nieuwsbrief Servicepunt 71 110228.pdf - Bestuurlijke informatie van ...

Nieuwsbrief Servicepunt71 | nummer 18 | 28 februari 2011
Nieuwsbrief
Eerste gezamenlijke aanbesteding via Servicepunt71
Op 27 januari vond de eerste gezamenlijke aanbesteding plaats
bij de Service Eenheid Inkoop. De opdracht was het onderhoud
groen voor de periode 2011-2014 voor Leiden en Zoeterwoude.
Het gaat hier om stukken openbare grond waar het gazon
gemaaid moet worden, hagen geknipt en onkruid in beplanting
wordt bestreden. Leiderdorp en Oegstgeest zijn bij de volgende
aanbesteding ook zeker van de partij.
In dit nummer:
• bericht van Service Eenheden
-- inkoop
-- ict
Jaap Overvoorde projectleider Inkoop is
opgetogen: “Alle expertise van de beide
gemeenten op het gebied van groen hebben
we hierbij goed kunnen bundelen. Hierdoor
is er ook meer inzicht gekomen hoe er bij
iedere gemeente naar groenonderhoud
gekeken wordt.”
Inkoop werkt nu al onder de naam
Servicepunt71. Ze zijn sinds kort gevestigd
in het bodehuis, gevestigd naast het
Stadhuis van Leiden.
Vaak werkt Inkoop op locatie. De inkoper
zit dan een dagje in Oegstgeest of bij
de afdeling Stedelijk Beheer in Leiden
als dat nodig is. En er wordt een laptop
meegenomen.
Leiden is de enige gemeente waar inkopers
werken. De andere gemeente hebben
geen eigen inkoper. Daar werden de taken
van inkoop vaak versleuteld in een andere
functie, er werd een externe partij ingehuurd
-- financiën
• uit het BGO
• samenwerking met kus!
• functieboek
• veel gestelde vragen
• planning
• Cultuurtraject
Erika van Drimmelen,
Maarten Bekkers en
Dirk Achterberg
of er werd bij de inkoopafdeling van Leiden
aangeklopt. Inkoopmedewerkster Jessica
van Duivenboden vult aan: “ Eigenlijk
hebben we al meerdere gezamenlijke
aanbestedingstrajecten achter de rug,
Uit het BGO
Het Bijzonder Georganiseerd Overleg
heeft sinds het verschijnen van de laatste
nieuwsbrief niet meer plaatsgevonden. Het
eerstvolgend overleg staat gepland op 9
maart aanstaande.
Uiteraard is wel verder gesproken over het
sociaal plan en de andere HRM aangelegenheden
Die gesprekken vonden plaats in
bijvoorbeeld schoonmaak, leerlingenvervoer
en kantoorartikelen.” “Op energie,
onderhoud groen en drukwerk hebben we
al grote financiële voordelen behaald door
zo samen te werken”, vult Jaap blij aan.
Samenwerking tussen gemeenten bezegeld
met een kus!
Vrijdag 11 februari zijn Hans Bakema en
Mathilde Wijn getrouwd. Hans werkt bij
de gemeente Leiderdorp als secretaris van
de commissie bezwaar- en beroepschriften
en Mathilde is medewerker bezwaar en
beroep bij de afdeling WIZ van de gemeente
Leiden. Zij hebben elkaar ontmoet tijdens
het werk bij de behandeling van een
bezwaarschrift. Leiden en Leiderdorp
hebben een gemeenschappelijke regeling
op het gebied van de WWB en aanverwante
regelingen.
het Technisch Overleg. In dat overleg zijn de
vakbondsleden, de vakbondsadviseurs en
de werkgeversadviseurs aanwezig en wordt
de besluitvorming en discussie in het BGO
voorbereid. Daar werd ook de wens besproken
om medewerkers, voorafgaand aan het
vaststellen van het sociaal plan, wel al te
informeren over de aanstaande plaatsingsprocedure.
Formele besluitvorming daarover
zal plaatsvinden in het BGO van 9 maart.

Nieuwsbrief
Samenwerking tussen ICT-afdelingen al gerealiseerd
Bas de Boer, werkzaam als Informatie- en Automatiseringsadviseur bij de gemeente
Oegstgeest is gedetacheerd bij Servicepunt71 als projectleider ICT. Zijn hoofdtaak is
van de vier aparte ICT-afdelingen één Service Eenheid te creëren.
