Privacycommissie - VVKSO - ICT-coördinatoren
Privacycommissie - VVKSO - ICT-coördinatoren
Privacycommissie - VVKSO - ICT-coördinatoren
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
Commissie voor de bescherming<br />
van de persoonlijke levenssfeer<br />
Dossier behandeld door : Rfta Van Nulfelen<br />
T; +32 (0)2 274 48 55<br />
F: +32 (0)2 274 48 35<br />
E-mall: rita.vannuffelen@prlvacy'commls6lon.be<br />
Uw kenmerk Ons kenmerk<br />
SA2-DOS-2012-01830-002<br />
WKSO<br />
Ter attentie van de heer Chris Smits<br />
Secretaris-generaal<br />
Guimardstraat 1<br />
1040 BRUSSEL<br />
Betreft: lokale onderhandelingscomltés en de WVP: vragenlijst<br />
Geachte heer<br />
Bïjlage(n) Datum<br />
CBPL-CPVP-12026862<br />
\' ?f[V<br />
Ik heb uw analyse m.b.t, WVP-vragen in verband met het lokale onderhandelingscomité (LOC) en<br />
het onderhandelingscomité van de scholengemeenschappen (OCSG) doorgenomen.<br />
Voor de duidelijkheid zal ik de door u gehanteerde indeling volgen en daar waar nodig preciseringen<br />
en/of opmerkingen aanbrengen.<br />
Rechtsgrond venverking persoonsgegevens van a/gemene aard<br />
Het is niet zo dat leden van een LOC die tevens werknemer zijn van het schoolbestuur automatisch<br />
als zijnde "geen derde" In de zin van de WVP, kunnen wonden bestempeld ten overstaan van<br />
persoonsgegevens vervat in personeelsdossiers.<br />
Krachtens artikel 1,§ 6, WVP moet als "derde" worden beschouwd de natuurlijke persoon die niet<br />
onder rechtstreeks gezag van de verantwoordelijke of de verwerker, gemachtigd Is om de gegevens<br />
te verwerken.<br />
Als het lid van het LOC bijvoorbeeld de leraar wiskunde is, dan werkt hij weliswaar onder<br />
rechtstreeks gezag van het schoolbestuur, maar als leraar Is het met zijn taak om personeelsdossiers<br />
te behandelen. Hij is bijgevolg niet gemachtigd om persoonsgegevens in relatie tot<br />
Drukpersstraat 3^ | B-lOOCi Brussel [ T *BZ (0)2 274 49 00 i G-maM commissionfrt'privocycommissiün be j Website UJUJUJ pnuocycammission.be<br />
^feai'<br />
V," -J^<br />
<strong>VVKSO</strong><br />
STAF/DOC/12/154<br />
2012-10-31<br />
Ds Commissie, werantwoordeliike voor de verwerking, verwerkt uw persaönsgegawans •.(•ni doelslellmgen van inl-rn beheer, met name de vloll« behandaLing vB" uw<br />
aangifle. klatht of uw verinekom inlichtingen en oak voor het opmaken van anonieme statistieken ovsr haar activiteiten Als blijkl dal het voor de beharjdeling van uw<br />
verïoek noodîàkHlyk is- kutinfn bepadlde gwa^-vpni aan iferden worden meegedeeld aan een bevoegde overheid, aan uvv wörtegeriwoordiger of oan de vardedigenda<br />
partij of zijn vertegenwoordiger U hebt recht op inlage alsmede, ln voorkomend g&vdl. u(i verbelering van uw persoonsgegevens Aanuullende Inbchlingen kan u<br />
bekomen bij het openbaar register dat door de Commissie gehouden wotdt
personeelsdossiers te verwerken en moet dus als een derde worden bestempeld. Als het lid van het<br />
LOC daarentegen tot de personeelsdienst van het schoolbestuur behoort, kan worden gesteld dat hij<br />
geen derde is. Er zal dus moeten gekeken worden naar de hoedanigheid van het betrokken lid om<br />
uit te maken of hij al dan niet als een derde is in de zin van artikel 1, § 6, WVP.<br />
Voor wat een OCSG betreft, moeten de leden die werknemer zijn van een ander schoolbestuur dan<br />
dat van de persoon waarop de persoonsgegevens betrekking hebben, inderdaad als derden wonden<br />
bestempeld. Wanneer het lid werknemer is van hetzelfde schoolbestuur, geldt dezelfde opmerking<br />
als hiervoor m.b.t. LOC.<br />
Indien een LOC of een OCSG met het oog op de uitoefening van zijn toezichtstaak over<br />
persoonsgegevens moet kunnen beschikken, is elk verkozen lid ervan een legitieme ontvanger van<br />
die informatie, ongeacht of hij derde is of met.<br />
Artikel 5 bepaalt in welke gevallen persoonsgegevens mogen worden verwerkt. De verwerking van<br />
persoonsgegevens die geschiedt n.a.v. de uitoefening van de bij decreet voorziene<br />
toezichtbevoegdheid (LOC) en Inzagerecht (OCSG) is toelaatbaar zowel op basis van artikel 5,<br />
eerste lid, c), WVP als artikel 5, eerste lid, f), WVP.<br />
Rechtsgrond voor de verwerking van persoonsgegevens die bijzondere besciierming<br />
genieten<br />
