionales, una certificación nacional,
el fenecimiento de la cuenta de gestión y resultados por parte de la
Contraloría General de la Nación, logrando ubicarnos en la máxima
categoría limpia- favorable.
Los resultados de esta gestión reflejan la dedicación de los funcionarios
de la institución, quienes han empeñado su mejor esfuerzo en
mostrar el compromiso y responsabilidad social con las Zonas No interconectadas.
El compromiso del CIAD seguirá siendo soportar
las áreas misionales para acércanos cada vez más a
ese sueño compartido de posicionarnos en América
Latina como un instituto que brinda soluciones
energéticas estructurales en armonía con la
naturaleza.
Para permitir un mejor ejercicio del
control social, como lo establece
nuestra carta política, en la institución
sustituimos transparencia por
visibilidad.
Eco integración
Para coadyuvar a la preservación ecológica
y la equidad como elemento fundamental para
alcanzar el bienestar universal, en el diseño e
implementación de proyectos de investigación,
innovación y apropiación tecnológica, el IPSE ha
involucrado los componentes social y ambiental,
como factor de sostenibilidad energética en el
sector rural; los procesos productivos alrededor
de los proyectos energéticos, los esquemas

4 /
Integralidad de los sistemas
de gestión
Los sistemas de gestión integrados permiten
la unificación de objetivos y la optimización
de los recursos.
Por: Javier Morales Sierra | Ingeniero industrial, Coordinador SGI
El acelerado ritmo de la globalización, las necesidades de mayor información
para la toma de decisiones, el requerimiento de información
estadística, la complejidad de los trámites y las exigencias legales, condujeron
al IPSE a tomar la decisión de integrar sus sistemas de gestión.
Así mismo para cualquier entidad pública o privada, es poco efectivo
administrar sistemas en forma independiente, cuando los mismos tienen
elementos en común que permiten no sólo su integración, sino la
unidad de gestión.
Para esto, la entidad decidió apoyarse en las Normas Técnicas
Internacionales ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007,
igualmente en la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública
NTCGP 1000:2009 y en el Modelo Estándar de Control Interno MECI
1000:2005, como herramienta de control.
Recibimiento de las certificaciones.
ISO 14001
Certificado N° SA 293- 1
NTC- ISO 14001: 2004
OHSAS 18001
Certificado N° OS 210- 1
NTC OHSAS 18001: 2007
ISO 9001
Certificado N° SC 4148- 1
NTC - ISO 9001:2008
Certificado OS 210- 1
NTC GP 1000 : 2009
La entidad decidió apoyarse en las Normas Técnicas
Internacionales ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 y OHSAS
18001:2007, igualmente en la Norma Técnica de Calidad
en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009 y en el Modelo
Estándar de Control Interno MECI 1000:2005, como
herramienta de control.
En el IPSE se adoptó el concepto de Sistema de Gestión Integrado
-SGI- toda vez que se debe mostrar como integrada la gestión y no
el sistema. De hecho, en una organización podría existir un Sistema
Integrado de Gestión sin que se logre la finalidad de la gestión integral,
cuyo propósito es la satisfacción de las partes interesadas y el mejoramiento
de las condiciones de vida de las comunidades.
Para lograr la integralidad de los sistemas se tomó como referente la
gestión del cambio en la cultura organizacional y la comunicación interna
y externa. El proceso incluyó además la unificación y control de los
registros asociados a los diferentes sistemas de gestión, cuya normalización
garantiza la adecuada documentación del quehacer institucional.
Otro factor fundamental para la integralidad de los sistemas de
gestión fue el soporte tecnológico, el cual se constituyó en elemento
importante para la mejora continua de nuestros procesos. A nivel general
se destaca para el control de registros y documentos, el Sistema
de Gestión Documental - ORFEO y para la administración del Sistema
de Gestión Integral, el Software SIGMA, herramientas que optimizan el
cumplimiento de la gestión y la obtención de información oportuna y
veraz para la toma de decisiones.
Hoy en el IPSE hemos avanzado hacia la excelencia gracias a la integralidad
de nuestro sistema. Aún así, somos conscientes de que la
mejora del desempeño de los procesos y la satisfacción de las partes
interesadas no es suficiente para lograrla. Para alcanzar el nivel de excelencia
propuesto, es preciso desarrollar y madurar un conjunto de
buenas prácticas y obtener resultados basados en conceptos fundamentales
que incluyan la orientación hacia los resultados, internacionalización
de nuestros negocios, liderazgo, mejora continua, innovación y
desarrollo, alianzas mutuamente beneficiosas y responsabilidad social.
Gracias al Sistema de Gestión Integrado, el IPSE cuenta con una
organización sólida comprometida con la sociedad. Este cambio de
filosofía y de cultura en el cual se encuentra hoy y deberá mantenerse
en el futuro, será clave además para el desarrollo de su misión y el mejoramiento
de las condiciones de vida de las comunidades más apartadas
del país.

5 /
Edición N o 4 / Julio de 2010
La gestión de los cambios en el IPSE
Por: Nohora Hilda Pedraza Rozo | Profesional Especializada SISO.
Asumir el reto de cambiar le
permite a las organizacionales
alcanzar altos niveles de competitividad
y cumplir con estándares
internacionales de calidad, ambiente
y condiciones de trabajo
seguras. En la actualidad, el reto
de gestionar el cambio en el
IPSE representó su modernización
tecnológica, la integralidad
de sus sistemas de gestión y el
fortalecimiento de su cultura
organizacional.
En la institución el talento humano
es uno de los aspectos más
importantes, por esto no solo se
busca que los funcionarios sean
competentes sino que interioricen
conceptos que les permitan
participar activamente en la cultura
de mejoramiento continuo
y aprender a enfrentarse a los
cambios.
Durante los últimos años la entidad
ha enfrentado importantes
cambios, generados a partir de
transformaciones globales y locales
en cuanto al ambiente, economía,
nuevas tecnologías y regulación.
Como respuesta a esto
se han fortalecido los sistemas de
información mediante la implementación
del Centro Nacional
de Monitoreo, la modernización
de la plataforma tecnológica, la
estructuración de proyectos de
Tecnologías de Información y
Comunicación –TIC´s-, además,
se implementaron los centros de
innovación tecnológica con proyectos
de generación de energía
a partir de fuentes no convencionales
y finalmente la intervención
en proyectos normativos para el
sector energético como la resolución
por la cual se adopta el plan
de acción indicativo para desarrollar
el programa de uso racional y
eficiente de la energía.
Sin duda alguna estos cambios
han sido relevantes en la entidad,
pero no habrían sido posibles
sin el soporte de un equipo humano
en constante formación
y crecimiento, lo que se ha logrado
a partir de la gestión por
competencias, el bienestar social
dirigido a los funcionarios y sus
familias y los programas de seguridad
y salud ocupacional.
Capacitación de los funcionarios en el SGI
Igualmente, los cambios en la estructura física de la entidad para el
beneficio individual y colectivo, así como el mejoramiento de las condiciones
de salud y ergonomía, han generado óptimos resultados que se
reflejan en el desempeño laboral y un mejor desarrollo de los procesos
institucionales.
Estos conceptos y espacios son claves en la cultura IPSE y han sido
un aporte para la gestión; se interiorizaron y se convirtieron en parte de
su vivencia institucional. Además, mediante la simbología y de manera
pedagógica, aportaron elementos de construcción social en nuestro
desempeño laboral.