“De opdrachtgevers besluiten samen hoe
onze dienstverlening eruit gaat zien. Dit
vertaalt zich o.a. naar nieuwe standaarden
in systemen, processen en werkafspraken.
Dat is ons doel om daarnaar toe te groeien.
Dat is niet zomaar klaar, dat duurt wel zo’n
drie jaar.”
Betekent dat we vanaf 1
september qua techniek nog niet
op één lijn zitten?
“Dat klopt. Op het moment dat we met
Servicepunt71 gaan starten werkt de Service
Eenheid ICT met verschillende systemen.
Iedere gemeente heeft in het verleden zo
haar eigen keuzes gemaakt, dit kunnen
wij (ook om kostentechnische reden) niet
zomaar opzij zetten. Wel gaan we dit zoveel
mogelijk standaardiseren. Belangrijkste
uitgangspunt is dat je als gebruiker hier zo
min mogelijk van merkt. Het lijkt dan of er
bij ICT niets gebeurt, maar dan hebben we
ons werk juist goed gedaan.”
Hoe gaat de samenwerking
tussen de verschillende ICT
afdelingen?
“Boven verwachting goed! Het oplossen
van probleemstellingen en uitvoering wordt
gezamenlijk opgepakt door de ICT medewerkers
bij de gemeenten. De medewerkers
krijgen deze ruimte om uiteindelijk samen
tot een goed resultaat te komen. Ik coördineer
deze diverse werkzaamheden, houd
de mijlpalen, planning en het budget in de
gaten.”
Noem eens een voorbeeld waar
jullie op dit moment mee bezig
zijn?
Om tot een goede dienstverlening te komen
zijn verschillende activiteiten noodzakelijk,
een voorbeeld hiervan is: Als je nu een
probleem hebt met je computer dan ga je
naar de ICT-collega en dan geef je het nummer
van je pc door en dan kan deze collega
je helpen. Dadelijk werken we met een
centrale helpdesk op “afstand” en moeten
we dus weten aan welke computer je werkt.
Alle computers worden momenteel geïnventariseerd
op o.a. waar staat deze? wat voor
type is het? welk nummer de pc heeft? Vervolgens
kijken we of dit nummer niet ook
bij een andere gemeente gebruikt wordt,
want dat zou lastig zijn. Als drie gemeenten
een pc hebben staan met nummer 7585
Voorbereidingen financiën
in volle gang
dan krijg je gekke situaties. Iedere computer
moet dus een uniek nummer krijgen.”
Binnen het deelproject ICT worden diverse
activiteiten uitgezet, zodat er vanaf 1 september
met “een gezicht” gewerkt wordt.
Vooralsnog gaat alles volgens planning. Eén
spannend punt is nog de –inmiddels befaamde
– glasvezelkabel. Tussen de diverse
gemeenten moet nog een glasvezelkabel
komen te liggen om alles op elkaar aan te
sluiten. Deze kabel moet letterlijk nog de
grond in. Vergunningen zijn in voorbereiding
en de graafmachines staan klaar. Nu maar
hopen dat er niet nog een vorstperiode in
maart komt.
Inmiddels is Servicepunt71 een zelfstandige organisatie. Dit houdt ook in dat alle
financiën op orde moeten zijn en moet voldoen aan de voorwaarden zoals die voor
gemeenten gelden. Er is een financiële administratie ingericht en de begroting van
2011 is inmiddels opgesteld. Deze is onlang in het Dagelijks Bestuur besproken en
wordt nu aan alle gemeenteraden voorgelegd. Dit duurt zes weken en dan zal het
Algemeen Bestuur de begroting vaststellen.
Aat van Genderen, projectleider Financiën
is nu ook al bezig met de begroting voor
2012. Is dat niet een beetje vroeg? “Nee,
deze begroting moet namelijk voor 15 juli
ingediend zijn bij de provincie. Dit houdt
in dat deze eind maart al besproken moet
zijn door het Dagelijks Bestuur, zodat het
de verdere weg kan bewandelen.” De
begroting moet naar de provincie omdat
zij toezichthouder is van gemeenten en
gemeenschappelijke regelingen zoals
Servicepunt71.
