You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
Niet lean? Gedaan met uw aanzien!<br />
Lean administration:<br />
een stand van zaken<br />
Lean is hot. Een onderneming die vandaag<br />
nog altijd geen aandacht besteedt<br />
aan ‘lean’ verliest gegarandeerd haar<br />
aanzien. Lean sijpelt nu eindelijk ook<br />
binnen in de administratie van ondernemingen.<br />
Dit is noodzakelijk, want ICT<br />
creëerde een nieuw soort analfabeten. In<br />
administratie heeft lean echter nog een<br />
lange en moeilijke weg af te leggen.<br />
De letterlijke vertaling van lean is: mager,<br />
schraal, wat door het bedrijfsleven<br />
geprofi leerd wordt als: “afslanken en<br />
tegelijkertijd toch sterker maken.” In<br />
administratie is dit nog niet bekend. De<br />
meeste mensen hebben trouwens nog<br />
altijd niet door dat lean een cultuur is en<br />
niet zomaar een methode.<br />
Immaterieel, onzichtbaar en<br />
onmeetbaar afval<br />
Elk bedrijf produceert afval, dat door iedereen<br />
gekend is als: “datgene wat weggegooid<br />
wordt.” Een niet-gekende vorm<br />
van afval is het immateriële, dat onzichtbaar<br />
vervat zit in elke administratie. Zelfs<br />
ondernemingen met de meest gesofi stikeerde<br />
software schatten niet in hoeveel<br />
“activiteit zonder toegevoegde waarde<br />
” – wat afval is – er in hun administratie<br />
‘gepresteerd’ wordt.<br />
De paperless offi ce is een illusie<br />
Het begrip ‘administratieve vereenvoudiging’<br />
gaat veel over de tong en minstens<br />
evenveel door de pen, terwijl de praktijk<br />
ons leert dat het absoluut niet goed loopt.<br />
Dat het in 2007 nog mogelijk was om op<br />
het World Wide Web de domeinnaam lean<br />
administration te registreren vertelt alles<br />
over de aandacht die het kreeg. Niemand<br />
besteedde tijd aan het lean maken van<br />
zijn administratie. Alle aandacht ging naar<br />
de dubble digit groei economie.<br />
Te weinig ondernemingen hebben in hun<br />
administratie geëxperimenteerd met<br />
lean en paperless. Trouwens, met de paperless<br />
offi ce ging het in 2007 al evenmin<br />
goed. “De paperless offi ce is een<br />
illusie”, was de geschreven, afwijzende<br />
reactie van de toenmalige voorzitter van<br />
de Vlaamse Strategie Vereniging. Hij<br />
deed dit als antwoord op de melding dat<br />
de paperless offi ce effectief toegepast<br />
wordt in Belgische bedrijven.<br />
Afval van de zuiverste soort<br />
Zonder nadenken hebben we ons onderworpen<br />
aan de belangen van papierproducenten<br />
en fabrikanten van kopieerapparaten.<br />
Zelfs softwareleveranciers, die nuttige<br />
instrumenten ontwikkelden, met het potentieel<br />
om ons los te wrikken van de papieren<br />
afvalcultuur, hebben niets gedaan om een<br />
vernieuwende, vervangende bedrijfscultuur<br />
te installeren. Ze creëerden alleen een<br />
nieuw soort analfabeten, problemen en<br />
uitdagingen in een wereld die enkel door<br />
ingenieurs begrepen wordt. Medewerkers<br />
zoeken daarom blijvend hun houvast bij<br />
het papieren dossier, dat echt niet meer<br />
voldoet in onze ‘nieuwe’ economie.<br />
Management & Human Resources<br />
Herman Van den Keybus<br />
Lean is hot. Een onderneming die vandaag nog altijd geen aandacht<br />
besteedt aan ‘lean’ verliest gegarandeerd haar aanzien.<br />
Lean sijpelt nu eindelijk ook binnen in de administratie van ondernemingen.<br />
Dit is noodzakelijk, want ICT creëerde een nieuw<br />
soort analfabeten. In administratie heeft lean echter nog een<br />
lange en moeilijke weg af te leggen.<br />
Herman Van den Keybus: “Lean administration<br />
is geen methode, het is een<br />
cultuur.”<br />
Er wordt veel te weinig gebruik gemaakt<br />
van het ‘volwaardige’ elektronische dossier.<br />
Het gecombineerde gebruik van het<br />
papieren dossier, samen met het elektronische<br />
dossier staat, veel erger nog, voor<br />
het creëren van ‘afval van de zuiverste<br />
soort’. Onzichtbaar voor het oog van leidinggevenden<br />
sluipt in deze combinatie<br />
een massa afval die nooit gemeten wordt.<br />
Dagelijks op zoek gaan naar data en documenten<br />
zijn we dan wel gewoon geworden,<br />
de tijd die we met ‘zoeken’ verliezen<br />
moet evengoed aanzien worden als afval.<br />
Een belangrijke valkuil<br />
Bedrijven, op zoek naar oplossingen in<br />
hun administratie, komen automatisch<br />
terecht bij ICT, meestal aangeboden als<br />
een oplossing die alles kan. We staan<br />
echter onvoldoende kritisch tegenover<br />
de technologie, gebouwd in het brein van<br />
de ingenieur. Bij gebrek aan voldoende<br />
opleiding gaan gebruikers met software<br />
om volgens ‘de weg van de minste weerstand’,<br />
waardoor deze slecht, te beperkt,<br />
of veel erger nog, volledig foutief gebruikt<br />
wordt. Zelfs de basissoftware, die elk bedrijf<br />
in gebruik heeft, zit onvoldoende in<br />
de vingers van onze medewerkers.<br />
Ondernemingen kopen voor astronomische<br />
bedragen systemen met werkprocessen<br />
die ‘optimaal toegevoegde waarde<br />
zouden moeten leveren’. Voor het opleiden<br />
van de medewerkers zijn daarna geen<br />
middelen meer beschikbaar. Het resultaat<br />
laat zich raden. Onbekend voor de bedrijfsleiding<br />
wordt in administratie een ongekende<br />
hoeveelheid afval ‘gepresteerd’.<br />
<strong>CxO</strong> <strong>Magazine</strong> | August – September 2009 | www.cxonet.be 19
Change language