seminaire atelier sur la planification par objectifs dans les districts ...

BUREAUDE COORDINATION DES PROJETS SAN1'E (GTZ)HEALTH PROJEeTS' COORDINATION OFFICE (9TZ)KOORDINATIONSBÜRO GESUNDHEITSPROJEKTEB.P. 7814 Yaoundé, République du CamerounTel. : + 237 23 93 Il Fax.: +23723 23 72Email: gtz-sante@iccnet.cm 1 remo.meloni@camnet.cmConseiller technique Principal (GTZ) : Dr. Andreas StadIerDeutsche Gesellschaft fiIr TedmischeZusammenarbeit (GTZ) GmbHPN 95.2095.8SEMINAIRE ATELIER SUR LAPLANIFICATION PAR OBJECTIFSDANS LES DISTRICTS DE SANTEDE BUEA ET DE KUMBARapport rédigé par Christophe ATANGANA FUDAConsultant des Projets.DECEMBRE 1999.

Sommaire:1 ffiTRODUCTION 21.1 CONTEXTE DU SEMIN"AIRE ATELIER..•.•.....••...••.....•...••.......••••.........•........•...•......•••...•..••••••........ 21.2 PARTICIPANTS 21.3 OBJECTWS DU SEMmAIRE ATELIER 21.4 METHODOLOGIE....................................................................................................................•.........• 22 DEROULEMENT DES ACTIVITES ...........................................................................•....................... 32.1 JOUR 1 ...............•.••.••....•.•............••.......•••••........•••••••......•••..•..•..••...•.•••.••..••....•.•••••.••.•••••.•.....••••••.•••••••. 32.1.1 SESSION 1..•....•.•...•....••••....•••••••.........•.•............••..........•....••...••.....•••.•...•••.....•••.•••...•.••..•••..••••..••••.•.....• 32.1.2 SESSIONS 2 ET 3•...•....•••........•••..•.....•.••.•....•.....••.....•...•....•.••..•.••.•.•••......•••....••••.••••.•••.....••.••...•.....••.... 42.2 JOUR2 ••••••••••••.••••••.•••••••.••.•••.•••••••.••••.•.••.•••••••••••.••••.••••.••••.•••••.••••••••.•.•••••••.••••.••••••••.•••••..•••..•..••..•......• 52.2.1 SESSION 1......................•.•.....•.........•...•......................•..•....•.......•..••••...•.••..............••..•.....•..........•••.•...• 52.2.2 SESSION 2................................•.............••....•........•.........•...........••.........•...•...•...•....•....••............•...••..•.• 52.2.3 SESSION 3...••........•.•.••.....•................•..........•................••.....•.........•...................••.......•......................... 62.3 JOUR 3 ............................................•...............•........•........•.....................................•...•.....•................... 62.3.1 SESSION 1•••••••••.••••••••••••.••••.•••••••••••••••••••••••.•••••••••••••••••••••••••.•••••••••.•••••.••..••••.•••.•••••••••.••••••••.••••••••.....•• 62.3.2 SESSION 2••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••.•••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••• 72.3.3 SESSION 3••.•.•.....•••...•....•••••••.••...•.••••.•.•.••.•.•••.•.•.•••..•.•••...••..••••.•....•••••.••••••.••..•••••..•...••••••••...••••..•••.••••.. 72.4 JOUR4 ••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••.•••••••••••••.•••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••.••••••••••••••••• 82.4.1 SESSION 1.•.••••••.••.••••••••••••...•••••.••••.•.....•••••.••.•.....••••••••.••.•••.•••••••••••...••••.••..••••••••.•••••••••••••••••••••••••••••.•.• 82.4.2 SESSION 2••••••••••••.•••••••••••••••••.•••••••••••••••••••••..••.••••••••••••••••••••.••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••• 82.4.3 SESSIONS 3 ET 4••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••.•••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••.••••••.•••••••.•• 92.5 JOUR 5 ••••••••••••••••••••••••••.••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••.••••••.•••.••••••••••••••• ~••••••••••••••••••••••.•••••••.•.•••••••••••••• 92.5.1 SESSION 1•••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••.••••••••••••••••••••••••••••••••••••.••••••••••••••••••••••.••••••••••••••••••• 92.5.2 SESSION 2•••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••.•••••••••••••••••••••••••••••••.••••••••••••••••••••••••••••.•••••••••• 10A ,3 CLOTURE DU SEMINAIRE ATELIER••••.•••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••• 104. ANNEXES........................•....•...........................................................................•.•.........•.........•......•...•... IlRapport Séminaire Atelier sur planification par objectifs KumbafBuea décembre 1999 Page 1 sur 29

