Plan van Aanpak - HRM en Organisatieontwikkeling - Decentralisatie
Plan van Aanpak - HRM en Organisatieontwikkeling - Decentralisatie
Plan van Aanpak - HRM en Organisatieontwikkeling - Decentralisatie
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
DLGP<br />
<strong>HRM</strong><br />
<strong>en</strong><br />
<strong>Organisatieontwikkeling</strong><br />
<strong>Plan</strong> <strong>van</strong> aanpak<br />
Paramaribo, september 2006
INHOUD<br />
<strong>Plan</strong> <strong>van</strong> <strong>Aanpak</strong> <strong>HRM</strong> <strong>en</strong> <strong>Organisatieontwikkeling</strong> DLGP<br />
TEN GELEIDE ................................................................................................................................................................. 3<br />
INLEIDING ...................................................................................................................................................................... 4<br />
BELANG VAN <strong>HRM</strong> VOOR DLGP SURINAME ....................................................................................................... 4<br />
AGREEMENT .................................................................................................................................................................. 7<br />
TIJDSDUUR EN CONSULTANTS BTC ....................................................................................................................... 8<br />
COMMUNICATIE EN OVERLEG ............................................................................................................................... 9<br />
TIJDPAD EN ACTIVITEITEN .................................................................................................................................... 10<br />
OUTPUT AND CORRESPONDING DISBURSEMENT ........................................................................................... 15<br />
B<strong>en</strong>dt Training & Consultancy 2
TEN GELEIDE<br />
<strong>Plan</strong> <strong>van</strong> <strong>Aanpak</strong> <strong>HRM</strong> <strong>en</strong> <strong>Organisatieontwikkeling</strong> DLGP<br />
Op 23 mei 2006 is tuss<strong>en</strong> B<strong>en</strong>dt Training & Consultancy (BTC) <strong>en</strong> de Project Implem<strong>en</strong>tation Unit<br />
(PIU) <strong>van</strong> het Dec<strong>en</strong>tralization and Local Governm<strong>en</strong>t Str<strong>en</strong>gth<strong>en</strong>ing Program (DLGP) e<strong>en</strong><br />
overe<strong>en</strong>komst getek<strong>en</strong>d, gebaseerd op e<strong>en</strong> door laatstg<strong>en</strong>oemde opgestelde opdrachtbeschrijving<br />
(TOR) voor het <strong>HRM</strong>- deel <strong>van</strong> het dec<strong>en</strong>tralisatieproces.<br />
In juni 2006 is door BTC op basis <strong>van</strong> de vastgelegde deliverables e<strong>en</strong> <strong>Plan</strong> <strong>van</strong> <strong>Aanpak</strong> opgesteld<br />
dat door de PIU <strong>van</strong> het DLGP is goedgekeurd. In het kader <strong>van</strong> dit <strong>Plan</strong> <strong>van</strong> <strong>Aanpak</strong> werd op 21<br />
juni 2006 e<strong>en</strong> op<strong>en</strong>ingsseminar met de stakeholders georganiseerd. In juli 2006 vond<strong>en</strong> er e<strong>en</strong><br />
voorlichtingsbije<strong>en</strong>komst <strong>en</strong> e<strong>en</strong> workshop plaats voor medewerkers <strong>van</strong> de afdeling<br />
Personeelszak<strong>en</strong> <strong>van</strong> het ministerie <strong>van</strong> Regionale Ontwikkeling<br />
Gaandeweg de uitvoering <strong>van</strong> de opdracht, de bestudering <strong>van</strong> de beschikbare docum<strong>en</strong>tatie <strong>en</strong><br />
gesprekk<strong>en</strong> met verschill<strong>en</strong>de stakeholders kwam BTC tot de conclusie dat e<strong>en</strong> cruciaal onderdeel<br />
voor het welslag<strong>en</strong> <strong>van</strong> het <strong>HRM</strong> project voor DLGP onderbelicht bleek te zijn. <strong>HRM</strong> houdt tev<strong>en</strong>s<br />
organisatie ontwikkeling in . Training <strong>en</strong> begeleiding <strong>van</strong> de factor m<strong>en</strong>s zijn cruciaal in e<strong>en</strong><br />
verander<strong>en</strong>de organisatie. Dit inzicht heeft geleid tot e<strong>en</strong> voorstel Traject <strong>Organisatieontwikkeling</strong><br />
in het kader <strong>van</strong> het <strong>HRM</strong> Project DLGP.<br />
De PIU <strong>van</strong> het DLGP heeft voorgesteld de oorspronkelijke opdracht aan BTC zodanig aan te<br />
