Projectaanpak Gemeente Nijmegen - PMWIKI.nl

Projectaanpak Gemeente Nijmegen
Onderscheid en balans tussen rol als opdrachtgever en opdrachtnemer
Auteur: S.L. Wolff
Nijmegen is een stad met een rijke historie. Een stad die met behoud van het oude gericht is op de
toekomst en steeds naar nieuwe mogelijkheden zoekt. Denk hierbij aan ontwikkelingen in zowel de
binnenstad als de vinex-locatie 'De Waalsprong'. Projecten in samenwerking met burgers, bedrijven
en instellingen, waarmee wordt ingespeeld op veranderingen in de samenleving. In het verleden
stonden deze vanaf de initiatieffase onder leiding van een en dezelfde persoon. Met de situering van
het Projectbureau bij de Directie Grondgebied in 2000 werd onderscheid gemaakt tussen de
projectmanager bij het Ontwikkelingsbedrijf (opdrachtgever) en de projectleider bij het Projectbureau
(opdrachtnemer). Dit betekende een wezenlijke verandering van de invulling van taken en
verantwoordelijkheden van meerdere personen binnen de organisatie.
De gemeente Nijmegen telt zes directies. Drie daarvan zijn direct betrokken bij ruimtelijke en
gebiedsontwikkeling. De Directie Wijk en Stad is een procesdirectie die stuurt op de totstandkoming
en uitvoering van samenhangende, gemeentebrede, complexe programma's, processen en projecten
(Ontwikkelingsbedrijf, Wijkmanagement, Strategie en Programmeren). Daarnaast functioneren twee
beleidsdirecties. De Directie Grondgebied (bouwen en wonen, stadsontwikkeling, economische zaken,
openbare ruimte en milieu) houdt zich bezig met de inrichting van de ruimte. Voor de Directie
Inwoners staat de kwaliteit en leefbaarheid van de stad centraal (ouderen- en jongerenbeleid,
onderwijs en dergelijke). De overige directies zijn Bestuur & organisatie, Stadsbedrijven (ondermeer
facilitaire ondersteuning) en Brandweer.
Ontwikkelingsbedrijf
Het Ontwikkelingsbedrijf, onderdeel van de Directie Wijk en Stad, heeft onder meer als taak het
toetsen van de realisatie van maatschappelijk gewenste projecten aan hun financiële haalbaarheid en
hun marktpotentie. Het bestuur formuleert het maatschappelijk gewenste grondgebruik binnen de door
de beleidsdirecties samengestelde richtlijnen (wettelijk kader) en randvoorwaarden (gemeentelijk
beleid).
Initiatieven voor (ruimtelijke) projecten bij de Gemeente Nijmegen worden door het
Ontwikkelingsbedrijf op inhoud en proces besproken met de portefeuillehouder. In deze fase worden
de richtlijnen en randvoorwaarden bepaald in samenspraak met de eerder genoemde beleidsdirecties.
In gesprek met de ontwikkelende partij wordt de haalbaarheid van het idee bepaald, een interactie
tussen inhoud, financiële haalbaarheid en planning. Daarnaast wordt het politieke draagvlak ervan
ingeschat en bekeken of het idee daadwerkelijk voldoet aan de wensen en behoeften die in de markt
leven. Als aan al deze criteria wordt voldaan, kan het project gedefinieerd worden.
Projectbureau
Nadat het Ontwikkelingsbedrijf een overeenkomst heeft opgesteld met de externe ontwikkelende
partij, besluit het College van B&W om al dan niet medewerking te verlenen aan het realiseren van het
project. Het Ontwikkelingsbedrijf treedt in het vervolg van het proces op als accountmanager van de
externe partij en is de 'opdrachtgever' binnen de ambtelijke organisatie. Hiervoor beschikt zij over een
aantal gemeentelijke projectontwikkelaars die in het Projectbureau de centrale ingang vinden naar de
Directie Grondgebied.
Het Projectbureau leidt de multidisciplinaire projecten in opdracht van de gemeentelijke
projectontwikkelaars. Het gaat veelal om projecten die leiden tot veranderingen in de fysieke
omgeving. Daarnaast geeft het Projectbureau cursussen en trainingen in het kader van projectmatig
werken en ondersteunt zij het projectmatig werken binnen de gehele gemeente. Het bureau bestaat
uit een secretariaat, administratie, planning en projectleiding.
