i. Pinjaman kenderaan hendaklah diuruskan berdasarkan peraturan yang ditetapkani.i. PinjamanPinjaman kenderaankenderaan hendaklahhendaklah diuruskandiuruskan berdasarkanberdasarkan peraturanperaturan yangyang ditetapkanditetapkandalam Pekeliling Perbendaharaan Bil. 7 dan 8 Tahun 1993;dalamdalam PekelilingPekeliling PerbendaharaanPerbendaharaan Bil.Bil. dandan TahunTahun 1993;1993;ii. Pinjaman komputer hendaklah diuruskan berdasarkan peraturan yang ditetapkanii.ii. PinjamanPinjaman komputerkomputer hendaklahhendaklah diuruskandiuruskan berdasarkanberdasarkan peraturanperaturan yangyang ditetapkanditetapkandalam Pekeliling Perbendaharaan Bil. 8 Tahun 1992;dalamdalam PekelilingPekeliling PerbendaharaanPerbendaharaan Bil.Bil. TahunTahun 1992;1992;iii. Pendahuluan diri hendaklah diuruskan berdasarkan peraturan yang ditetapkan dalamiii.iii. PendahuluanPendahuluan diridiri hendaklahhendaklah diuruskandiuruskan berdasarkanberdasarkan peraturanperaturan yangyang ditetapkanditetapkan dalamdalamSurat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 1993; danSuratSurat PekelilingPekeliling PerbendaharaanPerbendaharaan Bil.Bil. TahunTahun 1993;1993; dandaniv. Pendahuluan pelbagai hendaklah diuruskan berdasarkan peraturan yang ditetapkaniv.iv. PendahuluanPendahuluan pelbagaipelbagai hendaklahhendaklah diuruskandiuruskan berdasarkanberdasarkan peraturanperaturan yangyang ditetapkanditetapkandalam Pekeliling Perbendaharaan Bil. 13 Tahun 1990.dalamdalam PekelilingPekeliling PerbendaharaanPerbendaharaan Bil.Bil. 1313 TahunTahun 1990.1990.c) Pengurusan Akaun Depositc)c) PengurusanPengurusan AkaunAkaun DepositDepositTatacara dan pengurusan akaun deposit ditetapkan melalui Arahan PerbendaharaanTatacaraTatacara dandan pengurusanpengurusan akaunakaun depositdeposit ditetapkanditetapkan melaluimelalui ArahanArahan PerbendaharaanPerbendaharaan156 hingga 163.156156 hinggahingga 163.163.6.8.6 Pengurusan Aset, Inventori Dan Stor6.8.66.8.6 PengurusanPengurusan Aset,Aset, InventoriInventori DanDan StorStorAset dan inventori yang diperoleh untuk kegunaan pejabat perlu direkodkan, dikawal danAsetAset dandan inventoriinventori yangyang diperolehdiperoleh untukuntuk kegunaankegunaan pejabatpejabat perluperlu direkodkan,direkodkan, dikawaldikawal dandandipantau dengan sempurna bagi mengelakkan dari berlakunya pembaziran dandipantaudipantau dengandengan sempurnasempurna bagibagi mengelakkanmengelakkan daridari berlakunyaberlakunya pembaziranpembaziran dandanpenyalahgunaannya. Sehubungan ini, semakan <strong>Audit</strong> telah dijalankan untuk menilai tahappenyalahgunaannya.penyalahgunaannya. SehubunganSehubungan ini,ini, semakansemakan <strong>Audit</strong><strong>Audit</strong> telahtelah dijalankandijalankan untukuntuk menilaimenilai tahaptahappematuhan <strong>Jabatan</strong>/Agensi Negeri kepada peraturan-peraturan yang ditetapkan dalampematuhanpematuhan <strong>Jabatan</strong>/Agensi<strong>Jabatan</strong>/Agensi NegeriNegeri kepadakepada peraturan-peraturanperaturan-peraturan yangyang ditetapkanditetapkan dalamdalamPekeliling/Surat Pekeliling Perbendaharaan yang berkenaan dan Tatacara Pengurusan StorPekeliling/SuratPekeliling/Surat PekelilingPekeliling PerbendaharaanPerbendaharaan yangyang berkenaanberkenaan dandan TatacaraTatacara PengurusanPengurusan StorStorberhubung dengan perkara-perkara berikut:berhubungberhubung dengandengan perkara-perkaraperkara-perkara berikut:berikut:a) Kawalan Umuma)a) KawalanKawalan UmumUmumMengikut Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007, Pegawai Pengawal hendaklahMengikutMengikut PekelilingPekeliling