Handleiding Risico-Inventarisatie & -Evaluatie Waterschappen

Werkvormen
Succesvolle inzet van de RI&E Waterschappen hangt in belangrijke mate af van het kiezen van een werkvorm die
gebruik van het digitale instrument combineert met directe betrokkenheid van leiding en medewerkers.
Een voorbeeld van zo’n werkvorm die in de praktijk succesvol is gebleken, is de ‘snelkook-RI&E’. Daarbij wordt in
een oplossingerichte sessie van één dagdeel door leidinggevenden en medewerkers samen een complete RI&E en
Plan van Aanpak tot stand gebracht voor de afdeling of het bedrijfsonderdeel waarop de RI&E betrekking heeft.
Leidinggevenden en een representatieve vertegenwoordiging van de medewerkers zitten daarbij letterlijk samen
om de tafel, terwijl de RI&E Waterschappen met een beamer wordt geprojecteerd. Antwoorden en
verbetervoorstellen worden gezamenlijk bedacht en geformuleerd en ter plekke digitaal ingevuld. Voorafgaand
aan de sessie heeft iedereen zich voorbereid op de thema’s die aan de orde komen. Zinvolle documentatie heeft
men bij zich.
De sessies kunnen worden gepland in samenwerking met de KAM-coördinator. Deze kan desgewenst ook
aanwezig zijn bij de sessie en de rol vervullen van onafhankelijk voorzitter en kwaliteitsbewaker. Is men nog niet
bekend met het digitale ssysteem, dan kan hij de eerste keer ook letterlijk ‘aan de knoppen’ zitten.
Voordelen: Na afloop van de sessie zijn RI&E en Plan van Aanpak meteen beschikbaar en kan de uitvoering van
het Plan van Aanpak via het systeem worden bijgehouden. En de RI&E is ‘eigendom’ geworden van
leidinggevende en medewerkers. Bovendien zijn betrokkenen tijdens de sessie meteen vertrouwd geraakt met de
werking van het digitale systeem.
Inrichten RI&E Waterschappen
De RI&E Waterschappen zorgt ervoor dat u, naar eigen wens, de ideale indeling kunt maken voor uw organisatie.
Dit inrichten kan worden gedaan door gebruikers met de rol ‘Applicatiebeheerder’. Vaak zal dat een KAMfunctionaris
zijn. Alle functies voor het inrichten van het instrument, staan onder het tabblad “Beheer”.
Daar kunt u onder meer een structuur aanbrengen aan de hand van het organogram van de organisatie.
U kunt gebruikers toevoegen en hun een geschikte rol geven. En u kunt de standaardteksten aanpassen voor de
mailberichten die door het systeem worden verstuurd.
De RI&E Waterschappen biedt de mogelijkheid om voor verschillende organisatie-eenheden aparte RI&E’s te
maken. Via het tabblad “Overzichtrapportage” en “Overzicht maatregelen” is hierover centraal
rapportage mogelijk.
U kunt er ook voor kiezen om aparte thematische RI&E’s te maken. Zo kunt u bijvoorbeeld voor centraal
behandelde thema’s zoals arbobeleid en BHV een aparte RI&E maken. In de RI&E’s voor de verschillende
organisatie-eenheden kunt u dan volstaan met thema’s die typisch zijn voor die onderdelen. Dat voorkomt dubbel
werk.
Afhankelijk van de afspraken die in de oriëntatiefase zijn gemaakt, ka n de applicatiebeheerder ook reeds RI&E’s
‘klaarzetten’ voor gebruik door leidinggevenden van verschillende organiatie-onderdelen, eventueel zelfs al
voorbereid door selectie van relevante thema’s of reeds vooringevuld met een deel van de antwoorden.
RI&E uitvoeren
Als het instrument is ingericht en u hebt afgesproken welke werkvorm(en) u gaat gebruiken, kunt u aan de slag
met het invullen van de RI&E’s. De opzet van de gebruikersinterface is simpel. De belangrijkste stappen zijn
toegankelijk via ‘tabbladen’. Deze zijn gerangschikt in de volgorde van het het proces. Het gebruik wijst zich
vanzelf. Hieronder komen in kort bestek de belangrijkste stappen aan de orde.
U begint steeds in het tabblad "Overzicht RIE's". Daar staat een lijst met alle RI&E’s waarvoor u
toegangsrechten hebt. Bent u applicatiebeheerde, dan ziet u hier de lijst van alle RI&E’s die binnen de organisatie
worden uitgevoerd. Andere gebruikers zien alleen de RI&E’s waarbij zij zelf een rol spelen als RI&E-coördinator of
RI&E-uitvoerder.
Bovenaan het overzicht staan filtermogelijkheden. Als u veel RI&E’s in het overzicht hebt staan, kunt u daarmee
de lijst met RI&E’s beperken. Onderaan het overzicht staan diverse functieknoppen. Wilt u verder met een
bestaande RI&E, klik dan “Openen”. Wilt u een nieuwe RI&E starten, klik op "Nieuw". Vanaf dan wordt u stap
voor stap door de RI&E geleid.
Pagina 6 van 18