Entre los conceptos introducidos, que no sólo son importantes en
la gestión para la consecución de los objetivos institucionales, sino
también para un mayor crecimiento personal de los funcionarios, se
encuentran:
La Sala de Pensamiento Creativo: es un espacio orientado
al mejoramiento de las competencias de los funcionarios del IPSE y la
optimización de su desempeño, a través de procesos creativos de pensamiento,
utilizando estrategias de formación, recursos tecnológicos
de alta generación y herramientas lúdicas que facilitan el desarrollo
creativo de las ideas, para que se traduzcan en proyectos orientados al
cumplimiento de la misión institucional .
El Mural del Sentimiento: tiene como propósito crear un espacio
de evocación de las motivaciones individuales de los funcionarios
para el desarrollo de las actividades
laborales. El contacto diario
con dichas “motivaciones”, se
convierte en un motor de la vida
laboral, y por ende de obtención
de logros colectivos de la entidad.
Otro de los objetivos de
esta acción es favorecer la toma
de conciencia de cada uno de
los funcionarios acerca de los
motivadores para el desarrollo
del trabajo, de manera que se
disminuya la visión “cerrada” de
“generar ingresos” y brindar un
sentido a su vida en el instituto o
en cualquier tipo de labor.
La Múcura de los Sueños:
representa los sueños de quienes
comparten en el IPSE la expectativa
de un proyecto de vida que
en lo personal, familiar y laboral,
confluye con el logro de satisfacer
las necesidades de nuestras
partes interesadas. Su simbología
es la de un elemento mitológico
de la cultura indígena colombiana
Wayuú, la múcura.
Las Cabinas del Silencio:
ofrecen la privacidad requerida
por los funcionarios para atender
sus asuntos personales, logrando
que se respete su intimidad y
no se interfiera en el ambiente
laboral.
Para el IPSE es fundamental el
bienestar de sus funcionarios y
el fortalecimiento de su filosofía
como el principal mecanismo
para enfrentar la incertidumbre
generada a partir del cambio.
Lanzamiento de la “Múcura de los Sueños”.

6 /
La ética de la prevención
El IPSE se compromete con la preservación de los principios
y valores institucionales con el fin de evitar la incursión
de sus funcionarios en conductas disciplinables.
Por: Luz María Celis Lotero | Abogada, Profesional Especializada Unidad Control Interno Disciplinario.
En función del servicio y del interés que persigue, toda organización
tiene la capacidad de autodeterminarse mediante la implantación de
metodologías y estrategias orientadas a garantizar que la función pública
sea ejercida en beneficio de la comunidad y para la protección de
los derechos y libertades.
En este sentido, es preciso asociar al modelo de funcionario cumplidor
de sus obligaciones legales, la responsabilidad moral y jurídica. La
primera se refiere al carácter interno de las conductas, la conciencia o
intención de quien ha actuado, sin importar aspectos externos como
el hecho de que éstas hayan sido descubiertas o sancionadas. Por el
contrario, los procesos jurídicos no son necesariamente procesos de intención,
por ejemplo, la prescripción del delito de robo por el transcurso
del tiempo puede invalidar la responsabilidad jurídica sin invalidar la
responsabilidad moral.
Por otro lado, los servidores públicos por ser la representación más
visible del Estado, son los encargados de realizar las actividades estatales
en beneficio de los ciudadanos, y en consecuencia se espera que sus
actuaciones concuerden con los intereses generales de la comunidad.
Así las cosas, en el marco de la filosofía institucional y con el fin de
garantizar el cumplimiento de los fines estatales, el IPSE viene desarrollando
un programa de ética y valores con fundamento en la construcción
de acuerdos razonables, de hacer viable la convivencia y de
minimizar la ocurrencia de conductas que en mayor o menor grado
afecten el avance de su gestión.
En este contexto, la entidad ha venido promoviendo mediante la
realización de actividades lúdicas, talleres prácticos y jornadas de sensibilización
y capacitación, campañas preventivas y correctivas de motivación
que permitan modificar las actitudes que contraríen el orden interno,
afecten el clima laboral y puedan generar acciones disciplinarias,
pues no se trata de castigar determinados incumplimientos, sino de
proponer el cambio de actitud frente a la posible trasgresión metódica
del ordenamiento por parte de cualquiera de sus funcionarios.
Resulta imperativo entonces, que el servidor público responda a las
expectativas de los ciudadanos que esperan que en su comportamiento
prevalezcan los principios rectores de la función pública en consonancia
con los valores éticos, el respeto, la integridad y la justicia.
La gestión por competencias:
fortaleza institucional
Por: Luz Stella Restrepo Henao, Administradora de Empresas /Coordinadora de Talento Humano -Margarita Alvarez Llinás, Psicóloga
En el contexto cambiante del mundo globalizado se hace necesario
adaptarse a los cambios desarrollando nuevas formas de realizar
los procesos organizacionales, para ello es necesario contar con personal
competente de tal forma que con sus conocimientos, habilidades
y aptitudes puedan garantizar la supervivencia y competitividad
organizacional.
Esto ha llevado a que el instituto, alineado con estándares internacionales
de calidad, haya orientado sus sistemas de gestión a enfrentar los
cambios; por ello implementó el Sistema de Gestión por Competencias
que involucra los elementos de capacitación, entrenamiento y experiencia
necesarios para mejorar los conocimientos y habilidades del talento
humano del IPSE.
En la organización se entiende “competencia” como la capacidad
de una persona para desempeñar, en diferentes contextos y con base
en los requerimientos de calidad y resultados esperados, las funciones
inherentes a un empleo; esta capacidad está determinada por los conocimientos,
destrezas, habilidades, valores, actitudes y aptitudes que
debe poseer y demostrar el empleado público.
Bajo esta conceptualización, se establecieron las competencias de
cada uno de los cargos existentes en la planta de personal de la entidad
y se realizó la evaluación individual de los funcionarios, determinando
las brechas entre estos dos parámetros, estructurando los planes de
mejoramiento para cerrarlas. Estos planes se han caracterizado por
incluir estrategias que contienen el diagnóstico de las necesidades individuales
y grupales, planes de intervención individual, asignación de
responsabilidades, empoderamiento y seguimiento anual del cumplimiento
de metas y de los objetivos por dependencia.
Para realizar la evaluación se utilizaron instrumentos validados psicométricamente,
con un esquema de evaluación de 360 grados, con el
que se obtiene información no sólo de lo expresado por cada funcionario,
sino también de la percepción de los jefes inmediatos y compañeros
de trabajo; esta metodología le brinda mayor objetividad al proceso.
Teniendo un claro y preciso diagnóstico, se estructuraron los planes
de capacitación, entrenamiento y formación que no sólo procuran
el mejoramiento del desempeño laboral sino la eficiencia, eficacia y
efectividad de los procesos y la consolidación del capital intelectual del
instituto.
El Sistema de Gestión por Competencias se considera como una
fortaleza institucional y un beneficio individual por cuanto los funcionarios
logran prepararse para asumir los cambios acelerados del entorno.
Además propicia el compromiso institucional, mejora el desempeño individual
y de los equipos de trabajo, incide en la motivación constante,
desarrolla la creatividad y el reconocimiento. A nivel institucional se le
atribuye directamente el éxito en la gestión del mejoramiento.
Se puede concluir que en el IPSE la gestión por competencias, no
solamente es la respuesta al mejoramiento continuo, sino el reconocimiento
del potencial y aporte de cada funcionario a la gestión institucional,
convirtiéndose en una estrategia de conexión clara y directa de
los propósitos institucionales con las expectativas personales en beneficio
de sus servidores.