SEMINAIRE ATELIER D'INITIATION DES MEMBRES DES EQUIPES CADRES DES DISTRICTS DESANTE DE BUEA ET DE KUMBA AUX TECHNIQUES DE PLANIFICATION PAR OBJECTIFS.1 INTRODUCTION1.1 CONTEXTE DU SEMINAIRE ATELIERDans le cadre des actions initiées en juillet 1999 pour le renforcement des capacitésgestionnaires des responsables des districts de santé de Buéa et de Kumba, deux séminairesateliers sur la planification par objectifs ont été organisés à Limbé, au Botanic Garden, àl'intention des responsables de ces deux districts de santé. Le premier s'est déroulé du 07 auIl décembre 1999 pour Buéa et du 13 au 17 décembre 1999 pour Kumba.1.2 PARTICIPANTSOnt participé à ces séminaires ateliers les membres des équipes cadres de chaque district desanté auxquels se sont ajoutés les chefs des centres de santé à intégrer au cours des troisprochaines années (soit trois par district). Un membre de la communauté de chaque aire desanté à intégrer a également été associé à ces travaux. La liste complète des participants estdonnée en annexe au présent rapport.M. ATANGANA FUDA Christophe et le Dr YONDO David ont assuré le rôle defacilitateurs.1.3 OBJECTIFS DU SEMINAIRE ATELIERAméliorer les connaissances et les capacités des participants en matière de planificationpar objectifs dans le but de leur permettre :a) d'élaborer le plan stratégique de développement de leurs districts de santé;b) d'élaborer leurs plans d'action opérationnels semestriels.1.4 METHODOLOGIEPour le bon déroulement de l'atelier, les facilitateurs ont préparé les documents suivants:• « Planifier les activités dans le district de santé» : document de référence résumant lesprincipes et les outils essentiels de la planification par objectifs;• « Programme détaillé des activités» précisant pour chaque jour et pour chaque session lestravaux à faire par chaque participant;• «Carnet du participant» : carnet de format pratique facilitant la prise de notes auparticipant.Tous ces documents ont été traduits en anglais pour mettre à l'aise tous les participants.Les sessions comportaient un aspect «séminaire» au cours duquel, à l'aide d'unrétroprojecteur, les principes et les outils de planification étaient expliqués, et un aspect«atelier» au cours duquel les participants cherchaient à appliquer ces principes et outils dansleur district de santé. La méthode « ZOPp» du brainstorming par cartes et pinboard a étéprivilégiée pour les recherches en groupes et les présentations en séances plénières.Le déroulement de ces activités est détaillé ci-après.Rapport Séminaire Atelier sur planification par objectifs Kumba/Buea décembre 1999 Page 2 sur 29

2 DEROULEMENT DES ACTIVITES2.1 Jour 1Ouverture du séminaire atelier : contexte, but, informations générales et pratiques.2.1.1 Session 12.1.1.1 Thèmes:Qu'est-ce que planifier?Pourquoi planifier?2.1.1.2 Objectifs:a) Permettre aux participants de donner une définition opérationnelle du terme« planifier» ;b) Leur permettre de distinguer entre la planification stratégique et la planificationopérationnelle ;c) Leur faire découvrir l'intérêt de la planification comme gage de succès de touteentreprise.2.1.1.3 Activités :2.1.1.3.1 Clarification des notions: Voir document de travail § 1.1 et 1.2; en abrégé: DT 1.1et 1.2.Une définition opératoire du concept « planification» a été expliquée sur la base d'exemplesfamiliers.Le processus de développement d'une entreprise ou d'un service a été présenté dans sesgrandes phases : enfance, adolescence, maturité, avec les problèmes managériaux inhérents àchaque phase ainsi que leurs esquisses de solutions.2.1.1.3.2 Exercice de recherche en groupes : « Mon rêve sur le district de santé. »a) Quelles pourraient être, sur trois ans, les phases de développement de notredistrict de santé ?b) Quels problèmes majeurs pourrons-nous rencontrer à chaque phase?c) Quelles pourraient en être les esquisses de solutions?Cet exercice a permis aux participants d'imaginer librement les grandes orientations quepourrait prendre leur district de santé et d'entrevoir les difficultés à affronter.2.1.1.3.3 Synthèse en plénière.Les productions des groupes ont montré de grandes ambitions des uns et des autres pour leurdistrict de santé. Les grands souhaits se résument ainsi :• Toutes les aires de santé bien structurées, correctement équipées et encadrées par unpersonnel sanitaire bien formé et motivé travaillant en bonne entente avec unecommunauté initiée et engagée dans les prises de décisions sanitaires ;Rapport Séminaire Atelier sur planification par objectifs KumbaIBuea décembre 1999 Page 3 sur 29

