Plan van Aanpak - HRM en Organisatieontwikkeling - Decentralisatie

DLGP
HRM
en
Organisatieontwikkeling
Plan van aanpak
Paramaribo, september 2006

INHOUD
Plan van Aanpak HRM en Organisatieontwikkeling DLGP
TEN GELEIDE ................................................................................................................................................................. 3
INLEIDING ...................................................................................................................................................................... 4
BELANG VAN HRM VOOR DLGP SURINAME ....................................................................................................... 4
AGREEMENT .................................................................................................................................................................. 7
TIJDSDUUR EN CONSULTANTS BTC ....................................................................................................................... 8
COMMUNICATIE EN OVERLEG ............................................................................................................................... 9
TIJDPAD EN ACTIVITEITEN .................................................................................................................................... 10
OUTPUT AND CORRESPONDING DISBURSEMENT ........................................................................................... 15
Bendt Training & Consultancy 2

TEN GELEIDE
Plan van Aanpak HRM en Organisatieontwikkeling DLGP
Op 23 mei 2006 is tussen Bendt Training & Consultancy (BTC) en de Project Implementation Unit
(PIU) van het Decentralization and Local Government Strengthening Program (DLGP) een
overeenkomst getekend, gebaseerd op een door laatstgenoemde opgestelde opdrachtbeschrijving
(TOR) voor het HRM- deel van het decentralisatieproces.
In juni 2006 is door BTC op basis van de vastgelegde deliverables een Plan van Aanpak opgesteld
dat door de PIU van het DLGP is goedgekeurd. In het kader van dit Plan van Aanpak werd op 21
juni 2006 een openingsseminar met de stakeholders georganiseerd. In juli 2006 vonden er een
voorlichtingsbijeenkomst en een workshop plaats voor medewerkers van de afdeling
Personeelszaken van het ministerie van Regionale Ontwikkeling
Gaandeweg de uitvoering van de opdracht, de bestudering van de beschikbare documentatie en
gesprekken met verschillende stakeholders kwam BTC tot de conclusie dat een cruciaal onderdeel
voor het welslagen van het HRM project voor DLGP onderbelicht bleek te zijn. HRM houdt tevens
organisatie ontwikkeling in . Training en begeleiding van de factor mens zijn cruciaal in een
veranderende organisatie. Dit inzicht heeft geleid tot een voorstel Traject Organisatieontwikkeling
in het kader van het HRM Project DLGP.
De PIU van het DLGP heeft voorgesteld de oorspronkelijke opdracht aan BTC zodanig aan te
passen, dat het voorstel traject Organisatieontwikkeling een geheel vormt met de reeds
overeengekomen deliverables en het al goedgekeurde Plan van Aanpak.
Voor u ligt een nieuw Plan van Aanpak waarin het traject Organisatieontwikkeling op een
verantwoorde wijze geïntegreerd is met de oorspronkelijke opdracht.
Bendt Training & Consultancy 3

