pengurusan organisasi - NRE

PENTADBIRAN DAN
PENGURUSAN
ORGANISASI
PTK 4/32,36,38 (3 Ogos 2008)
Disediakan oleh:
Yarina Ahmad
1

OBJEKTIF:
1. Definasi Organisasi, Pentadbiran, Pengurusan dan
Pengurus
2. Keutamaan Pengurusan
3. Fungsi Pengurusan – Perancangan, Mengelola, Memimpin
dan Mengawal
4. Kemahiran Konseptual, Kemanusiaan dan Teknikal,
Komunikasi, Keberkesanan, Dalaman (Interpersonal),
Pengurusan Masa, Membuat Keputusan
5. Kaitan antara kemahiran dengan peringkat pengurusan
6. Fungsi perancangan dalam pengurusan
7. Prinsip Pengurusan
8. Proses Pentadbiran dan Pengurusan yang baik
2

Organisasi:
• Organisasi dapat didefinisikan sebagai suatu pengaturan sumber
manusia bagi mencapai tujuan tertentu.
• “A deliberate arrangement of people to accomplish some specific
purpose” (Robbins, 2008)
• Komponen utama organisasi:
1. Visi, Misi, Objektif (Arah tujuan)
2. Manusia
3. Struktur organisasi
3

Pengurusan:
• Adalah melaksanakan sesuatu melalui manusia.
• Adalah satu proses sosial dibentuk, disusun untuk mengujudkan
kerjasama, penyertaan dan penglibatan ahli-ahli dalam sesebuah
organisasi untuk mencapai sesuatu objektif atau matlamat
• Pengurusan melibatkan proses kemanusiaan
Pentadbiran:
• Adalah satu proses yang memusatkan kepada identifikasi,
penyelenggaraan, pengawalan dan penyertaan penggunaan
sumber-sumber sama ada berupa tenaga manusia mahupun
bahan dalam satu sistem yang bersepadu dibentuk untuk
mencapai objektif yang telah ditetapkan.
4

Pengurus:
Pengurus merujuk kepada seseorang yang menjalankan tugas
melalui orang lain dengan mengkoordinasi, integrasi tugas-tugas
dan kerja bagi tujuan mencapai matlamat organisasi.
“Someone who works with and through other people by coordinating
and integrating their work activities in order to accomplish
organizational goals” (Robbins, 2008).
Klasifikasi pengurus:
5

KEUTAMAAN PENGURUSAN
1. Kecekapan “Efficientcy”
“Doing things right”
Getting the most
output for the least
inputs
2. Keberkesanan “Effectiveness”
“Doing the right things”
Attaining
organizational goals
6

Kecekapan dan Keberkesanan
dalam Pengurusan
7

FUNGSI PENGURUSAN
Perancangan “Planning”
(Defining goals, establishing strategies to achieve goals,
developing plans to integrate and coordinate
activities.)
• Menentukan apa, bila, siapa dan bagaimana hendak
dibuat.
• Mengenalpasti objektif dan menetapkan kaedah
pencapaian keberkesanan yang paling maksimum
melalui proses penetapan matlamat.
• Mengumpul serta menganalisis maklumat.
• Mencari alternatif atau pilihan.
8

Mengelola “Organizing”
(Arranging work to accomplish organizational goals.)
• Mendapatkan peralatan, kelengkapan dan staf untuk
mengwujudkan rangka dasar yang baik untuk menjalankan
segala aktiviti perancangan yang telah dirancangkan.
• Mengumpulkan segala komponen pekerjaan ke dalam satu
struktur yang baik.
• Membentuk struktur kuasa atau wibawa (authority) dan
menyelaraskan jentera pelaksanaan.
• Menyusun dan menjelaskan kaedah dan prosedur.
• Memilih, melatih dan memberitahu staf serta mendapatkan
sumber-sumber lain yang perlu.
10

Memimpin “Leading”
(Working with and through people to accomplish goals.)
• Terdiri daripada membentuk rangka kerja untuk masa dan
perbelanjaan.
• Memperkenalkan dan memberi kepimpinan dalam
pelaksanaan perancangan dengan cara membuat keputusan.
• “The arts of getting things done through others”
• Memimpin, mengelola dan memberi motivasi.
12