PerbendaharaanPerbendaharaan Bil.Bil. TahunTahun 2007,2007, PegawaiPegawai PengawalPengawal hendaklahhendaklahmewujudkan Unit Pengurusan Aset yang antaranya bertanggungjawab untuk mengurusmewujudkanmewujudkan UnitUnit PengurusanPengurusan AsetAset yangyang antaranyaantaranya bertanggungjawabbertanggungjawab untukuntuk mengurusmenguruspelantikan Pegawai Pemeriksa, Lembaga Pemeriksa dan Jawatankuasa Penyiasat. Unitpelantikanpelantikan PegawaiPegawai Pemeriksa,Pemeriksa, LembagaLembaga PemeriksaPemeriksa dandan JawatankuasaJawatankuasa Penyiasat.Penyiasat. UnitUnittersebut juga diberi tanggungjawab menjadi Urus Setia kepada Jawatankuasatersebuttersebut jugajuga diberidiberi tanggungjawabtanggungjawab menjadimenjadi UrusUrus SetiaSetia kepadakepada JawatankuasaJawatankuasaPengurusan Aset Alih Kerajaan yang diwujudkan, menguruskan pelupusan, kehilanganPengurusanPengurusan AsetAset AlihAlih KerajaanKerajaan yangyang diwujudkan,diwujudkan, menguruskanmenguruskan pelupusan,pelupusan, kehilangankehilangandan hapus kira aset serta menyelaras penyediaan laporan mengenainya. Selain itu,dandan hapushapus kirakira asetaset sertaserta menyelarasmenyelaras penyediaanpenyediaan laporanlaporan mengenainya.mengenainya. SelainSelain itu,itu,Pegawai Pengawal juga hendaklah melantik seorang Pegawai Aset secara bertulis bagiPegawaiPegawai PengawalPengawal jugajuga hendaklahhendaklah melantikmelantik seorangseorang PegawaiPegawai AsetAset secarasecara bertulisbertulis bagibagisetiap pusat tanggungjawab di bawahnya dan memastikan Pegawai Aset di peringkatsetiapsetiap pusatpusat tanggungjawabtanggungjawab didi bawahnyabawahnya dandan memastikanmemastikan PegawaiPegawai AsetAset didi peringkatperingkatIbu Pejabat diberi tanggungjawab sebagai Setiausaha Jawatankuasa Pengurusan AsetIbuIbu PejabatPejabat diberidiberi tanggungjawabtanggungjawab sebagaisebagai SetiausahaSetiausaha JawatankuasaJawatankuasa PengurusanPengurusan AsetAsetAlih Kerajaan.AlihAlih Kerajaan.Kerajaan.b) Penerimaanb)b) PenerimaanPenerimaanMengikut Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007, seorang Pegawai PenerimaMengikutMengikut PekelilingPekeliling PerbendaharaanPerbendaharaan Bil.Bil. TahunTahun 2007,2007, seorangseorang PegawaiPegawai PenerimaPenerimahendaklah diberi kuasa untuk menerima dan mengesahkan aset yang diperoleh. Antarahendaklahhendaklah diberidiberi kuasakuasa untukuntuk menerimamenerima dandan mengesahkanmengesahkan asetaset yangyang diperoleh.diperoleh. AntaraAntaralainnya, tanggungjawab seseorang Pegawai Penerima adalah memastikan aset/bekalanlainnya,lainnya, tanggungjawabtanggungjawab seseorangseseorang PegawaiPegawai PenerimaPenerima adalahadalah memastikanmemastikan aset/bekalanaset/bekalanpejabat diterima menepati spesifikasi, kualiti dan kuantiti yang telah ditetapkan sebelumpejabatpejabat diterimaditerima menepatimenepati spesifikasi,spesifikasi, kualitikualiti dandan kuantitikuantiti yangyang telahtelah ditetapkanditetapkan sebelumsebelumpengesahan penerimaannya. Bagi membolehkan Pegawai Penerima membuat rujukan,pengesahanpengesahan penerimaannya.penerimaannya. BagiBagi membolehkanmembolehkan PegawaiPegawai PenerimaPenerima membuatmembuat rujukan,rujukan,sesalinan dokumen kontrak hendaklah disimpan oleh pegawai ini. Bagi penerimaansesalinansesalinan dokumendokumen kontrakkontrak hendaklahhendaklah disimpandisimpan oleholeh pegawaipegawai ini.ini. BagiBagi penerimaanpenerimaanbekalan pejabat pula, Borang Terima Barang perlu disahkan dan direkodkan dalam Kadbekalanbekalan pejabatpejabat pula,pula, BorangBorang TerimaTerima BarangBarang perluperlu disahkandisahkan dandan