Op het verbod van verwerking van gevoelige gegevens vermeld In artikel 6, § 1, WVP en<br />
persoonsgegevens die de gezondheid betreffen (artikel 7, § 1, WVP) bestaan Inderdaad een aantal<br />
uitzonderingen waarcinder diegene die door u wordt aangestipt: artikel 6, § 2, b), WVP en artikel 7,<br />
§ 2, b), WVP).<br />
In hoeverre een LOC en een OCSG zich hierop kunnen benaepen zal moeten worden beoordeeld in<br />
het licht van de doeleinden waarvoor zij over een inzagerecht beschikken.<br />
Volledigheidshalve wordt in dit verband de aandacht gevestigd op artikel 7, § 4, WVP dat bepaalt dat<br />
tkehoudens schriftelijke toestemming persoonsgegevens m.b.t. de gezondheid enkei mogen worden<br />
verwerkt onder verantwoordelijkheid van een beroepsbeoefenaar van de gezondheid. Het moet hier<br />
gaan om een vrije en geïnformeerde toestemming. In de context van een arbeidsrelatie kan<br />
dergelijke toestemming moeilijk ais vrij worden beschouwd.<br />
Voor wat gerechtelijke gegevens betreft is er inderdaad in de WVP geen rechtsgrond aanwezig op<br />
basis waarvan een LOC en een OCSG dergelijke gegevens mogen venwerken. Het gebruik (de<br />
2/6
verwerking) van het Identificatienummer van het Rijksregister is slechts toegestaan voor zover de<br />
verantwoordelijke voor de verwerking over een machtiging beschikt.<br />
Finaliteit<br />
De bevoegdheden van een LOC worden omschreven in de artikelen 26 tot 37 van het decreet van<br />
5 april 1995. Krachtens artikel 36 van dit decreet ziet een LOC toe op de toepassing van de sociale<br />
wetgeving en van de sociale en administratieve reglementeringen voortvloeiend uit de<br />
onden^ijswetgeving. Dit kan bestempeld worden als een welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en<br />
gerechtvaardigd doeleinde in de zin var artikel 4, § 1, 2°, WVP.<br />
M.b.t. een OCSG is er, voor zover kon worden vastgesteld, geen gelijkaardige bepaling In het<br />
decreet opgenomen. De problematiek van inzage in persoonsdossiers en de verwerking van<br />
persoonsgegevens komt wel aan bod in artikel 95 van de Codex van het Secundair Onderwijs:<br />
'Wef lokaal comité (daarmee wordt hier een OCSG bedoeld) heeft inzagerecht in de<br />
administratieve dossiers van de scholengemeenschap met betrekking tot:<br />
l°de aanstellingen voor doorlopende duur;<br />
2° de vaste benoemingen;<br />
3° de terbeschikkingstelling wegens ontstentenis van betrekking, de reaffectatie en<br />
wedertewerkstelling".<br />
Hieruit kan worden afgeleid dat een OCSG toezicht uitoefent op het naleven van de bepalingen<br />
m.b.t. de drie domeinen vermeld in dit artikel. Ook dit kan worden bestempeld als een welbepaald,<br />
uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd doeleinde in de zin van artikel 4, § 1, 2°, WVP.<br />
Proportionaiiteit<br />
Uit de memorie van toelichting blijkt dat men met het decreet van 5 april 1995, een wettelijk kader<br />
voor een afdwingbare regeling voor inspraak van de „betrokken partners" in het vrij onderwijs wilde<br />
vervolledigend Een LOC (en bij uitbreiding een OCSG) zijn dus in de eerste plaats organen voor<br />
overleg en inspraak. De toezichtbevoegdheid van een LOC en een OCSG moet tegen deze<br />
achtergrond moet worden gezien.<br />
Het lijkt dus een casus-gebonden toezicht op basis van redelijke gronden (geen lichtzinnige<br />
verdenkingen) te betreffen zoals aangegeven in uw opties 2 en 4. Het zonder meer systematische<br />
^ Vlaams Parlement, 1994-1995,stuk 703, nr 1, biz. 1-2.<br />
3/6
Opvragen van gegevens uit personeelsdossiers (uw opties 1 en 2) is dus uit den boze wegens strijdig<br />
met het pnDportionaliteitsbeginsei.<br />
Trouwens in het kader van een casus-gebonden toezicht kan er ook niet zomaar informatie uit de<br />
betnDkken personeelsdossiers worden geput. Er zal vooreerst moeten worden nagegaan of dit<br />
toezicht niet ten volle kan worden gerealiseerd op basis van informatie van algemene aard. Pas<br />
wanneer dit niet mogelijk blijkt, kunnen uittreksels uit het personeelsdossier ter beschikking worden<br />
gesteld.<br />
Volledigheidshalve vestig ik de aandacht op het volgende:<br />
• Het proportionaliteitsbeginsel Impliceert dat een LOC - wiens toezichtbevoegdheid ruimer<br />
