Hankeasiakirjojen arkistointiohje

Hankeasiakirjojen arkistointiohje 31.12.2007Ohjeen tarkoitusTämän ohjeen tarkoituksena on ohjata valtioneuvoston hankerekisteriin merkittyjen asiakirjojenarkistointia.Tätä ohjetta noudatetaan valtioneuvoston hankerekisteriin merkittyjen asiakirjojen arkistoinnissa,paitsi ei virastojen ja laitosten sekä valtion liikelaitosten johtoelinten asiakirjojenarkistoinnista. Nämä vastaavat itse omien asiakirjojensa arkistoinnista. Säädöksiinperustuvien, pysyvää tehtävää varten asetettujen elinten eli sekä neuvottelukuntien, neuvostojenja lautakuntien osalta tätä ohjetta noudatetaan siitä lähtien, kun se on merkittyhankerekisteriin tai kun se on viimeksi asetettu. Jos hankkeen asiakirjojen arkistoinninohjaamista varten on laadittu oma arkistonmuodostussuunnitelma, noudatetaan sitä eikätämän ohjeen liitteenä olevaa suunnitelmaa. Jos tämän ohjeen liitteenä oleva arkistonmuodostussuunnitelmaei kata kaikkia hankkeen asiakirjoja, noudatetaan puuttuvienasiakirjojen osalta asettaneen ministeriön ajan tasalla pidettyä arkistonmuodostussuunnitelmaatai arkistolaitoksen yleistä seulontanormia.Eduskunnan asettamien hankkeiden ja niihin liittyvien asiakirjojen rekisteröintiä, arkistointiaja säilyttämistä koskevat ohjeet vahvistaa eduskunta.Valtioneuvoston hankerekisteri ja siihen liittyvät asiakirjatHankerekisteri on eduskunnan, valtioneuvoston ja ministeriöiden kehittämishankkeidentiedot sisältävä yhteinen tietojärjestelmä. Siihen sisällytetään tiedot säädösvalmisteluhankkeistasekä eri asioita koskevista uudistamis- ja kehittämishankkeista, olivat ne sittenilman asettamista, virkatyönä tehtävää tai asettamispäätöksellä tehtävää selvitys-,komitea-, toimikunta- tai työryhmätyötä. Myös erilaiset selvitys- ja tutkimushankkeet sisällytetäänrekisteriin.Rekisteriin sisällytetään myös säädöksiin perustuvat pysyvää tehtävää varten asetettujenelinten eli virastojen ja laitosten sekä valtion liikelaitosten johtoelinten kokoonpanot janeuvottelukuntien, neuvostojen tai lautakuntien kokoonpanot. Hankerekisteriin sen sijaanei sisällytetä ministeriön vuosittain toistuvia sisäisiä hallintotoimia eikä määrärahapäätöksiä.Hanketietojen ylläpidosta vastaavat eduskunta ja ministeriöt, kukin hankkeidensa osalta.Järjestelmän ylläpidosta ja kehittämisestä vastaa valtioneuvoston tietohallintoyksikkö(VM).Hankeasiakirjojen käsittely- ja arkistointivastuutHankerekisteriin merkittyjen asiakirjojen arkistoinnista vastaa hankkeen sihteeri tai muuhankkeen vastuuhenkilö niin kauan kuin hankkeen asiakirjat ovat hankkeen hallussa.Vastuuhenkilö kokoaa ja järjestää hankkeen asiakirjat ja huolehtii pysyvästi säilytettävienasiakirjojen arkistoinnista arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti, määräajan säilytettävienasiakirjojen hävittämisestä sekä hankkeen arkistoluettelon laatimisesta.

