Tatacara Pendahuluan Diri - NRE

SELAMAT DATANG KE TAKLIMATTATACARA PENDAHULUAN DIRI(PEGAWAI AWAM )Disediakan :Seksyen Pengurusan Perakaunan PinjamanBahagian Perkhidmatan Operasi Pusat & Agensi,Jabatan Akauntan Negara MalaysiaJulai 2009

KUASA AKTA• Kumpulanwang Amanah Kerajaan• Ditubuhkan di bawah Seksyen 10 AktaProsedur Kewangan 1957• Untuk maksud tertentu melalui resolusiyang dilulus oleh Dewan Rakyat• Bercorak kumpulanwang pusingan• Di bawah Pelbagai KumpulanwangAmanah Kerajaan-Pendahuluan Diri(Penyata E1c)

JENIS- JENIS PENDAHULUANKELULUSAN OLEH :PERBENDAHARAAN (KEW 106)• 853210 - Ganjaran Pekerja Kerajaan• 853209 - Tunggakan Caruman KWSP• 853296 - Surcaj yang dikenakan olehSuruhanjaya Perkhidmatan Awam• 853204 - Deposit Sewa Luar Negara• 853215 - Perbelanjaan di bawah AP55(Perbelanjaan Darurat)• 853208 – Kehilangan wang awam

JENIS- JENIS PENDAHULUAN• 853207 - Perbelanjaan di bawah AP59• 853203 - Perbelanjaan perubatan luar negara• 853206 – Pendahuluan Gaji• 853205 – Bayaran terlebih emolumen• 853214 - Pendahuluan Yuran Sekolah Di LuarNegara• 853216 – Pendahuluan Sekolah Dalam Negara• 853299 – Pendahuluan diri Pelbagai

LAYAK DIPOHON OLEH SEORANGBAGI TUJUAN:‣Menjalankan tugas rasmi di luar IbuPejabat sama ada di dalam atau diluar negara‣Menghadiri kursus‣Bertukar

KUASA MELULUSKAN• Ketua-ketua Setiausaha dan KetuaketuaJabatan yang disenaraikansebagai Pegawai Pengawal dalamBuku Anggaran Belanjawan Tahunan.• Bagi pegawai Persekutuan di Sabah &Sarawak :- Pegawai Pengawal bolehmewakilkan kepada Ketua-ketuaJabatan Persekutuan Sabah &Sarawak

UNSUR YANG TERLIBAT:- Elauan Makan Bayaran sewa hotel

PERATURAN PERMOHONAN• Pendahuluan Diri yang lama telahdiselesaikan sepenuhnya dalam tempohyang ditetapkan• Permohonan dibuat sekurang-kurangnya7 hari (lama 14 hari) sebelum bertolakdengan menggunakan Borang Kew.325(4 salinan) –SPP6/94• Mematuhi had minima yang ditetapkan

HAD MINIMA PERMOHOHAN Kumpulan Pengurusan Tertinggi/Kumpulan Pengurusan & ProfesionalRM500.00Kumpulan Sokongan (Kategori > 17)RM300.00

HAD MINIMA PERMOHOHANKumpulan Sokongan Kategori < 17Tiada Had MinimaPermohonan yang kurang dari hadminima adalah tidak dibenarkan

BAYARAN BALIK• Dibuat melalui tuntutan perjalanan yangdihantar tidak lewat dari 10hb. bulanberikutnya• Denda 10% setahun akan dikenakan bagipendahuluan yang tidak diselesaikan• Pendahuluan perlu diselesaikan sebelumbersara. Sekira tidak diselesaikan, potongandari ganjaran / pencen boleh dilakukan.

TANGGUNGJAWAB PEGAWAIPENGAWALMeluluskan hanya kepada pegawaipegawaiyang telah menyelesaikankesemua pendahuluan Diri yang lama.Boleh secara bertulis melantik seorangpegawai kanan untuk luluskanpermohonan Pendahuluan Diri

TANGGUNGJAWAB PEGAWAIPENGAWALHantar Penyata Ringkasan kedudukanPendahuluan Diri yang diluluskan danhasil kutipannya ke Perbendaharaanmengikut format LAMPIRAN B setiap 6bulan Dapatkan kembali jumlah PendahuluanDiri dalam masa yang ditetapkan

TANGGUNGJAWAB PEGAWAIPENGAWAL Memotong sekali gus dari gaji pegawaisehingga selesai sekiranya pendahuluantidak dijelaskan dalam tempoh yangditetapkan Mengenakan penalti 10% setahun sekiranyabaki wang Pendahuluan Diri gagal dibayardalam tempoh 1 bulan selepas tarikhtuntutan perlu dibuat.

