Message du Conseil communal au Conseil général - Estavayer-le-Lac

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Message du
Conseil communal
au Conseil général
Estavayer-le-Lac, le 6 mai 2013
Octroi d’un crédit d’investissement de CHF 143'000.00 pour l’introduction d’une
Gestion Electronique des Documents (GED)
1. Introduction
Depuis plusieurs années, tant le secrétariat que le Conseil communal croulent sous les
montagnes de papier à distribuer, traiter, classer, archiver et rechercher. A l’automne 2011,
le Conseil communal a demandé à un bureau de conseils, Habilis Conseil, une analyse des
besoins documentaires de la commune. Le rapport d’Habilis Conseil constate que la mise en
réseau informatique de toute la commune a certes facilité les échanges, des classements
communs et une philosophie commune mais n’empêche pas les doublons, les difficultés de
recherche, la dépendance à quelques personnes qui « savent », la multiplication des copies
papier, etc.
De plus, Habilis Conseil a aussi relevé que l’attitude des collaborateurs et du Conseil
communal vis-à-vis d’un changement aussi fort que l’introduction d’une GED est positive et
représente un atout indéniable pour se lancer dans un tel projet.
Le Conseil communal est complètement acquis à l’introduction d’une telle solution qui, non
seulement, apportera une évolution majeure dans la gestion administrative de la commune
mais représentera un outil très efficace, pratique, moderne, convivial et aussi mobile, avec
par exemple, l’utilisation de tablettes du genre IPad. Chaque Conseiller pourra, en effet,
avoir à portée de main et en tout temps, toutes les informations pertinentes au sujet de telle
ou telle affaire.
Un tel outil permettra également de suivre l’état d’avancement des dossiers avec facilité et
efficacité.
2. Recherche d’une solution GED
Fort de cette analyse, le Conseil communal a mis au budget 2012 un montant d’honoraires
pour réaliser un cahier des charges en vue d’un appel d’offres d’une solution GED.
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Un groupe de travail restreint a été formé au sein du secrétariat qui a travaillé à l’élaboration
d’un cahier des charges permettant de répondre aux besoins de la commune. Les différentes
étapes de ce cahier des charges ont été validées par le Conseil communal. D’autres
collaboratrices et collaborateurs ont été ponctuellement consultés sur des aspects
spécifiques de la GED.
Une fois le cahier des charges rédigé et approuvé, l’appel d’offres a été lancé à l’automne
2012. Le dépouillement des offres a permis d’en retenir trois à qui une démonstration a été
demandée dans les locaux de la commune en présence du groupe de travail, de Conseillers
communaux et de collaborateurs directement concernés par une solution GED.
Après cette étape, deux solutions se sont nettement dégagées. Les deux sont de très
bonnes solutions à un prix plus ou moins identique. Certaines interrogations et questions ont
été levées. Le groupe de travail élargi s’est également déplacé dans des communes qui
utilisaient l’une ou l’autre des solutions, communes qui sont convaincues de la pertinence et
du gain d’efficacité grâce à l’introduction d’un tel système documentaire.
C’est à ce moment que le Conseil communal a décidé de mettre sur pied une commission
mixte avec le Conseil général, dont le rapport est joint à la présente.
Le choix définitif du fournisseur de la solution GED est encore en suspens, le Conseil
communal, comme la Commission, ayant estimé que ce choix pouvait tout à fait attendre
l’approbation du législatif.
3. Coût de la solution.
Quel que soit le choix final, les coûts sont plus ou moins identiques et le détail ci-dessous
représente une enveloppe globale.
Logiciels, licences et sofware divers CHF 65'000.00
Installation et paramétrage CHF 25'000.00
Formation des utilisateurs CHF 5'000.00
Options diverses CHF 2'500.00
Sous-total CHF 97'500.00
*Etablissement plan de classement CHF 13'000.00
Divers et imprévus CHF 10'000.00
Garantie et 1ère année de maintenance, 18% du prix des licences CHF 11'700.00
Total CHF 132'200.00
TVA 8 % + arrondi CHF 10'800.00
TOTAL TTC CHF 143'000.00
*A noter que l’établissement du plan de classement ne faisait pas partie du cahier des
charges soumis aux prestataires de logiciels. Ce plan sera sans doute établi en partenariat
avec l’Association des Communes Fribourgeoises, qui va édicter très prochainement des
recommandations dans ce sens, Habilis Conseil et le groupe de travail interne de la
commune.