pass<strong>en</strong>, dat het voorstel traject <strong>Organisatieontwikkeling</strong> e<strong>en</strong> geheel vormt met de reeds<br />
overe<strong>en</strong>gekom<strong>en</strong> deliverables <strong>en</strong> het al goedgekeurde <strong>Plan</strong> <strong>van</strong> <strong>Aanpak</strong>.<br />
Voor u ligt e<strong>en</strong> nieuw <strong>Plan</strong> <strong>van</strong> <strong>Aanpak</strong> waarin het traject <strong>Organisatieontwikkeling</strong> op e<strong>en</strong><br />
verantwoorde wijze geïntegreerd is met de oorspronkelijke opdracht.<br />
B<strong>en</strong>dt Training & Consultancy 3
INLEIDING<br />
<strong>Plan</strong> <strong>van</strong> <strong>Aanpak</strong> <strong>HRM</strong> <strong>en</strong> <strong>Organisatieontwikkeling</strong> DLGP<br />
De gefaseerde hervorming<strong>en</strong> op het gebied <strong>van</strong> de bestuursvoering in de district<strong>en</strong> zijn in volle<br />
gang. De op 25 maart 2003 met algem<strong>en</strong>e stemm<strong>en</strong> goedgekeurde Interimregeling Financiële<br />
Dec<strong>en</strong>tralisatie (S.B. 2003 no. 33) vormt de wettelijke grondslag voor het sinds 27 november 2002<br />
in uitvoering zijnde dec<strong>en</strong>tralisatieprogramma, g<strong>en</strong>aamd Dec<strong>en</strong>tralization and Local Governm<strong>en</strong>t<br />
Str<strong>en</strong>gth<strong>en</strong>ing Program (DLGP). Het voornaamste doel <strong>van</strong> het DLGP is e<strong>en</strong> financiële,<br />
organisatorische <strong>en</strong> bestuurskundige dec<strong>en</strong>tralisatie. Dec<strong>en</strong>tralisatie is e<strong>en</strong> term die gebruikt wordt<br />
om diverse soort<strong>en</strong> <strong>van</strong> machtsverdeling te typer<strong>en</strong>. Enerzijds gaat het om het deleger<strong>en</strong> <strong>van</strong><br />
beperkte administratieve bevoegdhed<strong>en</strong> <strong>van</strong>uit e<strong>en</strong> c<strong>en</strong>traal kantoor (in ons geval het ministerie <strong>van</strong><br />
Regionale Ontwikkeling) naar de lokale districtsbestur<strong>en</strong>, anderzijds kan het ook gaan om het<br />
creër<strong>en</strong> <strong>van</strong> complete nieuwe structur<strong>en</strong> in de district<strong>en</strong>. Het is e<strong>en</strong> proces <strong>van</strong> verschuiv<strong>en</strong> <strong>van</strong><br />
tak<strong>en</strong>, verantwoordelijkhed<strong>en</strong> <strong>en</strong> bevoegdhed<strong>en</strong> <strong>van</strong> het ministerie <strong>van</strong> Regionale Ontwikkeling<br />
naar e<strong>en</strong> lager niveau in de organisatie.<br />
Het DLGP-project heeft e<strong>en</strong> lange weg <strong>van</strong> voorbereiding<strong>en</strong> achter de rug. Er is <strong>en</strong> pakket aan<br />
maatregel<strong>en</strong> getroff<strong>en</strong>, waaronder diverse juridische <strong>en</strong> technische zak<strong>en</strong>. Er is tev<strong>en</strong>s e<strong>en</strong><br />
bestuursmodel ontwikkeld dat uitgaat <strong>van</strong> e<strong>en</strong> aantal moderne bestuurlijke beleidsprincipes. In het<br />
‘Handvat Regionale Bestuursvoering ingevolge Interimregeling Financiële Dec<strong>en</strong>tralisatie’(15<br />
januari 2006) word<strong>en</strong> bestuurlijke principes g<strong>en</strong>oemd zoals compet<strong>en</strong>tie ontwikkeling, continue<br />
verbetering <strong>van</strong> process<strong>en</strong>, op<strong>en</strong> communicatie <strong>en</strong> coach<strong>en</strong>d leiderschap. Het bestuursmodel schetst<br />
e<strong>en</strong> (<strong>HRM</strong>) m<strong>en</strong>sbeeld waarin de werk<strong>en</strong>de m<strong>en</strong>s als human capital wordt gezi<strong>en</strong>.<br />
BELANG VAN <strong>HRM</strong> VOOR DLGP SURINAME<br />
B<strong>en</strong>dt Training & Consultancy (BTC) heeft intuss<strong>en</strong> e<strong>en</strong> aan<strong>van</strong>g gemaakt met haar<br />
werkzaamhed<strong>en</strong> in het kader <strong>van</strong> <strong>HRM</strong> t<strong>en</strong> behoeve <strong>van</strong> het dec<strong>en</strong>tralisatieproject. E<strong>en</strong> grondige<br />
studie <strong>van</strong> DLGP-docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> leerde ons dat met de instelling <strong>van</strong> het Districtsfonds er sprake zal<br />
zijn <strong>van</strong> e<strong>en</strong> verander<strong>en</strong>d roll<strong>en</strong>spel tuss<strong>en</strong> de diverse stakeholders. Daarnaast viel ons tijd<strong>en</strong>s onze<br />
