Projectaanpak Gemeente Nijmegen - PMWIKI.nl

Balans
Bij projectmatig werken binnen overheidsorganisaties is het altijd een kunst balans te vinden tussen
lijnwerkzaamheden (tegenwoordig ondergebracht in werken aan beleidsprogramma's) en
projectwerkzaamheden. De gemeente Nijmegen heeft geen nadrukkelijke matrixorganisatie, maar
werkt wel als zodanig. Specialisten en beleidsmedewerkers worden binnen een projectopdracht
procesmatig aangestuurd door de projectleiding. Hiërarchische en inhoudelijke verantwoordelijkheid
voor vakkennis en kwaliteitsborging blijft plaatsvinden vanuit de lijn. De altijd aanwezige spanning die
capaciteitsvraagstukken, prioriteitstelling tussen projecten en voorbereiding van besluitvorming met
zich meebrengen, maakt overleg en samenwerking tussen projectleiding en afdelingsleiding erg
belangrijk. Binnen de projectteams zijn de medewerkers gemandateerd namens hun lijnafdelingen. Ze
zijn verantwoordelijk voor het terugkoppelen vanuit het project naar de lijn.
Project Start Up
Na het verzoek een project op te starten vindt een 'intakegesprek' plaats tussen de gemeentelijke
projectontwikkelaar en de projectleider over aspecten als tijd, gevraagde kwaliteit, krachtenveld, et
cetera. De projectleider informeert vervolgens de lijnverantwoordelijken over het project, vertelt wat op
welke termijn staat te gebeuren en vraagt hen capaciteit (mensen) beschikbaar te stellen aan het
project.
Projectontwikkelaar, projectleider en teamleden zijn allen betrokken bij de Project Start Up. Deze kan
variëren van een briefing van de opdrachtgever tot een dag(deel) werken met de principes van
projectmatig creëren. Het opstellen van een offerte en daarbij tegelijkertijd een concept-projectplan
kan daardoor als projectteam gerealiseerd worden. Immers, dit document vormt de route waarlangs
het project tijdens het proces gaat lopen. Daarnaast wordt in het projectplan aangegeven wat niet
gedaan wordt en welke risico's er zijn. Als het Ontwikkelingsbedrijf de projectopdracht heeft gegeven
en het projectplan is vastgesteld, kan het team aan de slag.
Tijdens het proces vindt structureel en volgens een vaste frequentie overleg plaats tussen de
projectleider en gemeentelijke ontwikkelaar. Dat geldt ook voor de terugmelding naar het bestuur, door
de gemeentelijke ontwikkelaar (haalbaarheid/marktsituatie) of door de projectleider (proces/inhoud).
Investeren in werkwijze
In het directieplan van de Directie Grondgebied is aangeven dat projectmatig werken een van de
dominante werkprocessen is. Sinds 2000 wordt nadrukkelijk geïnvesteerd in het verbeteren van deze
werkwijze. Hiermee wordt tevens invulling gegeven aan de opdrachtgever-opdrachtnemerrelatie
tussen de procesdirectie en de beleidsdirectie. Om dit te realiseren, zijn twee sporen gevolgd: het
verbeteren van vaardigheden en het zorgen voor duidelijke randvoorwaarden.
De medewerkers van de Directie Grondgebied hebben veel geïnvesteerd in het verbeteren van hun
vaardigheden. Degenen die deelnemen aan projecten hebben een vierdaagse cursus projectmatig
werken gevolgd. Voor nieuwe medewerkers wordt twee- tot driemaal per jaar en dergelijke cursus
gegeven. Lijnmanagers volgen een specifieke cursus. Daarnaast beschikt de directie over een aantal
standaarddocumenten (projectplannen, offertes, checklist ruimtelijke projecten) en standaardbrieven.
Er is een projectmanagementsysteem geïmplementeerd en er wordt digitaal tijdgeschreven.
Budgetbewaking vindt (via een zeswekelijks rapportagesysteem) plaats en er zijn afspraken gemaakt
over taken en verantwoordelijkheden tussen lijn en project.
Projecten worden in de regel door de projectteams samen met de opdrachtgever geëvalueerd.
Externe partijen (ontwikkelaar, burgergroeperingen) kunnen daarbij naar hun ervaringen worden
gevraagd. Verbeteringen zijn immers altijd mogelijk en van opgedane ervaringen kan geleerd worden.
Uit tussentijds evaluatie van het Projectbureau is gebleken dat zij een 'onafhankelijke' status heeft
weten te verwerven binnen haar eigen Directie Grondgebied. Het bureau is de schakel tussen haar
eigen directie, de opdrachtgever, de politiek en de burgers. Veel aandacht is er voor het kweken van
teamgeest, het (bescheiden) vieren van behaalde resultaten. Er wordt ook geïnvesteerd aan de
menskant, met name aan het begin van het proces. En altijd wordt gestreefd naar een integraal
eindproduct.
2