2.2 Jour 22.2.1 Session 12.2.1.1 Thème: Choisir les problèmes importants2.2.1.2 Objectifs:a) Permettre aux participants de distinguer entre les problèmes de santé et lesproblèmes de management ;b) Leur permettre d'adopter une démarche rationnelle et prudente dans l'analyse desproblèmes;c) Leur permettre d'identifier les problèmes prioritaires à l'aide d'une table despécification et sur la base de critères précis.2.2.1.3 Activités:2.2.1.3.1 Clarification des notions: DT3.1 à 3.6.Le concept de problème a été analysé. Le problème de santé et le problème de managementont été définis et différenciés. La méthode de définition d'un problème à l'aide duquestionnaire de Quintilien a été expliquée. Les erreurs à éviter dans la définition et larésolution du problème ont été concrètement présentées. Les critères de choix des problèmesprioritaires ont été définis et une grille ou table de spécification a été donnée comme outilpour le choix des problèmes prioritaires. Enfin on a appris a présenter les problèmes avecleurs relations de cause à effet sous forme d'arbre ou hiérarchie des problèmes.2.2.1.3.2 Exercice de recherche en groupes:Etude du cas « Zakala ».Cet exercice a permis aux participants de voir des exemples concrets de problèmesmanagériaux, de bien distinguer, dans l'analyse d'un problème, entre les faits, le problème,ses causes et ses conséquences.2.2.2 Session 22.2.2.1 Thème: le même2.2.2.2 Activités :2.2.2.2.1 Exercice de recherche en groupes :Revoir la liste des problèmes du district de santé :a) En faire ressortir les problèmes de management;b) Etablir la liste des problèmes prioritaires de management ;c) Dresser l'arbre des problèmes prioritaires de management.Cet exercice très important a demandé beaucoup de temps aux participants. Ceux-ci ontrencontré des difficultés à hiérarchiser les problèmes identifiés. On a cependant pu obtenirRapport Séminaire Atelier sur planification par objectifs KumbaIBuea décembre 1999 Page 5 sur 29

11pour chaque une liste de problèmes managériaux relatifs à la structure du district de santé, auxprestations des soins de santé, à l'encadrement managérial et à l'organisation du partenariat.2.2.3 Session 32.2.3.1 Thème: Fixer les objectifs. Développer les indicateurs de réalisation.2.2.3.2 Objectifs :a) Amener les participants à formuler des objectifs corrects pour chaque problèmequ'ils sont appelés à résoudre;b) Les amener à prévoir pour chaque objectifun ou des indicateurs objectivementobservables pour la mesure des résultats des activités à déployer.2.2.3.31 Activités :2.2.3.3. Clarification des notions: DT4.1 à 4.5 ; 5.Le con ept d'objectif a été expliqué, les types d'objectifs définis et l'intérêt de la définitiondes obj ctifs établi. On a en outre insisté sur les exigences à respecter dans la formulation desobjecti spécifiques: qualités, éléments constitutifs. Enfin on s'est étendu sur la notiond'indiclteurs de réalisation.2.2.3.3. Exercice de recherche en groupes:a) Dresser l'arbre des objectifs correspondant à l'arbre des problèmesmanagériaux prioritaires ;b) Formuler pour chaque objectifun ou des indicateurs deréalisation objectivement observables;c) Enoncer les sources de vérification de chaque indicateur.2.2.3.3.~ Cet exercice, pivot de tout l'atelier, a pris le meilleur temps des participants. Eneffet, si des objectifs sont correctementformulés sur des problèmes bien identifiés, ildevient plusfacile d'imaginer les stratégies de solution de ces problèmes2.3 our 32.3.1 fession 12.3.1.11 Thème: Envisager les obstacles et les contraintes.2.3.1.~ Objectifs :r)Amener les participants, lorsqu'ils élaborent un plan d'action, à identifier toutesles difficultés qui peuvent entraver l'atteinte de leurs objectifs ~Leur permettre de choisir, à l'aide d'une table de spécification ou d'un arbre dedécision, parmi des alternatives d'action ou stratégies, celle qui est la plus2.3.1. Activités:2.3.1.3.} Clarification des notions: DT6.1 à 6.3.Rapport éminaire Atelier sur planification par objectifs KumbalBuea décembre 1999 Page 6 sur 29

Il a été expliqué la nécessité, dans une bonne planification, de prévoir les obstacles et lescontraintes qui peuvent perturber l'atteinte des objectifs envisagés. Le concept d'alternatived'action ou stratégie a été étudié et deux outils ont été proposés aux participants pour leurpermettre d'analyser les alternatives: la table de spécification et l'arbre de décision.2.3.1.3.2 Exercice de recherche en groupes :Etude du cas « Buala ».2.3.1.3.3 Cet exercice devait permettre auxparticipants d'utiliser les outils d'analyse desalternatives. Mais le temps matériel n'a pas permis de le conduirejusqu'au bout2.3.2 Session 22.3.2.1 Thème: le même2.3.2.2 Activités :2.3.2.2.1 Exercice de recherche en groupes :a) Partant d'un objectifdéjà formulé, identifier les suppositions éventuelles;b) développer les alternatives possibles d'action ou stratégies;c) choisir la stratégie la plus favorable;d) développer les activités liées à la stratégie retenue.2.3.2.2.2 Bien que non achevé, cet exercice a/ait mieux comprendre auxparticipantsl'intérêt et la procédure d'analyse des alternatives.2.3.3 Session 32.3.3.1 Thème: Etablir le plan d'action2.3.3.2 Objectifs :a) Amener les participants à ordonnancer les activités et les tâches qu'ils ontformulées;b) Les amener à élaborer un plan stratégique à moyen terme pour le développementde leur district de santé, en utilisant le diagramme de GANTT.2.3.3.3 Activités:2.3.3.3.1 Clarification des notions: DT 7.1 à 7.3La procédure d'énumération des activités à mener pour atteindre un objectifa été expliquée.L'intérêt et la méthode d'ordonnancement des activités ont été développés. Le diagramme deGANTT a été présenté.2.3.3.3.2 Exercice de recherche en groupes :a) Partant de la liste des objectifs managériaux précédemment dressée, énumérer les activitéspressenties pour chaque objectif;b) Ordonnancer les activités;Rapport Séminaire Atelier sur planification par objectifs KumbaIBuea décembre 1999 Page 7 sur 29

