Verlof aanvragen Instructie gebruik Self Service voor medewerkers

Stap 1
Stap 2
Stap 3
Verlof aanvragen
Instructie gebruik Self Service voor medewerkers
Via de homepage van de universiteit logt u in in uw persoonlijke verlofadministratie. Uw gegevens worden afgeschermd
door het ULCN-wachtwoord. Dit hebt u dan ook nodig om in te loggen. In het systeem is uw werkrooster
ingevoerd, dat wil zeggen: precies de dagen die u werkt en het aantal uren op die dagen. Op basis hiervan wordt het
opgenomen aantal verlofuren van uw saldo afgeschreven. Dat gebeurt automatisch. Om deze reden is het van groot
belang dat wijzigingen in uw rooster zo snel mogelijk worden doorgegeven aan de personeelsadministratie.
Verlof aanvragen
Inloggen
■ Ga naar de homepage van de Universiteit Leiden (www.leidenuniv.nl).
■ Klik onder Medewerkers op ‘Self Service’. U komt nu in het inlogscherm. Vul hier uw ULCN-gebruikersnaam en
wachtwoord in (beschikt u niet over deze gegevens, ga dan naar www.ULCN.leidenuniv.nl/medewerker).
■ Klik op ‘Aanmelden’. U komt nu in het scherm waarin u verlof kunt aanvragen.
Verlof aanvragen
■ U kunt per verlofaanvraag alleen een aaneengesloten periode verlof aanvragen. Het systeem verwerkt automatisch
weekeinden, feestdagen en de dagen dat de universiteit gesloten is.
■ Het programma gaat uit van uw werkrooster. Werkt u bijvoorbeeld halve dagen dan wordt voor één verlofdag 4 uur
van uw tegoed afgetrokken.
■ Gedeeltelijk vrij op één dag, moet u altijd per dag aanvragen. Wilt u bijvoorbeeld op drie (achtereenvolgende) dagen
2 uur vrij, dan dient u drie aanvragen in.
■ U ziet nu een kalender waarop uw verlof straks wordt weergegeven.
■ Ga naar het invulmenu onder de kalender om uw verlofaanvraag te doen.
■ Kies de verlofsoort: verlof of buitengewoon verlof korte duur. Dit laatste verlof, zoals bij familieomstandigheden of
verhuizing, wordt niet van uw tegoed afgeschreven. Alle andere soorten verlof dan gewoon en buitengewoon verlof
van korte duur (bijvoorbeeld ouderschapsverlof) worden afgehandeld door uw personeelsafdeling. Onder ‘Meer
informatie’ in de balk links, vindt u de volledige omschrijving van de verlofregeling.
■ Wilt u één dag vrij nemen, vul dan twee maal dezelfde datum in.
■ Wilt u één of meerdere dagen achter elkaar vrij nemen, vul dan de data in, tot en met de datum waarop u vrij wilt
zijn.
■ Wilt u een gedeelte van een dag vrij nemen, vul dan de datum (twee maal dezelfde) en het gewenste aantal uren in.
■ Bij Goedkeurende bewerker ziet u de naam van uw leidinggevende staan; mocht deze niet correct zijn, dan kunt u
kijken of uw verlof goedgekeurd mag worden door een andere leidinggevende; dit doet u door aan het eind van het
veld op het vierkantje te klikken. U ziet dan een zoekscherm waarin u de achternaam kunt vervangen door een *.
Als u nu op ‘Go’ klikt, verschijnt een overzicht van de mogelijke goedkeurders; u kunt de juiste selecteren door op
de naam van de betreffende goedkeurder te klikken.
■ Bij ‘Opmerkingen’ kunt u een toelichting voor uw leidinggevende plaatsen. Doet u dat in elk geval als u buitengewoon
verlof aanvraagt.
■ Klik op ‘Controleren’. U ziet nu het aantal uren dat u hebt aangevraagd en dat van uw saldo wordt afgeschreven.
Klopt wat u ziet?
■ Zo ja, klik op ‘Verzenden’. Zo nee, klik op ‘Vorige stap’ en herstel.
Doorgaan of voltooien
U bent nu klaar met deze verlofaanvraag. Als u nog meer verlof wilt aanvragen kiest u voor ‘Overige afwezigheid
aanvragen’. Zo niet, dan klikt u op ‘Afmelden’ bovenaan in de blauwe balk.
■ Uw leidinggevende krijgt een e-mail als u verlof heeft aangevraagd. Als hij/zij uw aanvraag heeft goedgekeurd wordt uw
tegoed automatisch aangepast. In de kalender kunt u aan de gekleurde blokjes zien wat de status van uw verlofaanvraag
is.

Stap 1
Stap 2
Stap 3
Aangevraagd verlof verwijderen
Inloggen
■ Log in zoals hierboven beschreven onder Stap 1. U ziet weer de kalender.
Aanvraag verwijderen
■ Klik rechtsboven de kalender op ‘Geef verlofoverzicht weer’.
■ Klik het verlof aan dat u wilt verwijderen. U komt nu weer terug bij de kalender.
■ Klik onderaan de pagina op ‘Verwijderen’. Het te verwijderen verlof is nu oranje.
■ Klik onder aan de pagina op ‘Controleren’. Controleer of dit het verlof is dat u wilt verwijderen.
■ Klik op ‘Verwijderen’. U ziet dat uw verlofaanvraag is verwijderd.
Doorgaan of voltooien
■ U kunt nu nieuw verlof aanvragen of het programma afsluiten.
■ Uw leidinggevende krijgt een e-mail bericht.
Wat ziet u nog meer op het scherm
Boven de kalender staat:
‘Geef teamkalender weer’
Hier kunt u de aan- en afwezigheid van uw collega’s zien (verlof alsmede ziekte).
Wilt u weer terug naar de kalender? Klik op ‘Geef kalender weer’.
‘Geef tijdrekeningen weer’
Hier vindt u een overzicht van de saldi van uw diverse verlof- en spaartegoeden. Uw verloftegoed is opgebouwd uit
verschillende soorten verlof: restverlof 2006, eventuele leeftijdsdagen en vakantieverlof van het lopende jaar. Bij het
afboeken van verlof worden deze ‘potjes’ ook in deze volgorde geleegd.
In het overzicht vindt u ook uw spaartegoed en eventueel uw verlofstuwmeer.
‘Geef verlofoverzicht weer’
Hier vindt u een overzicht van het aangevraagde verlof, het opgenomen verlof en uw ziektedagen
‘Werklijst’ (in de blauwe balk links)
Dit is in feite een takenlijst. In deze lijst staan bij de leidinggevende verlofaanvragen die moeten worden afgehandeld.
Als een verlofaanvraag wordt afgewezen ontvangt u een e-mail; deze afgewezen aanvraag komt ook ter informatie bij u
in de werklijst te staan. U kunt dan een andere aanvraag doen, eventueel in overleg met uw leidinggevende.
Bijzonderheden
Dubbele aanstelling
Heeft u een dubbele aanstelling, dan moet u uw verlofaanvraag per aanstelling doen. U kunt dat wel vanuit één werkplek
doen. Als u hebt ingelogd, komt u eerst op een tussenscherm waar u uw verschillende aanstellingen kunt
aanklikken.
O&O-jaarafspraak
Hebt u een O&O-jaarafspraak gemaakt, dan hoeft u geen verlof aan te vragen. U kunt in Self Service wel eventuele
gespaarde verloftegoeden bekijken. U klikt hiervoor op ‘Geef tijdrekeningen’ weer.