Kwaliteitsrichtlijn voor Infectiepreventie in Ziekenhuizen

7. OMGANG MET GOEDEREN
KRIZ: Kwaliteitsrichtlijn voor Infectiepreventie in Ziekenhuizen
Norm
Goederen voldoen aan de vooraf door de afdeling gestelde eisen (criteria). De wijze van
ontvangst, controle en vrijgave van goederen is vastgelegd. Het beheer en gebruik van een goed
geschiedt volgens vooraf gestelde regels. Procedures voor het handelen bij niet goed
functioneren c.q. niet voldoen aan de eisen zijn beschikbaar. Een procedure m.b.t. de afvoer van
goederen is beschreven en wordt nageleefd, waarbij rekening is gehouden met toepasselijke
wet- en regelgeving.
Aandachtspunten
aanschafbeleid (vooronderzoek, inkoopprocedure)
ontvangstbeleid (controle en vrijgave)
gebruiksbeleid (voorraadbeheer, gebruiksregels, bevoegdheden)
validatiebeleid (apparatuur-/computer-/softwarevalidatie)
afvoerbeleid (afvalverwerking, vervangingsregelingen)
Toelichting
De term ‘goederen’ is een verzamelnaam voor apparatuur (duurzame installaties, bijv. computer
met bijbehorende hard- en software) en ge- en verbruiksgoederen (bijv. kantoorspullen).
Alvorens over te gaan tot de aanschaf van een goed moet vaststaan dat het te bestellen goed
voldoet aan de criteria (eisen) die de afdeling eraan stelt. Daarnaast dient de afdeling rekening te
houden met mogelijke bestelrestricties, zoals regels m.b.t. Europese aanbesteding of regels die
de organisatie heeft gesteld bij de selectie van leveranciers.
De inkoopprocedure (wijze van bestellen) moet zijn vastgelegd: wie mag bestellen, hoe dient dit
te gebeuren en wie heeft tekenbevoegdheid.
Na ontvangst dient nagegaan te worden of hetgeen ontvangen is overeenkomt met hetgeen
besteld is: dus eerst controleren en dan pas vrijgeven voor gebruik. Het moet duidelijk zijn welke
procedure gevolgd moet worden bij een foutieve levering.
Indien van toepassing dient het goed alvorens vrijgave eerst nog voorzien te worden van een
identificatienummer en opgenomen te worden in een registratie (bijv. bij computers).
Houd er rekening mee dat de aanschaf van bepaalde goederen, bijv. een nieuw
softwareprogramma ter ondersteuning van consultregistratie, ertoe leidt dat er werkvoorschriften
opgesteld moeten worden.
De bevoegdheden m.b.t. het gebruik en beheer van goederen zijn (in algemene bewoordingen)
vastgelegd. Er dienen afspraken te zijn omtrent voorraadbeheer, eventueel onderhoud en
validatie, wat te dien bij defecte goederen en buitengebruikstelling.
De wijze van afvoer van goederen (‘afval’) moet vastgelegd zijn. Hierbij kan bijv. een onderscheid
gemaakt worden in recyclebaar / niet recyclebaar of gevaarlijk / ongevaarlijk. Houd rekening met
bijzondere afvalstromen zoals gegevensdragers (papier, maar ook diskettes, CD’s en harde
schijven) met patiëntengegevens. Deze moeten vernietigd worden uit het oogpunt van
privacybescherming.
22