Manajemen Perpustakaan - perpustakaan universitas riau

Pendahuluan
MANAJEMEN PERPUSTAKAAN
PERGURUAN TINGGI 1)
Oleh: Thamrin Hasan 2)
Perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang
berada dalam suatu perguruan tinggi dan merupakan salah satu
unit organisasi yang menunjang perguruan tinggi dalam mencapai
tujuannya. Yang termasuk ke dalam pengertian perpustakaan
perguruan tinggi adalah perpustakaan yang tergabung dalam
lingkungan lembaga pendidikan tinggi baik perpustakaan
universitas, fakultas, jurusan, dan lembaga. Perpustakaan
perguruan tinggi mempunyai tugas mengumpulkan, mengolah,
memelihara, melestarikan dan mendayagunakan informasi dalam
bentuk bahan pustaka, baik yang dihasilkan lembaga yang
bersangkutan (local content) maupun dari pihak luar.
Saya pikir, kita akan sependapat bahwa perpustakaan
(Library) merupakan salah satu pusat pemerolehan informasi,
pusat sumber belajar, dan merupakan sarana penelitian, serta
pengembangan ilmu pengetahuan. Perpustakaan yang paling
penting bagi masyarakat atau pemustaka bukan saja bagaimana
untuk menjadi tahu (how to know), tetapi dapat belajar tentang
bagaimana untuk belajar (learning how to learn) tentang banyak
hal. Oleh karena itu, kemudian muncul dan berkembang istilah
bahwa “Perpustakaan untuk kita semua” dalam rangka
mewujudkan pendidikan sepanjang hayat (lifelong education).
Hal tersebut dapat terealisasi manakala perpustakaan sudah
dapat menjalankan semua kegiatannya dengan performa dan
kinerja yang kemanfaatannya benar-benar dapat dirasakan oleh
banyak orang. Sementara
____________________
1

1) Makalah ini disampaikan dalam kegiatan pelatihan ”Teknis Penyelenggaraan
Perpustakaan Perguruan Tinggi” Yang diselenggarakan oleh UPT Perpustakaan
UR, 15-01- 2010 di Pekanbaru.
2)
Pustakawan Madya pada UPT Perpustakaan Universitas Riau.
itu pada sisi yang lain masyarakat yang memang diharapkan dapat
menggunakan perpustakaan secara baik, teratur, dan terusmenerus
berkunjung ke perpustakaan.
Dengan kata lain, antara perpustakaan dan masyarakat
(pemustaka) telah terjadi persamaan persepsi dan tujuan, yaitu
perpustakaan merupakan bagian keseharian dalam kehidupan yang
terus berlangsung menuju masa depan yang lebih baik, kaya
pengalaman dan ilmu serta makin cerah dalam menghadapi
tantangan yang paling kompleks. Kita tahu bahwa ilmu
pengetahuan merupakan salah satu modal terbaik untuk
menyongsong masa depan, dan sumber ilmu itu diantaranya adalah
perpustakaan.
Pengertian Manajemen
Manajemen bersal dari bahasa Inggris yaitu management.
Dalam bahasa Indonesia manajemen mempunyai beberapa
pengertian, antara lain : a) pemimpin, b) pengurus, c)
ketatalaksanaan, d) pengelolaan, e) pengendalian, dan f)
pembinaan.
Secara umum pengertian manajemen adalah pengendalian dan
pemanfatan semua faktor dan sumber daya, yang menurut suatu
perencanaan (planning) diperlukan untuk mencapai atau
menyelesaikan suatu tujuan kerja yang tertentu (Prajudi, 1982).
Dan menurut KBBI terdapat dua pengertian tentang manajemen.
Pertama, manajemen adalah suatu proses penggunaan sumber
daya secara efektif untuk mencapai sasaran. Maksudnya adalah
bahwa di dalam organisasi, baik sebagai wadah yang sifatnya statis,
2