Naast de financiële zaken van Servicepunt71
zelf , zijn Aat en vele financiële
medewerkers van de gemeenten ook druk
bezig met de voorbereidingen voor de
Service Eenheid Financiën. In een aantal
sporen en met verschillende werkgroepen
wordt gewerkt aan o.a zaken als de
inrichting van een financieel systeem,
werkprocessen en tijdschrijven, zodat
er voor alle vier de gemeenten op een
uniforme wijze gewerkt kan worden. Dit
houdt in de praktijk wel in dat bijvoorbeeld
de gemeente Leiderdorp en Oegstgeest over
zullen gaan op een geheel nieuw financieel
systeem. Leiden en Zoeterwoude werken al
met het systeem, maar ook voor hen wordt
het opnieuw ingericht.
Alle medewerkers van financiën kunnen
tegen de zomer een blik werpen op het
nieuwe systeem, tegen de tijd dat ze
naar Servicepunt71 overgaan, zullen de
benodigde opleidingen en trainingen
worden verzorgd om de nieuwe werkwijzen
te leren.

Nieuwsbrief
Functieboek, wat is dit nou precies?
Yvonne Bakker is deelnemer van de
werkgroep HRM. Zij is samen met een
team druk bezig met het functieboek.
Maar wat is dit nu precies? “Iedere
functie bestaat uit twee gedeelten:
een generiek gedeelte en een
resultaatbeschrijving.”
Yvonne vervolgt: “In het generieke deel
staat alles wat kenmerkend is voor een
bepaalde functie, bijvoorbeeld een adviseur
heeft altijd dezelfde functie-inhoud.
Je kunt dat zien als een basisstramien.
In de resultaatbeschrijving wordt het
onderscheid gemaakt tussen een HRMadviseur
en een financieel-adviseur. Op dit
moment zijn alle generieke beschrijvingen
gemaakt en wordt er hard gewerkt aan de
resultaatbeschrijvingen.”
Yvonne Bakker
Wat houdt dit voor de
toekomstige medewerkers in?
“Het functieboek is het uitgangspunt voor
de plaatsingsprocedure. Er wordt nu een
“was/wordtlijst”opgesteld. Hierbij wordt
gekeken welke functie iemand had en welke
deze dadelijk gaat worden. Het kan ook zijn
dat je functie ongewijzigd blijft.
De spelregels voor de plaatsingsprocedure
worden in het sociaal plan vastgelegd.
Ook hier wordt nog hard aan gewerkt. De
verwachtingen zijn dat we begin april klaar
zijn met de functiebeschrijvingen. Uiteraard
zullen medewerkers voorafgaand aan de
plaatsingsprocedure worden geïnformeerd
over de methodiek (HR21) zodat zij straks
het functieboek goed kunnen “lezen:”
Kennen, Verkennen en Herkennen
Bij het overgaan naar het Tweelinghuis
gaan we werken met klanten; dit is een
grote verandering. Ook het overgaan
naar een nieuwe organisatie vraagt een
nieuwe bedrijfscultuur.
Susan Bamsey is in het projectteam verantwoordelijk
om Servicepunt71 te begeleiden
om tot een nieuwe cultuurontwikkeling
te komen. Zij is de “interne” opdrachtgever,
maar is extern aangetrokken. Er is
bewust gekozen voor een “externe interne
opdrachtgever” om los te staan van elke bestaande
cultuur bij een van de deelnemende
gemeenten.
Susan wordt ondersteund door een extern
bedrijf dat veel ervaring heeft met veranderingen
op de werkplek: Tamara de Reu,
Harold Marsman en Huub Purmer. Samen
ontwikkelen ze per Service Eenheid een
programma op maat, met als hoofdthema
opdrachtnemerschap. Net als processen en
procedures hoort cultuur bij een organisatie.
Het is alleen moeilijker meetbaar en daarom
lijkt het soms wat vaag.
“Dat is het helemaal niet”, aldus Tamara de
Reu, “samen met collega’s van de Service
Eenheden maken wij een leuk programma
dat deelnemers aan het denken zet over en
waarin we concreet aan de slag gaan met
de samenwerking met elkaar en met de
klant. Dit is belangrijk om van Servicepunt71
een succesvolle organisatie te maken.”