c) Proposer sur trois ans un plan stratégique du développement du district de santé. Tracer àcet effet un diagramme de GANTT sur le formulaire modèle remis par les facilitateurs.Cet exercice, l'un des objectifs majeurs de l'atelier, a permis de dresser une ébauche de planstratégique pour chaque district sur les trois prochaines années. Ces ébauches, élaborées sousles contraintes temporelles de l'atelier, pourront être revues à tête reposées par chaque district.Elles sont jointes en annexe au présent rapport.2.4 Jour 42.4.1 Session 12.4.1.1 Thème: Le chemin critique PERT2.4.1.2 Objectifs:Initier les participants à la technique PERT pour un suivi rigoureux de certainesactivités de leurs plans d'action.2.4.1.3 Activités :2.4.1.3.12.4.1.3.2Clarification des notions: DT 7.4Exercice de recherche en groupes :Exercice proposé dans le texte.2.4.1.3.3Synthèse en plénière.2.4.2 Session 22.4.2.1 Thème: le même2.4.2.2 Activités :2.4.2.2.1Exercice de recherche en groupes :a) Choisir une des activités précédemment énumérées.b) La détailler en tâches spécifiques ;c) Ordonnancer ces tâches ;d) Les représenter sur un diagramme PERT ;e) Fixer des durées à chaque tâche;f) Découvrir le chemin critique.L'exercice de planification stratégique ayant très largement empiété sur le quatrième jour, lesexplications et les exercices sur le PERT n'ont pas été approfondis. TI a été demandé auxparticipants curieux d'en poursuivre l'étude, seuls ou en groupes.Rapport Séminaire Atelier sur planification par objectifs KumbalBuea décembre 1999 Page 8 sur 29

2.4.3 Sessions 3 et 42.4.3.1 Thème: Elaborer le budget du programme2.4.3.2 Objectifs :a) Amener les participants à procéder méthodiquement dans l'estimation des coûtsde chaque activité programmée ;b) Leur permettre ainsi d'élaborer un budget réaliste pour leur plan d'action.2.4.3.3 Activités :2.4.3.3.1 Exercice de recherche en groupes :Suivre la procédure décrite au § 8.1 du document de travail pour estimer le coûtd'une activité dont les tâches auront été préalablement ordonnancées. Commeactivité, il a été proposé aux participants de « d'organiser un recensement sanitairedans une aire de santé. »Pour cet exercice les participants ont utilisé le formulaire d'analyse « Estimation des coûtsd'une activité» proposé par les facilitateurs. Ds ont clairenlent la nécessité de tout prévoirpour faire une estimation des coûts réaliste.2.5 Jour 52.5.1 Session 12.5.1.1 Thème: Identifier les sources de financement du plan d'action dudistrict de santé.2.5.1.2 Objectifs :a) Permettre aux participants de rechercher toutes les sources possibles definancement de leur plan d'action;b) Les amener à programmer les activités à mener en vue d'une exploitationjudicieuse des sources de financement identifiées.2.5.1.3 Activités:2.5.1.3.1 Exercice de recherche en groupes:a) Analyser les stratégies de financement proposées au § 8.3 du DT.b) Pour chacune d'elles, décrire les activités à mener, les difficultés possibles, lesréponses possibles à ces difficultés.2.5.1.3.2 Les stratégies suivantes ont été explorées et des résolutions prises pour chacuned'elles.a) Crédits de l'EtatRapport Séminaire Atelier sur planification par objectifs KumbalBuea décembre 1999 Page 9 sur 29