maupun sebagai kegiatan yang sifatnya dinamis. Di dalamnya
terdapat suatu proses penggunaan dan pemanfaatan semua
sumber daya yang dilakukan oleh manejer (pemimpin) yang
diarahkan untuk mencapai target atau sasaran yang telah
ditentukan. Kedua, manajemen adalah pejabat atau pimpinan yang
bertanggung jawab atas jalannya perusahaan. Jadi di sini
manajemen diartikan sebagai kewenangan, kemampuan dan
kesanggupan seseorang pemegang kekuasaan yang sah dan legal,
untuk menjalankan dan mengoperasikan organisasi. Orang-orang
tersebut memiliki tanggung jawab sepenuhnya, baik secara formal
maupun moral, sekaligus menjadi titik sentral perhatian dan
komando bagi semua staf dan bawahan. Semua tergantung kepada
pihak manajemen (Kamus Besar Bahasa Indonesia, 1988).
Berdasarkan pengertian di atas, dalam manajemen terdapat :
a. Kegiatan pengendalian dan pemanfaatan, yang dilakukan
oleh orang atau orang-orang yang berkedudukan sebagai
pemimpin.
b. Faktor-faktor, dan unsur-unsur yang bersifat mendukung,
menentukan, melengkapi atau yang mempengaruhi, yang
bersifat positif.
c. Sumber daya, bisa orang (SDM), barang, material, uang,
sarana dan prasarana, waktu, dan lain sebagainya, yang
harus diberdayakan dan dimanfaatkan secara maksimal untuk
kepentingan organisasi.
d. Perencanaan, yakni sesuatu yang berdemensi waktu ke
depan tentang segala sesuatu yang dibutuhkan, seperti
alternatif tenaga kerja dan lain sebagainya.
e. Tujuan tertentu, arah, target, sasaran yang akan diwujudkan
pada jangka waktu tertentu.
3

Definisi Manajemen menurut para pakar yang lain, diantaranya :
1. Frederik Winslow Taylor,
Suatu percobaan yang sungguh-sungguh untuk menghadapi
setiap persoalan yang timbul dalam pimpinan perusahaan
dan organisasi lain.
2. Goerge Terry,
Proses pelaksanaan pencapaian tujuan tertentu dengan
mempergunakan bantuan orang lain.
3. L.A. Appley,
Keahlian untuk menggerakkan orang melakukan suatu
pekerjaan.
4. M.P. Follet,
Seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain.
5. James Stonner
Proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan
pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan
penggunaan sumber daya lain yang ada dalam organisasi
guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan
6. Encyclopedia of Social Sciences,
Proses pelaksanaan pencapaian tujuan tertentu yang
diselenggarakan dengan pengawasan.
Pengertian Perpustakaan
Perpustakaan berasal dari kata pustaka, yang berarti buku.
Setelah mendapat awalan per dan akhiran an kata pustaka menjadi
perpustakaan, yang berarti kitab, kitab perimbon, atau kumpulan
buku-buku, yang kemudian disebut dengan koleksi bahan
pustaka. Istilah itu hanya berlaku untuk perpustakaan yang masih
bersifat tradisional atau perpustakaan konvensional. Untuk
perpustakaan modern, dengan paradigma baru koleksi
perpustakaan tidak hanya terbatas dalam bentuk buku-buku,
majalah, koran, atau barang tercetak lainnya. Koleksi perpustakaan
telah berkembang dalam bentuk terekam dan digital. Selanjutnya,
4