INLEIDING
Plan van Aanpak HRM en Organisatieontwikkeling DLGP
De gefaseerde hervormingen op het gebied van de bestuursvoering in de districten zijn in volle
gang. De op 25 maart 2003 met algemene stemmen goedgekeurde Interimregeling Financiële
Decentralisatie (S.B. 2003 no. 33) vormt de wettelijke grondslag voor het sinds 27 november 2002
in uitvoering zijnde decentralisatieprogramma, genaamd Decentralization and Local Government
Strengthening Program (DLGP). Het voornaamste doel van het DLGP is een financiële,
organisatorische en bestuurskundige decentralisatie. Decentralisatie is een term die gebruikt wordt
om diverse soorten van machtsverdeling te typeren. Enerzijds gaat het om het delegeren van
beperkte administratieve bevoegdheden vanuit een centraal kantoor (in ons geval het ministerie van
Regionale Ontwikkeling) naar de lokale districtsbesturen, anderzijds kan het ook gaan om het
creëren van complete nieuwe structuren in de districten. Het is een proces van verschuiven van
taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van het ministerie van Regionale Ontwikkeling
naar een lager niveau in de organisatie.
Het DLGP-project heeft een lange weg van voorbereidingen achter de rug. Er is en pakket aan
maatregelen getroffen, waaronder diverse juridische en technische zaken. Er is tevens een
bestuursmodel ontwikkeld dat uitgaat van een aantal moderne bestuurlijke beleidsprincipes. In het
‘Handvat Regionale Bestuursvoering ingevolge Interimregeling Financiële Decentralisatie’(15
januari 2006) worden bestuurlijke principes genoemd zoals competentie ontwikkeling, continue
verbetering van processen, open communicatie en coachend leiderschap. Het bestuursmodel schetst
een (HRM) mensbeeld waarin de werkende mens als human capital wordt gezien.
BELANG VAN HRM VOOR DLGP SURINAME
Bendt Training & Consultancy (BTC) heeft intussen een aanvang gemaakt met haar
werkzaamheden in het kader van HRM ten behoeve van het decentralisatieproject. Een grondige
studie van DLGP-documenten leerde ons dat met de instelling van het Districtsfonds er sprake zal
zijn van een veranderend rollenspel tussen de diverse stakeholders. Daarnaast viel ons tijdens onze
oriëntatieperiode op dat er ruime aandacht is besteed aan de technische instrumenten en de
wetgevingsproducten, maar dat de afdelingen (o.a. de afdeling Personeels Zaken van het ministerie
van Regionale Ontwikkeling, belangrijke stakeholders en vertegenwoordigers van de
districtsbesturen nog geen duidelijk beeld hebben van het nieuwe organisatiemodel en het soort
samenwerkingsverband dat zal ontstaan tussen de diverse spelers. De nieuwe organisatie kan echter
haar strategische doelen alleen maar bereiken als de mensen hun gedrag veranderen.
Gedragsverandering komt tot stand als mensen de noodzaak en het nut van de verandering inzien en
als ze betrokken worden bij de veranderingen. Wil men dat mensen individueel hun gedrag
veranderen, dan moeten ze collectief de urgentie inzien om te veranderen en weten hoe de
toekomstige organisatie eruit zal zien.
Bendt Training & Consultancy 4

Plan van Aanpak HRM en Organisatieontwikkeling DLGP
Naar aanleiding van de discussies op het openingsseminar voor stakeholders op 21 juni 2006 en een
voorlichtingsbijeenkomst en workshop voor medewerkers van Personeels Zaken bij het ministerie
van Regionale Ontwikkeling, hebben wij de indruk dat de communicatie met belangrijke
stakeholders nog niet goed verloopt en tevens te laat op gang is gekomen. Als niet op korte termijn
gewerkt wordt aan verbetering van de onderlinge communicatie, dan ligt er een heel stelsel van
valkuilen gereed om een mooi plan, waar al veel tijd en energie in gestoken is, te laten stranden
voor de eindstreep is bereikt.
De factor mens is een cruciale factor en mag in een veranderingsproces niet worden verwaarloosd.
Mede omdat bij veranderingen er rekening moet worden gehouden met rationele en irrationele
aspecten die bij mensen leven en tot weerstanden kunnen leiden. Enkele van deze aspecten zijn:
• Veranderingsbereidheid
• Leervermogen van mensen
• De economische belangen van mensen bij de handhaving van de status-quo
• Hoe de politiek staat tegenover dit project
• Moeten we dingen anders gaan doen en harder werken?
• Zelfgenoegzaamheid
• De aanwezigheid van mensen met een groot ego
• Wantrouwen tegen de leiders van de vernieuwing
• Bang voor het nieuwe
Een ander aspect dat de aandacht verdient is dat de gewenste HRM-cultuur zoals aangegeven in de
genoemde bestuurlijke principes volgens ons lijnrecht tegenover en haaks staat op de huidige
cultuur bij Personeels Zaken. Het is duidelijk dat bij de implementatie van HRM bij DLGP waarin
Personeels Zaken een strategische rol zal spelen, HRM geïntegreerd moet worden met de
uitgestippelde strategieën om tot een gedecentraliseerd districtsbestuur te komen.
Bij organisatieontwikkeling van HRM zijn de navolgende aandachtspunten van belang:
• HRM houdt tevens organisatieontwikkeling in. Organisatieontwikkeling is een veel gebruikte
systematische methodiek voor het tegelijkertijd en in samenhang ontwikkelen van medewerkers
en organisatie. Aan de kant van de organisatie worden waarden, missie en visie, doelen en
strategie geformuleerd en wordt daarbij een passende organisatie inrichting ontwikkeld en
vorm gegeven. Afhankelijk van wat de organisatie doet, leidt dit tot inzicht in de competenties
waarover de organisatie moet beschikken om succesvol te zijn.
• Het ontwikkelen van medewerkers zonder de organisatie daarbij te ontwikkelen zal niet tot de
gewenste verandering leiden.
Bendt Training & Consultancy 5