direkodkandirekodkan dalamdalam KadKadKawalan Stok dan Kad Petak. Borang Laporan Penerimaan Aset Alih KerajaanKawalanKawalan StokStok dandan KadKad Petak.Petak. BorangBorang LaporanLaporan PenerimaanPenerimaan AsetAset AlihAlih KerajaanKerajaanhendaklah disediakan, disahkan dan dihantar dengan serta merta kepada agenhendaklahhendaklah disediakan,disediakan, disahkandisahkan dandan dihantardihantar dengandengan sertaserta mertamerta kepadakepada agenagenpenghantaran atau syarikat pembekal. Aset hendaklah diterima berserta Surat Jaminanpenghantaranpenghantaran atauatau syarikatsyarikat pembekal.pembekal. AsetAset hendaklahhendaklah diterimaditerima bersertaberserta SuratSurat JaminanJaminandan manual penggunaan/penyenggaraannya.dandan manualmanual penggunaan/penyenggaraannya.penggunaan/penyenggaraannya.434343
c) PendaftaranPekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007 menetapkan aset perlu didaftarkan dalamtempoh 2 minggu dari tarikh pengesahan penerimaan. Aset tersebut juga perludilabelkan dengan tanda Hak Kerajaan dan nombor siri pendaftaran.d) Penggunaan, Penyimpanan Dan Pemeriksaan AsetBagi memastikan penggunaan, penyimpanan dan pemeriksaan aset diurus dengan baik,setiap <strong>Jabatan</strong>/Agensi Negeri hendaklah memastikan peraturan-peraturan seperti berikutyang ditetapkan dalam Pekeliling Perbendaharaan yang berkenaan dipatuhi:i. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007 menetapkan aset diguna hanya bagitujuan rasmi sahaja dan mengikut tujuan asal perolehannya. Setiap aset hendaklahdikendalikan oleh pegawai yang mahir dan berkelayakan,pengeluaran/penggunaannya direkodkan dengan teratur serta kerosakan asetdilaporkan dengan menggunakan borang yang ditetapkan. Aset juga perlu disimpandi tempat yang selamat dan sesuai serta sentiasa di bawah kawalan pegawai yangbertanggungjawab;ii. Pekeliling tersebut juga menghendaki sekurang-kurangnya 2 PegawaiPemeriksa/Lembaga Verifikasi Stok dilantik secara bertulis. Pemeriksaan asetdilaksanakan sekurang-kurangnya 1 kali setahun dan verifikasi stok dilaksanakanmengikut tempoh yang ditetapkan. Laporan Pemeriksaan Harta Modal dan LaporanPemeriksaan Inventori disediakan dengan lengkap dan dikemukakan kepada Ketua<strong>Jabatan</strong> dan seterusnya kepada Perbendaharaan Negeri di mana berkenaan;iii. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 1980 menetapkan penggunaan kenderaan<strong>Jabatan</strong> dikawal dengan melantik seorang Pegawai Pengangkutan yangbertanggungjawab meluluskan kegunaan kenderaan dan menyediakan fail sejarahbagi setiap kenderaan, menyelenggarakan Buku Log dengan lengkap dan kemas kiniserta menyediakan Cerakinan Bulanan Penggunaan Bahan Api setiap bulan bagimengawal kegunaan bahan api;iv. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 1996 pula menetapkan penggunaankenderaan pegawai Gred JUSA dikawal dengan teratur di mana pembelian minyaksetahun tidak melebihi had yang ditetapkan/diluluskan;v. Selaras dengan kehendak Pekeliling Perbendaharaan Bil. 6 Tahun 1999, Kad IndenMinyak perlu dikawal dengan teratur melalui penyelenggaraan Buku RekodPergerakan Kad Inden yang lengkap dan kemas kini. Penyata pembelian ataupenyata kad perlu disemak sebelum bayaran dilakukan; danvi. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 8 Tahun 1999 menetapkan kad elektronik bagipembayaran tol dikawal dengan teratur dan rekod berhubung denganpenggunaannya diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini.e) Penyenggaraan AsetBagi memastikan aset disenggarakan dengan baik, setiap <strong>Jabatan</strong>/Agensi Negerihendaklah memastikan:44