1

Balans
Bij projectmatig werken binnen overheidsorganisaties is het altijd een kunst balans te vinden tussen
lijnwerkzaamheden (tegenwoordig ondergebracht in werken aan beleidsprogramma's) en
projectwerkzaamheden. De gemeente Nijmegen heeft geen nadrukkelijke matrixorganisatie, maar
werkt wel als zodanig. Specialisten en beleidsmedewerkers worden binnen een projectopdracht
procesmatig aangestuurd door de projectleiding. Hiërarchische en inhoudelijke verantwoordelijkheid
voor vakkennis en kwaliteitsborging blijft plaatsvinden vanuit de lijn. De altijd aanwezige spanning die
capaciteitsvraagstukken, prioriteitstelling tussen projecten en voorbereiding van besluitvorming met
zich meebrengen, maakt overleg en samenwerking tussen projectleiding en afdelingsleiding erg
belangrijk. Binnen de projectteams zijn de medewerkers gemandateerd namens hun lijnafdelingen. Ze
zijn verantwoordelijk voor het terugkoppelen vanuit het project naar de lijn.
Project Start Up
Na het verzoek een project op te starten vindt een 'intakegesprek' plaats tussen de gemeentelijke
projectontwikkelaar en de projectleider over aspecten als tijd, gevraagde kwaliteit, krachtenveld, et
cetera. De projectleider informeert vervolgens de lijnverantwoordelijken over het project, vertelt wat op
welke termijn staat te gebeuren en vraagt hen capaciteit (mensen) beschikbaar te stellen aan het
project.
Projectontwikkelaar, projectleider en teamleden zijn allen betrokken bij de Project Start Up. Deze kan
variëren van een briefing van de opdrachtgever tot een dag(deel) werken met de principes van
projectmatig creëren. Het opstellen van een offerte en daarbij tegelijkertijd een concept-projectplan
kan daardoor als projectteam gerealiseerd worden. Immers, dit document vormt de route waarlangs
het project tijdens het proces gaat lopen. Daarnaast wordt in het projectplan aangegeven wat niet
gedaan wordt en welke risico's er zijn. Als het Ontwikkelingsbedrijf de projectopdracht heeft gegeven
en het projectplan is vastgesteld, kan het team aan de slag.
Tijdens het proces vindt structureel en volgens een vaste frequentie overleg plaats tussen de
projectleider en gemeentelijke ontwikkelaar. Dat geldt ook voor de terugmelding naar het bestuur, door
de gemeentelijke ontwikkelaar (haalbaarheid/marktsituatie) of door de projectleider (proces/inhoud).
Investeren in werkwijze
In het directieplan van de Directie Grondgebied is aangeven dat projectmatig werken een van de
dominante werkprocessen is. Sinds 2000 wordt nadrukkelijk geïnvesteerd in het verbeteren van deze
werkwijze. Hiermee wordt tevens invulling gegeven aan de opdrachtgever-opdrachtnemerrelatie
tussen de procesdirectie en de beleidsdirectie. Om dit te realiseren, zijn twee sporen gevolgd: het
verbeteren van vaardigheden en het zorgen voor duidelijke randvoorwaarden.
De medewerkers van de Directie Grondgebied hebben veel geïnvesteerd in het verbeteren van hun
vaardigheden. Degenen die deelnemen aan projecten hebben een vierdaagse cursus projectmatig
werken gevolgd. Voor nieuwe medewerkers wordt twee- tot driemaal per jaar en dergelijke cursus
gegeven. Lijnmanagers volgen een specifieke cursus. Daarnaast beschikt de directie over een aantal
standaarddocumenten (projectplannen, offertes, checklist ruimtelijke projecten) en standaardbrieven.
Er is een projectmanagementsysteem geïmplementeerd en er wordt digitaal tijdgeschreven.
Budgetbewaking vindt (via een zeswekelijks rapportagesysteem) plaats en er zijn afspraken gemaakt
over taken en verantwoordelijkheden tussen lijn en project.
Projecten worden in de regel door de projectteams samen met de opdrachtgever geëvalueerd.
Externe partijen (ontwikkelaar, burgergroeperingen) kunnen daarbij naar hun ervaringen worden
gevraagd. Verbeteringen zijn immers altijd mogelijk en van opgedane ervaringen kan geleerd worden.