Plan van Aanpak HRM en Organisatieontwikkeling DLGP
• Het vertrekpunt van HRM organisatieontwikkeling is bij onze consultatie de huidige situatie.
De huidige situatie moet daarom in kaart worden gebracht. Het is van belang om precies te
weten welke heersende mentale modellen bij de stakeholders leven (o.a. managementstijl,
communicatiestijl, samenwerking, het lerend vermogen, tevredenheid, mensvisie, rol-en
taakopvattingen, ambtenarencultuur, leerblokkades, forces of change).
• Organisatieontwikkeling is action research. De activiteiten van de consultants bij met name
organisatieontwikkeling zijn niet zozeer gericht op diagnose door de consultant, maar op
zelfdiagnose van de organisatieleden.
• De implementatie van HRM dient te geschieden volgens de principes van planned change met
name unfreezing-moving-freezing. Er dient de nodige aandacht besteed te worden aan de
unfreezing en moving van de stakeholders door middel van workshops waarbij de heersende
mentale modellen bespreekbaar worden gemaakt.
Naast aandacht voor de factor mens in de veranderende organisatie is voor het verder vormgeven
van het decentralisatieproces het formuleren van een strategisch HRM beleidsplan van cruciaal
belang. Met het oog hierop is reeds in overleg met DLGP een visie op HRM-gebied geformuleerd.
Deze visie is vastgelegd in de Contourennota DLGP-HRM.
Verder zal beleid ontwikkeld dienen te worden inzake kwantiteit en kwaliteit van de human
resources, noodzakelijk om verder vorm te geven aan het in gang gezette decentralisatieproces
binnen de bestuursdiensten in de districten. Dit beleid zal worden vastgelegd en resulteren in het
HRM-administratief manual en een HRM toolkit.
Organisatieontwikkeling is een continu proces, daar omstandigheden, inzichten en eisen gesteld aan
een organisatie veranderen. Om dit proces van continue groei en ontwikkeling te kunnen uitvoeren
met gewenste resultaten, zal aandacht aan groei en ontwikkeling van de factor mens noodzakelijk
blijven. Deze aandacht uit zich ondermeer in een op de missie en visie van de organisatie afgestemd
opleidingsplan.
Bendt Training & Consultancy 6

AGREEMENT
Plan van Aanpak HRM en Organisatieontwikkeling DLGP
De PIU van het DLGP zal als gevolg van de veranderde inzichten een nieuw
ondertekeningsdocument opstellen gebaseerd op de integrale samenvoeging van de oorspronkelijke
opdrachtbeschrijving aangevuld met het goedgekeurde voorstel ‘Traject Organisatieontwikkeling in
het kader van het HRM project DLGP’.
Bendt Training & Consultancy commiteert zich aan het opleveren van de volgende resultaten:
het ontwikkelen van een HRM-visie op het decentralisatieproces met alle betrokken stakeholders;
het ontwerpen en ontwikkelen van een manual voor de beschrijving van HRM procedures,
structuren en instrumenten die nodig zijn om het HRM-beleid vorm te geven;
faciliteren bij het formuleren van missie en visie door middel van workshops en de
communicatie binnen de diverse afdelingen;
diagnosticeren van de actuele cultuur en presentatie van de resultaten en conclusies;
het verzorgen van trainingen Personal Leadership, Change Management en Basisconcepten
HRM;
het uitvoeren van een pilot Implementatie HRM bij tenminste een van de pilotdistricten;
evaluatie van het gehele traject en rapportage van de bevindingen aangaande gebruik en
beleving van het HRM-beleid, structuren en instrumenten;
de inhoudelijke organisatie van een seminar over het thema HRM en decentralisatie ter verdere
informatie van (de vertegenwoordigers van) het ministerie van RO, de districtsbesturen, de
districtsdiensten, de democratie-unit van ADEK, IDB en overige stakeholders.
In overleg met de PIU van het DLGP zal een deel van deze instrumenten in het pilot traject in een
van de districten getoetst worden in de praktijk.
Bendt Training & Consultancy 7

