Hankeasiakirjojen arkistointiohje

More documents

Recommendations

Info

4Hankearkistojen siirto kansallisarkistoonMinisteriöt luovuttavat hankearkistot kansallisarkistoon viimeistään 10 vuoden kuluttuahankkeen toimikauden päättymisestä. Asiakirjojen siirtämisestä aiheutuvista kuluista vastaahankkeen asettanut ministeriö. Ministeriön arkistosta vastaava virkamies tekee hankerekisteriinmerkinnän, että hankearkistot on luovutettu kansallisarkistoon.ArkistoraportitMinisteriön arkistosta vastaava virkamies tulostaa HARE-rekisteristä paperille kaksi erilaistaarkistoraporttia.Ennen arkistoraporttien tulostamista pääkäyttäjän tulee tarkistaa, onko tänä tiettynävuonna hankkeita, jotka toteuttavat pysyvää tehtävää, eikä niitä ole asetettu toimikausiksi.Mikäli tällaisia hankkeita on, tulee ne teknisesti päättää viimeistään 10 vuoden kuluttuahankkeen avaamisesta. Tämä mahdollistaa arkistoraportin teon kaikista ministeriöntiettynä vuonna avatuista hankkeista. Tässä yhteydessä teknisesti päätetyt hankkeet tuleeavata uudelleen kuluvan vuoden hankkeina.1. Hankkeiden vuosiluettelo ministeriöittäin. Raportti tulostetaan, kun kaikki tietynvuoden (=tiettynä vuonna asetetut tai muuten luodut) hankkeet ovat päättyneet ja pysyvästisäilytettävät hankeasiakirjat on siirretty kansallisarkistoon tai viimeistään 10 vuodenkuluttua hankkeiden luonnista (vaikka kaikkien tietyn vuoden hankkeiden hankearkistojaei olisikaan saatu siirretyksi kansallisarkistoon).2. Hankkeiden vuosiluettelo aiheittain. Ministeriöt tuottavat ministeriökohtaisen aihealueittaisenvuosiluettelon, kun tietyn vuoden kaikki hankkeet on toimitettu kansallisarkistoontai viimeistään 10 vuoden kuluttua hankkeiden luonnista (vaikka kaikkientietyn vuoden hankkeiden hankearkistoja ei olisikaan saatu siirretyksi kansallisarkistoon).LisätietojaLisätietoja hankeasiakirjojen arkistoinnista saa ministeriöiden arkistoista / tietopalveluista.
HANKEREKISTERI ARKISTONMUODOSTUSSUUNNITELMA 31.12.2007LIITE 15ASIAKIRJARYHMÄ SÄILYTYSAIKA JÄRJESTYS REKISTERÖINTI* TIETOKANTA* ARKISTOINTI-VASTUUHankerekisteri jatkuva VMHankerekisterin arkistoraportit pysyvästi raporteittain KASalaiset asiakirjat kuten muut vastaavat (HARE) =asiakirjaryhmäasiakirjat0 HANKKEEN VALMISTELUA KOSKEVAT ASIAKIRJATHankkeen valmistelua koskevat keskeiset pysyvästi aika sihteeriasiakirjat, esimerkiksiriskianalyysiviestintäsuunnitelmahanke-esityshankesuunnitelmaJäsenten nimeämisasiakirjathävitetään1 KOKOONPANOA JA TEHTÄVÄÄ KOSKEVAT ASIAKIRJATAsettamispäätös pysyvästi aika HARE X sihteeri/kirjaamoMuutospäätökset pysyvästi aika HARE (X) sihteeri/kirjaamoJatkoaikaesitykset hävitetään sihteeri/kirjaamoJatkoaikapäätökset pysyvästi aika HARE (X) sihteeri/kirjaamoToimintasuunnitelmat pysyvästi aika sihteeriToimintakertomukset pysyvästi aika sihteeri2 KOKOUSASIAKIRJAT sihteeriKokouskutsuthävitetäänKokousjärjestelyihin liittyvätasiakirjathävitetäänPöytäkirjat, kokousmuistiot pysyvästi aika (HARE) (X)Kokousaineisto; liitteet pysyvästi liit. edell. ** (HARE) (X)Kokouksissa tiedoksi jaettu aineistohävitetään
Page 1 and 2: Hankeasiakirjojen arkistointiohje 3
Page 3: Hankkeen arkiston muodostuminen alk
Page 7 and 8: 7ASIAKIRJARYHMÄ SÄILYTYSAIKA JÄR

Hankeasiakirjojen arkistointiohje

You also want an ePaper? Increase the reach of your titles

Delete template?

Save as template?