uku-buku dan bahan pustaka yang lain tersebut harus ditata dan
disusun rapi di rak dan tempat-tempat yang sudah ditentukan di
dalam ruangan atau gedung tersendiri, setelah diolah atau diproses
menurut suatu sistem tertentu.
Jadi, sebuah perpustakaan harus memenuhi persyaratan
tertentu, yaitu :
a. Adanya kumpulan buku-buku dan bahan pustaka lainnya.
b. Koleksi tersebut ditata menurut suatu sistem tertentu.
c. Semua sumber informasi ditempatkan di gedung atau
ruangan tersendiri.
d. Perpustakaan semestinya dikelola atau dijalankan oleh
petugas-petugas dengan persyaratan tertentu.
e. Ada masyarakat pemakai perpustakaan (pemustaka)
tersebut, baik untuk membaca, meminjam, meneliti,
menggali, menimba, dan mengembangkan ilmu pengetahuan
yang diperoleh di perpustakaan.
f. Perpustakaan merupakan institusi yang perlu bermitra
dengan lembaga-lembaga yang berkaitan.
Pada hakikatnya perpustakaan bersifat universal, artinya :
1. Perpustakaan itu ada dimana-mana, baik di negara-negara
maju, dan negara sedang berkembang, di masyarakat umum,
sekolah, perguruan tinggi, maupun di kantor pemerintah dan
swasta, di kota serta di desa-desa.
2. Tugas, fungsi dan kegiatan pokoknya sama, yakni
menghimpun dan mengumpulkan, mengolah, memelihara,
merawat, melestarikan, dan mengemas, menyajikan dan
memberdayakan, serta memanfaatkan dan melayankan
kepada pemustaka.
5

3. Sifatnya informatif, edukatif, rekreatif, dan penelitian, serta
pengembangan ilmu pengetahuan.
Definisi perpustakaan yang lain, diantaranya :
1. Menurut Kamus “ The Oxford English Dictionary”
adalah :
Suatu tempat buku-buku diatur untuk dibaca, dipelajari, atau
dipakai sebagai bahan rujukan.
2. Pengertian Perpustakaan awal abad ke – 19 adalah :
Suatu gedung, ruangan, atau sejumlah ruangan yang berisi
koleksi buku yang dipelihara dengan baik, dapat digunakan
oleh masyarakat atau golongan masyarakat tertentu.
3. Perkembangan Lebih Lanjut adalah :
adalah :
Perpustakaan adalah jantung suatu lembaga, otak
masyarakat, dan tempat penyimpanan yang efektif dari
memori masyarakat, suatu deposit yang hidup pada masa lalu
dan penopangan dari kegiatan intelektual yang
mengantisipasi pada masa yang akan datang
4. Menurut “The American Library Association”(ALA)
Perpustakaan sebagai pusat media, pusat belajar, pusat
sumber pendidikan, pusat informasi, pusat dokumentasi, dan
pusat rujukan.
5. Dalam pengertian yang mutakhir (Kepres RI
Nomor : 11 tahun 1989)
Perpustakaan adalah salah satu sarana pelestari bahan
pustaka sebagai hasil budaya dan mempunyai fungsi
sebagai sumber informasi ilmu pengetahuan, dan teknologi
dalam rangka mencerdaskan kehidupan bangsa dan
menunjang pelaksanaan pembangunan nasional.
6. Menurut UU RI nomor : 43 Tahun 2007 Tgl 1
Nopember 2007 adalah :
6

Institusi pengelola koleksi karya tulis, karya cetak, dan atau
karya rekam secara profesional dengan sistem yang baku
guna memenuhi kebutuhan pendidikan, penelitian,
pelestarian informasi, dan rekreasi pada pemustaka.
Perpustakaan Berbasis Manajemen
Perpustakaan berbasis manajemen adalah penyelenggaraan
perpustakaan yang bertumpu atau berdasarkan teori dan imu
manajemen. Maksudnya ialah, bahwa dengan menerapkan teori,
ilmu dan metode tersebut perpustakaan diharapkan dapat berjalan
dengan baik, efektif dan efisien. Di dalam ilmu manajemen terdapat
beberapa teori yang dapat dipilih untuk diterapkan, diantaranya
adalah : a) Manajemen terbuka (opened management) atau disebut
juga dengan manajemen transparansi (management tranparency),
b) Manajemen berdasarkan sasaran , c) Manajemen paternalistis
(manajemen bapakisme/ ibuisme), d) Manajemen berdasarkan
program (management based on programming), dan e) Manajemen
modern (Sutarno, 2006).
Dari sejumlah teori tersebut tentu masing-masing memiliki
kelebihan dan kekurangan. Oleh sebab itu perlu dipilih yang paling
sesuai dengan kondisi perpustakaan dan kemampuan sumber`daya
manusianya. Cara lainnya adalah dengan menggabungkan
sejumlah teori manajemen tersebut kemudian diterapkan secara
objektif sesuai dengan kebutuhan. Sebab suatu teori yang telah
diuji dan disusun secara baik, belum tentu dapat diterapkan secara
sempurna, karena di dalam praktik terkadang ada hal-hal yang
tidak atau belum sesuai dengan teori. Yang sering terjadi, suatu
teori tidak selamanya cocok jika dipraktikkan di lapangan. Namun
seorang pemimpin yang memiliki kemampuan teoretis dan
pengalaman praktik
diharapkan dapat mengendalikan
perpustakaan secara berdaya guna dan berhasil guna.
7