On a constaté que plus de 40% de ces crédits sont perdus pour des causes diverses. Parailleurs leur gestion donne beaucoup de soucis aux professionnels de santé et leur fait perdredu temps au détriment des soins aux malades. La désignation d'un gestionnaire unique pour ledistrict de santé pourrait, peut-être, apporter une solution appréciable à ces différentsproblèmes. Des garde-fous tels que la supervision permanente de l'équipe cadre de district, lesuivi de la consommation des crédits par chaque bénéficiaire, etc. devraient être mis en placepour prévenir des abus. La réflexion doit se poursuivre pour l'adoption ou non d'un telsystème qui requiert les bonnes disposition de chaque intéressé.b) Recettes des formations sanitairesOn a aussi constaté beaucoup de déperditions dans les recettes des formations sanitaires. Lescauses de ces déperditions sont de différents ordres: le mauvais accueil des malades, lamauvaise gestion des fonds, le laxisme dans la procédure de payement des diversesredevance, etc. Une étude approfondie du problème devrait permettre de le mieux cerner pourle résoudre afin de maximiser les recettes de chaque formations sanitaire.c) Contributions des communautésSi les communautés sont associées à l'élaboration du plan d'action, elles seront disposées àparticiper à son exécution suivant leurs moyens: investissement humain, dons en nature,financement partiel.d) Système interne de financementL'idée a germé que le district de santé pourrait disposer d'un fonds interne pour lefinancement de ses plans de développement sanitaire. Chaque formation sanitaire devraitconcourir à la constitution de ce fonds dans des conditions qu'il convient d'étudier et dedéfinir. Une étude est également demandée à ce sujet.e) Contributions des partenaires extérieurs.Après exploitation des disponibilités locales, il reste la possibilité de solliciter l'interventionde partenaires extérieurs qui pourraient apporter leurs contributions sous forme desubventions surtout pour les gros investissements (infrastructures, gros équipement), ou sousforme de prestations de services dans des études ou dans la formation.2.5.2 Session 23 CLOTURE DU SEMINAIRE ATELIERL'évaluation du séminaire atelier faite par chaque participant a fait ressortir les pointssuivants:Les enseignements ont été très enrichissants et adaptés aux besoins des participants;• La méthode pédagogique employée a permis à chaque participant de progresser; il estcependant souhaité que, pour l'avenir, les documents importants soient traduits et remis àtemps aux participants; il est aussi souhaité que la programmation permette de mener àleurs fins les exercices prévus ;• Les outils et principes de planification donnés sont pratiques: les participants sontdisposés à les utiliser désormais ;Rapport Séminaire Atelier sur planification par objectifs KumbaIBuea décembre 1999 Page 10 sur 29

• Les exercices faits en atelier ont permis aux participants d'ébaucher méthodiquement leursplans d'action immédiats et de suivre une dénlarche systématique dans l'élaboration deleurs d'action futurs.• Les budgets obtenus sur la base des plans ainsi élaborés sont réalistes et réalisablessuivant les stratégies de financement imaginées qui seront développées.• Les participants souhaitent unanimement que des formations similaires leur soientrégulièrement dispensées pour renforcer leurs capacités dans tous les domaines demanagement sanitaire.Rapport Séminaire Atelier sur planification par objectifs KumbaIBuea décembre 1999 Page Il sur 29

4 ANNEXESPLAN STRATEGIQUE BUEA POUR 2000-2002PLAN STRATEGIQUE KUMBA POUR 2000-2002Rapport Séminaire Atelier sur planification par objectifs KumbalBuea décembre 1999 Page 12 sur 29

STRATEGIC PLAN OF THE BUEA HEALTH DISTRICT JAN 2000-DEC 2002Global objective : Improve the health ofthe populations within the Buea Health District with theirfull participationHEALTH SYSTEM Global sub objective: Rationalise health care delivery within the Buea Health 11/12/1999... ... ... ..... District. ..................1. - STRUCTURAL ORGANISATION Of HEALTH SYSTEM IN BUEA HEALTH DISTRICTPROBLEMS OBJECTIVES INDICATORS SOURCES OF ACTIVITIES RESPON PLANNINGVERIFICATIONSmLE1. The Buea Heath District is RenderBueanot completely viable. Heath Districtcompletelyviable beforeJune 200200 01 02Rapport Séminaire Atelier sur planification par objectifs Kumba/Buea décembre 1999 Page 13 sur 29

1.1. The socio-economic health Make Data Data base at a) Organise health census in the HIA to be DMüenvironment is not weIl available available alllevel integrated ;known.sociob)economicCarry out the inventory ofthe equipment ;a) There is no basic data health data of c) Asses the purchasing power ofthethe district. -populations and the financial capacities ofb) There is no follow up systemservlces;ofthe movement ofthepopulations d) Asses the behaviour ofthe populations -towards health ;e) Identify the channel ofcollection andtransmission ofthe information;f) Establish follow up system ofhealth andsocio economic evolution within the district.1.2..Resources are insufficient Make Necessary Data base at a) Complete or renew equipment for the healthavailable resources allievei institution to be made viable.a) The equipment is not enough human available atfor planned activities resources and alllevei b) Train staffand partners towards reorientationb) Personal and partners are notreoriented to PRCc) The available staff strengthdoes not meet up withqualitative needsequipmentPRec) Put in place gradually the adequate humanresourcesRapport Séminaire Atelier sur planification par objectifs KumbaIBuea décembre 1999 Page 14 sur 29