1. Leaders do the rights things
2. Leaders make everyone feel
valuable
3. Leaders know what to do next
4. Leaders grow leaders
5. Leaders are visionary
6. Leaders are willing to take a risk
7. Leaders forgive quickly
8. Leaders are good communicators
9. Leaders understand people
10. Leaders are learners
11. Leaders share success with the
team
12. Leaders create atmosphere
13. Leaders acknowledge the
potential of others
14. Leaders solve problems others
fear
15. Leaders are supportive
16. Leaders have sense of humor
17. Leaders model leadership
18. Leaders aim for excellence
19. Leaders lead people, not
institution
20. Leaders are listeners
21. Leaders are observers
22. Leaders value time
23. Leaders put actions to their ideas
24. Leaders are decision makers
25. Leaders think creatively
26. Leaders are unselfish
27. Leaders accept good feedback
28. Leaders are willing to ask
forgiveness
29. Leaders select team members
who works well with others
30. Leaders know how to evaluate
their efforts
13

Mengawal “Controlling”
(Monitoring, comparing, and correcting the work.)
• Menilai segala kerja yang dijalankan di peringkat
perancangan.
• Melaporkan segala penyelewengan, kelemahan dengan
segera supaya dapat dibetulkan. Menunjukkan jalan mengikut
langkah-langkah yang betul dengan cara membentuk
matlamat dan taraf.
• Menetapkan pencapaian dan memperbaiki penyelewengan
dan kelemahan.
17

KEMAHIRAN DALAM
PENGURUSAN
Kemahiran Konseptual - Conceptual skills
(The ability to think and conceptualize about abstract and
complex situations concerning the organization)
•Keupayaan memahami dan menyelesaikan pelbagai
masalah dan perihal sebuah organisasi secara total.
•Jelas dengan fungsi organisasi dan matlamat
organisasi.
•Jelas tentang peranan dan tujuan setiap anggota
organisasi.
•Jelas tentang perimbangan fungsi terhadap
perkembangan organisasi.
•Fungsi, peranan dan perimbangan organisasi.
•Mengenalpasti peluang-peluang bagi tujuan inovasi
•Kemampuan mengenalpati maklumat yang
20

Kemahiran Kemanusiaan - Human
skills
(The ability to work well with other
people)
•Berupaya memahami
motivasi manusia
•Mampu menunjukkan
kepimpinan yang
berkesan
•Berupaya menerima
perimbangan manusia
dengan pengaruh
persekitaran organisasi
•Percaya bahawa
manusia mempunyai
sifat-sifat individu itu
sendiri dan dari segi
22

Kemahiran Teknikal - Technical skills
(Knowledge and proficiency in a specific field)
•Cara menjalankan tugas - apa yang patut
dibuat
•Teknik yang pelbagai dalam menyelesaikan
masalah
•Sekatan-sekatan dan batasan-batasan
•Kebaikan dan kelemahan sesuatu cara
23

Kemahiran Komunikasi – Communication
•Kemahiran
berkomunikasi yang
baik dan berkesan
(rakan sekerja,
majikan dan juga
pada „stakeholders‟)
•Kemapuan
menghasilkan
tindakan daripada
idea yang bernas
•Kemahiran
mendengar dan
bertanya soalan
24

Kemahiran Keberkesanan – Effectiveness
•Menyumbang ke arah matlamat/objektif jabatan dan
organisasi
•Tumpuan pada pelanggan
Multitasking, multi-skills
•Kemahiran merunding „negotiating‟
•Pengursan masa yang baik
•Menentukan keutamaan
•Memastikan pencapaian prestasi dan standard dalaman
dan luaran
25

Kemahiran Dalaman – Interpersonal Skills
Memberi tunjuk ajar
„coaching and mentoring‟
•Kepelbagaian kemahiran
– perbezaan demografi,
geografi
•„Networking‟ dalam dan
luar organisasi
•Kerjasama dalam
kumpulan, komitmen
yang baik
26

Kemahiran Pengurusan Masa
Pengurusan Masa ialah perihal mengurus masa (waktu)
dengan sebaik mungkin, sehingga masa (waktu) itu
memberi munafaat bagi semua pihak
Pengurusan masa adalah berkaitan dengan pengurusan
matlamat.
If you know what you want to achieve in the future, you
can figure out how to use your time in order to get there –
to help you to get the right things done.
Long-term goals–objectives–tasks
27

“Don’t say you don’t have
enough time. You have exactly
the same number of hours per
day that were given to the
others.”
H.Jackson Brown
28

We don’t create time in our
lives but instead “create our
lives in time”
Alexandra Stoddard
29