TIJDSDUUR EN CONSULTANTS BTC
Plan van Aanpak HRM en Organisatieontwikkeling DLGP
Voor het project zijn in totaal 150 dagen uitgetrokken. De duur van het project is van juni 2006 tot
en met juli 2007.
Voor het verzorgen van de workshops binnen het project worden twee consultants/moderators/
trainers ingezet: drs. H.A.R. Bendt MSc en mevr. L. Schüller-de Lange, die simultaan de workshops
zullen verzorgen.
De 150 dagen zijn verdeeld over de volgende 9 resultaatgebieden:
1. Beleidsnotitie/Activiteiten
2. Organisatieontwikkeling
3. HRM-Administratief manual (handboek + toolkit)
4. Uitvoering Pilot in district Wanica
5. HRM Trainingen
6. HRM-Opleidingsplan
7. Evaluatie/conclusies/aanbevelingen
8. Inhoudelijke organisatie van het seminar*
9. Eindrapportage
*De kosten voor de organisatie van het seminar komen ten laste van de DLGP
Voor nadere specificatie van de resultaatgebieden en de periode waarin zij zullen plaatsvinden
verwijzen wij gemakshalve naar het onderdeel Tijdpad en Activiteiten op pagina 10.
Bendt Training & Consultancy 8

COMMUNICATIE EN OVERLEG
Plan van Aanpak HRM en Organisatieontwikkeling DLGP
Gedurende het project zal op regelmatige basis afstemmingsoverleg plaatsvinden tussen
vertegenwoordiger(s) van BTC en DLGP.
De contactpersoon voor BTC in dit project is drs. H. Bendt en van de zijde van DLGP zijn de Task
Manager Budget & Financial Management mevr. D. Bruma - Overman en de Task Manager Citizen
Participation mevr. I. Gilliad de contactpersonen.
Tweewekelijks zal het team van BTC overleg hebben over de voortgang van het project met de PIU
van DLGP. Schriftelijke rapportage over de stand van zaken zal tweemaandelijks plaatsvinden naar
de DLGP Managing Director en de directeur van het Ministerie van Regionale Ontwikkeling.
Rapportage en productontwikkeling vinden plaats in de Nederlandse taal. Indien documenten
moeten worden vertaald, zal BTC een beroep doen op de DLGP-unit. Het finale eindrapport wordt
aangeleverd in de Engelse taal.
Bendt Training & Consultancy 9

TIJDPAD EN ACTIVITEITEN
I. Beleidsnotitie/Activiteiten jun. jul. aug. sep. okt. nov. dec. jan. febr. mrt. apr. mei jun.
1 Studie bestaande HRM documenten
X X X
2 Openingsseminar met stake-holders
Doel: “Alle neuzen in één richting”.
3 Voorlichting medewerkers personeelszaken Ministerie
Regionale Ontwikkeling.
4 Studie vergelijkbare HRM decentralisatie cases.
5 Overleg tussen bij de ontwikkeling van
districtspersoneelsbeleid betrokken consultants
6 Individuele gesprekken met de representanten van RO
en DGLP over huidige en wenselijke situatie inzake
PZ/HRM
7 Formulering contouren HRM nota met inachtneming
van Beleidsnota Decentralisatie van het Ministerie,
het Strategisch Plan Decentralisatie Ministerie, het
HRM deel in het strategisch document districten en
het HRM-deel in aanzet wijziging WRO
8 Aanbieding contourennota HRM DLGP
9 Vaststelling contourennota HRM DLGP
X
X
X
X
X
X
X
X

Plan van Aanpak HRM en Organisatieontwikkeling DLGP
II. Organisatieontwikkeling jun. jul. aug. sep. okt. nov. dec. jan. febr. mrt. apr. mei jun.
1 Workshop met medewerkers van personeelszaken van
het Ministerie van RO
X
2 Vervolg meeting/workshop met belangrijke
stakeholders DLGP
3 Missie visie workshop
• Vaststelling missie visie van districtsbesturen
• Vaststelling kritische succesfactoren, gewenste
cultuurelementen, visie op de burger, waarden
kerncompetenties
4 Missie visie workshop
• Vaststelling missie visie personeelsafdeling
Regionale Ontwikkeling
5 Rapport Concretisering cultuur in gedragstermen
6 Diagnose actuele cultuur (cultuurscan)van de diverse
organisaties die participeren in het DLGP-proces
7 Capaciteitsanalyse
8 Presentatie resultaten en conclusies cultuurscan.
Vaststelling verdere implementaties
9 Training leidinggevenden in’ Personal Leadership’
10 Training leidinggevenden in Change Management
11 Samenstelling Change Team
Bendt Training & Consultancy 11
X
X
X
X
X X
X
X
X
X
X