Kaikki hankkeen asiakirjat arkistoidaan hankeasiakirjoiksi, eikä hankkeen asettaneenministeriön arkistoon oteta asiakirjoista omia arkistokappaleita. Kaikkiin hankkeen asiakirjoihinmerkitään hankkeen tunnus (esim. KTM025:00/2001).Virkatyönä, ilman asettamista tehtävistä säädösvalmisteluhankkeista arkistoidaan vainvalmisteluaikana mahdollisesti muodostuvat asiakirjat. Hankkeen arkistoon ei kerätäasiakirjoja, jotka arkistoidaan ministeriön kirjaamon arkistoon, mutta asiakirjojen löydettävyydenvuoksi on hyvä tehdä ristikkäisviittaukset sekä diaariin että HAREen.Hankkeen sihteeri tai muu vastuuhenkilö huolehtii hankkeen pitkäaikaisesti ja pysyvästisäilytettävien asiakirjojen siirtämisestä hankkeen asettaneen ministeriön arkistostavastaavalle virkamiehelle viimeistään 6 kuukauden kuluttua hankkeen päättymisestä.Hanke on päättynyt, kun sen toimikausi on ohitettu tai kun hankkeen vastuuhenkilöilmoittaa hankkeen päättyneeksi. Lainsäädäntöhankkeet päättyvät kun säädös on annettu.Jos hallituksen esitystä ei anneta, hanke päättyy toimikauden päättyessä tai muuna hankkeenmäärittelemänä päivänä. Pysyvää tehtävää varten asetettujen elinten asiakirjat voidaanluovuttaa arkistoon toimikausittain, sihteerin vaihtuessa tai muuten sovittavalla tavalla.Asiakirjojen säilytysajat on määritelty arkistonmuodostussuunnitelmassa tämän ohjeenlopussa.Ministeriön arkistosta vastaava virkamies siirtää hankearkistot kansallisarkistoon ministeriönja kansallisarkiston keskinäisen palvelusopimuksen mukaisesti.2Hankeasiakirjojen käsittelyKun hanke perustetaan, lähettää asettaneen ministeriön hankerekisterin pääkäyttäjähankkeen sihteerille tai muulle vastuuhenkilölle HARE-arkistomapin, jossa on tämä ohjeja välilehdet asiakirjojen järjestelyä helpottamaan. Välilehdet ovat asiakirjaryhmittäin eli0 Hankkeen valmistelua koskevat asiakirjat1 Kokoonpanoon ja tehtävään liittyvät asiakirjat2 Kokousasiakirjat3 Kirjeenvaihto4 Hankkeen työskentelyaineisto5 Mietinnöt, muistiot, raportit ja tutkimukset6 Määräraha- ja tilitysasiakirjat sekä palkkausta ja palkkioita koskevat asiakirjat7 Painatusaineisto8 Tiedotusaineisto9 Muut asiakirjatKun hankearkisto on laaja, voidaan edellä mainitut asiakirjaryhmät jakaa alaryhmiin. Joshanketta koskevia asiakirjoja on vähän, jaetaan asiakirjat kahteen ryhmään, joista toiseenliitetään kokousaineisto ja toiseen muut asiakirjat.Pysyvästi säilytettävät asiakirjat laaditaan arkistokelpoisin menetelmin ja niihin hankitaantarvittavat allekirjoitukset ja vahvistukset. Pysyvään säilytykseen tarkoitetut asiakirjatarkistoidaan hankkeen arkistoon paperimuodossa.

