Le Code de Conduite de Vodafone

Déplacements et dépenses
Votre politique locale en matière de
déplacements et dépenses énonce les règles
que vous devez suivre. Elle renferme toutes les
informations pertinentes, y compris une liste des
hôtels homologués, et des instructions sur la
façon d'utiliser notre agence de voyage attitrée
et de réserver en ligne.
Les réservations d'hébergements et de
transports effectuées d'une autre façon ne
seront pas remboursées.
Lorsque vous planifiez un déplacement, essayez
de trouver le bon équilibre entre les besoins de
l'entreprise, l'impact environnemental, la charge
financière ainsi que votre santé et bien-être.
Q : Mes frais de déplacement
pour me rendre au bureau sont
élevés. Puis-je demander un
remboursement partiel ?
R : Le déplacement vers ou depuis
votre lieu de travail ne peut faire
l'objet d'un remboursement. Des
exceptions sont envisageables dans
le cas d'un déplacement en dehors
des heures ouvrées ; consultez votre
réglementation locale pour plus de
détails.
Q : Puis-je faire une demande de
remboursement pour mon/ma
partenaire ou époux/se si celui
ou celle-ci voyage avec moi ?
R : Si votre partenaire, un ami
ou un membre de votre famille
voyage à vos côtés lors d'un voyage
d'affaires, vous ne pourrez pas vous
faire rembourser ses frais. La seule
exception concerne les affectactions
internationales où nous proposons
un accompagnement et un
remboursement des frais de
déplacement.
Qu'est-ce que cela signifie pour moi ?
Nous attendons de vous que vous :
• Respectiez la réglementation locale relative
aux déplacements et aux dépenses
• Utilisiez uniquement nos agences de voyage
et outil de réservation en ligne homologués
• Réserviez une classe de voyage appropriée
et un hôtel issu de notre liste préalablement
approuvée
• Déterminiez si le coût de votre déplacement
et de vos frais est approprié
• Réfléchissiez à votre impact sur
l'environnement et privilégiez l'utilisation
d'outils audio/web/vidéo plutôt que de vous
déplacer, le cas échéant
• Obteniez les autorisations nécessaires pour
vos frais
• Fournissiez les justificatifs nécessaires à vos
demandes de remboursement
Gérer nos informations et nos documents
Si aucune raison professionnelle ou légale ne justifie
la conservation d'un document, il doit être détruit
dans le cadre du respect de l'environnement
Conserver des informations plus longtemps que
prévu ne fait qu'augmenter nos besoins en
stockage.
Qu'est-ce que cela signifie pour moi?
Nous attendons de vous que vous :
• Vous conformiez aux procédures qui vous
concernent, qui sont énoncées dans les
procédures et réglementations locales
consacrées à la Gestion et la conservation
de documents
• Conserviez les documents pendant la durée
prévue par votre calendrier local de
conservation des documents
• Consultiez votre équipe juridique locale si
vous avez des questions
Q : Je pense que je vais conserver tous mes
documents, au cas où ils s'avèreraient utiles par
la suite. Puis-je le faire ?
R : Vous devez être sélectif. Certains documents ont
besoin d'être conservés à des fins d'audit, légales ou
fiscales. Par exemple, les documents qui peuvent être
nécessaires à une enquête ou un procès doivent être
conservés jusqu'à la clôture de l'enquête ou du procès.
En revanche, une invitation à une réunion qui a déjà eu
lieu est un exemple de document que vous devez
détruire.
Comportement individuel
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