Berkaitan dengan hal di atas, maka untuk menyelenggarakan
perpustakaan yang berbasis manajemen menurut Sutarno, ada 6
(enam) hal yang perlu diperhatikan, yakni :
1. Adanya suatu konsep yang rasional, berdasarkan
pemikiran, perhitungan, dan analisis yang dapat diuji
kebenarannya.
2. Adanya suatu kegiatan yang dilaksanakan berdasarkan
perencanaan, perkiraan dan prediksi ke depan.
3. Adanya suatu tujuan tertentu yang harus dicapai
4. Terpenuhinya suatu kondisi tertentu sebagai
persyaratannya.
5. Tersedianya sumber daya manusia yang memadai,
sesuai dengan kriteria dan persyaratan atau memenuhi
kualifikasi tertentu.
6. Tersedianya sumber daya perpustakaan yang lain
seperti fisik gedung, sarana dan prasarana, sumber
finansial, dan sumber informasi.
Permasalahan atau Kendala yang Sering Dihadapi
Perpustakaan
Ada beberapa kendala dan keterbatasan yang umumnya
dihadapi oleh perpustakaan di Indonesia, diantaranya adalah :
a) Kendala secara Internal :
1. Jumlah, jenis dan mutu koleksi bahan pustaka,
2. Jumlah, dan mutu sumber daya manusia,
3. Sarana dan prasarana,
4. Perabot dan perlengkapan,
5. Sumber pembiayaan,
6. Sosialisasi,
8

7. Perhatian dari instansi induk/ atasan,
b) Kendala secara eksternal
1. Minat dan budaya baca masyarakat (pemustaka) yang
umumnya masih relatif rendah,
2. Perhatian, respon, dan tanggapan masyarakat yang
masih terbatas,
3. Informasi dan akses ke perpustakaan masih terbatas.
4. Kesadaran tentang perlunya perpustakaan belum
tumbuh dan belum berkembang secara baik.
5. Kondisi sosial budaya dan sosial ekonomi belum
sepenuhnya menunjang.
6. Ada ”jarak” yang memisahkan antara perpustakaan dan
masyarakat.
Ditinjau dari segi manajemen, ada beberapa permasalahan
yang sering dihadapi perpustakaan, diantaranya adalah :
1. Para manejer (pemimpin), baik tingkat puncak (top),
tengah (midle), maupun pada tingkat manejer bawah (lower)
kurang memiliki kemampuan di bidang perpustakaan.
2. Para manejer kurang bahkan tidak sama sekali memiliki
kemampuan manajerial yang memadai.
3. Para manejer tidak mampu memimpin, mengendalikan,
dan memanfaatkan semua unsur dan faktor-faktor yang
ada di perpustakaan.
Jenis-Jenis Perpustakaan Yang Ada Di Indonesia
Menurut Undang-Undang Republik Indonesia Nomor : 43
Tahun 2007, jenis perpustakaan yang diakui dan dilindungi oleh
negara adalah sebagai berikut :
1. Perpustakaan Nasional (National Library)
2. Perpustakaan Umum (Public Library)
9