Hankkeen arkiston muodostuminen alkaa hankkeen valmistelun käynnistymisestä japäättyy vasta mahdollisen lausuntokierroksen ja julkaisujen ilmestymisen tms., jälkeensitten kun kyseiseen hankkeeseen liittyvä työ on ministeriössä päättynyt.3Ennen lopullista arkistointia asiakirjat siirretään arkistokoteloihin tai muihin säilytysvälineisiin.Eri kokoisia arkistokoteloita on saatavissa ministeriöiden arkistoista. Asiakirjoistaon poistettava ylimääräinen ja tarpeeton aineisto sekä sellainen aineisto, joka ei sinnekuulu, kuten klemmarit, muovitaskut, kuminauhat ja muut vastaavat. Jokaisen arkistokotelonselkään kiinnitettävään nimiöön merkitään seuraavat tiedot:• hankkeen nimi• hankkeen tunnus• vuosi tai vuodet, joilta asiakirjat ovat• säilytysyksikön juokseva numero.Samaan koteloon voidaan sijoittaa useampaan asiakirjaryhmään kuuluvia asiakirjoja,kunhan ryhmät on selkeästi eroteltu toisistaan ja ne ovat järjestyksessä.Salassa pidettävät hankeasiakirjatSalassa pidettävissä hankeasiakirjoissa tulee olla merkintä salassa pitämisestä, sekä salassapidonperusteista ja salassapidon päättymisestä. Ne säilytetään muista erillään siten, ettäasiattomat eivät pääse niihin käsiksi kunnes salassapito lakkaa. Salassa pidettäviä asiakirjojakäsitellään valtiovarainministeriön ohjeistuksen mukaisesti:http://www.vm.fi/vm/fi/13_hallinnon_kehittaminen/09_Tietoturvallisuus/02_tietoturvaohjeet_ja_maaraykset/index.jspSilloin, kun asiakirjojen säilytysyksikkö sisältää salassa pidettäviä asiakirjoja, tulee tietotästä ilmetä säilytysvälineestä (kotelosta tms.) ja arkistoluettelosta.ArkistoluetteloHankkeen arkistosta laaditaan arkistoluettelo, johon merkitään hankkeen tunnistetiedot jaarkistoyksiköiden (kotelo tai muu säilytysväline) tiedot. Hankkeen tunnistetiedoiksi merkitään:- hankkeen nimi- hankkeen tunnusesim. VM002:01/2001VM on organisaatiotunnus002 on vuosittain ja organisaatioittain juokseva numero01 on alihankkeen numero2001 on se vuosi, jolloin hanke avataan hankerekisteriin- hankkeen asettaja- hankkeen toimikausi- asiakirjojen rajavuodet sekä- arkistoluettelon laatija ja laatimispäiväHankearkiston jokainen arkistoyksikkö (kotelo tai muu säilytysväline) merkitään luetteloonerikseen.

4Hankearkistojen siirto kansallisarkistoonMinisteriöt luovuttavat hankearkistot kansallisarkistoon viimeistään 10 vuoden kuluttuahankkeen toimikauden päättymisestä. Asiakirjojen siirtämisestä aiheutuvista kuluista vastaahankkeen asettanut ministeriö. Ministeriön arkistosta vastaava virkamies tekee hankerekisteriinmerkinnän, että hankearkistot on luovutettu kansallisarkistoon.ArkistoraportitMinisteriön arkistosta vastaava virkamies tulostaa HARE-rekisteristä paperille kaksi erilaistaarkistoraporttia.Ennen arkistoraporttien tulostamista pääkäyttäjän tulee tarkistaa, onko tänä tiettynävuonna hankkeita, jotka toteuttavat pysyvää tehtävää, eikä niitä ole asetettu toimikausiksi.Mikäli tällaisia hankkeita on, tulee ne teknisesti päättää viimeistään 10 vuoden kuluttuahankkeen avaamisesta. Tämä mahdollistaa arkistoraportin teon kaikista ministeriöntiettynä vuonna avatuista hankkeista. Tässä yhteydessä teknisesti päätetyt hankkeet tuleeavata uudelleen kuluvan vuoden hankkeina.1. Hankkeiden vuosiluettelo ministeriöittäin. Raportti tulostetaan, kun kaikki tietynvuoden (=tiettynä vuonna asetetut tai muuten luodut) hankkeet ovat päättyneet ja pysyvästisäilytettävät hankeasiakirjat on siirretty kansallisarkistoon tai viimeistään 10 vuodenkuluttua hankkeiden luonnista (vaikka kaikkien tietyn vuoden hankkeiden hankearkistojaei olisikaan saatu siirretyksi kansallisarkistoon).2. Hankkeiden vuosiluettelo aiheittain. Ministeriöt tuottavat ministeriökohtaisen aihealueittaisenvuosiluettelon, kun tietyn vuoden kaikki hankkeet on toimitettu kansallisarkistoontai viimeistään 10 vuoden kuluttua hankkeiden luonnista (vaikka kaikkientietyn vuoden hankkeiden hankearkistoja ei olisikaan saatu siirretyksi kansallisarkistoon).LisätietojaLisätietoja hankeasiakirjojen arkistoinnista saa ministeriöiden arkistoista / tietopalveluista.

