Het Ondernemersbelang Waterland nummer 3-2010
Het Ondernemersbelang Waterland nummer 3-2010
Het Ondernemersbelang Waterland nummer 3-2010
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
Column<br />
Antwoordservice of<br />
boodschappendienst?<br />
In feite beschrijft het allebei wat wij doen. We nemen de telefoon aan voor<br />
andere bedrijven. Toch lijkt het wel of de tweede term net even iets minder<br />
aardig klinkt dan de eerste.<br />
Ik hoor het mezelf ook wel eens zeggen:<br />
“Wij zijn geen boodschappendienst,<br />
onze service gaat verder.” Wat ik daarmee<br />
bedoel te zeggen is dat onze diensten<br />
verder gaan dan alleen het aannemen van<br />
een gesprek en noteren wie er gebeld<br />
heeft. Voor sommige klanten beheren<br />
wij de agenda, voor sommigen bemannen<br />
wij een volledige klantenservice en voor<br />
weer anderen informeren wij de bellers<br />
uitgebreid over de mogelijkheden van de<br />
producten van de klant. Eigenlijk zijn er<br />
maar weinig bedrijven die het liefst h<br />
ebben dat wij alleen een ‘boodschap’ aannemen.<br />
“Moet ik er extra voor betalen als ik jullie<br />
vraag om er alert op te zijn of de beller<br />
misschien een potentiële nieuwe klant kan<br />
zijn?” Natuurlijk niet! Wanneer wij tijdens<br />
het gesprek bemerken dat een beller<br />
geïnteresseerd is, dan zullen wij er alles<br />
aan doen om er aan bij te dragen dat deze<br />
belangstelling warm gehouden wordt.<br />
De beller kan zijn vraag bij ons neerleggen<br />
en wij zorgen er voor dat hij er vertrouwen<br />
in heeft dat deze vraag goed opgepakt<br />
wordt, hetzij doordat wij zelf al informatie<br />
kunnen verstrekken of door te zorgen dat<br />
hij zo snel mogelijk wordt teruggebeld<br />
door iemand die zijn vragen kan beantwoorden.<br />
Wij vinden dat dit tot ons normale<br />
werk behoort.<br />
Onze berichtgeving gaat dan ook veel<br />
verder dan alleen het noteren van een<br />
naam en telefoon<strong>nummer</strong>. Wij omschrijven<br />
zo nauwkeurig mogelijk wat er besproken<br />
is en wat de eventuele vervolgactie moet<br />
zijn. Verder noteren wij uiteraard correct<br />
gespelde namen en telefoon<strong>nummer</strong>s.<br />
In dringende gevallen verbinden wij<br />
gesprekken door of sturen wij een<br />
sms. Alle gespreksnotities<br />
ontvangt u direct<br />
per e-mail.<br />
Op deze manier zijn wij als antwoordservice<br />
een verlengstukje van uw bedrijf.<br />
De telefoniste vormt vaak de eerste<br />
kennismaking met een onderneming<br />
en daar zijn we ons goed van bewust.<br />
<strong>Het</strong> is daarom ook belangrijk dat zij goed<br />
weet voor welk bedrijf zij het gesprek<br />
aanneemt, welke activiteiten er bij dit<br />
bedrijf horen en wie de contactpersonen<br />
zijn. Hier hebben we natuurlijk<br />
hulpmiddelen voor in de vorm van<br />
moderne techniek. De computer vertelt<br />
ons bij elk gesprek welke gegevens horen<br />
bij het bedrijf waarvoor gebeld wordt.<br />
Maar het is de telefoniste die het gesprek<br />
voert en uw visitekaartje vormt.<br />
Door haar krijgt de beller een adequate<br />
ontvangst en een servicegerichte<br />
benadering. Zij is inzetbaar als een collega<br />
en profileert zich ook als één van uw<br />
medewerkers.<br />
Hiermee is een antwoordservice niet<br />
alleen handig als u er even niet bent,<br />
maar geeft het uw organisatie ook een<br />
professionele uitstraling... deze boodschap<br />
kunt u van mij aannemen!<br />
Ineke Hovius<br />
élitel antwoordservice<br />
www.elitel.nl<br />
T 020 - 496 97 00<br />
het ONDERNEMERS BELANG 15
Change language