7 /
Edición N o 4 / Julio de 2010
El ipse conectado con la tecnología
El IPSE actualiza su plataforma tecnológica
para estar a la vanguardia con las tecnologías
de la información y las comunicaciones.
Por: Angelina Toloza Pabón | Ingeniera de Sistemas. Coordinadora Organización y Sistemas.
El acelerado avance de la tecnología así como la marcada tendencia
hacia los sistemas basados en plataformas de redes globales, hacen que
en el IPSE se incorporen las Tecnologías de Información y Comunicación
-TIC’s- con el fin de contar con herramientas automatizadas para el
mejoramiento continuo, el rendimiento en los procedimientos de comunicación,
la gestión de la información y el procesamiento de datos.
Portal IPSE.
El propósito general de los sistemas de información es manejar de
manera clara, sencilla y ordenada un conjunto de datos que posteriormente
serán relevantes para la entidad. Nuestros sistemas cumplen
con los objetivos básicos de automatizar los procesos, proporcionando
insumos para la planificación institucional.
Dentro del proceso de actualización de la plataforma tecnológica, el
IPSE cuenta con un servicio de conexión a Internet útil para el sistema
de videoconferencias, el cual ofrece la posibilidad de encuentros a distancia
en tiempo real entre dos o más sitios; la interacción audiovisual
con personas en cualquier lugar del mundo y la realización de actividades
de capacitación como diplomados, conferencias, cursos, foros,
debates, discusiones y demás, sin tener que trasladarse. Otra de las
herramientas tecnológicas es la Intranet, mediante la cual se establece
una comunicación interactiva entre los miembros del grupo de trabajo,
manteniéndolos informados de los principales acontecimientos de la
entidad.
Igualmente, se implementó la herramienta Tele Educación para el
Desarrollo -TELDE - basada en un sistema programable de Windows
Encoder, subdividido en dos ambientes para un estudio de grabación:
el primer ambiente trabaja con el expositor, almacenando un video
explicativo y el segundo ambiente se enfoca en la herramienta de polimedia;
la perfecta coordinación de estos ambientes posibilita innovar
en la forma de presentación del tema en estudio. Esta herramienta se
El propósito general de los sistemas de información es
manejar de manera clara, sencilla y ordenada un conjunto
de datos que posteriormente serán relevantes para la
entidad. Nuestros sistemas cumplen con los objetivos
básicos de automatizar los procesos, proporcionando
insumos para la planificación institucional.
encuentra diseñada para el instituto con el fin de apoyar el proceso de
gestión social en su procedimiento de comunicación organizacional,
tanto a nivel interno como externo.
Con relación a los sistemas de información antes mencionados, el
IPSE puso en marcha el Sistema de Gestión Documental ORFEO, que
permite la gestión de los documentos de la entidad, manteniendo los
registros de manera automatizada, con importantes ahorros en tiempo,
costos y recursos.
Así mismo, el IPSE adelanta el montaje de un Sistema de
Información Geográfico, realizado en conjunto con el Instituto
Geográfico Agustín Codazzi –IGAC–, autoridad estatal de orden nacional
en materia de cartografía, agrología, catastro y geografía, con
el propósito de desarrollar una herramienta de análisis, que sirva para
la planificación e investigación de las fuentes alternativas de energía,
implementando una base de datos institucional que consolide e integre
la información de los procesos misionales, facilite la interacción y el
flujo de información en la entidad.
Del mismo modo se espera realizar el seguimiento a la demanda
energética y capturar, almacenar, disponer y analizar estadísticamente la
información geográfica y alfanumérica de las Zonas No Interconectadas
de Colombia para soportar el proceso de gestión de proyectos del IPSE.
El IPSE trabaja continuamente en la actualización de su plataforma
tecnológica para brindar mayores niveles de satisfacción a las partes
interesadas internas y externas.
Intranet IPSE.

8 /
Participación comunitaria,
una meta institucional
Por: Natalia Ceballos Tobón | Antropóloga, Centro de Gestión Ambiental y Social - CEGAS
Ante el diverso y complejo panorama natural, social y cultural de las
Zonas No Interconectadas- ZNI, el IPSE fortalece la participación comunitaria
en la gestión de los proyectos energéticos.
En cumplimiento de las funciones que le ha asignado el Gobierno
Nacional y de conformidad con la normatividad vigente, el IPSE formula
y promueve soluciones energéticas estructurales con principios de conservación
ambiental, teniendo en cuenta los espacios de participación,
decisión y acceso que las comunidades de las ZNI poseen. Los impactos
sociales, entendidos como una
oportunidad de mejoramiento de
las condiciones de vida de los habitantes
de las ZNI, son una prioridad
y hacen parte de las metas
institucionales.
En este sentido, se trabaja
activamente para que las soluciones
energéticas fomenten en
la comunidad la construcción
de tejido social, promuevan la
apropiación de la infraestructura
energética y desarrollen la capacidad
de decisión sobre su futuro.
Es por esto que el énfasis social
del instituto está encaminado
a la satisfacción de la comunidad,
al conocimiento de los factores
socio económicos y culturales de las localidades asentadas en las ZNI, a
la apropiación de los mecanismos de participación ciudadana por parte
de los habitantes de estas áreas, y a la creación de espacios de participación
para las comunidades en la toma de decisiones alrededor de los
proyectos energéticos, en procura de la sostenibilidad de los mismos.
Para lograr este fin, el IPSE en el año 2004 creó el Centro de Atención
al Ciudadano, de acuerdo con los lineamientos del Plan de Desarrollo
Administrativo y de la Política de “Democratización de la Administración
Pública”, en el cual se definen programas y metas para fortalecer la
atención al ciudadano y fomentar su participación en la gestión de las
entidades del sector.
Posteriormente y con el propósito de realizar de manera más efectiva
el control y seguimiento a la gestión de las Peticiones, Quejas y Reclamos
- PQR´s en la institución, se estructuró el Proceso de Participación
Ciudadana en el marco del Sistema de Gestión de Calidad, con el fin
de establecer una metodología para recibir, registrar y realizar el seguimiento
a las solicitudes, quejas y reclamos de las partes interesadas, que
permitiera ofrecer respuestas eficientes
y eficaces al usuario final.
En el año 2008, con la implementación
del Sistema de
Gestión Integral y en respuesta
a la necesidad de mejorar continuamente
la atención a los
ciudadanos, se implementó el
Proceso de Gestión Social en el
cual se inscribió el procedimiento
de Gestión de PQR´s, al igual
que el procedimiento de Agenda
Ciudadana y Rendición de
Cuentas. Este nuevo proceso es
liderado por el Grupo de Gestión
Ambiental y Social, lo cual se vio
Capacitaciones en la Guajira. reflejado en el fortalecimiento de
las actividades de participación
ciudadana al contar con un equipo
multidisciplinario dedicado a las actividades de “cara al cliente”.
Por su parte, el procedimiento de Agenda Ciudadana y Rendición
de Cuentas, planteó como objetivo principal registrar y realizar el
seguimiento a los compromisos adquiridos por el IPSE. Dentro de las
actividades contempladas en éste se encuentran: la realización de las
audiencias públicas de rendición de cuentas, el seguimiento a compromisos
adquiridos y la medición del nivel de satisfacción de las partes
interesadas.
Internados Nazareth, Guajira.