oriëntatieperiode op dat er ruime aandacht is besteed aan de technische instrum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> <strong>en</strong> de<br />
wetgevingsproduct<strong>en</strong>, maar dat de afdeling<strong>en</strong> (o.a. de afdeling Personeels Zak<strong>en</strong> <strong>van</strong> het ministerie<br />
<strong>van</strong> Regionale Ontwikkeling, belangrijke stakeholders <strong>en</strong> verteg<strong>en</strong>woordigers <strong>van</strong> de<br />
districtsbestur<strong>en</strong> nog ge<strong>en</strong> duidelijk beeld hebb<strong>en</strong> <strong>van</strong> het nieuwe organisatiemodel <strong>en</strong> het soort<br />
sam<strong>en</strong>werkingsverband dat zal ontstaan tuss<strong>en</strong> de diverse spelers. De nieuwe organisatie kan echter<br />
haar strategische doel<strong>en</strong> alle<strong>en</strong> maar bereik<strong>en</strong> als de m<strong>en</strong>s<strong>en</strong> hun gedrag verander<strong>en</strong>.<br />
Gedragsverandering komt tot stand als m<strong>en</strong>s<strong>en</strong> de noodzaak <strong>en</strong> het nut <strong>van</strong> de verandering inzi<strong>en</strong> <strong>en</strong><br />
als ze betrokk<strong>en</strong> word<strong>en</strong> bij de verandering<strong>en</strong>. Wil m<strong>en</strong> dat m<strong>en</strong>s<strong>en</strong> individueel hun gedrag<br />
verander<strong>en</strong>, dan moet<strong>en</strong> ze collectief de urg<strong>en</strong>tie inzi<strong>en</strong> om te verander<strong>en</strong> <strong>en</strong> wet<strong>en</strong> hoe de<br />
toekomstige organisatie eruit zal zi<strong>en</strong>.<br />
B<strong>en</strong>dt Training & Consultancy 4
<strong>Plan</strong> <strong>van</strong> <strong>Aanpak</strong> <strong>HRM</strong> <strong>en</strong> <strong>Organisatieontwikkeling</strong> DLGP<br />
Naar aanleiding <strong>van</strong> de discussies op het op<strong>en</strong>ingsseminar voor stakeholders op 21 juni 2006 <strong>en</strong> e<strong>en</strong><br />
voorlichtingsbije<strong>en</strong>komst <strong>en</strong> workshop voor medewerkers <strong>van</strong> Personeels Zak<strong>en</strong> bij het ministerie<br />
<strong>van</strong> Regionale Ontwikkeling, hebb<strong>en</strong> wij de indruk dat de communicatie met belangrijke<br />
stakeholders nog niet goed verloopt <strong>en</strong> tev<strong>en</strong>s te laat op gang is gekom<strong>en</strong>. Als niet op korte termijn<br />
gewerkt wordt aan verbetering <strong>van</strong> de onderlinge communicatie, dan ligt er e<strong>en</strong> heel stelsel <strong>van</strong><br />
valkuil<strong>en</strong> gereed om e<strong>en</strong> mooi plan, waar al veel tijd <strong>en</strong> <strong>en</strong>ergie in gestok<strong>en</strong> is, te lat<strong>en</strong> strand<strong>en</strong><br />
voor de eindstreep is bereikt.<br />
De factor m<strong>en</strong>s is e<strong>en</strong> cruciale factor <strong>en</strong> mag in e<strong>en</strong> veranderingsproces niet word<strong>en</strong> verwaarloosd.<br />
Mede omdat bij verandering<strong>en</strong> er rek<strong>en</strong>ing moet word<strong>en</strong> gehoud<strong>en</strong> met rationele <strong>en</strong> irrationele<br />
aspect<strong>en</strong> die bij m<strong>en</strong>s<strong>en</strong> lev<strong>en</strong> <strong>en</strong> tot weerstand<strong>en</strong> kunn<strong>en</strong> leid<strong>en</strong>. Enkele <strong>van</strong> deze aspect<strong>en</strong> zijn:<br />
• Veranderingsbereidheid<br />
• Leervermog<strong>en</strong> <strong>van</strong> m<strong>en</strong>s<strong>en</strong><br />
• De economische belang<strong>en</strong> <strong>van</strong> m<strong>en</strong>s<strong>en</strong> bij de handhaving <strong>van</strong> de status-quo<br />
• Hoe de politiek staat teg<strong>en</strong>over dit project<br />
• Moet<strong>en</strong> we ding<strong>en</strong> anders gaan do<strong>en</strong> <strong>en</strong> harder werk<strong>en</strong>?<br />
• Zelfg<strong>en</strong>oegzaamheid<br />
• De aanwezigheid <strong>van</strong> m<strong>en</strong>s<strong>en</strong> met e<strong>en</strong> groot ego<br />
• Wantrouw<strong>en</strong> teg<strong>en</strong> de leiders <strong>van</strong> de vernieuwing<br />
• Bang voor het nieuwe<br />
E<strong>en</strong> ander aspect dat de aandacht verdi<strong>en</strong>t is dat de gew<strong>en</strong>ste <strong>HRM</strong>-cultuur zoals aangegev<strong>en</strong> in de<br />