HANKEREKISTERI ARKISTONMUODOSTUSSUUNNITELMA 31.12.2007LIITE 15ASIAKIRJARYHMÄ SÄILYTYSAIKA JÄRJESTYS REKISTERÖINTI* TIETOKANTA* ARKISTOINTI-VASTUUHankerekisteri jatkuva VMHankerekisterin arkistoraportit pysyvästi raporteittain KASalaiset asiakirjat kuten muut vastaavat (HARE) =asiakirjaryhmäasiakirjat0 HANKKEEN VALMISTELUA KOSKEVAT ASIAKIRJATHankkeen valmistelua koskevat keskeiset pysyvästi aika sihteeriasiakirjat, esimerkiksiriskianalyysiviestintäsuunnitelmahanke-esityshankesuunnitelmaJäsenten nimeämisasiakirjathävitetään1 KOKOONPANOA JA TEHTÄVÄÄ KOSKEVAT ASIAKIRJATAsettamispäätös pysyvästi aika HARE X sihteeri/kirjaamoMuutospäätökset pysyvästi aika HARE (X) sihteeri/kirjaamoJatkoaikaesitykset hävitetään sihteeri/kirjaamoJatkoaikapäätökset pysyvästi aika HARE (X) sihteeri/kirjaamoToimintasuunnitelmat pysyvästi aika sihteeriToimintakertomukset pysyvästi aika sihteeri2 KOKOUSASIAKIRJAT sihteeriKokouskutsuthävitetäänKokousjärjestelyihin liittyvätasiakirjathävitetäänPöytäkirjat, kokousmuistiot pysyvästi aika (HARE) (X)Kokousaineisto; liitteet pysyvästi liit. edell. ** (HARE) (X)Kokouksissa tiedoksi jaettu aineistohävitetään

6ASIAKIRJARYHMÄ SÄILYTYSAIKA JÄRJESTYS REKISTERÖINTI* TIETOKANTA* ARKISTOINTI-VASTUU_________________________________________________________________________________________________________________________________________________-3 KIRJEENVAIHTOLähetteet hävitetään sihteeriKirjeenvaihto pysyvästi aika sihteeri/kirjaamoLausuntopyynnöt***, lausunnot pysyvästi aika HARE (X) sihteeri/kirjaamoSaapuneet kannanotot pysyvästi aika (X) sihteeri/kirjaamoTiedoksi saapuneet kirjeet ja muut vähämerkityksellisetsaapuneet kirjeet; esitteet,mainokset ym. hävitetään sihteeri4 HANKKEEN TYÖSKENTELYAINEISTO sihteeriHankkeen keskeinen työskentelyaineisto- muistiot- selvitykset- tutkimukset- tilastot- yhteenvedot kyselyistä ja kyselylomakeLuettelot käytetystä kirjallisuudestaTilapäisluontoiset muistiinpanotAlustavat luonnokset, joilla ei merkitystäpysyvästipysyvästihävitetäänhävitetäänasia/aika (HARE) (X)5 MIETINNÖT, RAPORTIT JA TUTKIMUKSET siht./ min. käytäntöLuonnoksethävitetäänVälimietinnöt, loppumietinnöt pysyvästi aika HARE (X)Väliraportit, loppuraportit pysyvästi aika HARE (X)Tutkimukset (2 kpl) pysyvästi aika HARE (X)

7ASIAKIRJARYHMÄ SÄILYTYSAIKA JÄRJESTYS REKISTERÖINTI* TIETOKANTA* ARKISTOINTI-VASTUU____________________________________________________________________________________________________________________________________________________6 MÄÄRÄRAHAT, TILITYKSET SEKÄ PALKKAUS- JA PALKKIOASIAKIRJAT **** siht./min.käytäntöMäärärahaesitykset, -päätöksetTilityksiin liittyvät laskujen toisteetRaportitSopimuksetTarjouksetPalkkausta ja palkkioita koskevat asiakirjat- työsopimukset- virkavapauksia koskevat asiakirjat- palkka- ja