KADAR KELULUSANPENDAHULUAN DIRI100% - Untuk maksud ke luarnegaraTidak lebih 90% - Untuk maksuddalam negaraPerbelanjaan untuk hari-haribertugas rasmi sahaja

PENYELENGGARAAN BUKU DAFTARi. Rujukan Fail Jabatanii.Nama Pegawai yangmemohoniii.Amaun Pendahuluan Diriiv. Tarikh diluluskanv. Tarikh pergivi. Tarikh balik / sampai

PENYELENGGARAAN BUKU DAFTARvii. Tarikh dan amaun tuntutandikemukakanviii. Tarikh dan nombor rujukanbaucer atau jurnalix. Tarikh dan amaun tuntutandibayarx. Amaun denda dikenakan;jika berkaitanxi. Catatan

SENARAI SEMAK PERMOHONANPENDAHULUAN DIRI• Pengendalian Permohonan:-• Sediakan Daftar Pendahuluan Diri• Pastikan Borang Pendahuluan dibuat dalam4 salinan• Pastikan permohonan dikemukakan 7 harisebelum bertolak• Semak dengan had minima permohonan• Sudahkah selesai pendahuluan lama• Kemaskini Daftar selepas kelulusan diterimadan kutipan balik dibuat

SENARAI SEMAK PERMOHONANPENDAHULUAN DIRI• Pembayaran Balik:• Bayaran Balik dibuat melalui tuntutanperjalanan• Tuntutan dikemukakan tidak lewat 10hbbulan berikutnya• Jika jumlah tuntutan kurang jumlahpendahuluan diri, baki perlu dibayarbalik

CATATAN PELARASANTuntutan sama dengan pendahuluan diri Pelarasan jurnal sahaja‣DT Vot‣KT AmanahTuntutan kurang dari pendahuluan diri Pelarasan jurnal seperti diatas; dan Penyata Pemungut bagi bayaran balik lebihan(pemohon perlu mengembalikan dengan sertamerta) melalui PTJ

CATATAN PELARASAN –TERLEBIH EMOLUMEN (853205)Pelarasan jurnal bagi pengwujudan pinjaman‣ DT Amanah – 853205‣ KT Vot Gaji / Emolumen (1XXXX)‣ KT Akaun Hasil – (81101 jika berkaitan)(catatan ke dalam akaun hasil sekiranyaemolumen yang terlibat melibatkanperuntukan tahun sebelum)Potongan gaji perlu dilakukan bagi menjelaskanpendahuluan yang diambil seperti yang telahdiluluskan oleh PERBENDAHARAAN menggunakankod potongan gaji 4189

JENIS- JENIS PENDAHULUAN• 853206 – Pendahuluan GajiAtas gaji yang ia belumberhak menerimanya atauatas gaji yang ia berhakmenerimanya tetapi belumdiluluskan;

JENIS- JENIS PENDAHULUAN• 853205 – Bayaran terlebihemolumenBagi mendapatkan balik gajiatau elaun yangterlebih bayar

AP 55- PERBELANJAAN DARURAT• Dalam keadaan yang luar biasa jika ternyata bagi kepentinganperkhidmatan awam bahawa perbelanjaan patut dilakukandengan segera sedangkan tiada peruntukan bagi perbelanjaantersebut dan masa tidak mengizinkan bagi mendapatkankebenaran mengikut cara biasa, seseorang pegawai boleh atastanggungjawabnya sendiri melakukan perbelanjaan itu, tetapi iahendaklah dengan serta merta memberitahu Ketua SetiausahaPerbendaharaan (KSP) atau Pegawai Kewangan Negeri (PKN)melalui Pegawai Pengawal dan hendaklah dengan segeramenyampaikan kepada KSP/PKN satu laporan bertulismenghuraikan sebab-sebab yang mendorongnya menyimpangdaripada cara yang biasa. Dalam hal seumpama ini, apa-apapembayaran yang dibuat boleh pada mulanyadipertanggungkan kepada Kumpulanwang Pendahuluan Diri(Pegawai Awam) atas nama pegawai itu sendiri. KelulusanKSP /PKN hendaklah diperolehi terlebih dahulu sebelumpelarasan pendahuluan diri tersebut dilakukan.

AP 59- PERBELANJAAN SUCI HATIi) Walau apa pun peruntukan mana-manaArahan Perbendaharaan (AP) yang lain,pembayaran sesuatu bil yang dikemukakandengan sempurnanya oleh seseorang bagibarang atau perkhidmatan yang dipesandan dibekalkan dengan suci hati kepadakerajaan tidak boleh ditahan oleh sebabapa-apa keraguan sama adapertanggungan itu telah dilakukan dengansepatutnya oleh pegawai kerajaan tangbertanggungjawab.

AP 59- PERBELANJAAN SUCI HATIii. Jika KSP/PKN berpuas hati bahawa suatutanggungan kontrak telah dilakukan, tetapiberpendapat bahawa seseorang pegawai telahmungkin bersalah dan dipertanggungkanmulanya kepada akaun Kumpulan WangPendahuluan Diri (Pegawai Awam) atas namapegawai yang berkenaan, atau jika namapegawai tidak dapat ditentukan dengan sertamerta, atas nama jawatan Pegawai Pengawalyang berkenaan sementara dinantikankeputusan penyelesaian perkara tersebut.

AP 59- PERBELANJAAN SUCI HATIiii) Pegawai Pengawal hendaklah menyediakansatu laporan bertulis bagi menghuraikan sebabsebabyang mendorongnya menyimpangdaripada cara yang biasa dan mengemukakankepada KSP/PKN tidak lewat dari 60 haridaripada tarikh pendahuluan diri diluluskan.Pelarasan pendahuluan diri hendaklahdilakukan dengan segera tetapi tidak lewatdaripada 60 hari setelah mendapat kelulusanKSP/PKN

KEHILANGAN WANG AWAMAP 3• AP3-Kehilangan bermaksud kehilanganwang awam,setem, barang-barang awamdan harta lain yang berharga disebabkanoleh kecurian, penipuan,kecuaianpegawai, kekurangan,bayaranterlebih,pembayaran tanpa kuasa,hutangyang tidak boleh dapat balik,hasil yangtidak boleh didapatkan dan perbelanjaanyang sia-sia