Wat gebeurt er en wanneer?
We organiseren per Service Eenheid enkele
bijeenkomsten met de thema’s Kennen,
Verkennen en Herkennen. De komende
maanden worden, in overleg met de
projectleiders en collega’s, de bijeenkomsten
gepland en voorbereid.
Het doel is om iedere Service Eenheid een
goede start te laten maken, met elkaar en
met de klant.
Vragen of suggesties? Stuur een mail aan
s.bamsey@leiden.nl

Nieuwsbrief
Veel gestelde vragen
Waar moet een nieuwe directeur aan
voldoen?
De nieuwe directeur is er nog niet, maar
het selectieproces is in volle gang. Er wordt
gezocht naar een inhoudelijk sterk persoon
die het proces goed kan begeleiden. Daarnaast
moet hij (of zij) het boegbeeld voor
de nieuwe organisatie vormen. De nieuwe
directeur is het aanspreekpunt voor de
nieuwe organisatie en voor de medewerkers
aan wie leiding wordt geven. De directeur
moet goed kunnen samenwerken met de
gemeentesecretarissen en veel ervaring
hebben met lokale politiek. Daarnaast is een
klantgerichte benadering vereist en goed
kunnen flexwerken.
Ik heb gehoord dat we gaan
flexwerken? Wat houdt dit in?
Flexwerken betekent eigenlijk dat je overal
kan gaan zitten om te werken en geen vaste
werkplek hebt. Dit kan op kantoor zijn,
maar ook bij de klant. In de praktijk wordt
er wel per Service Eenheid een “domein”
in het Tweelinghuis aangewezen. Hierdoor
zitten vakgenoten wel samen, zodat de
kennisdeling optimaal is. In dit domein is
ook het archief van de Service Eenheid te
vinden en de computers zijn zo uitgerust
dat je de gewenste werkzaamheden uit kan
voeren. Per dag of per dagdeel bedenk je
welk werk je wilt gaan uitvoeren: zijn het
veel doe-dingen, ben je even kort aanwezig
en ga je daarna in overleg of heb je een
concentratieplek nodig. Afhankelijk van die
werkzaamheden kies je een plek die daarbij
het beste past.
Wie worden mijn klanten?
De gemeente waar je nu voor werkt, wordt
dadelijk je klant. Daarnaast werk je ook voor
de andere gemeenten. Hierdoor worden de
krachten gebundeld en is er meer back-up
als je bijvoorbeeld met vakantie bent.
Ik werk graag rustig, kan dat dadelijk
ook?
Jazeker, al het kantoormateriaal zoals
vloerbedekking, lamellen etc worden van
geluiddempende materialen gemaakt.
Bureau Berenschot heeft een aantal zaken
uitgewerkt hoe het zou kunnen, dit is op
intranet terug te vinden, maar er is nog niets
definitiefs. Inbreng van jullie is zeker nog
mogelijk. Daarnaast worden er tegen de tijd
dat we echt gaan starten werkafspraken
gemaakt over: hoe om te gaan met overleg,
eten op de werkplek etc.
Planning
De eerste stappen zijn gezet. Nu is het
wachten op het sociaal plan, zodra we
iedereen mogen informeren worden er
bijeenkomsten georganiseerd waarbij uitleg
gegeven gaat worden over het hoe en wat,
de plaatsingsprocedure, het flexwerken etc.
Uiteraard zal hier veel ruimte zijn om vragen
te stellen. Zodra de data bekend
zijn ontvangen jullie persoonlijk een
uitnodiging.
Contact
Servicepunt71 werkt vanuit het stadhuis van
Leiden. Het telefoonnummer is: 071 – 516
5222 of mail naar het projectsecretariaat:
info@servicepunt71.nl
Waarom gaan we flexwerken?
Flexwerken past bij een toekomstgerichte
organisatie. Door flexwerken leer je alle
collega’s beter kennen, hierdoor is ook
kennisdeling tussen vakgenoten sneller te
realiseren. Daarnaast stimuleert flexwerken
ook tot creativiteit en resultaatgerichtheid.
Tevens is het een goed middel om te
netwerken. De ervaring is vooral: flexwerken
moet je leren. En dat gaan we dus samen
doen!