3. Perpustakaan Sekolah (School Library)
4. Perpustakaan Perguruan Tinggi (University Library)
5. Perpustakaan Khusus (Special Library)
Terdapat beberapa ketentuan dalam penyelenggaraan
perpustakaan perguruan tinggi menurut Undang-undang
Nomor : 43 tahun 2007, pasal 24 yaitu :
1. Setiap perguruan tinggi menyelenggarakan perpustakaan
yang memenuhi standar nasional perpustakaan dengan
memperhatikan standar nasional pendidikan (ayat 1)
2. Perpustakaan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) memiliki
koleksi, baik jumlah judul maupun jumlah eksemplarnya,
yang mencukupi untuk mendukung pelaksanaan pendidikan,
penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat (ayat 2)
3. Perpustakaan perguruan tinggi mengembangkan layanan
perpustakaan berbasis teknologi informasi dan komunikasi
(ayat 3)
4. Setiap perguruan tinggi mengalokasikan dana untuk
pengembangan perpustakaan sesuai dengan peraturan
perundang-undangan guna memenuhi standar nasional
pendidikan dan standar nasional perpustakaan (ayat 4)
Bila kita gali lagi pasal 31 tentang hak tenaga pustakawan, jelas
dapat dinyatakan bahwa :
Tenaga perpustakaan (pustakawan) berhak atas :
a. Penghasilan di atas kebutuhan hidup minimum dan
jaminan kesejahteraan sosial
b. Pembinaan karier sesuai dengan tuntutan
pengembangan kualitas.
10

c. Kesempatan untuk menggunakan sarana, prasarana,
dan fasilitas perpustakaan untuk menunjang kelancaran
pelaksanaan tugas
Di samping hak yang harus dimiliki oleh pustakawan itu,
terdapat pula kewajiban yang harus dilaksanakan oleh
pustakawan. Adapun kewajiban yang harus dipenuhi oleh
pustakawan adalah :
a. Memberikan layanan prima terhadap pemustaka
b. Menciptakan suasana perpustakaan yang kondusif, dan
c. Memberikan keteladanan dan menjaga nama baik
lembaga dan kedudukannya sesuai dengan tugas dan
tanggung jawabnya.
(pasa 32)
Pembentukan, Pembinaan, dan Pengembangan
Perpustakaan
a. Pembentukan Perpustakaan
Perpustakaan perguruan tinggi dibentuk oleh instansi atau
lembaga tertentu, yang menjadi atasan atau induk organisasi
perpustakaan dalam rangka menunjang pencapaian visi dan misi
lembaga tersebut. Istilah perguruan tinggi, bukan berarti bahwa
perpustakaan tersebut harus selalu milik perguruan tinggi negeri.
Tetapi bisa saja bersifat swasta, seperti perguruan tinggi swasta
atau yayasan. Pembentukan perpustakaan itu mesti sejalan dengan
keberadaan lembaga induknya. Apalagi perpustakaan yang
dibentuk oleh lembaga swasta yang bersifat business oriented
sehingga perhitungan untung-rugi menjadi pertimbangan utama.
Meskipun perpustakaan bersifat fasilitatif sosial umum namun visi
dan misinya tetap mendukung lembaga induknya, dan perlu diingat
bahwa perpustakaan tidak berdiri sendiri.
11

Pembentukan perpustakaan harus berdasarkan pertimbangan
dan alasan tertentu yang kuat. Ada beberapa alasan atau
pertimbangan dalam pembentuka sebuah perpustakaan, yaitu :
1. Telah direncanakan dan diputuskan dalam bentuk surat
keputusan.
2. Merupakan satu keharusan, atau kelengkapan yang tak
terpisahkan.
3. Telah tersedia sumber dana untuk penyelenggaraannya
4. Telah menjadi kebutuhan yang mendesak
5. Telah memiliki koleksi yang cukup banyak namun belum ada
perpusta
kaannya.
6. Atas permintaan unit atau bidang atau divisi tertentu.
Ada 7 (tujuh) Unsur-unsur pokok yang diperlukan dalam
pelaksanaan pembentukan sebuah perpustakaan, yakni :
1. Surat keputusan pembentukan dan organisasi tata
kerja,
2. Pembangunan gedung atau pengadaan ruangan,
3. Pembentukan koleksi bahan pustaka dasar/ pertama,
4. Pengadaan perlengkapan dan perabot,
5. Pengadaan metode/ teknik,
6. Pengadaan mata anggaran,
7. Pengangkatan kepala perpustakaan,
8. Pengisian pegawai atau staf yang diperlukan,
b. Pembinaan Perpustakaan
pembinaan adalah usaha atau tindakan dan kegiatan yang
dilakukan secara berdaya guna untuk memperoleh hasil yang lebih
baik. Pembinaan perpustakaan adalah suatu kegiatan yang
dilakukan secara terus menerus agar segala sesuatunya berjalan
12