palkkioasiakirjat- lomia koskevat asiakirjatpysyvästivoa + sop.säil.aikamin.käytäntö7 PAINATUSAINEISTO sihteeriPainatussopimuksetTekninen valmisteluaineistoMuut painatusta koskevat asiakirjatsop.aika + 2vhävitetäänhävitetään8 TIEDOTUSAINEISTOLehdistötiedotteet pysyvästi aika siht./min.tiedotusLehtileikkeet pysyvästi: siht./min.tiedotuskeskeiset, toimintaan asia/aikaolennaisesti liittyvät,hävitetään muutPuheet pysyvästi aika sihteeriTilaisuuksia koskevat asiakirjat pysyvästi: sihteerikeskeiset, merkittä- aikaviin tilaisuuksiin liittyvät,hävitetään muut9 MUUT ASIAKIRJAT sihteeriMonistettujen asiakirjojen ylimääräisetkappaleetValokuvat (hankkeen omat)Filmit ja äänitteet (hankkeen omat)hävitetäänministeriön arkistoonministeriön arkistoon

8ASIAKIRJARYHMÄ SÄILYTYSAIKA JÄRJESTYS REKISTERÖINTI* TIETOKANTA* ARKISTOINTI-VASTUU___________________________________________________________________________________________________________________________________________________Luettelo valokuvista, filmeistä ja äänitteistäsäilytyspaikkoineen pysyvästi (HARE) (X) sihteeriLehdethävitetäänSäädöskokoelmathävitetäänKirjallisuuskirjastoonArkistoista lainatut asiakirjatko. arkistoon* = hanke voi halutessaan rekisteröidä ja viedä tietokantaan kaikki julkiset asiakirjat HAREen AMSista ilmenevän lisäksi.** = arkistoidaan kokouksittain pöytäkirjat/kokousmuistiot ja liitteet*** = Eduskunnan kopioina toimittamat asiantuntijalausunnot vastineen antamista varten hävitetään**** = jos nämä asiakirjat sisältyvät asettaneen ministeriön kirjanpitoon tai palkanlaskenta-asiakirjoihin, ne hävitetään hankkeen päätyttyä, muussa tapauksessa niitä säilytetään ao. ministeriönarkistonmuodostussuunnitelman mukaan.LYHENTEETJatkuva = rekisterin käyttöikä, rekisteriä uusittaessa tiedot siirretään siihen tai johonkin arkistotietokantaanpysyvästi = säilytetään pysyvästihävitetään = hävitetään hankkeen päätyttyä; pysyvien hankkeiden tarpeettomat asiakirjat hävitetään, kun niitä ei enää tarvita.aika = aikajärjestysasia = asiakirjat ryhmitellään asian mukaanaakkos = aakkosjärjestysvoa+sop.säil.aika = säilytetään sopimuksen voimassaoloaika ja ao. sopimuslajin säilytysaikasop.aika+2v = säilytetään sopimusaika ja 2 vuottaVM = valtiovarainministeriöHARE = rekisteröidään hankerekisteriin(HARE) = rekisteröidään hankerekisteriin harkinnan mukaanKA = kansallisarkistoX = asiakirja hankerekisterin tietokantaan(X) = asiakirja haluttaessa hankerekisterin tietokantaan=asiakirjaryhmä = arkistointivastuu määräytyy asiakirjaryhmän mukaansihteeri/kirjaamo = sihteerin ja kirjaamon arkistointivastuusta sovitaan ministeriöittäinsiht./min.käytäntö = sihteerin ja ministeriön arkistointivastuusta sovitaan ministeriöittäinsiht./tiedotus = sihteerin ja ministeriön tiedotuksen arkistointivastuusta sovitaan ministeriöittäin