En cumplimiento de
las funciones que le ha
asignado el Gobierno
Nacional y de conformidad
con la normatividad
vigente, el IPSE formula
y promueve soluciones
energéticas estructurales
con principios de
conservación ambiental,
teniendo en cuenta los
espacios de participación,
decisión y acceso que las
comunidades de las ZNI
poseen.

9 /
Edición N o 4 / Julio de 2010
En cuanto a la rendición de cuentas a la ciudadanía, el Proceso
de Gestión Social programó la realización de una serie de audiencias
públicas de rendición de cuentas con el fin de divulgar
los resultados de la gestión efectuada por la entidad durante los
últimos años, socializar las metas institucionales propuestas para
las vigencias futuras y fortalecer con estos eventos los mecanismos
de participación ciudadana y la transparencia en la gestión
institucional.
De esta manera, se han realizado tres audiencias públicas de
rendición de cuentas: la primera se realizó en la ciudad de Medellín,
en el marco del V Simposio Internacional de Energía y Frontera
Tecnológica en el Sector Rural, que contó con la participación de
más de 360 personas, con representación de 24 municipios y 14
departamentos. Entre los asistentes se destacó la presencia del
Ministro de Minas y Energía, de las comunidades de las Zonas No
Interconectadas y de invitados de países de Europa, América y Asia.
La segunda rendición de cuentas tuvo lugar en el municipio
de Arauca en el marco del Seminario “Prospectivas Energéticas
para el Departamento de Arauca” organizado por el IPSE y la
Alcaldía Municipal. Este contó con la participación del Ministro y
la Viceministra de Minas y Energía de Colombia, representantes de
las entidades del sector energético y una amplia participación de la
comunidad araucana con aproximadamente 150 asistentes.
El ejercicio de participación y control
ciudadano no sólo facilita la intervención
abierta de la comunidad, sino también se
adquieren elementos para el fortalecimiento
de la institución con el fin de satisfacer las
necesidades en materia energética de las
comunidades de las Zonas No Interconectadas.
Con el fin de continuar con estas actividades de cara a la ciudadanía,
el pasado 21 de mayo en las instalaciones del Centro de
Convenciones Fundadores, ubicado en la ciudad de Manizales, se
realizó la tercera Audiencia Pública de Rendición de Cuentas, con
la presencia de Juan Manuel Llanos, Alcalde Municipal, Herman
Zuluaga, en representación de la Gobernación de Caldas, Jaime
Zapata Franco, presidente de Gestión Energética S.A.- GENSA
y la comunidad manizaleña interesada en los temas del sector
energético.
Con el éxito de estos tres eventos, se reafirma la importancia de
replicar en otras zonas del país este ejercicio de participación y control
ciudadano, en el cual no sólo se facilita la intervención abierta
de la comunidad, sino también se adquieren elementos para el
fortalecimiento de la institución con el fin de satisfacer las necesidades
en materia energética de las comunidades de las Zonas No
Interconectadas.
De otro lado y como una actividad complementaria a la implementación
de soluciones energéticas estructurales, el centro de
Gestión Ambiental y Social del IPSE, diseñó un programa denominado
“capacitación comunitaria y socialización de proyectos”, el
cual tiene como objetivo principal realizar actividades de sensibilización,
formación, información y consulta, asociadas a las soluciones
energéticas implementadas en las comunidades de las ZNI.
En este sentido, el IPSE ha reconocido la importancia de la integración
de las ideas, el conocimiento y las perspectivas de la comunidad
en la planificación y promoción de las soluciones energéticas
y a su vez, ésta también ha comprendido que su participación
puede influenciar el proceso y proporcionarle posibilidades más
sostenibles para su mejoramiento.
El agua, un recurso valioso
“El agua fluye desde lo alto de las montañas.
El agua corre por las profundidades de la tierra.
Milagrosamente, el agua nos llega, y sostiene toda la vida”
THICH NHAT HANH.
Tomado de Inspiración de la Naturaleza, de Gabriel Walcott.
Sabías que…
• El agua dulce representa el 3% (35 trillones de litros) del agua
en el planeta. De ese porcentaje, el 69,6 % se encuentra congelada
en las capas de hielo de los polos, glaciares y coberturas
de nieve; el 30,1 % está contenida en acuíferos y subsuelo.
• Sólo el 0,3% de este recurso (118.000 billones de litros) se encuentra
disponible en ríos, lagos, pantanos y atmósfera.
• Sin embargo, la población mundial crece constantemente y
la demanda sobre este recurso aumenta en la misma forma.
Lo desperdiciamos en nuestras actividades cotidianas, contaminamos
ríos y lagos con descargas industriales y domésticas,
talamos los bosques que protegen nacimientos y cauces mientras
que los glaciares y el hielo en los polos desaparecen en la
misma proporción que se eleva la temperatura del planeta por
las emisiones a la atmósfera.
• Una de cada ocho personas en el mundo no tiene acceso
al agua potable. Según la ONU, para el año 2017 cerca del
70% de la población global accederá con dificultades al agua
dulce y para el 2025, aproximadamente 40% de la población
vivirá en regiones donde escasea este recurso.
• ¿Qué acciones realizan nuestros gobiernos para fomentar
la protección, manejo adecuado, uso racional y mejor
aprovechamiento del agua? ¿Qué debemos hacer para aprovechar
este precioso recurso?
• Piensa globalmente, actúa localmente. Realiza buenas prácticas
para reducir el consumo de agua en todas las actividades
que realices. Es un compromiso de todos.
Tips para ahorrar agua
• Cierra la llave mientras te cepillas los dientes, te rasuras o te
enjabonas.
• Cuando utilices la lavadora, asegúrate que está a la máxima
capacidad y evita el exceso de jabón.
• Reutiliza el agua que sale de la lavadora, para realizar actividades
como limpieza de pisos, baños, etc.
• Cierra levemente la llave de paso de la casa, no apreciarás la
diferencia y ahorrarás gran cantidad de agua diariamente.
• Revisa periódicamente los empaques de las llaves para corregir
o prevenir fugas.
• Instala en la grifería reductores de consumo, para disminuir la
cantidad de agua que sale por los ductos.
• Los tanques de almacenamiento de agua en las viviendas deben
limpiarse al menos 2 veces al año.

10 /
Organización, preservación y eficiencia
en la administración
Por: Andrés Corredor Ávila | Abogado, Coordinador de Recursos Físicos IPSE.
Gestión Documental
En cumplimiento de la Ley 594 de 2000, donde se establece que el
registro de la información producida o recibida por una entidad pública
o privada en razón de sus actividades o funciones, debe ser organizada
y salvaguardada, de tal forma que sea recuperable para uso de la administración
con diferentes aplicaciones, en especial para el servicio al ciudadano
y como fuente que permita preservar la memoria institucional,
el IPSE implementó un Sistema de Gestión Documental que le permitió
optimizar el uso, consulta y conservación de la documentación, lo que
se tradujo en la forma de agilizar sus procesos y trámites.
En el año 2005, se inició la tarea de implementar el Sistema de
Gestión Documental utilizando ORFEO, un software de distribución
gratuita que permite manejar la documentación desde su origen, radicación
y almacenamiento hasta la entrega final al archivo central.
Este cambio estructural se traduce en el conjunto de elementos y de
relaciones que se dan con el objetivo de normalizar, controlar y coordinar
los procesos y actividades que inciden entre otros aspectos, en
la recepción, circulación, almacenamiento, organización, conservación,
disposición final y accesibilidad de los documentos generados en el
transcurso de la actividad de la institución.