pada jalur dan rel yang benar sehingga dapat mengikuti
perkembangan yang terjadi di sekitarnya. Ada 10 macam
pembinaan yang harus dilakukan pada sebuah perpustakaan
khususnya perpustakaan perguruan tinggi, yaitu :
1. Status dan organisasi
2. Ketenagaan
3. Gedung, sarana dan prasarana
4. Koleksi
5. Layanan
6. Anggaran
7. Publikasi dan promosi
8. Mitra kerja dan jaringan
9. Penelitian dan pengembangan
10. Minat baca.
c. Pengembangan Perpustakaan
Sektor-sektor atau bidang-bidang yang perlu dikembangkan
dalam sebuah perpustakaan antara lain, adalah :
1. Pengembangan koleksi
2. Pengembangan sumber daya manusia
3. Pengembangan masyarakat pemakai
4. Pengembangan sistem layanan
Prinsip-Prinsip Organisasi Perpustakaan
Prinsip dari organisasi adalah suatu pangkal tolak atas
terjadinya atau terciptanya suatu tata hubungan. Prinsip itu
mempunyai dua segi, yaitu 1) prinsip merupakan pangkal tolak
pikiran untuk memahami suatu tata hubungan, dan 2) prinsip
merupakan suatu jalan atau sarana untuk menciptakan sesuatu tata
13

hubungan atau kondisi yang kita kehendaki. Prinsip organisasi
merupakan pegangan dan pedoman bagi para pemimpin organisasi
agar dapat bergerak sebagai suatu kesatuan (Prajudi, 1982).
Ada beberapa prinsip organisasi perpustakaan, diantaranya :
1. Organisasi perpustakaan harus mempunyai tujuan
2. Harus ada pembagian kerja dan penugasan yang homogen
3. Setiap pelimpahan kekuasaan/ tanggung jawab dan tugas
harus dilakukan dengan tepat dan jelas
4. Harus memiliki prinsip kesatuan komando
5. Prinsip komunikasi
6. Harus ada pengecekan terhadap pelaksanaan perintahperintah
atasan
7. Prinsip kontuinitas
8. Memiliki prinsip saling asuh, asah dan asih antara unit lini dan
staf.
9. Prinsip koordinasi
Fungsi Manajemen Perpustakaan
Fungsi adalah apa atau sesuatu yang harus dijalankan guna
memenuhi maksud atau mencapai tujuan. Fungsi-fungsi
manajemen untuk diterapkan di perpustakaan yang manakah dan
berapa jumlahnya, bagaimana rumusannya Hal itu merupakan
suatu hal yang tidak perlu diperdebatkan. Memang diakui bahwa
pengertian dan jumlah fungsi-fungsi manajemen tidak terdapat
persamaan atau penyesuan paham. Namun kadang orang dapat
menyesuaikannya dengan tingkat atau level manajemen, yang
dibedakan menjadi tiga tingkat, yaitu : 1) manajemen tingkat
puncak (top), 2) manajemen tingkat koordinator (eksekutif
manager), dan 3) manajemen tingkat operasional.
14