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4. Financement
Conformément à l’art. 53 du règlement d’exécution de la loi sur les Communes, le taux
d’amortissement est fixé à 15 % pour la solution GED et à 100 % sur la garantie de la
première année. En tenant compte d’un taux d’intérêt raisonnable de 3 %, le coût annuel à
charge de l’administration se montera au total à CHF 36'060 la première année et
CHF 23'425.00 les années suivantes.
5. Conclusion
Pour les raisons évoquées ci-dessus, le Conseil communal propose au Conseil général
d’accepter l’octroi d’un crédit d’investissement de CHF 143'000.00 pour l’introduction d’une
Gestion Electronique des Documents (GED) et de l’autoriser à conclure l’emprunt y relatif.
AU NOM DU CONSEIL COMMUNAL :
La Secrétaire : Le Syndic :
Sarah Bachmann
Albert Bachmann
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COMMISSION GED & INFORMATIQUE
Rapport de la Commission
1. Membres de la Commission
Conseillers généraux
Conseillers communaux
Collaboratrices communales
M. Robert Traykoski, PRL, Président de la Commission
M. Dominique Andrey, PDC
M. Jean-François Riedweg, PS
M. Jérôme Carrard, Groupe Font
Mme Mireille Diggelmann, UDC
M. Albert Bachmann, Syndic
M. Christophe Pillonel
Mme Sarah Bachmann, Secrétaire communale
Mme Virginie Khuu, secrétaire de la Commission
2. Séances
La Commission s’est réunie à 3 reprises.
25 mars 2013 Présentation de l’état du projet GED et informatique
18 avril 2013 Démonstration et discussion avec certains fournisseurs
25 avril 2013 Décisions et rapport de la Commission
3. Gestion Electronique des Documents (GED)
3.1 Introduction
Une GED est devenue un outil essentiel et indispensable pour une gestion professionnelle et efficace
de la documentation pour une administration.
Elle est le garant d’un processus bien en place, structuré, compris et suivi par tous les utilisateurs et
permet une administration efficiente, simple, tout en garantissant le transfert du savoir entre
personnes et la pérennité des informations et archives.
Grâce à l’évolution technologique, la GED a dépassé la simple fonction de classement électronique
de la documentation pour devenir un outil de travail en tout lieu, en tout temps et par tous, grâce à sa
technologique basée sur le web et donc son caractère mobile au moyen, par exemple, de tablettes
numériques.
Ses avantages sont, bien entendu, aussi tangibles par une réduction drastique du papier et des
multiples copies au profit d’un document en permanence à jour et dont l’historique des modifications
est conservé pour des fins de traçabilité et de préservation de l’information. L’accès à des documents
de tous types comme texte, tableau, présentation, plan ou dessin et bien d'autres ainsi que leur
visualisation sur toutes plateformes permet à chaque utilisateur d’avoir à portée de main toute
l’information nécessaire pour son travail où qu’il soit.
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COMMISSION GED & INFORMATIQUE
Rapport de la Commission
Les solutions techniques proposées, et en particulier celle que la Commission a pu voir, sont un
modèle du genre, aussi bien en terme technique, de capacités, de fonctionnalités, de rapidité, que de
convivialité et de simplicité. Cette solution est clairement développée pour simplifier le quotidien de
l’utilisateur et va bien au-delà de ce qu’on pourrait faire avec du classement traditionnel, à savoir, la
recherche de dossiers par différents types d’intérêt ou de besoin, des statistiques d’utilisation, le
workflow (processus) de tâches en commun, etc.