Il. - RATIONALISATION OF HEALTH CARE OELIVERY IN HEALTH UNITS IN BUEA HO.PROBLEMS OBJECTIVES INDICATORS SOURCES OF ACTIVITms RESPONSmLE PLANNINGVERIFICATION2. Curative, Ameliorate thepreventive and quality of thepromotional quality services ln thehealth care delivery health units1S not yetsatisfactory00 01 021.....--2.1. The existing Reorient aIl health a) HDMT functional ; a) Team contract a) Organise the DMOhealth units are not units before HDMTyet reoriented December 2002 b) DR performant ~ b) District action CMOplanb) Renovate the DHc) DRS operational ; 3 2 2c) Reports of c) Integrate 7 HIAcl) 7 HIA integrated activities ;d) Evaluationreports.Rapport Séminaire Atelier sur planification par objectifs KumbaJBuea décembre 1999 Page 15 sur 29

2.2. There IS poor Ameliorate the a) Utilisation rate of a) Consultation a) Define patient flow copreception of quality of reception H/U register in eachH/Upatient ln the : CMOhealth units b) Existence of bill b) H/U Statisticsa) Patients are weIl board b) Organise Rand C/Roriented within system DMOthe H/U ~b) Waiting time isreduced.2.3. Diagnostics and Rationalise a) Number of a) Supervision a) Elaborate norms and DMOtreatment of diagnostics and therapeutic reports protocolsdiseases are not treatment guidelines availablerationalised inHIU b) Report of b) Train healtha) Make available training personal onnorms and b) Number of health utilisation of normsprotocols personal uSlng and protocoltherapeuticb) Plan periodic guidelines. c) Supervise regularlyrefleshial coursec) Number of personalretrainedRapport Séminaire Atelier sur planification par objectifs KumbaIBuea décembre 1999 Page 16 sur 29

2.4. The continuity of Ensure the a) 24 h coverage Evaluation report a) Put in place a shift DMOhealth care delivery continuity of healthsystemis not ensured care delivery b) Rand C/R system isfunctionalb) Organise Rand C/Rwithin the districtc) uniform medicalbook for the districtc) Introduce a uniformmedical book forthe follow up ofthepatient.2.5. Health care Organise health care a) Priee list put up Price list a) Elaborate price list DMOfinancing is not financing at ailleveiorganised b) Health care delivery Evaluation report CMOaccessible to ail b) Put ln place awithout financial simplified system ofbarrier. payment of healthcare deliveryc) Put in place asystem formanagement ofsocial cases.Rapport Séminaire Atelier sur planification par objectifs KumbaIBuea décembre 1999 Page 17 sur 29

III. - REINFORCE1\ffiNT OF MANAGERIAL CAPACITIES IN BUEA lID.PROBLEMS OBJECTIVES INDICATORS SOURCES OFVERIFICATIONACTIVITIES RESPONsm 1 PLANNINGLE00 101 1023. Managerial capacitiesare weak at alllevel.Improve managerialcapacities3.1. Technical know how Improve technical Number of personall Report oftrainingon treatment of know how on trained on datainformation is limited treatment of analysisinformationOrganise course onmanagement information :- Identify training needsDMO.---Train3.2. The techniques of Improve techniques 1a) Updated financiall Financial journalfinancial ~anagement of financial records;are limitedmanagement3.2.1 The system ofrevenue collection is notweIl organised3.2.2. The system ofexpenditures is not weIlorganised3.3. Techniquessupervision aresufficientofl Improve techniquesnot ofsupervisionb) Payment ofservIces and 1Receipt bookletproper receiptissued.Chrono forc) Justification 1justificationdocuments for aIl documentsexpenditureavailable.Number of personalretrained onsupervisIona) Organise system of incorne 1DMO; CMOb) Organise system ofl COPexpendituresa) Elaborate guidelines forsupervisionb) Organise training session onsupervIsIon1--1---1--Rapport Séminaire Atelier sur planification par objectifs KumbaIBuea décembre 1999 Page 18 sur 29

IV. - ORGANISATION Of PARTNERSHIPPROBLEMS OBJECTIVES INDICATORS SOURCES OF ACTIVITIES RESPONSIB PLANNINGVERIFICATIONLE4 The partnership Render partnership 00 01 02between health functional.services and :- Community- Related sectorsIs no t functional4.1. The community is Render dialogue a) Number ofmeetings a) Reports of a) Revise dialogue structures DMOnot sufficiently structures functional;meetingsb) Number ofb) Reorientate members ofinvolved in healthdecisions initiate by b) Reports of dialogue structures towardsactivitiesdialogue structure training PRec) Reports of c) Reinforce the commitmentactivities ofdialogue structuresmembers.4.2. There is no Put in place effective co- a) Number ofco- Reports of a) Create a co-ordination DMO -effective co- ordination between ordination meetings meetings structure between healthordination between health providersprovidersb) Number ofhealth providers.decisions taken b) Supervise the various -during the meetingshealth services providersc) Develop a frame work withtraditional practitionerRapport Séminaire Atelier sur planification par objectifs KumbaJBuea décembre 1999 Page 19 sur 29