Los sistemas de gestión documental se convierten en una fuente
de información que puede servir de apoyo a posteriores actividades,
como la toma de decisiones, gestión de la información y ante todo, la
preservación histórica.
El IPSE cuenta con un archivo de gestión donde reposan los documentos
generados y recibidos en el último año, un archivo central y un
archivo histórico, conformados aproximadamente por cuatro millones
de folios y cerca de 30.000 planos, correspondientes al período 1930-
2005 en el cual se conserva la memoria institucional. En la actualidad
se adelanta un proyecto para digitalizar los documentos del periodo
comprendido entre los años 1950- 2005, la meta es poner a disposición
de la comunidad en general un archivo para consultas virtuales.
La correcta gestión de los
documentos incluye:
• Conservar y preservar la fiabilidad, autenticidad, integridad
de la información electrónica durante la vida del documento,
y transferir la responsabilidad de su gestión al final de su
ciclo de vida.
• Clasificar la información mediante un sistema de codificación
comprensible y de fácil administración.
• Mantener un archivo en la oficina para la gestión de la información
en soporte electrónico.
• Registrar y transferir la información de los expedientes en un
soporte único, papel o electrónico, pero no en ambos a la
vez. Se dará preferencia al electrónico y siempre que se pueda
utilizar para las impresiones papel reciclado.
• Transferir la responsabilidad de la gestión de la información
al archivo histórico al final de la parte activa de su ciclo de
vida, en función de la frecuencia de utilización y los plazos de
prescripción.
• Cuando la aplicación (software) sea sustituida por una nueva,
será posible aplicar los procesos necesarios para incorporar
toda la información existente al nuevo formato.
Armonía, confort y desempeño
La evolución tecnológica, nuevas formas de concebir el trabajo, ergonomía,
salud ocupacional y espacios donde primaran los conceptos
minimalistas, fueron el fundamento conceptual para rediseñar las oficinas
del IPSE.
Estos cambios desarrollaron
nuevos esquemas, donde se
incentivó el trabajo en equipo,
la comunicación efectiva, el
orden, la seguridad en la información
y condiciones de trabajo
seguro y saludable, logrando el
mejoramiento de los niveles de
satisfacción laboral y del clima
organizacional.
La planta física se dividió en
grandes espacios con pocas divisiones
y con elementos como
el vidrio, la madera, luz natural,
colores claros. Igualmente la distribución
espacial se realizó con
materiales modulares, transparentes
y livianos. La arquitectura
modular de los escritorios en
forma sinuosa y las sillas de materiales
y formas ergonómicas, conformaron
un ambiente moderno,
Nuevas instalaciones del IPSE.
armónico y de confort.

11 /
Edición N o 4 / Julio de 2010
Subsidios para el desarrollo
Por: María Noelia Vélez Urrea | Contadora, Coordinadora de Recursos Financieros IPSE.
Mediante la Ley 1117 de 2006, por
la cual se expiden el reglamento sobre
normalización de redes eléctricas y de
subsidios para estratos 1 y 2, el Gobierno
Nacional modificó el artículo 99 de la Ley
142 de 1994 con el fin de garantizar la
sostenibilidad de la prestación del servicio
de energía eléctrica en las Zonas No
Interconectadas, otorgando la competencia
al Ministerio de Minas y Energía
-MME- para establecer los porcentajes de
subsidios por menores tarifas de energía
a los usuarios de las ZNI y transferir los
recursos.
El Ministerio de Minas y Energía delegó
en el IPSE la distribución de los subsidios
y su entrega durante el período 2004 –
2007. Para la vigencia 2008 y 2009 el
Ministerio los asignó directamente, delegando
al IPSE sólo la transferencia de los
mismos.
La gráfica muestra los subsidios asignados
en millones de pesos del 2004 al
2009 por regiones: Occidente, Amazonía,
150000
120000
90000
60000
30000
Norte
Orinoquía
Amazonía
Occidente
000
$20.000 $22.500
2004
0
5.556
2.502
11.943
SUBSIDIOS ASIGNADOS 2004-2009
Cifras en Millones de Pesos
2005
0
5.585
2.935
13.979
$23.500
2006
11
4.683
3.055
15.751
$35.000 $35.326
2007
4.134
5.809
4.041
21.017
2008
0
4.918
4.223
26.185
$130.000
Orinoquía y Norte. Fuente: Coordinación de Recursos Financieros –Junio 30 de 2010
2009
48.648
17.456
21.402
42.494
Tejedoras comunidad Nazareth-Guajira
Es importante resaltar que hasta 2008,
a la zona de occidente le correspondió una
mayor distribución de los subsidios, en razón
al volumen de usuarios y localidades.
De otro lado, en el 2009 se incrementó
el monto de los subsidios asignados
a la zona norte por la inclusión del
Archipiélago de San Andrés, Providencia
y Santa Catalina.
El siguiente cuadro muestra las localidades
atendidas cuya asignación ascendió
a ciento treinta mil millones de pesos
($130.000.000.000), entregado a 1.251
localidades a través de 91 entes prestadores
del servicio.
REGION
AMAZONIA
ORINOQUIA
OCCIDENTE
NORTE
DEPARTAMENTO
SUBSIDIOS 2009
ENTES
PRESTADORES
LOCALIDADES
VALOR SUBSIDIO
Cifras en millones
de pesos
AMAZONAS 1 40 16.018
CAQUETA 13 49 1.542
PUTUMAYO 7 34 3.842
SUBTOTAL 21 123 21.402
CASANARE 1 3 432
GUAINIA 1 53 7.466
GUAVIARE 2 38 706
META 7 33 908
VICHADA 4 22 1.140
VAUPES 3 39 6.804
SUBTOTAL 18 188 17.456
ANTIOQUIA 3 39 1.064
CAUCA 5 113 11.477
CHOCO 28 258 12.103
NARIÑO 12 494 17.327
VALLE DEL CAUCA 1 33 522
SUBTOTAL 49 937 42.494
BOLIVAR 2 2 368
SAN ANDRES Y
PROVIDENCIA
1 1 48.280
SUBTOTAL 3 3 48.648
TOTAL SUBSIDIOS
2009
91 1251 130.000
Fuente: Coordinación de Recursos Financieros –Junio 30 de 2010

12 /
Hacia unos estados financieros
razonables
Por: María Noelia Vélez Urrea | Contadora, Coordinadora de Recursos Financieros IPSE.
Con la expedición de la Ley 716 de 2001, por la cual se fijan las
normas para el saneamiento de la información contable en el sector
público y se dictan otras disposiciones en materia tributaria, el instituto
adelantó varios procesos de depuración de sus estados financieros, con
el objeto de normalizar situaciones de omisión e inconsistencias plasmadas
en 106 glosas que, en forma reiterada, la Contraloría General de
la República venía realizando a los estados financieros.
Ante esta circunstancia, la actual administración emprendió las
acciones necesarias para subsanar las inconsistencias, priorizando en
el saneamiento de la deuda con la Nación que ascendía a $351.763
millones, proveniente del crédito BID 540 y de acuerdos de pago generados
por las deudas que tenían las electrificadoras que conformaban
el grupo ICEL.
El instituto adelantó varios procesos de depuración de
sus estados financieros, con el objeto de normalizar
situaciones de omisión e inconsistencias plasmadas en 106
glosas que, en forma reiterada, la Contraloría General de la
República venía realizando a los estados financieros.