g<strong>en</strong>oemde bestuurlijke principes volg<strong>en</strong>s ons lijnrecht teg<strong>en</strong>over <strong>en</strong> haaks staat op de huidige<br />
cultuur bij Personeels Zak<strong>en</strong>. Het is duidelijk dat bij de implem<strong>en</strong>tatie <strong>van</strong> <strong>HRM</strong> bij DLGP waarin<br />
Personeels Zak<strong>en</strong> e<strong>en</strong> strategische rol zal spel<strong>en</strong>, <strong>HRM</strong> geïntegreerd moet word<strong>en</strong> met de<br />
uitgestippelde strategieën om tot e<strong>en</strong> gedec<strong>en</strong>traliseerd districtsbestuur te kom<strong>en</strong>.<br />
Bij organisatieontwikkeling <strong>van</strong> <strong>HRM</strong> zijn de navolg<strong>en</strong>de aandachtspunt<strong>en</strong> <strong>van</strong> belang:<br />
• <strong>HRM</strong> houdt tev<strong>en</strong>s organisatieontwikkeling in. <strong>Organisatieontwikkeling</strong> is e<strong>en</strong> veel gebruikte<br />
systematische methodiek voor het tegelijkertijd <strong>en</strong> in sam<strong>en</strong>hang ontwikkel<strong>en</strong> <strong>van</strong> medewerkers<br />
<strong>en</strong> organisatie. Aan de kant <strong>van</strong> de organisatie word<strong>en</strong> waard<strong>en</strong>, missie <strong>en</strong> visie, doel<strong>en</strong> <strong>en</strong><br />
strategie geformuleerd <strong>en</strong> wordt daarbij e<strong>en</strong> pass<strong>en</strong>de organisatie inrichting ontwikkeld <strong>en</strong><br />
vorm gegev<strong>en</strong>. Afhankelijk <strong>van</strong> wat de organisatie doet, leidt dit tot inzicht in de compet<strong>en</strong>ties<br />
waarover de organisatie moet beschikk<strong>en</strong> om succesvol te zijn.<br />
• Het ontwikkel<strong>en</strong> <strong>van</strong> medewerkers zonder de organisatie daarbij te ontwikkel<strong>en</strong> zal niet tot de<br />
gew<strong>en</strong>ste verandering leid<strong>en</strong>.<br />
B<strong>en</strong>dt Training & Consultancy 5
<strong>Plan</strong> <strong>van</strong> <strong>Aanpak</strong> <strong>HRM</strong> <strong>en</strong> <strong>Organisatieontwikkeling</strong> DLGP<br />
• Het vertrekpunt <strong>van</strong> <strong>HRM</strong> organisatieontwikkeling is bij onze consultatie de huidige situatie.<br />
De huidige situatie moet daarom in kaart word<strong>en</strong> gebracht. Het is <strong>van</strong> belang om precies te<br />
wet<strong>en</strong> welke heers<strong>en</strong>de m<strong>en</strong>tale modell<strong>en</strong> bij de stakeholders lev<strong>en</strong> (o.a. managem<strong>en</strong>tstijl,<br />
communicatiestijl, sam<strong>en</strong>werking, het ler<strong>en</strong>d vermog<strong>en</strong>, tevred<strong>en</strong>heid, m<strong>en</strong>svisie, rol-<strong>en</strong><br />
taakopvatting<strong>en</strong>, ambt<strong>en</strong>ar<strong>en</strong>cultuur, leerblokkades, forces of change).<br />
• <strong>Organisatieontwikkeling</strong> is action research. De activiteit<strong>en</strong> <strong>van</strong> de consultants bij met name<br />
organisatieontwikkeling zijn niet zozeer gericht op diagnose door de consultant, maar op<br />
zelfdiagnose <strong>van</strong> de organisatieled<strong>en</strong>.<br />
• De implem<strong>en</strong>tatie <strong>van</strong> <strong>HRM</strong> di<strong>en</strong>t te geschied<strong>en</strong> volg<strong>en</strong>s de principes <strong>van</strong> planned change met<br />
name unfreezing-moving-freezing. Er di<strong>en</strong>t de nodige aandacht besteed te word<strong>en</strong> aan de<br />
unfreezing <strong>en</strong> moving <strong>van</strong> de stakeholders door middel <strong>van</strong> workshops waarbij de heers<strong>en</strong>de<br />
m<strong>en</strong>tale modell<strong>en</strong> bespreekbaar word<strong>en</strong> gemaakt.<br />
Naast aandacht voor de factor m<strong>en</strong>s in de verander<strong>en</strong>de organisatie is voor het verder vormgev<strong>en</strong><br />
<strong>van</strong> het dec<strong>en</strong>tralisatieproces het formuler<strong>en</strong> <strong>van</strong> e<strong>en</strong> strategisch <strong>HRM</strong> beleidsplan <strong>van</strong> cruciaal<br />
belang. Met het oog hierop is reeds in overleg met DLGP e<strong>en</strong> visie op <strong>HRM</strong>-gebied geformuleerd.<br />
Deze visie is vastgelegd in de Contour<strong>en</strong>nota DLGP-<strong>HRM</strong>.<br />
Verder zal beleid ontwikkeld di<strong>en</strong><strong>en</strong> te word<strong>en</strong> inzake kwantiteit <strong>en</strong> kwaliteit <strong>van</strong> de human<br />
