nieuwsbrief Servicepunt 71 110228.pdf - Bestuurlijke informatie van ...

Nieuwsbrief
Samenwerking tussen ICT-afdelingen al gerealiseerd
Bas de Boer, werkzaam als Informatie- en Automatiseringsadviseur bij de gemeente
Oegstgeest is gedetacheerd bij Servicepunt71 als projectleider ICT. Zijn hoofdtaak is
van de vier aparte ICT-afdelingen één Service Eenheid te creëren.
“De opdrachtgevers besluiten samen hoe
onze dienstverlening eruit gaat zien. Dit
vertaalt zich o.a. naar nieuwe standaarden
in systemen, processen en werkafspraken.
Dat is ons doel om daarnaar toe te groeien.
Dat is niet zomaar klaar, dat duurt wel zo’n
drie jaar.”
Betekent dat we vanaf 1
september qua techniek nog niet
op één lijn zitten?
“Dat klopt. Op het moment dat we met
Servicepunt71 gaan starten werkt de Service
Eenheid ICT met verschillende systemen.
Iedere gemeente heeft in het verleden zo
haar eigen keuzes gemaakt, dit kunnen
wij (ook om kostentechnische reden) niet
zomaar opzij zetten. Wel gaan we dit zoveel
mogelijk standaardiseren. Belangrijkste
uitgangspunt is dat je als gebruiker hier zo
min mogelijk van merkt. Het lijkt dan of er
bij ICT niets gebeurt, maar dan hebben we
ons werk juist goed gedaan.”
Hoe gaat de samenwerking
tussen de verschillende ICT
afdelingen?
“Boven verwachting goed! Het oplossen
van probleemstellingen en uitvoering wordt
gezamenlijk opgepakt door de ICT medewerkers
bij de gemeenten. De medewerkers
krijgen deze ruimte om uiteindelijk samen
tot een goed resultaat te komen. Ik coördineer
deze diverse werkzaamheden, houd
de mijlpalen, planning en het budget in de
gaten.”
Noem eens een voorbeeld waar
jullie op dit moment mee bezig
zijn?
Om tot een goede dienstverlening te komen
zijn verschillende activiteiten noodzakelijk,
een voorbeeld hiervan is: Als je nu een
probleem hebt met je computer dan ga je
naar de ICT-collega en dan geef je het nummer
van je pc door en dan kan deze collega
je helpen. Dadelijk werken we met een
centrale helpdesk op “afstand” en moeten
we dus weten aan welke computer je werkt.
Alle computers worden momenteel geïnventariseerd
op o.a. waar staat deze? wat voor
type is het? welk nummer de pc heeft? Vervolgens
kijken we of dit nummer niet ook
bij een andere gemeente gebruikt wordt,
want dat zou lastig zijn. Als drie gemeenten
een pc hebben staan met nummer 7585
Voorbereidingen financiën
in volle gang
dan krijg je gekke situaties. Iedere computer
moet dus een uniek nummer krijgen.”
Binnen het deelproject ICT worden diverse
activiteiten uitgezet, zodat er vanaf 1 september
met “een gezicht” gewerkt wordt.
Vooralsnog gaat alles volgens planning. Eén
spannend punt is nog de –inmiddels befaamde
– glasvezelkabel. Tussen de diverse
gemeenten moet nog een glasvezelkabel
komen te liggen om alles op elkaar aan te
sluiten. Deze kabel moet letterlijk nog de
grond in. Vergunningen zijn in voorbereiding
en de graafmachines staan klaar. Nu maar
hopen dat er niet nog een vorstperiode in
maart komt.
Inmiddels is Servicepunt71 een zelfstandige organisatie. Dit houdt ook in dat alle
financiën op orde moeten zijn en moet voldoen aan de voorwaarden zoals die voor
gemeenten gelden. Er is een financiële administratie ingericht en de begroting van
2011 is inmiddels opgesteld. Deze is onlang in het Dagelijks Bestuur besproken en
wordt nu aan alle gemeenteraden voorgelegd. Dit duurt zes weken en dan zal het
Algemeen Bestuur de begroting vaststellen.
Aat van Genderen, projectleider Financiën
is nu ook al bezig met de begroting voor
2012. Is dat niet een beetje vroeg? “Nee,
deze begroting moet namelijk voor 15 juli
ingediend zijn bij de provincie. Dit houdt
in dat deze eind maart al besproken moet
zijn door het Dagelijks Bestuur, zodat het
de verdere weg kan bewandelen.” De
begroting moet naar de provincie omdat
zij toezichthouder is van gemeenten en
gemeenschappelijke regelingen zoals
Servicepunt71.
Naast de financiële zaken van Servicepunt71
zelf , zijn Aat en vele financiële
medewerkers van de gemeenten ook druk
bezig met de voorbereidingen voor de
Service Eenheid Financiën. In een aantal
sporen en met verschillende werkgroepen
wordt gewerkt aan o.a zaken als de
inrichting van een financieel systeem,
werkprocessen en tijdschrijven, zodat
er voor alle vier de gemeenten op een
uniforme wijze gewerkt kan worden. Dit
houdt in de praktijk wel in dat bijvoorbeeld
de gemeente Leiderdorp en Oegstgeest over
zullen gaan op een geheel nieuw financieel
systeem. Leiden en Zoeterwoude werken al
met het systeem, maar ook voor hen wordt
het opnieuw ingericht.
Alle medewerkers van financiën kunnen
tegen de zomer een blik werpen op het
nieuwe systeem, tegen de tijd dat ze
naar Servicepunt71 overgaan, zullen de
benodigde opleidingen en trainingen
worden verzorgd om de nieuwe werkwijzen
te leren.