Para lograrlo, el IPSE aceptó la capitalización de las acciones, ofrecimiento
que Centrales Eléctricas del Cauca S.A. E.S.P. –CEDELCA-,
Empresa de Energía de Boyacá –EBSA-, y Gestión Energética S.A.,
-GENSA-, le realizaron a cambio de infraestructura eléctrica en el
Sistema Interconectado Nacional- SIN. Se recibió la infraestructura eléctrica,
se emitieron los títulos por parte de estas empresas y finalmente,
se entregaron a la Nación (Ministerio de Hacienda y Crédito Público)
las acciones capitalizadas en dación de pago, por un monto total de
$187.975 millones.
Se procedió luego a proyectar el saldo de la deuda del IPSE con la
Nación por $163.788 millones, proceso que culminó con la apropiación
de este monto en el presupuesto de 2006. Los pagos se realizaron en
los primeros días del mes de enero de ese año, quedando el instituto a
paz y salvo por todo concepto de deuda con la Nación.
Continuando con el proceso de saneamiento contable, en 2005 y
2006 se realizó el inventario físico de los bienes eléctricos y bienes inmuebles
en los departamentos de Amazonas, Arauca, Bolívar, Caquetá,
Casanare, Cauca, Chocó, Guainía, Guaviare, Meta, Nariño, Putumayo,
Vaupés y Vichada. La conciliación contable de estos inventarios permitió
que la entidad pudiera registrar tanto los activos como su depreciación,
en forma individualizada.
Con el apoyo de la Universidad de Antioquia se adelantó la depuración
y saneamiento de las siguientes cuentas: terrenos, préstamos
a exempleados, construcciones en curso, anticipos sobre convenios,
acuerdos y adquisición de bienes y servicios; paralelamente, los funcionarios
del área financiera adelantaron el análisis de las cuentas: estudios
y proyectos, préstamos a electrificadoras y cuentas por pagar.
En aras de mantener el saneamiento de los estados financieros, el
instituto ha estructurado para cada vigencia planes de acción encaminados
a sostener su razonabilidad, gestión que se ve reflejada en el
concepto que la Contraloría General de la Republica- CGR- emite, sobre
la razonabilidad de los estados contables; actualmente el IPSE se encuentra
ubicado en la categoría limpia-favorable, el más alto concepto
de opinión dado por esta entidad.
Un presupuesto
con estrategia
Para el IPSE el presupuesto se constituye en la herramienta de planificación
más representativa, ya que mediante éste se calcula anticipadamente
los ingresos y gastos para la siguiente vigencia, estableciendo
la prioridad en la ejecución de los programas y proyectos de
desarrollo económico y social para las ZNI, acorde con el Plan Nacional
de Desarrollo.
El seguimiento a la ejecución presupuestal es realizado mensualmente
y presentado en los diferentes comités cuando así se requiera,
como el de Secretaria General, Comité de Ingeniería y de Dirección.
La ejecución del presupuesto de gastos vincula el cumplimiento de los
planes de acción y a su vez, del plan de contratación. De esta manera,
su monitoreo y seguimiento permite verificar el proceso de planificación
integral: plan institucional, planes de acción y plan de contratación.
En el transcurso de los últimos seis años la ejecución presupuestal
ha alcanzado en promedio el 96%, excepto la ejecución presupuestal
de 2006 que alcanzó el 84%, debido a la aprobación de $163.906
millones para la cancelación del saldo del servicio de la deuda con la
Nación, recursos que excedían el valor calculado en $36.547 millones.
Somos conscientes de que la eficaz ejecución de los recursos asignados
coadyuva a mejorar las condiciones de vida de las comunidades y es
el pilar fundamental para adelantar la gestión pública.
En el concepto que la Contraloría General de la
República -CGR- emite, sobre la razonabilidad de los
estados contables; actualmente el IPSE se encuentra
ubicado en la categoría limpia-favorable, el más alto
concepto de opinión dado por esta entidad.

13 /
Edición N o 4 / Julio de 2010
Consecuencias e impactos
de la carrera administrativa
Por: Margarita Álvarez Llinás | Psicóloga IPSE.
La necesidad de establecer un
sistema que regule el empleo en
el sector público en nuestro país
ha llevado a que se presenten hechos
que han afectado de diversas
maneras tanto a las entidades
como a las personas que en ellas
trabajan, especialmente las ocurridas
durante los últimos cinco
años a partir de la expedición de
la Ley 909 de 2004, la cual establece
las normas vigentes que
regulan el empleo público y la carrera
administrativa en el Estado
colombiano.
Esta Ley surgió como consecuencia
de lo ordenado en el
Artículo 125º de la Constitución
Política de Colombia de 1991,
determinando que todos los
servidores públicos fueran designados
por concurso público de
méritos y asignándole un papel
representativo a la Comisión
Nacional del Servicio Civil -CNSCpara
la selección y provisión de
los empleos de carrera.
Desde 1938 en Colombia se
establecieron diferentes sistemas
de carrera, y como consecuencia
de los mismos, muchos servidores
del Estado se encontraban
inscritos en el sistema; sin
embargo, debido a diferentes
circunstancias de índole legal, un
alto porcentaje de funcionarios
fueron vinculados como provisionales
por cortos periodos que, en
su mayoría, se han prolongado
hasta por diez años y más, sin
tener la posibilidad de participar
en concursos de méritos que les
permitieran acceder a la carrera
administrativa.
La primera convocatoria a
concurso inició en el año 2005 y
a la fecha no ha finalizado, entre
otras cosas, por las diversas reclamaciones
interpuestas por los
concursantes que no aprobaron
las pruebas y por las acciones desarrolladas
por los provisionales
para lograr la inscripción extraordinaria
en carrera administrativa.
A pesar de esto, desde hace dos
años y de manera paulatina, la
La Ley 909 de 2004 establece las normas vigentes que
regulan el empleo público y la carrera administrativa
en el Estado colombiano, y determina que todos los
servidores públicos deben ser designados por concurso
público de méritos.
CNSC ha finalizado varios de los concursos y ha enviado a las diferentes
entidades las listas de elegibles de las personas que aprobaron el concurso
de méritos para ser nombradas en los diferentes empleos.
Esta demora en el proceso de selección ha afectado en diferentes
formas a las entidades, a los concursantes y a los funcionarios que se
encuentran vinculados mediante nombramiento provisional, ya que no
es posible determinar en que momento la CNSC envía las listas de elegibles,
y por ende, la entidad se ve obligada a finalizar el nombramiento
efectuado.
Debido a esta situación, las empresas del Estado se ven afectadas
ya que no tienen la facultad de realizar los nombramientos requeridos
hasta tanto no se obtenga la autorización de la CNSC para efectuar
estos nombramientos o hasta que dicha comisión remita las listas de
elegibles.
Los funcionarios que tienen un nombramiento provisional y que en
muchos casos no superaron el concurso de méritos, también se ven
afectados, ya que su medio de sustento es el trabajo y a través del mismo
se desarrollan personal y profesionalmente; dada la característica
temporal de este nombramiento, se encuentran a la expectativa de que
otra persona, que aprobó el concurso, pueda ocupar a futuro el cargo
que actualmente desempeñan.
Esta situación de incertidumbre e inestabiidad laboral genera ansiedad
e implica una reestructuración de su proyecto de vida a corto,
mediano y largo plazo, lo que no favorece el clima organizacional de las
entidades y se convierte en un reto para las áreas de talento humano.