resources, noodzakelijk om verder vorm te gev<strong>en</strong> aan het in gang gezette dec<strong>en</strong>tralisatieproces<br />
binn<strong>en</strong> de bestuursdi<strong>en</strong>st<strong>en</strong> in de district<strong>en</strong>. Dit beleid zal word<strong>en</strong> vastgelegd <strong>en</strong> resulter<strong>en</strong> in het<br />
<strong>HRM</strong>-administratief manual <strong>en</strong> e<strong>en</strong> <strong>HRM</strong> toolkit.<br />
<strong>Organisatieontwikkeling</strong> is e<strong>en</strong> continu proces, daar omstandighed<strong>en</strong>, inzicht<strong>en</strong> <strong>en</strong> eis<strong>en</strong> gesteld aan<br />
e<strong>en</strong> organisatie verander<strong>en</strong>. Om dit proces <strong>van</strong> continue groei <strong>en</strong> ontwikkeling te kunn<strong>en</strong> uitvoer<strong>en</strong><br />
met gew<strong>en</strong>ste resultat<strong>en</strong>, zal aandacht aan groei <strong>en</strong> ontwikkeling <strong>van</strong> de factor m<strong>en</strong>s noodzakelijk<br />
blijv<strong>en</strong>. Deze aandacht uit zich ondermeer in e<strong>en</strong> op de missie <strong>en</strong> visie <strong>van</strong> de organisatie afgestemd<br />
opleidingsplan.<br />
B<strong>en</strong>dt Training & Consultancy 6
AGREEMENT<br />
<strong>Plan</strong> <strong>van</strong> <strong>Aanpak</strong> <strong>HRM</strong> <strong>en</strong> <strong>Organisatieontwikkeling</strong> DLGP<br />
De PIU <strong>van</strong> het DLGP zal als gevolg <strong>van</strong> de veranderde inzicht<strong>en</strong> e<strong>en</strong> nieuw<br />
ondertek<strong>en</strong>ingsdocum<strong>en</strong>t opstell<strong>en</strong> gebaseerd op de integrale sam<strong>en</strong>voeging <strong>van</strong> de oorspronkelijke<br />
opdrachtbeschrijving aangevuld met het goedgekeurde voorstel ‘Traject <strong>Organisatieontwikkeling</strong> in<br />
het kader <strong>van</strong> het <strong>HRM</strong> project DLGP’.<br />
B<strong>en</strong>dt Training & Consultancy commiteert zich aan het oplever<strong>en</strong> <strong>van</strong> de volg<strong>en</strong>de resultat<strong>en</strong>:<br />
het ontwikkel<strong>en</strong> <strong>van</strong> e<strong>en</strong> <strong>HRM</strong>-visie op het dec<strong>en</strong>tralisatieproces met alle betrokk<strong>en</strong> stakeholders;<br />
het ontwerp<strong>en</strong> <strong>en</strong> ontwikkel<strong>en</strong> <strong>van</strong> e<strong>en</strong> manual voor de beschrijving <strong>van</strong> <strong>HRM</strong> procedures,<br />
structur<strong>en</strong> <strong>en</strong> instrum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> die nodig zijn om het <strong>HRM</strong>-beleid vorm te gev<strong>en</strong>;<br />
faciliter<strong>en</strong> bij het formuler<strong>en</strong> <strong>van</strong> missie <strong>en</strong> visie door middel <strong>van</strong> workshops <strong>en</strong> de<br />
communicatie binn<strong>en</strong> de diverse afdeling<strong>en</strong>;<br />
diagnosticer<strong>en</strong> <strong>van</strong> de actuele cultuur <strong>en</strong> pres<strong>en</strong>tatie <strong>van</strong> de resultat<strong>en</strong> <strong>en</strong> conclusies;<br />
het verzorg<strong>en</strong> <strong>van</strong> training<strong>en</strong> Personal Leadership, Change Managem<strong>en</strong>t <strong>en</strong> Basisconcept<strong>en</strong><br />
<strong>HRM</strong>;<br />
het uitvoer<strong>en</strong> <strong>van</strong> e<strong>en</strong> pilot Implem<strong>en</strong>tatie <strong>HRM</strong> bij t<strong>en</strong>minste e<strong>en</strong> <strong>van</strong> de pilotdistrict<strong>en</strong>;<br />
evaluatie <strong>van</strong> het gehele traject <strong>en</strong> rapportage <strong>van</strong> de bevinding<strong>en</strong> aangaande gebruik <strong>en</strong><br />
beleving <strong>van</strong> het <strong>HRM</strong>-beleid, structur<strong>en</strong> <strong>en</strong> instrum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>;<br />
de inhoudelijke organisatie <strong>van</strong> e<strong>en</strong> seminar over het thema <strong>HRM</strong> <strong>en</strong> dec<strong>en</strong>tralisatie ter verdere<br />
informatie <strong>van</strong> (de verteg<strong>en</strong>woordigers <strong>van</strong>) het ministerie <strong>van</strong> RO, de districtsbestur<strong>en</strong>, de<br />