3.2 Etude du projet communal
Lors de la première séance de la Commission, ses membres ont été informés de toutes les
démarches entreprises depuis une année et demie pour l’éventuelle introduction d’une GED. Les
documents à l’appui de cette démarche ont été remis de manière électronique à tous les membres à
savoir :
‣ Rapport d’analyse des besoins documentaires, Habilis Conseil, automne 2011
‣ Démarche du groupe de travail pour trouver une solution GED
‣ Liste des critères auxquels doit répondre la solution GED
‣ Cahier des charges en vue de l’appel d’offres pour une solution GED
‣ Liste des prestataires à qui soumettre l’appel d’offres
‣ Première synthèse des offres reçues
‣ Scénario de démonstration pour les 3 offres retenues en première synthèse
‣ Evaluation à chaud après les démonstrations
‣ Comparaison après démonstration sur la base de la liste des critères pondérés
‣ Evaluation des risques de chaque solution
La Commission a relevé l’excellent travail accompli en amont, tant par le Conseil communal, le
groupe de travail que le consultant (Habilis Conseil). Les démarches ont été entreprises de manière
méthodique, objective et complète.
Bien que les membres de la Commission soient majoritairement des personnes issues du monde de
l’informatique ou, en tous les cas, familiers des techniques bureautiques, une brève démonstration a
été demandée à l’un des deux fournisseurs de solution GED.
Cette démonstration d’environ une heure a permis de se rendre compte des possibilités qu’offre un tel
système de gestion documentaire.
Toutes les questions posées en termes de méthode de recherche, de classement, de
dimensionnement, de processus et de contrôle, etc. ont été répondues avec compétence et
professionnalisme à satisfaction des membres présents.
D’autre part, les membres du groupe de travail ont relaté les visites faites dans la Commune de Bulle
qui a introduit une GED depuis 2006 et celle de Valbroye depuis 2 ans. Les informations récoltées
font toutes état de l’enthousiasme des utilisateurs d’une GED, même les plus sceptiques, qu’il
s’agisse d’élus ou de collaborateurs.
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COMMISSION GED & INFORMATIQUE
Rapport de la Commission
Les membres de la Commission ont pu se convaincre de l’utilité, voire de la nécessité d’introduire une
GED au sein de la Commune, permettant ainsi une gestion moderne, tournée vers l’avenir.
Comme déjà mentionnés en introduction, la Commission relève les principaux avantages de
l’introduction d’une solution GED :
‣ Facilitation de l’enregistrement et de la diffusion du courrier et des dossiers
‣ Classement rigoureux et complet
‣ Recherches performantes et fiables et à la portée de tous
‣ Diminution de la montagne de papier
‣ Maîtrise de l’avancement des dossiers
‣ Notification des délais et des alertes
‣ Bureau virtuel pour le Conseil communal et les collaborateurs, accessible par des supports
style tablettes, smartphones, etc.
‣ Référencement des documents évitant les doublons
‣ Maîtrise des versions de chaque document
‣ Durée de conservation selon des critères définis
D’entente avec le Conseil communal, le choix du fournisseur, sur les deux restants, sera laissé à
l’appréciation du Conseil communal. C’est pourquoi, le montant du message représente un budget
cadre. Les deux solutions sont d’ailleurs quasi au même prix.
Le message rédigé par le Conseil communal vous donne toutes les autres indications utiles en
termes de prix ainsi que les raisons qui ont poussé le Conseil communal à s’intéresser à une telle
rationalisation.
La Commission préavise favorablement par 8 voix pour et une contre cet investissement.
4. Informatique
Pour les sujets qui suivent, la Commission a eu accès aux offres de Telecom Services à Villars-sur-
Glâne, actuel fournisseur des infrastructures informatiques de la Commune et a pu rencontrer
M. Philippe Bersier, collaborateur de l’entreprise et correspondant privilégié de la Commune pour tout
ce qui concerne son infrastructure.
4.1. Renouvellement des serveurs informatiques et téléphoniques
La Commission aimerait tout d’abord souligner que l’informatique, dans une commune en particulier,
est une ressource essentielle pour son fonctionnement, aussi vitale que le personnel, et que sans elle
plus rien ne fonctionne, d’où le soin et l’attention à apporter à cette infrastructure.
Le risque de ne pas changer les serveurs exposerait la Commune à une possible immobilisation pour
plusieurs jours voire davantage.
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COMMISSION GED & INFORMATIQUE
Rapport de la Commission
Les offres ont été examinées de près, les prix vérifiés, le dimensionnement et la nécessité évalués.