Plan van Aanpak HRM en Organisatieontwikkeling DLGP
III. HRM-Administratief Manual (handboek en toolkit) jun. jul. aug. sep. okt. nov. dec. jan. febr. mrt. apr. mei jun.
1 Studie bestaande documentatie
X X X
2 Studie bestaande structuur
3 Voorstel HRM afdeling (decentraal) in relatie tot
HRM afdeling RO (centraal)
4 Inventarisatie huidige beleidsinstrumentarium en
toetsing op bruikbaarheid, knelpunten enz.
5 Vaststelling HRM processen en instrumenten
6 Vaststelling prioriteiten nieuw HRMbeleidsinstrumentarium
7 Ontwikkeling instrumentarium m.b.t. strategische
personeel planning
(Instroom – Doorstroom – Uitstroom)
8 Formatieplan HRM afdeling
9 Toolkit arbeidsvoorwaarden (personeelsreglement)
10 Aanbieding concept HRM handboek
- Besprekingen met P.I.U. en stakeholders.
- Revisie
11 Vaststelling HRM handboek + toolkit
Bendt Training & Consultancy 12
X X X
X
X X
X
X
X X
X
X
X
X

Plan van Aanpak HRM en Organisatieontwikkeling DLGP
IV. Pilot Wanica jun. jul. aug. sep. okt. nov. dec. jan. febr. mrt. apr. mei jun.
Formulering van een implementatieplan voor pilot
X
Openingsseminar met Wanica personeel
Formulering visie/missie gewenste cultuurverandering
district Wanica
Vaststelling beginsituatie Wanica
Vaststelling formatie en functieboek
Vaststelling Toolkit arbeidsvoorwaarden
(personeelsreglement)
V. HRM-Trainingen jun. jul. aug. sep. okt. nov. dec. jan. febr. mrt. apr. mei jun.
1 Basistraining voor PZ personeel van R.O.
X
2 Training stakeholders in Human Resource
Management (Basisconcepten)
VI. HRM-opleidingsplan jun. jul. aug. sep. okt. nov. dec. jan. febr. mrt. apr. mei jun.
1 Vaststelling opleidingsbehoefte HRM op organisatie
niveau
X
2 Vaststelling opleidingsbehoefte HRM afdeling en
functie niveau
X
3 Opleidingsbehoefte HRM individueel niveau
X
4 Aanbieding trainingen basiscurriculum HRM
5 Vaststelling trainingen basiscurriculum HRM
Bendt Training & Consultancy 13
X
X
X
X
X
X
X
X

Plan van Aanpak HRM en Organisatieontwikkeling DLGP
VII. Evaluatie/conclusies/aanbevelingen jun. jul. aug. sep. okt. nov. dec. jan. febr. mrt. apr. mei jun.
1 Opzet evaluatie
X
2 Product- en procesevaluatie
3 Concept eindrapport schrijven
4 Aanbieding concept eindrapport aan PIU
5 Revisie concept eindrapport
Bendt Training & Consultancy 14
X X
VIII. Organisatie seminar jun. jul. aug. sep. okt. nov. dec. jan. febr. mrt. apr. mei jun.
1 Vaststelling van seminar thema en vraagstelling
X
2 Vaststelling doelgroep in overleg met PIU
3 Inhoudelijke organisatie van het seminar
4 Evaluatie van het seminar
XI. Eindrapportage juli 2007
1 Finalisering eindrapport
2 Aanbieding eindrapport aan PIU DLGP
X
X
X
X
X
X

2. Creating
a
Shared
Need
OUTPUT AND CORRESPONDING DISBURSEMENT
Disbursement and billing will be in Surinamese Currency at the buying exchange rate of the Central
Bank of Suriname. The total amount of this consultancy is USD 51.750,-. We will receive the
payments within 21 days after sending the declarations to the PIU Managing Director. You will
receive declarations of which payments could be made of crediting our account, on SRD number
1970 8320 at the RBTT bank, stating the expense claim number.
The following schedule will be applied for disbursement:
No Deliverables % of agreed
amount
1. Approval of the Action Plan, covering the overall
objective of the consultancy based on all relevant
documents delivered within 10 days after signing of
the contract
2. A completed districts interim organizational and
administrative manual
3 Workshops mission and vision and describing
4 Presentation of results and conclusions
5. HRM-toolkit
Reeds
betaald
Amount
USD
3.450
17% 8.797,50
15% 7.762.5
15% 7.762.5
20% 10.350
6. Report pilot project 8.452,5
7. Final Report
10% 5.175
TOTAL 100% 51.750
Paramaribo, 18 september 2006
Voor akkoord:
Decentralisation and Local Government
Strengthening Program (DLGP) Bendt Training & Consultancy
B. Ahmadali H. Bendt
Managing Director Consultant