districtsdi<strong>en</strong>st<strong>en</strong>, de democratie-unit <strong>van</strong> ADEK, IDB <strong>en</strong> overige stakeholders.<br />
In overleg met de PIU <strong>van</strong> het DLGP zal e<strong>en</strong> deel <strong>van</strong> deze instrum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> in het pilot traject in e<strong>en</strong><br />
<strong>van</strong> de district<strong>en</strong> getoetst word<strong>en</strong> in de praktijk.<br />
B<strong>en</strong>dt Training & Consultancy 7
TIJDSDUUR EN CONSULTANTS BTC<br />
<strong>Plan</strong> <strong>van</strong> <strong>Aanpak</strong> <strong>HRM</strong> <strong>en</strong> <strong>Organisatieontwikkeling</strong> DLGP<br />
Voor het project zijn in totaal 150 dag<strong>en</strong> uitgetrokk<strong>en</strong>. De duur <strong>van</strong> het project is <strong>van</strong> juni 2006 tot<br />
<strong>en</strong> met juli 2007.<br />
Voor het verzorg<strong>en</strong> <strong>van</strong> de workshops binn<strong>en</strong> het project word<strong>en</strong> twee consultants/moderators/<br />
trainers ingezet: drs. H.A.R. B<strong>en</strong>dt MSc <strong>en</strong> mevr. L. Schüller-de Lange, die simultaan de workshops<br />
zull<strong>en</strong> verzorg<strong>en</strong>.<br />
De 150 dag<strong>en</strong> zijn verdeeld over de volg<strong>en</strong>de 9 resultaatgebied<strong>en</strong>:<br />
1. Beleidsnotitie/Activiteit<strong>en</strong><br />
2. <strong>Organisatieontwikkeling</strong><br />
3. <strong>HRM</strong>-Administratief manual (handboek + toolkit)<br />
4. Uitvoering Pilot in district Wanica<br />
5. <strong>HRM</strong> Training<strong>en</strong><br />
6. <strong>HRM</strong>-Opleidingsplan<br />
7. Evaluatie/conclusies/aanbeveling<strong>en</strong><br />
8. Inhoudelijke organisatie <strong>van</strong> het seminar*<br />
9. Eindrapportage<br />
*De kost<strong>en</strong> voor de organisatie <strong>van</strong> het seminar kom<strong>en</strong> t<strong>en</strong> laste <strong>van</strong> de DLGP<br />
Voor nadere specificatie <strong>van</strong> de resultaatgebied<strong>en</strong> <strong>en</strong> de periode waarin zij zull<strong>en</strong> plaatsvind<strong>en</strong><br />
verwijz<strong>en</strong> wij gemakshalve naar het onderdeel Tijdpad <strong>en</strong> Activiteit<strong>en</strong> op pagina 10.<br />
B<strong>en</strong>dt Training & Consultancy 8
COMMUNICATIE EN OVERLEG<br />
<strong>Plan</strong> <strong>van</strong> <strong>Aanpak</strong> <strong>HRM</strong> <strong>en</strong> <strong>Organisatieontwikkeling</strong> DLGP<br />
Gedur<strong>en</strong>de het project zal op regelmatige basis afstemmingsoverleg plaatsvind<strong>en</strong> tuss<strong>en</strong><br />
verteg<strong>en</strong>woordiger(s) <strong>van</strong> BTC <strong>en</strong> DLGP.<br />
De contactpersoon voor BTC in dit project is drs. H. B<strong>en</strong>dt <strong>en</strong> <strong>van</strong> de zijde <strong>van</strong> DLGP zijn de Task<br />
Manager Budget & Financial Managem<strong>en</strong>t mevr. D. Bruma - Overman <strong>en</strong> de Task Manager Citiz<strong>en</strong><br />
Participation mevr. I. Gilliad de contactperson<strong>en</strong>.<br />
Tweewekelijks zal het team <strong>van</strong> BTC overleg hebb<strong>en</strong> over de voortgang <strong>van</strong> het project met de PIU<br />
<strong>van</strong> DLGP. Schriftelijke rapportage over de stand <strong>van</strong> zak<strong>en</strong> zal tweemaandelijks plaatsvind<strong>en</strong> naar<br />
de DLGP Managing Director <strong>en</strong> de directeur <strong>van</strong> het Ministerie <strong>van</strong> Regionale Ontwikkeling.<br />
Rapportage <strong>en</strong> productontwikkeling vind<strong>en</strong> plaats in de Nederlandse taal. Indi<strong>en</strong> docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
moet<strong>en</strong> word<strong>en</strong> vertaald, zal BTC e<strong>en</strong> beroep do<strong>en</strong> op de DLGP-unit. Het finale eindrapport wordt<br />
aangeleverd in de Engelse taal.<br />
B<strong>en</strong>dt Training & Consultancy 9
TIJDPAD EN ACTIVITEITEN<br />
I. Beleidsnotitie/Activiteit<strong>en</strong> jun. jul. aug. sep. okt. nov. dec. jan. febr. mrt. apr. mei jun.<br />
1 Studie bestaande <strong>HRM</strong> docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
X X X<br />
2 Op<strong>en</strong>ingsseminar met stake-holders<br />
Doel: “Alle neuz<strong>en</strong> in één richting”.<br />
3 Voorlichting medewerkers personeelszak<strong>en</strong> Ministerie<br />
Regionale Ontwikkeling.<br />
4 Studie vergelijkbare <strong>HRM</strong> dec<strong>en</strong>tralisatie cases.<br />