Como consecuencia adicional, las entidades también se ven afectadas,
ya que corren el riesgo de perder su capital más valioso, el personal
que ha realizado aportes determinantes en su historia y gestión, además
de participar en la construcción colectiva de los logros institucionales.
En el IPSE, y a diferencia de muchas otras entidades del Estado, cuyos
cargos se encuentran en concurso, el efecto puede ser de alto impacto,
ya que el 83% de los cargos sujetos a concurso de mérito estaban ocupados
por funcionarios con nombramiento provisional, porcentaje que
indica el gran número de personas que deberán salir de la institución.
A la fecha en el instituto y como resultado de este concurso, de
manera paulatina, se ha suplido el 24% de los empleos ofertados, se
ha implantado el sistema de carrera; de acuerdo con los cronogramas
presentados por la CNSC, se espera contar en 2011 con el 100% de las
listas de elegibles del IPSE.
El IPSE ha asumido el reto de acompañar a sus
funcionarios en este tránsito, involucrando activamente
a la comisión de personal, realizando actividades
de bienestar, capacitación y salud ocupacional, con
el propósito de que se conviertan en herramientas
para superar los cambios que se avecinan, tales como
talleres de proyecto de vida, cursos de emprendimiento
empresarial con el SENA y acciones efectivas para
disminuir el riesgo psicosocial.
Es así que el IPSE ha asumido
el reto de acompañar a sus
funcionarios en este tránsito,
involucrando activamente a la
comisión de personal, realizando
actividades de bienestar, capacitación
y salud ocupacional, con
el propósito de que se conviertan
en herramientas para superar los
cambios que se avecinan, tales
como talleres de proyecto de vida,
cursos de emprendimiento empresarial
con el SENA y acciones
efectivas para disminuir el riesgo
psicosocial. Adicionalmente, los
funcionarios que lo solicitan,
reciben atención personalizada
para revisar la situación particular
en la que se encuentra su cargo
en el concurso de méritos, previo
análisis realizado con la CNSC,
y si es el caso, se realiza apoyo
emocional y revisión de nuevas
alternativas para su vida futura.
De igual manera, se han programado
actividades de capacitación
con la CNSC, de manera
que los funcionarios obtienen de
primera mano, la información de
las diferentes etapas del concurso.
Lo anterior permite que no se
presente desinformación al respecto
y que se cuente con datos
oportunos y veraces.
Es importante resaltar que
las acciones que la CNSC realiza
para cada uno de los cargos, se
estudian por parte de la Comisión
de Personal y la Coordinación
de Talento Humano, a fin de
emprender las acciones correspondientes
que permitan acatar
las decisiones de la CNSC pero al
mismo tiempo, apoyar hasta donde
sea posible a los funcionarios
que se ven afectados por dichas
decisiones.
Igualmente y con el fin de dar
continuidad a la gestión y no
perder la memoria institucional,
se forma a quienes ingresan a
la entidad en temas relevantes,
de manera que se garantice
continuidad en la filosofía y direccionamiento
institucional, se
cumplan las metas de la entidad
y se consolide el compromiso con
las Zonas No Interconectadas y
con el país.

14 /
La seguridad y salud ocupacional:
prioridad en el IPSE
El IPSE trabaja para asegurar un ambiente saludable
y seguro para todos sus servidores públicos,
contratistas y visitantes.
Por: Nohora Hilda Pedraza Rozo | Profesional Especializada en SISO
La Seguridad y Salud Ocupacional del instituto tiene por objeto la
prevención, evaluación y control de los riesgos presentes en los lugares
de trabajo, al igual que el apoyo y seguimiento a las empresas prestadoras
de servicio de energía y los nuevos proyectos de energización de
las Zonas No Interconectadas del país.
Desde el año 2007 las actividades de Seguridad y Salud Ocupacional
–SISO–en el IPSE se enmarcaron en un sistema de gestión de conformidad
con la Norma Internacional OHSAS 18001, con el fin de articularlas
a los sistemas de calidad y ambiente, de manera que a partir de la
identificación y evaluación de riesgos, la definición de los controles operacionales
y las estrategias de seguimiento y medición, se garanticen
condiciones de trabajo seguro para los funcionarios y contratistas del
instituto.
Esta transformación implicó el compromiso de la administración y
el trabajo de todo el equipo de Talento Humano, orientado a la información,
sensibilización, capacitación y suministro de todas las herramientas
para la adecuada gestión en medicina preventiva y del trabajo,
higiene industrial, seguridad industrial, Comité Paritario de Seguridad y
Salud Ocupacional y brigada de emergencias.
Brigada de Emergencia IPSE.
El proceso inició con la actualización de un diagnóstico inicial que
permitió conocer el modelo de gestión de calidad, así como los avances
en la gestión de seguridad y salud ocupacional del instituto a esa fecha.
Posteriormente se realizó la planificación del sistema, consistente en la
definición del alcance, la política integral, los objetivos y programas de
Seguridad y Salud Ocupacional -SISO-, la definición de controles operacionales
y las estrategias de divulgación, sensibilización y capacitación a
los funcionarios del IPSE.
Durante la implementación del sistema, se ejecutaron los programas
de Medicina Preventiva y del Trabajo, Higiene y Seguridad Industrial,
Comité Paritario de Seguridad y Salud Ocupacional, Emergencias. Se
realizaron inspecciones planeadas, organización de puestos de trabajo
en orden y aseo, análisis de accidentes de trabajo, mediciones
Valla de seguridad industrial, Inírida.
ambientales de iluminación, vigilancia epidemiológica de conservación
visual, campañas de vacunación, actualización del manual del viajero,
procedimientos e instructivos de seguridad y salud ocupacional, exámenes
ocupacionales, entrenamiento de la brigada de emergencias,
simulacros de evacuación y la actualización del Comité Paritario de
Seguridad y Salud Ocupacional.
De otro lado, en los parques de generación de energía eléctrica como
en el caso de Acandí, Guapi, Inírida, Puerto Carreño, Puerto Leguízamo,
Leticia y Bahía Solano se realizó un acompañamiento para mejorar las
actividades de promoción, prevención y control de los riesgos en los
lugares de trabajo. Igualmente se desarrollaron capacitaciones en factores
de riesgos y peligros, se hizo énfasis en la conservación de los sitios
de trabajo en adecuadas condiciones de seguridad, orden y limpieza;
se insistió en el respeto y cumplimiento de las normas de señalización y
delimitación, la implementación de procedimientos para trabajo seguro
en altura, riesgos, energías peligrosas y espacios confinados; además se
llevaron a cabo mediciones ambientales, prácticas de primeros auxilios
y simulacros entre otros, también se hizo seguimiento a los vigías de
seguridad y salud ocupacional de cada una de las localidades, dando
cumplimiento a la legislación colombiana y la realización de actividades
encaminadas a mejorar las condiciones de seguridad y salud ocupacional
Finalmente, en el período 2009-2010 se elaboraron las matrices
de peligros y riesgos de las centrales de generación de Nueva Pampa
en Necoclí, Antioquia, Isla Fuerte, Bolívar y Salahonda -Nariño, para
la identificación, análisis, valoración, priorización y establecimiento
de acciones de control para los peligros existentes, en los procesos y
tareas que pueden ocasionar accidentes de trabajo o enfermedades
profesionales.
El Programa de Seguridad y Salud Ocupacional es un
mecanismo para la planeación, coordinación y ejecución de
todas las actividades de la entidad, encaminadas a lograr la
disminución de riesgos, la seguridad de los trabajadores y
el bienestar de todas las personas en la institución.

