CODE DE CONDUITE DES AFFAIRES - Halliburton

Gestion des documents
Dans le cadre de nos activités journalières, nous générons de
grandes quantités de documents commerciaux importants.
Ces documents commerciaux revêtent de nombreuses formes,
notamment : e-mails, propositions, factures, notes de frais, et
contrats, et ils peuvent être sous format électronique ou imprimé
papier et peuvent être stockés dans nos locaux ou en dehors.
Nous prenons des décisions commerciales critiques reposant
sur des renseignements générés par les salariés dans l’ensemble
de l’organisation, et des informations inexactes ou incomplètes
peuvent donc avoir des conséquences négatives particulièrement
importantes. Chaque fois que nous créons, tenons à jour,
approuvons, ou analysons des documents commerciaux, il
incombe à chacun d’entre nous de vérifier qu’ils sont exacts et
complets.
À noter !
Nous partageons tous la responsabilité de créer
et de tenir à jour des documents commerciaux
exacts.
Document commercial désigne des information
qui sont créées, reçues et/ou tenues à jour par la
Société comme preuve d’une obligation légale ou
d’une transaction commerciale qui a une valeur
opérationnelle, légale ou réglementaire.
Informations comprend tous documents ou
données dans n’importe quel format et/ou
support créé ou reçu par la Société.
Nous devons soigneusement tenir à jour les documents
commerciaux et les détruire seulement conformément à nos
politiques de gestion des documents. N’altérez jamais de
documents, ne les détruisez pas sans autorisation et ne les
modifiez pas pour tenter de dissimuler une faute éventuelle.
Dans le cadre d’un litige, de menaces de poursuites et des
enquêtes gouvernementales, nous pouvons être tenus de prévenir
la destruction ou l’altération d’informations afin que celles-ci
puissent être produites pour examen. Si une telle « mise en
suspens pour des raisons juridiques » est mise en œuvre, le
Service juridique vous en avisera. À ce moment-là, vous recevrez
des instructions spécifiques pour préserver et ne pas effacer ni
altérer lesdites informations.
Références
Company Policy 3-02240, “Financial Reporting”
Company Policy 3-02290, “Internal Audit”
Company Policy 3-10130, “Records Management”
Company Business Practice 4-11014, “Halliburton Internal
Control Committee”
Company Business Practice 4-11059, “Travel and Entertainment
Expense Reporting”
Company Business Practice 4-17013, “External
Financial Reporting”
Company Business Practice 4-17015, “Financial Reporting and
the Preparation of Consolidated Financial Statements”
Company Business Practice 4-17044, “Records and Information
Management (RIM) – Lifecycle Management and Compliance”
Company Business Practice 4-17045, “Placement of Holds on
Business Records and Information”
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