4.3. There is no Establish an effective c) Number ofco- Reports of a) Initiate intersectorial DMOintersectorial intersectorial framework. ordination meetings meetings collaboration meetings ;collaborationNumber ofdecisionsb) Associate related and socialtaken during thesectors in the planning ofmeetingshealth activities..Rapport Séminaire Atelier sur planification par objectifs KumbaJBuea décembre 1999 Page 20 sur 29

STRATEGIC PLAN OF THE KUMBA HEALTH DISTRICT JAN 2000-DEC 2002Global objective: Improve on the health status ofthe population within Kumba Health District with theirfull participationHEALTH SYSTEM Global sub objective: Rationalise health care delivery within the Kumba Health 17/12/1999.............. District. ..................1. - STRUCTURAL ORGANISATION Of HEALTH SYSTEM IN KUMBA HEALTH DISTRICTPROBLEMS OBJECTIVES INDICATORS MEANSOF ACTIVITIES RESPON PLANNINGVERIFICATIONSmLE2. The Kumba Heath District Render Kumbais not completely viable. Heath Districtcompletelyviable beforeJune 200200 01 021.1. The socio economic Make available Data Data base at g) Organise health census in the HIA to behealth environment is not socio economic available alllevei integrated ;DMOweIl known.health data oftheh) Carry out the inventory ofthe equipment ;district.c) There is inadequate basic -i) Asses the purchasing power ofthedatapopulations and the financial capacities of-services;d) There is no follow upsystem ofthe movement ofj) Asses the behaviour ofthe populationsthe populations towards health ;Rapport Séminaire Atelier sur planification par objectifs KumbaIBuea décembre 1999 Page 21 sur 29k) Institute the channel ofcollection andtransmission ofthe information;1) Establish follow up system ofhealth and

PROBLEMS OBJECTIVES INDICATORS MEANSOF ACTIVITIES RESPON PLANNINGVERIFICATIONSmLEsocio economic evolution within the district.00 01 021.2.Resources are insufficient Make available %of - Inventory d) Complete and/or renew equipment andsufficient human required records logistics for the health unit.d) There is no adequateresources and resourcesinfrastructureinfrastructure available - Personnel e) Put in place appropriate human resourcesindex carde) Deployment ofhuman t) Renovate and/or rebuild appropriateresources does notinfrastructureconsider quality and/orquantityf) AlI necessary technicalequipment for health caredelivery are not availableg) The means oftransport areinadequate3. Health servcices are not Health services Functional Document a) Draw up an organigramme for aIl health unitsr---weIl organised are better organigram within the districta) Personnel and partners areorganised meb) Train staffand partners on reorientation PRe-not reoriented to the-district health systemc) Set up internaI mIes and regulations at alllevels and structuresb) InternaI mIes andregulations forfunctionning ofservicesare available for useRapport Séminaire Atelier sur planification par objectifs KumbaJBuea décembre 1999 Page 22 sur 29

PROBLEMS OBJECTIVES INDICATORS MEANSOF ACTIVITIES RESPON PLANNINGVERIFICATIONSIBLE4. Provincilal support to Assumption: provincial support to KumbaKumba health districtdistrict health activities are strengthenedhealth activities is weak00 01 02a) Provinciallevel is notinvolved in the districtdevelopment andoperationa plansb) Provincial suppervision tothe district is irregular1---5. The maintenance system is Establish a weil Frequency of Observation a) Set up an equipped maintenance unitnot weIl organised organised breakdown and reportsmaintenance is reducedb) Train user on the appropriate use ofsystemequipment and logisticc) Make available spare partsd) Put in place a financial system to sustainmaintenance unit-Il. - RATIONALISATION OF HEALTH CARE OELIVERY IN HEALTH UNITS IN KUMBA HO.PROBLEMS OBJECTIVES INDICATORS MEANS OF ACTIVITIES RESPONSIB PLANNINGVERIFICATIONLERapport Séminaire Atelier sur planification par objectifs KumbaIBuea décembre 1999 Page 23 sur 29

