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Remarque : Documents et Procès-verbaux
Des documents reflètent la réglémentation du SMEn, par ex. les methodes. Par contre,
lestraces écrites font état du résultat ou fournissent la preuve de certaines interventions.
Ainsi, pour certaines interventions documentées il y a aura des traces écrites (relatant par ex. les
résultats d’un audit interne ou d’une revue de la direction.
ISO 50001 ne définit pas les termes de façon aussi claire que le font d’autres normes. Le tableau
13 montre quels documents sont exigés par ISO 50001 et quel est le minimum des traces écrites
prouvant le bon fonctionnement du SMEn.
Tous les systèmes de management exigent une documentation et une trace écrite des
éléments clés. Il y a une bonne raison à cela : seul ce qui a été noté peut être amélioré. Si l’on
se base uniquement sur des conventions orales, l’expérience nous dit que différentes personnes
peuvent agir de manière très différente en pensant être en train de mettre en
pratique ces conventions. Seule une base écrite permet de comparer les objectifs prévus
avec les objectifs réalisés et fournir une preuve de ce qui doit être amélioré. La formalisation
écrite dans le cadre d’uns SMEn n’est donc en aucun cas une «tâche obligatoire dénuée de
sens».
Prenons comme exemple la saisie des données énergétiques (cf. Remarque : « plan
énergétique, de mesure et d’évaluation »). Pour assurer la qualité, la reproductivité et
la comparabilité des données, il est important de définir comment le relevé doit être
fait, avec quelle fréquence, quand, dans quel délai et quelle est la qualité exigée. Ces
indications peuvent par exemple faire partie de l’introduction du compte rendu énergétique.
«Mettre sous forme écrite» ne veut pas dire rédiger un manuel avec des centaines de pages
que personne ne lira par la suite. Il est tout à fait possible d’illustrer les processus sous forme de
graphiques. Une version papier n’est pas non plus obligatoire. Les logiciels récents workflow
pour le traitement de données sont une bonne alternative à de simples descriptions de textes.
Même les logiciels de Word Office vous permettent de créer des parties de graphiques et des
descriptions dans lesquelles vous pouvez insérer des liens vers des documents justificatifs, des
formulaires, etc. Des programmes comme Visio ou PowerPoint se prêtent très bien à la présentation
visuelle et permettent également d’établir des liens avec d’autres documents. De plus, une
solution informatique assure l’accès aux informations pour tous les employés.
Il est conseillé de réaliser l’étape 9 en parallèle avec d’autres étapes. Sachant qu'il
faut au tout début se mettre d’accord sur la forme du document (texte, workflow,
combinaison des deux, support informatique ou papier, etc.) et sur les points concernant
ce que l’on appelle la « maîtrise des documents ». Cette dernière désigne les
différents aspects concernant un marquage clair, par exemple avec des numéros, la
date de mise à jour, la personne responsable du contenu et de la vérification, ainsi que les règles
concernant l’archivage des versions plus anciennes et des enregistrements. En produisant des
traces écrites il faut veiller à ce qu’elles soient et restent toujours lisibles, identifiables et traçables.
L’étendue d’une telle documentation dépend du type et de la taille de l’organisme ainsi que de
la complexité des processus. Si l'organisme a déjà introduit un système de management de la
qualité ou de l’environnement et dispose donc déjà d’un système de documents, il est vivement
recommandé d’intégrer les documents relatifs au SMEn au système existant, car les employés le
connaissent bien. Avec le temps, la documentation prendra du volume au fur et à mesure des
informations recueillies sur les différentes opérations liées à l'énergie. Il est donc judicieux
d’établir dès le début une structure hiérarchique claire. Celle-ci peut être complétée par la suite
par les nouvelles réglementations, accessibles à tout moment aux personnes concernées par le
biais des liens.
4.5.4
4.4.1
4.5.4.2
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