Uit tussentijds evaluatie van het Projectbureau is gebleken dat zij een 'onafhankelijke' status heeft
weten te verwerven binnen haar eigen Directie Grondgebied. Het bureau is de schakel tussen haar
eigen directie, de opdrachtgever, de politiek en de burgers. Veel aandacht is er voor het kweken van
teamgeest, het (bescheiden) vieren van behaalde resultaten. Er wordt ook geïnvesteerd aan de
menskant, met name aan het begin van het proces. En altijd wordt gestreefd naar een integraal
eindproduct.
2

Professioneel opdrachtgever
Van de opdrachtgever wordt verwacht dat hij bereid is het gewenste projectresultaat van tevoren goed
te (laten) definiëren. Maar ook dat hij in staat is alle benodigde middelen te faciliteren (geld, personeel,
materieel) en (wellicht nog belangrijker) bereid is zich als een opdrachtgever te gedragen. Met andere
woorden, dat er sturing wordt gegeven aan het project door tijdig keuzes te maken en beslissingen te
nemen die belangrijk zijn voor een goede voortgang van het project.
Een andere belangrijke taak van de opdrachtgever is dat hij - in zekere mate - het project afschermt
van andere besluitvormende niveaus binnen de organisatie. Voor een projectmatige aanpak is het niet
wenselijk dat verschillende 'opdrachtgevers' met de projectleider en het projectteam communiceren.
Immers, het moet te allen tijde duidelijk zijn wat het resultaat en het daartoe benodigde werk is en wie
dat mag aanpassen. Hierdoor blijft het totale overzicht gewaarborgd en is het helder wie
verantwoordelijk is voor de gemaakte keuzen.
De wijze waarop het Ontwikkelingsbedrijf stuurt, maakt het mogelijk snel planwijzigingen of
wijzigingsvoorstellen (al dan niet afkomstig van de Raad) in kaart te brengen. Bijvoorbeeld het
bijstellen van financiële mogelijkheden (subsidies, ISV-gelden, et cetera). Hierdoor kan de ambtelijke
opdrachtgever tevens professioneel tegenspel geven en de projectopdracht bijstellen of veranderen,
met inbegrip van alle bijbehorende consequenties (tijd, capaciteit, geld, kwaliteit).
Met het Ontwikkelingsbedrijf beschikt Nijmegen over een plek voor professioneel opdrachtgeverschap,
een loket voor alle ruimtelijke initiatieven (centrale intake). Hier worden de potentie van plannen en de
haalbaarheid van projecten verkend, een handvat voor prioriteitenstelling. Er wordt nadrukkelijk
gesproken over budgetten, waarbij onzekerheden inzichtelijk worden gemaakt en bijsturing mogelijk is
tijdens het realisatietraject. Daarnaast kan het Ontwikkelingsbedrijf de ambtelijke-bestuurlijke
besluitvorming regisseren en verstrekt en bewaakt zij opdrachten aan andere directies. Zij treedt
nadrukkelijk op als middelenverschaffer, beslisser en bewaker, netwerker, coach en co-maker.
Gestreefd wordt naar een balans tussen de formele afspraken omtrent opdrachtgeverschap en
opdrachtnemerschap enerzijds (zakelijkheid) en flexibiliteit tussen de rollen van opdrachtgever en
opdrachtnemer anderzijds. Een zeker spanningsveld kan aanwezig zijn. Echter, deze 'confrontatie'
wordt tussen beide directies, afdelingen c.q. mensen aangegaan. De rollen van opdrachtgever en
opdrachtnemer zijn daarmee niet alleen papieren tijgers, maar worden in de praktijk ook op de
gewenste wijze ingevuld. Deze discussie wordt niet uit de weg gegaan.
Projectmatig werken is binnen de Directie Grondgebied van de Gemeente Nijmegen duidelijk ingebed.
Het afgelopen jaar was er vooral aandacht voor het projectmatig aansturen van beleidsprojecten. Er
wordt gezocht naar mogelijkheden het projectmatig werken verder in de gemeentelijke organisatie in
te bedden. Daardoor worden bundeling en versterking van vaardigheden mogelijk en de
kennisuitwisseling, samenwerking en concentratie van werkzaamheden van de verschillende directies
versterkt.
3