Untuk tingkat manejer puncak maka fungsi-fungsi manajemen
meliputi :
1. Peramalan/ perkiraan (forcasting)
2. Perumusan dan penentuan tujuan (main setting objectives)
3. Perencanaan strategi dan kebijakan (strategy and policy
planning)
4. Penentuan dan pengaturan staf (staffing)
5. Penganggaran (budgeting)
6. Penghitungan (renumeration)
7. Audit (auditing)
8. Pelaporan (reporting)
Sementara, untuk tingkat koordinator eksekutif (eksekutif
manager) terdapat fungsi-fungsi sebagai berikut :
1. Pengarahan (directing)
2. Pengembangan eksekutif (executive development)
3. Supervisi (supervising)
4. Koordinasi (koordinating)
5. Pendisiplinan (disciplining)
Sedangkan, fungsi-fungsi untuk tingkat operasional seorang
manajer langsung memimpin dan bertanggung jawab atas sesuatu
operasional yang dijalankan oleh suatu unit organisasi operasional.
Menurut George R. Terry, fungsi-fungsi manajemen untuk tingkat
operatif manajemen dapat dibatasi dan dirumuskan sebagai berikut
:
1. Perencanaan (planning)
2. Pengorganisasian (organising)
3. Penggerakan (actuating), dan
4. Pengawasan (controlling)
Pengorganisasian Perpustakaan
15

Pengorganisasian perpustakaan dijalankan dalam tiga tahap,
yakni :
1. Penstrukturan atau penentuan struktur kerja sama sebagai
hasil analisis pembagian kerja
2. Pemilihan dan penetapan staf, yakni orang-orang yang tepat
pada tempat yang ditentukan
3. Fungsionalisasi, yakni penentuan tugas dan fungsi untuk
masing-masing orang dan unit satuan kerja.
Dengan demikian struktur organisasi perpustakaan berfungsi
untuk menentukan kelancaran jalannya pelaksanaan berupa
pengaturan lebih lanjut mengenai kekuasaan, pekerjaan, tanggung
jawab, dan orang-orang yang harus ditata dan dihubungkan satu
sama lain demikian rupa. Dengan demikian, adanya struktur
organisasi perpustakaan setiap orang akan tahu :
1. Apa kedudukannya
2. Apa tugasnya
3. Apa fungsinya
4. Apa pekerjaannya
5. Apa tanggung jawabnya
6. Apa kewajibannya
7. Apa wewenangnya
8. Apa hak-haknya
9. Siapa atasannya
10. Siapa bawahannya
11. Bagaimana tata cara dan mekanisme berhubungan
dengan yang lainnya.
Tahap yang sangat penting dilakukan dalam pengorganisasian
perpustakaan adalah adanya tahap pendelegasian
(pelimpahan) dari pimpinan yang lebih atas kepada pimpinan
16

yang lebih bawah. Menurut Sutarno, ada tiga jenis pendelegasian
dalam organisasi perpustakaan , yaitu :
1. Tanggung jawab (responsibility), yaitu pekerjaan,
kewajiban atau fungsi yang dibebankan kepada suatu jabatan
atau posisi yang terdiri atas berbagai macam kegiatan seperti
mental, intelektual, dan fisik yang harus dijalankan untuk
pelaksanaan beban pekerjaan atau posisi tersebut.
2. Kewenangan, adalah sekumpulan wewenang, yang terdiri
atas suatu kekuasaan dan hak (power and right) yang
dipercayakan kepada pemegang jabatan untuk menunaikan
tanggung jawab. Ada tiga bentuk tanggung jawab, yaitu 1)
tanggung jawab mutu dan keahlian, 2) tanggung jawab sosial
politik, dan 3) tanggung jawab hukum yang masing-masing
mempunyai konsekuensi.
3. Pertanggung jawaban (accountability) adalah kewajiban
moral dan hukum untuk menunaikan dan menggunakan
kewenangan mengenai pemakaian dan penggunaan berbagai
sumber daya perpustakaan antara lain sumber daya manusia,
uang, inventaris, waktu, teknologi, dan fasilitas lain. Untuk
dapat melaksanakan tanggung jawab harus ditentukan lebih
dahulu secara tegas syarat-syarat yang harus dipegang dan
dijadikan pedoman, baik berupa peraturan, kebijakan,
maupun standar.
Pengorganisasian yang dilakukan di perpustakaan haruslah
jelas, tegas, dan tertib. Ada empat macam tertib dalam
pengorganisasisan di perpustakaan, yaitu :
1. Tertib personal dalam hal, wewenang, tanggung
jawab, tugas, kewajiban, posisi, kedudukan, dan
perannya.
2. Tertib fungsional, tertib fungsional atau urusan
dimana setiap urusan mempunyai batasan, ruang
lingkup, dan tempat sendiri-sendiri.
17

