MANUEL DE REINSTALLATION DEPARTEMENT DE LA ... - UNHCR

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CHAPITRE 8 d'un travail de réinstallation effectué dans des situations de prime abord, un dossier individuel doit être ouvert pour les réfugiés à la réception d'une soumission initiale. Les dossiers individuels doivent être centralisés et il ne doit y avoir qu'un seul dossier par requérant dans un bureau extérieur. Ce dossier doit centraliser toutes les informations relatives au réfugié produites par le HCR et ses partenaires, en plus de toute la correspondance échangée entre le réfugié et le HCR. Un système centralisé de dossiers individuels permet de trouver plus facilement la solution durable qui convient à tel réfugié dans la mesure où il fournit un « instantané » de la vie du réfugié dans un seul dossier. NOVEMBRE 2004 VIII / 13
GESTION DE LA REINSTALLATION DANS LES BUREAUX EXTERIEURS Tous les éléments du dossier peuvent s'avérer utiles lors de l'examen des solutions durables possibles et il sera très difficile d'avoir une compréhension globale des besoins des réfugiés en l'absence d'un tel système centralisé. Chaque entrevue avec un cas individuel, y compris la date, la nature de l'entrevue, l'action menée et le suivi recommandé, doit être inscrite sur une feuille de contrôle, généralement sur la partie gauche ou la première page de la chemise, ainsi que tout autre document produit pendant l'entrevue. La conservation des documents relatif aux cas individuels est essentielle pour assurer la continuité lorsque des changements de personnel du HCR se produisent, et pour constituer au fil du temps une image des événements et des circonstances susceptibles d'avoir une incidence sur les solutions durables envisageables pour les réfugiés. Il est essentiel que les documents soient gérés selon des procédures standard dans les divers bureaux extérieurs pour que les hauts responsables puissent être sûrs de la conformité des documents et de l'existence de procédures permettant d'établir les responsabilités. L'assistant de protection ou une autre personne chargée du classement doit attribuer un numéro de dossier et inscrire le nom, la date et le lieu de naissance du demandeur sur une fiche signalétique, dans un livre de bord ou dans une base de données. Ces informations doivent être conservées et éventuellement archivées avec les dossiers. Les indications sur la numérotation à adopter sont fournies ci-dessous. Les chemises contenant les dossiers doivent être conservées dans des meubles-classeurs résistants au feu et pouvant être fermés à clef, et ces classeurs doivent eux-mêmes être situés dans une pièce pouvant être fermée à clef. Les dossiers doivent ensuite être classés en fonction du numéro de dossier, par ordre croissant, d'avant en arrière (ou de gauche à droite si les étagères sont horizontales). Les nouveaux dossiers sont alors ajoutés à l'arrière du tiroir. Les principes directeurs du HCR recommandent de classer les dossiers des demandeurs par numéro, avec des renvois aux noms, en raison des différents systèmes de noms qui existent dans différents pays. La pratique habituelle consiste à attribuer des numéros en séquence, à partir de l'année d'ouverture du dossier. Le premier dossier ouvert en 2001 en Ethiopie pourrait donc se voir attribuer la séquence ETH2001-0001 (ou 2001- 00001, si un grand nombre de cas sont attendus une année), le deuxième porterait le numéro 2001-0002, le troisième 2001-0003, etc. Si des réfugiés de plus d'un pays d'origine sont présents dans le pays d'asile, le numéro de série des dossiers peut comporter un code représentant le pays d'origine. Ainsi, un réfugié soudanais se trouvant en Ethiopie pourrait avoir pour numéro de dossier ETH2001-SUD0001. Si un bureau décide d'utiliser les numéros d'enregistrement (qui sont souvent associés aux numéros des cartes d'alimentation), il doit faire très VIII / 14 NOVEMBRE 2004
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Unité de la réinstallation HCR Ke
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Knowing the applicable refugee defi
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