5 Overleg tuss<strong>en</strong> bij de ontwikkeling <strong>van</strong><br />
districtspersoneelsbeleid betrokk<strong>en</strong> consultants<br />
6 Individuele gesprekk<strong>en</strong> met de repres<strong>en</strong>tant<strong>en</strong> <strong>van</strong> RO<br />
<strong>en</strong> DGLP over huidige <strong>en</strong> w<strong>en</strong>selijke situatie inzake<br />
PZ/<strong>HRM</strong><br />
7 Formulering contour<strong>en</strong> <strong>HRM</strong> nota met inachtneming<br />
<strong>van</strong> Beleidsnota Dec<strong>en</strong>tralisatie <strong>van</strong> het Ministerie,<br />
het Strategisch <strong>Plan</strong> Dec<strong>en</strong>tralisatie Ministerie, het<br />
<strong>HRM</strong> deel in het strategisch docum<strong>en</strong>t district<strong>en</strong> <strong>en</strong><br />
het <strong>HRM</strong>-deel in aanzet wijziging WRO<br />
8 Aanbieding contour<strong>en</strong>nota <strong>HRM</strong> DLGP<br />
9 Vaststelling contour<strong>en</strong>nota <strong>HRM</strong> DLGP<br />
X<br />
X<br />
X<br />
X<br />
X<br />
X<br />
X<br />
X
<strong>Plan</strong> <strong>van</strong> <strong>Aanpak</strong> <strong>HRM</strong> <strong>en</strong> <strong>Organisatieontwikkeling</strong> DLGP<br />
II. <strong>Organisatieontwikkeling</strong> jun. jul. aug. sep. okt. nov. dec. jan. febr. mrt. apr. mei jun.<br />
1 Workshop met medewerkers <strong>van</strong> personeelszak<strong>en</strong> <strong>van</strong><br />
het Ministerie <strong>van</strong> RO<br />
X<br />
2 Vervolg meeting/workshop met belangrijke<br />
stakeholders DLGP<br />
3 Missie visie workshop<br />
• Vaststelling missie visie <strong>van</strong> districtsbestur<strong>en</strong><br />
• Vaststelling kritische succesfactor<strong>en</strong>, gew<strong>en</strong>ste<br />
cultuurelem<strong>en</strong>t<strong>en</strong>, visie op de burger, waard<strong>en</strong><br />
kerncompet<strong>en</strong>ties<br />
4 Missie visie workshop<br />
• Vaststelling missie visie personeelsafdeling<br />
Regionale Ontwikkeling<br />
5 Rapport Concretisering cultuur in gedragsterm<strong>en</strong><br />
6 Diagnose actuele cultuur (cultuurscan)<strong>van</strong> de diverse<br />
organisaties die participer<strong>en</strong> in het DLGP-proces<br />
7 Capaciteitsanalyse<br />
8 Pres<strong>en</strong>tatie resultat<strong>en</strong> <strong>en</strong> conclusies cultuurscan.<br />
Vaststelling verdere implem<strong>en</strong>taties<br />
9 Training leidinggev<strong>en</strong>d<strong>en</strong> in’ Personal Leadership’<br />
10 Training leidinggev<strong>en</strong>d<strong>en</strong> in Change Managem<strong>en</strong>t<br />
11 Sam<strong>en</strong>stelling Change Team<br />
B<strong>en</strong>dt Training & Consultancy 11<br />
X<br />
X<br />
X<br />
X<br />
X X<br />
X<br />
X<br />
X<br />
X<br />
X
<strong>Plan</strong> <strong>van</strong> <strong>Aanpak</strong> <strong>HRM</strong> <strong>en</strong> <strong>Organisatieontwikkeling</strong> DLGP<br />
III. <strong>HRM</strong>-Administratief Manual (handboek <strong>en</strong> toolkit) jun. jul. aug. sep. okt. nov. dec. jan. febr. mrt. apr. mei jun.<br />
1 Studie bestaande docum<strong>en</strong>tatie<br />
X X X<br />
2 Studie bestaande structuur<br />
3 Voorstel <strong>HRM</strong> afdeling (dec<strong>en</strong>traal) in relatie tot<br />
<strong>HRM</strong> afdeling RO (c<strong>en</strong>traal)<br />
4 Inv<strong>en</strong>tarisatie huidige beleidsinstrum<strong>en</strong>tarium <strong>en</strong><br />
toetsing op bruikbaarheid, knelpunt<strong>en</strong> <strong>en</strong>z.<br />
5 Vaststelling <strong>HRM</strong> process<strong>en</strong> <strong>en</strong> instrum<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
6 Vaststelling prioriteit<strong>en</strong> nieuw <strong>HRM</strong>beleidsinstrum<strong>en</strong>tarium<br />
7 Ontwikkeling instrum<strong>en</strong>tarium m.b.t. strategische<br />
personeel planning<br />
(Instroom – Doorstroom – Uitstroom)<br />
8 Formatieplan <strong>HRM</strong> afdeling<br />
9 Toolkit arbeidsvoorwaard<strong>en</strong> (personeelsreglem<strong>en</strong>t)<br />
10 Aanbieding concept <strong>HRM</strong> handboek<br />
- Bespreking<strong>en</strong> met P.I.U. <strong>en</strong> stakeholders.<br />
- Revisie<br />
11 Vaststelling <strong>HRM</strong> handboek + toolkit<br />
B<strong>en</strong>dt Training & Consultancy 12<br />
X X X<br />
X<br />
X X<br />
X<br />
X<br />
X X<br />
X<br />
X<br />
X<br />
X
