Catalogue Formation 2023

ACCUEIL/SECRETARIAT/ARTISANAT
OBJECTIFS
CLASSEMENT ET ARCHIVAGE :
DU PAPIER AU NUMÉRIQUE
Etre sensibilisé aux enjeux du classement et de l’archivage électronique pour intégrer
tous les paramètres utiles et adopter de bons réflexes.
Recueillir des méthodes et outils pour organiser la gestion et la conservation des données
en cohérence avec l’organisation des documents papiers.
Savoir choisir un système de classement et d’archivage et une codification des documents
en fonction de l’information et de son usage.
CONTENU
Adopter des réflexes efficaces pour trier,
éliminer et ranger les documents et données.
Construire une solution de classement et
d’archivage performante pour sécuriser les
données et assurer une continuité de service.
Appréhender la mise en place de la
dématérialisation de l’ensemble des flux
Adapter la mise en place de la
dématérialisation à l’ensemble des besoins
Mettre en place un système.
1. Répondre aux enjeux de
l’archivage numérique
Définir des critères d’utilité d’une
information pour votre service
Intégrer les contraintes de votre métier pour
assurer la cohérence papier/électronique
Prendre en compte les normes et les règles
d’attribution des identifiants, la description
des documents et les autres métadonnées.
Les délais de prescription et le sort final ou
l’utilisation d’un référentiel d’archivage
2. Construire un plan de
classement rationnalisé par
rapport à son poste de travail, à
son service
Savoir choisir le bon système de classement :
thématiques, alphabétique, numérique,
mixte.
Savoir concevoir et réaliser un plan de
classement collectif et évolutif en tenant
compte des contraintes techniques.
Savoir codifier les documents.
3. Une organisation bureautique
des données en cohérence
avec l’organisation des
documents papiers.
Mettre en place un chemin d’accès clair et
rapide
Homogénéiser les arborescences (poste de
travail, messagerie, serveur)
Définir des règles collectives pour
nommer les fichiers
Appliquer les principes de la gestion
électronique des documents pour
préparer sa mise en place et son
utilisation
Cas pratique
Mettre en application un mode d’emploi
de méthodes et outils de classement et
d’archivage. Réaliser des exercices
d’arborescence.
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