Cara-cara menguruskan masa dengan baik
1. Senaraikan semua aktiviti yang
dijalankan dalam satu hari.
2. Susun atur aktiviti berdasarkan
kepentingannya.
3. Elakan menyenarai aktiviti yang tidak
berfaedah.
4. Agihkan masa dalam sehari untuk setiap
aktiviti.
5. Buat satu jadual untuk aktiviti anda
dengan masa yang diperuntukkan.
6. Disiplinkan diri melakukan semua aktiviti
yang telah anda tetapkan.
7. Jika berjaya dalam sehari, cuba buat
jadual aktiviti dalam masa seminnggu.
30

Kemahiran Membuat Keputusan
Proses Membuat Keputusan:
1. Kenalpasti masalah
2. Kenalpasti kriteria-kriteria dalam membuat keputusan
3. Menentukan kepentingan/pemberatan kritera
4. Mengelpasti alternatif-alternatif
5. Analisis alternatif
6. Memilih alternatif yang terbaik (membuat keputusan)
7. Melaksanakan alternatif (melaksanakan keputusan)
8. Penilaian
31

Kriteria Membuat Keputusan yang baik:
1. Mengutamakan yang lebih penting
2. Membuat keputusan yang logik dan konsistan
3. Perlu berfikiran rasional, kritkal dan analitikal dalam
membuat keputusan yang baik
4. Perlu mendapatkan maklumat yang berkaitan serta
mempertimbangkan bagi tujuan penilaian untuk
memilih keputusan
5. Perlu menilai kedua-dua kebaikan dan juga keburukan
atau implikasi terhadap keputusan yand dibuat.
6. Buat keputusan secara yang paling sesuai (tidak sukar,
dapat diterima, straightforward)
7. Penilaian yang berterusan
35

KAITAN ANTARA KEMAHIRAN
DENGAN PERINGKAT
PENGURUSAN
1. Kemahiran yang bersesuaian perlu ada pada seseorang
mengikut peringkat pengurusan.
2. Secara keseluruhannya kemahiran yang pelbagai dapat
membantu menambah baik prestasi pekerja serta
mencapai matlamat organisasi.
3. Kemahiran yang sedia ada perlu di tambah baik.
4. Perlu kenalpasti dan berusaha membentuk kemahiran yang
baru yang penting bagi kendiri, kerjaya dan juga
menyumbang kepada organisasi.
36

FUNGSI PERANCANGAN
DALAM PENGURUSAN
1.Memastikan arah tujuan sesbuah
organisasi
2.Mengurangkan ketidakpastian
(uncertainty)
3.Meminimakan pembaziran, dan
pengulangan (redundancy)
4.Menentukan standard bagi tujuan
pengawalan
38

PRINSIP PENGURUSAN
Terdapat berbagai prinsip tentan g pengurusan. Henry Fayol
mengemukakan 14 prinsip pengurusan yang wujud dalam
organisasi iaitu:-
1. Pembahagian kerja.
2. Kewibawaan.
3. Disiplin.
4. Menerima arahan dari orang lain.
5. Seorang ketua bagi satu unit atau bahagian.
6. Mementingkan kehendak masyarakat daripada kehendak
individu.
7. Gaji atau upah.
8. Pemusatan
9. Aliran Kewibawaan.
10. Mengikut arahan.
11. Persamaan.
12. Kestabilan kerja
13. Inisiatif atau daya usaha.
14. espirit de corp.
41

PROSES PENGURUSAN DAN
PENTADBIRAN YANG BAIK
1. Proses pengurusan pentadbiran adalah langkah atau prosedur
bagaimana seseorang pengurus pentadbir itu bertindak untuk
mencapai objektif serta melaksanakan tanggungjawabnya.
2. Senarai semak bagi satu proses pengurusan pentadbiran adalah
seperti berikut:-
• menentukan matlamat dan objektif dengan jelas.
• menentukan tenaga manusia - mengagih tanggungjawab,
kewibawaan serta penggunaan bahan sumber.
• menentukan dasar prosedur, tata cara kerja yang meliputi satusatu
tugas.
• menentukan tugas, panduan tugas, keperluan kecekapan dan
penggunaan jenis staf.
• menentukan keperluan kewangan, kemudahan-kemudahan
bahan serta kemudahan.
• menentukan jangkawaktu dan urutan aktiviti yang dijalankan.
• membuat penilaian dan menentukan standard serta kualiti
kerja.
42

Exhibit 1.11
43

TERIMA KASIH
44