<strong>Plan</strong> <strong>van</strong> <strong>Aanpak</strong> <strong>HRM</strong> <strong>en</strong> <strong>Organisatieontwikkeling</strong> DLGP<br />
IV. Pilot Wanica jun. jul. aug. sep. okt. nov. dec. jan. febr. mrt. apr. mei jun.<br />
Formulering <strong>van</strong> e<strong>en</strong> implem<strong>en</strong>tatieplan voor pilot<br />
X<br />
Op<strong>en</strong>ingsseminar met Wanica personeel<br />
Formulering visie/missie gew<strong>en</strong>ste cultuurverandering<br />
district Wanica<br />
Vaststelling beginsituatie Wanica<br />
Vaststelling formatie <strong>en</strong> functieboek<br />
Vaststelling Toolkit arbeidsvoorwaard<strong>en</strong><br />
(personeelsreglem<strong>en</strong>t)<br />
V. <strong>HRM</strong>-Training<strong>en</strong> jun. jul. aug. sep. okt. nov. dec. jan. febr. mrt. apr. mei jun.<br />
1 Basistraining voor PZ personeel <strong>van</strong> R.O.<br />
X<br />
2 Training stakeholders in Human Resource<br />
Managem<strong>en</strong>t (Basisconcept<strong>en</strong>)<br />
VI. <strong>HRM</strong>-opleidingsplan jun. jul. aug. sep. okt. nov. dec. jan. febr. mrt. apr. mei jun.<br />
1 Vaststelling opleidingsbehoefte <strong>HRM</strong> op organisatie<br />
niveau<br />
X<br />
2 Vaststelling opleidingsbehoefte <strong>HRM</strong> afdeling <strong>en</strong><br />
functie niveau<br />
X<br />
3 Opleidingsbehoefte <strong>HRM</strong> individueel niveau<br />
X<br />
4 Aanbieding training<strong>en</strong> basiscurriculum <strong>HRM</strong><br />
5 Vaststelling training<strong>en</strong> basiscurriculum <strong>HRM</strong><br />
B<strong>en</strong>dt Training & Consultancy 13<br />
X<br />
X<br />
X<br />
X<br />
X<br />
X<br />
X<br />
X
<strong>Plan</strong> <strong>van</strong> <strong>Aanpak</strong> <strong>HRM</strong> <strong>en</strong> <strong>Organisatieontwikkeling</strong> DLGP<br />
VII. Evaluatie/conclusies/aanbeveling<strong>en</strong> jun. jul. aug. sep. okt. nov. dec. jan. febr. mrt. apr. mei jun.<br />
1 Opzet evaluatie<br />
X<br />
2 Product- <strong>en</strong> procesevaluatie<br />
3 Concept eindrapport schrijv<strong>en</strong><br />
4 Aanbieding concept eindrapport aan PIU<br />
5 Revisie concept eindrapport<br />
B<strong>en</strong>dt Training & Consultancy 14<br />
X X<br />
VIII. Organisatie seminar jun. jul. aug. sep. okt. nov. dec. jan. febr. mrt. apr. mei jun.<br />
1 Vaststelling <strong>van</strong> seminar thema <strong>en</strong> vraagstelling<br />
X<br />
2 Vaststelling doelgroep in overleg met PIU<br />
3 Inhoudelijke organisatie <strong>van</strong> het seminar<br />
4 Evaluatie <strong>van</strong> het seminar<br />
XI. Eindrapportage juli 2007<br />
1 Finalisering eindrapport<br />
2 Aanbieding eindrapport aan PIU DLGP<br />
X<br />
X<br />
X<br />
X<br />
X<br />
X
2. Creating<br />
a<br />
Shared<br />
Need<br />
OUTPUT AND CORRESPONDING DISBURSEMENT<br />
Disbursem<strong>en</strong>t and billing will be in Surinamese Curr<strong>en</strong>cy at the buying exchange rate of the C<strong>en</strong>tral<br />
Bank of Suriname. The total amount of this consultancy is USD 51.750,-. We will receive the<br />
paym<strong>en</strong>ts within 21 days after s<strong>en</strong>ding the declarations to the PIU Managing Director. You will<br />
receive declarations of which paym<strong>en</strong>ts could be made of crediting our account, on SRD number<br />
1970 8320 at the RBTT bank, stating the exp<strong>en</strong>se claim number.<br />
The following schedule will be applied for disbursem<strong>en</strong>t:<br />
No Deliverables % of agreed<br />
amount<br />
1. Approval of the Action <strong>Plan</strong>, covering the overall<br />
objective of the consultancy based on all rele<strong>van</strong>t<br />
docum<strong>en</strong>ts delivered within 10 days after signing of<br />
the contract<br />
2. A completed districts interim organizational and<br />
administrative manual<br />
3 Workshops mission and vision and describing<br />
4 Pres<strong>en</strong>tation of results and conclusions<br />
5. <strong>HRM</strong>-toolkit<br />
Reeds<br />
betaald<br />
Amount<br />
USD<br />
3.450<br />
17% 8.797,50<br />
15% 7.762.5<br />
15% 7.762.5<br />
20% 10.350<br />
6. Report pilot project 8.452,5<br />
7. Final Report<br />
10% 5.175<br />
TOTAL 100% 51.750<br />
Paramaribo, 18 september 2006<br />
Voor akkoord:<br />
Dec<strong>en</strong>tralisation and Local Governm<strong>en</strong>t<br />
Str<strong>en</strong>gth<strong>en</strong>ing Program (DLGP) B<strong>en</strong>dt Training & Consultancy<br />
B. Ahmadali H. B<strong>en</strong>dt<br />
Managing Director Consultant