3. Tertib barang, di mana setiap barang harus ada di
tempatnya sendiri-sendiri, dan setiap waktu diperlukan
atau dicek selalu ada.
4. Tertib administrasi, tertib administrasi artinya adalah
bahwa semua kegiatan dicatat, diatur, dan dibukukan
secara rapi menurut sistem administrasi yang benar,
proseduran, mekanistis, dan sikuensial
Perlu diingat bahwa tertib merupakan pangkal tolok
pembentukan sikap disiplin untuk semua orang yang ada di dalam
organisasi perpustakaan.
Unsur-Unsur Manajemen Perpustakaan
Unsur manajemen itu terdiri dari enam hal yang biasa disebut
enam M, yaitu :
1. Manusia (man)
2. Uang (money)
3. Mesin penunjang (mechines)
4. Barang inventaris atau material (materials)
5. Sistem prosedur, dan mekanisme kerja (methods)
6. Tempat berlangsungnya transaksi informasi masyarakat
pemakai atau pelanggan yang disebut pasar (market)
Kegiatan yang Dilakukan Perpustakaan
Kegiatan yang selalu dilakukan oleh sebuah perpustakaan
sangat bervariasi. Variasi kegiatan yang dilakukan tersebut
tergantung kepada jenis perpustakaan dan ruang lingkup
organisasinya. Sebuah perpustakaan yang besar dapat membagi
tugas dan pekerjaan kepada berbagai bidang, bagian, subbagian,
devisi, urusan, seksi, sub seksi dan lain sebagainya. Sementara
perpustakaan yang relatif cukup kecil dapat menyederhanakan
18

pembagian ke dalam orang dan jabatan yang terbatas pula. Ada
beberapa kegiatan yang harus dilakukan oleh sebuah
perpustakaan, yaitu :
1. Pengadaan koleksi bahan pustaka
2. Pengolahan dan perawatan bahan pustaka
3. Layanan perpustakaan
4. Administrasi perpustakaan
5. Sosialisasi, promosi perpustakaan
6. Pelaporan perpustakaan.
Dengan adanya enam kegiatan yang telah disampaikan di atas,
semoga pengelolaan perpustakaan perguruan tinggi yang
dilaksanakan secara sederhana dapat berjalan dengan baik, efektif
dan efisien.
19

DAFTAR PUSTAKA
Bafadal, Ibrahim. 2001. Pengelolaan Perpustakaan Sekolah.
Jakarta : Bumi Aksara.
Indonesia Depdiknas. 2005. Perpustakaan Perguruan Tinggi ;
Buku Pedoman Ed. 3. Jakarta : Depdiknas.
Indonesia, PPBI. 1988. Kamus Besar Bahasa Indonesia. Jakarta :
Balai Pustaka.
Prajudi, Atmosudirdjo. 1982. Administrasi dan Manajemen
Umum. Jakarta : Ghalia Indonesia.
Sutarno. 2006. Manajemen Perpustakaan : Suatu Pendekatan
Praktik. Jakarta : Sagung Seto.
Sulistyo-Basuki. 1993. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta :
Gramedia Pustaka Utama.
Soeatminah. 1992. Perpustakaan Kepustakawanan dan
Pustakawan. Yogyakarta : Kanisius.
Saleh, Abdul Rahman. 1995. Manajemen Perpustakaan
Perguruan Tinggi. Jakarta : UT Press.
Terry, R. George. 1960. The Principles of Management. New
York : McGraw Hill.
Indonesia. 2010. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor
43 Tahun 2007. Jakarta : Perpusnas.
20