2.I.Patient flow To ensure the % ofreferral and % Documents a) Determine modalitieswithin the district continuity ofcare counter referral patient flow in eachis not weil between the two health unit/serviceorganised levelsb) Establish a conducivea) Patients are not environment for patientweil receivedc) Reorganised theb) The referral and referral and countercounter referralsystem is not weilorganisedreferral systemd) Establish a patientdocumentation systemc) Emergency andOPED is note) Produce guidelines forfunctional in the the management of -districtemergencies OPED2.2. health units have Reorient aIl health % ofhealth units Reports d) Update health area mapnot been units before reorientatedreorientated December 2002 e) Tarify medical acts andservices at aIl levelsa) Health areas are notweil demarcatedf) Put in place a goodsystem ofrevenueb) Health personnel collection and paymentr--and communityfor servicesrepresentatives arenot reorientatedRapport Séminaire Atelier sur planification par objectifs KumbaIBuea décembre 1999 Page 24 sur 29g) Establish a system formanagement "social"00 01 02

PROBLEMS OBJECTIVES INDICATORS MEANSOF ACTIVITIES RESPONSm PLANNINGVERIFICATIONLEc) Health carefinancing system isnot organisedd) There are no basicguidelines forhealth care deliverycasesh) Ensure the use ofguidelines for healthcare delivery at aillevei"'''' vv"' ..V~ 022.3 the health district The health district is c) Ministerial decision Reports c) Prepare the document -ofKumba is too split into two exposing the necessitylarge (1 7 health d) ProposaI for the ofthe splitareas) split -d) Write a letterRapport Séminaire Atelier sur planification par objectifs KumbaIBuea décembre 1999 Page 25 sur 29

III. - REINFORCEMENT OF MANAGERIAL CAPACITIES IN KUMBA HO.PROBLEMS OBJECTIVES INDICATORS MEANSOF ACTIVITIES RESPONSIB PLANNINGVERIFICATIONLE3.1. the techniques of Ensure that the a) % ofplanned Supervision and a) Train responsible in healthmanagement ofhealth techniques activity reports activity reports units/services onand health services management management techniquesactivities are not techniques of b) number ofmastered at aIl levels management of decisions based b) Train supervisors at aH r--health services on facts gained levelsa) Follow up system for the activities are trom dataexecution ofplanned mastered at aH analysis c) Organise regularactivities is weak levels supervision00 01 02b) Planning ofactivities is d) Organise a training on the - -not carried out at aIlmanagement ofinformationlevelsc) The techniques ofsupervision are notmastered at ailleveisd) The process ofevaluation ofresults isweake) The process ofhealthinformation managementis deficient3.2 The system ofresource Ensure that the Procedure of Documents and a) Train leaders on leadershipRapport Séminaire Atelier sur planification par objeetifs KumbaIBuea décembre 1999 Page 26 sur 29

PROBLEMS OBJECTIVES INDICATORS MEANSOF ACTIVITIES RESPONSm PLANNINGVERIFICATIONLEmanagement is not system ofresource resource reports techniquesrationalised management is management arerationalised available b) Put in place an organiseda) Leadership techniques system ofrevenueare not sufficientlycollectionmastered at aillevelsc) Put in place an organisedb) System ofrevenue system ofexpenditurecollection is not weIlorganisedc) The system ofexpenditure is not weilorganisedd) Personnel is notsufficiently motivatede) The management ofmaterial resources isdeficientd) Put in place a system ofmotivatione) Put in place a system for themanaghement ofmaterialresources00 01 02Rapport Séminaire Atelier sur planification par objectifs KumbaIBuea décembre 1999 Page 27 sur 29

IV. • ORGANISATION Of PARTNERSHIPPROBLEMS OBJECTIVES INDICATORS MEANSOF ACTIVITIES RESPONSm PLANNINGVERIFICATIONLE4.1 community is not fully AlI dialogue a) %of a) Report of a) Information and mobilisation ofinvolved in the management structure dialogue activity communityofthe health district made structures~functional functional b) Report of b) Organise election ofcommunitysupervision representativesb) %ofplannedc) Train dialogue structuresactivitiesd) Organise election intomanagement committeee) Train management committeet) Install membersg) Supervision ofhealth committeeactivities00 01 02Rapport Séminaire Atelier sur planification par objectifs Kumba/Buea décembre 1999 Page 28 sur 29

4.2 Intra sectoral collaboration is Improve on Concertation Reports of a) Organise information andnot weIl organised intra sectorial meeting meetings concertation meetingscollaborationa) There is poor collaboration b) Establish modalities forbetween public and privatecollaborationhealth sectorsb) There is weak collaborationbetween traditional healers andmodern health sectors4.3 Inter sectoral collaboration is Improve on a) Regularityof Reports and a) Organise information exchangenot weIl organised the Inter meetings minutes of meetingssectoralmeetingscollaboration b) Concerted b) Identify areas ofcollaborationaction plan-c) Establish modalities forcollaborationd) Set up a concerted plan ofaction4.4 Inter district collaboration no Share a) Regularityof a) Reports Organise at least one meeting forlonger exists experiences meetings exchange ofexperiences a year withwith other b) Documents other districtsdistricts b) Experiencesdisseminated c) minutesRapport Séminaire Atelier sur planification par objectifs KumbaIBuea décembre 1999 Page 29 sur 29