Les réponses fournies par M. Philippe Bersier étaient d’une grande fiabilité et son professionnalisme
a favorablement impressionné la Commission. Celle-ci a pu se convaincre que le sujet a été très
soigneusement étudié tant par la Commune que par Telecom Services. Les relations entre les deux
sont, de toute évidence, excellentes et le partenariat, depuis 5 ans, a fait ses preuves.
La Commission a aussi été sensible au fait que Telecom Services ait proposé une solution de
« recyclage » des serveurs actuels, permettant finalement de les faire durer plusieurs années de plus.
La Commission préavise favorablement par 8 voix pour et une contre cet investissement.
4.2. Amélioration de la liaison Wifi
La Commission a reçu les explications nécessaires pour comprendre les raisons de cette
optimisation. D’une part, les antennes vieillissent et sont particulièrement exposées au sommet du
château d’eau et d’autre part visiblement sous-dimensionnées.
En effet, il y a 5 ans, le réseau avait été dimensionné pour le nombre d’utilisateurs de l’époque. Mais
depuis, notamment à la voirie, le nombre s’est considérablement accru. Alors qu’il n’y avait que le
chef de la voirie, il y a maintenant une secrétaire, le remplaçant du chef, les intendants, le service des
bâtiments qui se connectent par le site de la voirie.
Les solutions techniques préconisées font appel également à un fournisseur local, Wifix, avec qui
Telecom Services travaille déjà étroitement depuis 5 ans et qui est unanimement reconnu comme un
grand connaisseur des liaisons sans fil.
La Commission préavise favorablement à l’unanimité cet investissement.
4.3. Renouvellement des postes individuels
La Commission a pu discuter avec Telecom Services des options choisies pour les postes
informatiques et notamment de ce qui concerne les licences.
Les licences Office sont une source inépuisable de revenus pour Microsoft et il faut bien avouer que
les utilisateurs n’ont pas toujours le choix de prendre d’autres voies.
Tant la Commission que Telecom Services ont approfondi le sujet et sont arrivés à la conclusion que
le matériel et le logiciel proposés dans le message du Conseil communal sont adaptés aux besoins
communaux. Les prix correspondent au marché et ceux indiqués dans le message sont des prix
plafonds qui seront négociés au moment de la commande.
La question reste de savoir s’il faut renouveler le matériel en bloc ou par étape. C’est pourquoi,
d’entente avec le Conseil communal, la Commission est favorable à l’octroi d’un crédit-cadre que la
Commune utilisera en fonction des meilleures options à choisir en temps voulu.
La Commission préavise favorablement à l’unanimité cet investissement.
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COMMISSION GED & INFORMATIQUE
Rapport de la Commission
5. Considérations générales
Dans un premier temps, la Commission se demandait s’il ne fallait pas faire un appel d’offre général
pour tout l’aspect informatique.
Cependant, après avoir rencontré M. Philippe Bersier et constaté l’immense connaissance qu’il a du
réseau communal, de ses particularités et des imbrications avec d’autres logiciels, fournisseurs, les
prix tout à fait corrects proposés, les solutions imaginées, etc., la Commission estime qu’un
changement de fournisseur, à l’heure actuelle, poserait plus de problème qu’il n’en résoudrait et
pourrait coûter cher, en temps et en argent.
De plus, la collaboration avec Telecom Services démontre que sa disponibilité, sa maîtrise technique,
ses prix adaptés, en font un partenaire fiable jusqu’à ce jour.
A noter également que si le Conseil général ne souhaitait pas l’introduction de la GED, cela n’aurait
qu’une influence mineure sur le message de l’informatique d’un ordre de grandeur d’environ
CHF 15'000.00 à CHF 20'000.00 (environ 5 % du total).
6. Remerciements
Les Conseillers généraux, membres de la Commission, remercient les membres du Conseil
communal, les secrétaires de l’administration pour leur ouverture, leur transparence, la vision
et l’enthousiasme qu’ils manifestent pour faire évoluer notre Commune dans le bon sens.
Estavayer-le-Lac, le 26 avril 2013
AU NOM DE LA COMMISSION GED & INFORMATIQUE
Le Président
Robert Traykoski
La Secrétaire
Virginie Khuu
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