geformuleerd is dan deze van een OCSG - alleen die gegevens venwerkt die in het licht van<br />
een voorgelegd probleem toereikend, ter zake dienend en niet overmatig zijn. Dit betekent<br />
dat gevoelige persoonsgegevens of persoonsgegevens betreffende de gezondheid slechts<br />
mogen worden meegedeeld en dus verwerkt voor zover het voorgelegde probleem verband<br />
houdt én met verplichtingen m.b.t. het arbeidsrecht én zij een relevant gegeven zijn In het<br />
licht van het behandelde probleem.<br />
• Het toezicht van een OCSG viseert drie welomschreven domeinen. Dit betekent dat het<br />
alleen die gegevens mag verwerken die betrekking hebben op een probleem l.v.m.<br />
aanstellingen voor doorlopende duur, vaste benoemingen, terbeschikkingstelling,<br />
reaffectatie en wedertewerkstelling.<br />
• Voor wat de OCSG betreft, wordt gewag gemaakt van Inzage in het administratief dossier,<br />
niet het personeelsdossier. In de memorie wordt evenmin van personeelsdossiers gewag<br />
gemaakt maar van dossiers van de scholengemeenschap.<br />
Deontoiogisciie aspecten<br />
Artikel 24 van het decreet van 5 april 1995 voorziet dat een LOC een huishoudelijk reglement opstelt<br />
dat onder meer de wijze van de mededeling van documenten regelt. Het Is geen overbodige luxe om<br />
in de marge hiervan de aandacht te vestigen op de WVP-verplichtingen die daaraan verbonden zijn.<br />
4/6
Aangiftepiicht<br />
In dit verband vestig ik uw aandacht op artikel 52, derde lid, van het koninklijk besluit van<br />
13 februari 2001 ter uitvoering van de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de<br />
persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens.<br />
"De verwerkte persoonsgegevens mogen n/et langer worden bewaard dan nodig voor<br />
de personeelsadministratie en mogen alleen In het kader van de toepassing van een<br />
wets- of verordeningsbepaling of Indien nodig voor de verwezenlijking van de<br />
doelstellingen van de verwerking aan derden worden meegedeeld".<br />
De mededeling van persoonsgegevens aan een LOC of een OCSG vereist dus geen aanpassing van<br />
de aangifte.<br />
Bewaartermijn van de persoonsgegevens<br />
U venrt^ijst in dit verband terecht naar artikel 4, § 1, 5°, WVP krachtens hetwelk gegevens niet langer<br />
mogen worden bewaard dan nodig voor de verwezenlijking van het doeleinde waarvoor ze werden<br />
verkregen.<br />
Dit betekent dat van zodra een persoonsgebonden-dossier, geagendeerd op een vergadering van<br />
een LOC of een OCSG, definitief is afgehandeld (kan na 1 enkele vergadering zijn, kan meerdere<br />
vergadenngen in beslag nemen) de leden de persoonsgegevens die hen werden verstrekt, moeten<br />
vernietigen. De door u voorgestelde unifonne bewaartermijn van maximaal 12 maanden zal In een<br />
aantal gevallen manifest disproportioneel zijn.<br />
Sta mij toe een voorstel te doen: waarom in het huishoudelijk reglement niet opnemen dat n.a.v. de<br />
behandeling een persoonsgebonden dossier door een LOC of een OCSG uitdrukkelijk zal worden<br />
geacteerd wanneer het als definitief afgehandeld wordt beschouwd en daarbij de leden opdracht<br />
geeft om de hen meegedeelde documenten te vernietigen.<br />
Hiërarchie van de rechtsbronnen<br />
De WVP regelt op algemene wijze de bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van<br />
de verwerking van persoonsgegevens. Deze regeling wordt beschouwd als een minimumnorm. I^<br />
Vlaamse decreetgever kan voor materies die tot zijn bevoegdheid behoren, afwijken van de<br />
bepalingen van de WVP voor zover ze een betere bescherming bieden.<br />
5/6
Tot slot vestig ik er uw aandacht op dat, voor zover de schoolbesturen onder de toepassing vallen<br />
van het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur, de bepalingen van dit<br />
decreet mogelijks een invloed hebben op het verkrijgen van persoonsgegevens door een LOC en een<br />
OCSG.<br />
Hopende u hiermee van dienst te zijn geweest^.<br />
Hoogachtend<br />
Willem Debeuckelaere<br />
Voorzitter<br />
^ De huidige analyse wordt u meegedeeld op basis van de informatie waarover het secretanaat van de Commissie beschikt.<br />
ZIJ staat de stelling met in de weg die, in voorkomend geval, zou kunnen worden ingenomen door de Commissie als collegiaal<br />
orgaan.<br />
6/6