15 /
Edición N o 4 / Julio de 2010
Responsabilidad ambiental
en la planificación
institucional
Por: José Fernely Morales Sarmiento. | Ingeniero Forestal, Coordinador CEGAS.
Los proyectos de energización
en las Zonas No Interconectadas
-ZNI- tienen en los componentes
ambiental y social, aspectos de
relevancia en la conservación y
manejo racional de los recursos
naturales y en el compromiso
de apoyar las comunidades en
la búsqueda de alternativas que
contribuyan a una perspectiva de
desarrollo local y regional. Todo
ello en razón a que el patrimonio
natural, social y etnocultural es
la mayor riqueza que poseen las
regiones que hacen parte de las
ZNI.
En años anteriores, la gestión
ambiental en el IPSE se realizaba
en el marco del ordenamiento
jurídico aplicable, con la implementación
de buenas prácticas
orientadas a la prevención, mitigación
o compensación de los
impactos ambientales identificados
y evaluados en los Planes de
Manejo Ambiental; sin embargo,
la filosofía institucional condujo
al IPSE a la búsqueda de un posicionamiento
internacional en
materia ambiental.
A partir de 2007, la gestión
ambiental se orientó hacia un enfoque
sistémico buscando identificar
y controlar los procesos
ambientalmente críticos en la entidad
y realizar el adecuado seguimiento
y evaluación de la gestión
efectuada. Por ello, el IPSE definió
las bases conceptuales y estructurales
del Sistema de Gestión
Ambiental con fundamento en la
Comunidades de la ZNI.
norma técnica ISO 14001, el cual se articuló a los sistemas de Calidad
y de Seguridad y Salud Ocupacional como respuesta al marco normativo
vigente, a los riesgos ambientales evaluados y a unas condiciones
socioeconómicas y etnoculturales de especial relevancia en las zonas
rurales.
La inserción del componente ambiental en los procesos misionales
y de apoyo institucional, se realizó sobre la base de la sostenibilidad
ecológica, la producción más limpia y el respeto por la diversidad étnica
y cultural. Por ésta razón, se trabaja no sólo por el estricto cumplimiento
de normas y estándares ambientales, sino también para lograr la mejora
continua, el direccionamiento de esfuerzos hacia la reducción de los impactos
ambientales, la mejora sustancial en la utilización de los recursos
naturales y la participación activa de las comunidades involucradas.
El IPSE diseñó un mecanismo de control para minimizar los impactos
ambientales y reducir los riesgos en operaciones críticas en todos sus
proyectos de infraestructura energética, principalmente en el almacenamiento
y manejo de combustibles, en la generación de residuos
peligrosos y de vertimientos oleosos. Los proyectos e infraestructura
energética a cargo del IPSE cuentan con el respectivo aval, permiso o
autorización ambiental, expedido por las autoridades competentes.
La inserción del componente ambiental en los procesos
misionales y de apoyo institucional, se realiza sobre la base
de la sostenibilidad ecológica, la producción más limpia y
el respeto por la diversidad étnica y cultural.
De otro lado, en las instalaciones
del IPSE, producto de la
identificación y evaluación de aspectos
ambientales, se definieron
diferentes programas para el control
de los impactos con alto nivel
de importancia como el consumo
de energía, de agua, generación
de residuos sólidos convencionales
y peligrosos.
Para reducir el consumo de
energía y agua en la entidad se
definieron los programas URE
(Uso Racional de Energía) y
URA (Uso Racional del Agua),
los cuales tienen metas de reducción
del 5 % del consumo promedio
anual. Estos programas se
fundamentan en la divulgación y
sensibilización a todo el personal
de IPSE, contratistas y visitantes
para la aplicación de buenas prácticas
de ahorro, en los cambios
tecnológicos y en las inspecciones
periódicas para verificar el estado
de los equipos e instalaciones.
Igualmente se diseñó el
Programa de Gestión Integrado
de Residuos Sólidos –PGIRS,
con el propósito de reducir su
volumen y realizar un mejor
aprovechamiento de los recursos
que se utilizan en todas las actividades
administrativas como el
papel, impresoras, empaques, y
otros. Al igual que los programas
anteriores, el PGIRS parte de la
capacitación y sensibilización al
personal para lograr sus metas.
Estas medidas de gestión
ambiental permiten realizar la
planificación de la entidad con
criterios de sostenibilidad ecológica
y social, en cumplimiento de
su misión institucional
¿Cómo podemos ahorrar agua?
Descarga el sanitario sólo cuando sea necesario
y no lo conviertas en basurera.
Coloca una botella con agua dentro del tanque del inodoro,
ayudará a economizar agua en cada descarga.

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Monitoreo y Telemetría para
el seguimiento de proyectos
energéticos en las ZNI
Por: Dabeiba Reina Chávez | Ingeniera de Sistemas, Centro Nacional de Monitoreo.
El Centro Nacional de Monitoreo -CNM- surgió en septiembre de 2006 con el fin de disponer de una
herramienta efectiva para realizar el seguimiento a la prestación del servicio de energía y a la planeación en
materia energética de las Zonas No Interconectadas del país -ZNI-, en cumplimiento de la Misión, Objetivos y
Política Integral de Gestión.
La información procesada,
depurada y validada por el CNM,
permite soportar el seguimiento a
la prestación del servicio de energía
en las cabeceras municipales
de las ZNI de Colombia, en las
Áreas de Servicio Exclusivo y en
los demás esquemas de gestión
implementados por el Gobierno
Nacional, en cumplimiento de los
estándares de calidad, seguridad,
confidencialidad y oportunidad
de la información que aplica al
proceso.
Diagrama de bloques del sistema de telemetría CNM – ZNI
Sala de Juntas y videoconferencia CNM.
Por otra parte, dicha información
permite diseñar e implementar
soluciones energéticas
estructurales de acuerdo con los
requerimientos y características
específicas de cada región, la
adecuada asignación de recursos
de inversión y operación por
parte del Estado a estas zonas.
Igualmente facilita la evaluación
de los proyectos ya implantados,
con el fin de medir y determinar la
ejecución de futuras soluciones,
proyectándose como un elemento
fundamental de gestión tanto
del IPSE como del sector minero
energético.
Este seguimiento se realiza
mediante sistemas de telemetría,
que integran: sistemas de
medida, comunicaciones y gestión
de telemetría de variables
energéticas.
El sistema de medida se encuentra
ubicado en los circuitos
de distribución de cada localidad
y registra la información de variables
energéticas como energía
activa, energía reactiva, corriente
por fase, voltaje por fase, factor
de potencia y frecuencia, con períodos
de integración de 15 minutos,
que es transmitida al CNM
utilizando un canal de comunicación
satelital desde las ZNI a
Bogotá y un canal de última milla
en fibra óptica entre el telepuerto
y el CNM. Simultáneamente el
sistema de gestión de telemetría
de variables energéticas, realiza
el llamado al medidor previa
parametrización por el operador
del CNM, quien desempaqueta
y registra en la base de datos la
información transmitida.
Posteriormente aplicando
métodos y procedimientos documentados
por el CNM, se realiza
la validación y verificación de la
información, para la generación
de alarmas y reportes y la publicación
del boletín mensual de
telemetría; a la fecha se están
monitoreando 55 localidades de
las ZNI.
Como valor agregado, el CNM
está dotado de una sala de videoconferencias
con tecnología
avanzada que integra equipos
electrónicos especializados en
audio y video con alta calidad y
óptimo tiempo de respuesta.