WH-Contactteam - Inspectie Leefomgeving en Transport

HAVIK
Handhaving en vergunningverlening gediend met ICT
In 2003 werd Frank van den Heuvel van RWS Limburg, zoals hij zegt, “losgepeuterd”
uit de groep Natte informatievoorziening die bij zijn dienst al
enkele jaren actief was met informatievoorziening voor de natte werk-processen.
Als leider van het project HAVIK (Handhaving Vergunningverlening
Internet en Klantgerichtheid) ging hij aan de slag voor een landelijke uniforme
digitalisering.
De HID van RWS Zeeland, portefeuillehouder
voor digitalisering
Beheer en Onderhoud Nat binnen
RWS, gaf HAVIK opdracht vast te
stellen welke ICT-ondersteuning
vergunningverlening en handhaving
nodig hebben. Om dat voor
een werkproces te kunnen zeggen,
moet zo’n proces eerst uniform
voor heel RWS worden uitgeschreven
in stappen waarbij specifieke
ondersteuning aan de orde kan
zijn. Die uitwerking vond, om te
beginnen voor de Wet beheer
rijkswaterstaatswerken (Wbr),
plaats in het UPP-onderdeel (Uniforme
Primaire Proces) van het
project. Na een analyse was het
aan HAVIK om ondersteunende
middelen, inclusief kosten en
baten, voor te stellen aan het
RWS-bestuur, dat vervolgens zou
besluiten wat er voor RWS-breed
moest worden geconcretiseerd en
ingevoerd. “Sneller dan verwacht
kwam het echter toch al tot een
uitwerking van een paar middelen”,
vertelt Van den Heuvel. “Het
Bestuur RWS vroeg namelijk om
bij wijze van test onderdelen te
leveren voor het procesondersteunend
systeem SAP - kort voor
‘Systemen Applicaties Productensysteem’
- dat VenW-breed wordt
ingevoerd.”
Verlanglijstje
“Omdat we een klantgerichte organisatie
zijn, wegen de wensen
van onze klanten zwaar in wat we
willen realiseren”, zegt Van den
Heuvel. “Uit externe enquêtes
weten we dat een centraal elektronisch
loket voor het digitaal aanvragen
van een vergunning bovenaan
hun verlanglijstje staat. Daarom
maken we nu één portaal in de
vorm van een speciale pagina op
de RWS-site. De klant kan daar
door het invullen van een standaardformulier
de aanvraag indienen,
inclusief bijlagen zoals tekeningen
en onderzoeksrapporten.
Wanneer in een latere fase de overige
RWS-wetten gedigitaliseerd
zijn, kan via een ‘wizzard’, die aan
deze SAP-module ‘gelinkt’ wordt,
de bezoeker overigens ook eerst
nog een beslisboom op het scherm
oproepen om vast te stellen welke
wetten en - daarmee - vergunningaanvragen
in zijn of haar geval
aan de orde zijn.” De site zal volgens
Van den Heuvel ook de gelegenheid
moeten bieden om elektronisch
een afspraak voor vooroverleg
te maken. Het ingevulde
aanvraagformulier komt, gekoppeld
aan de locatie die de aanvrager
heeft ingevuld, automatisch bij
de juiste regionale dienst terecht
voor verdere afhandeling. Belangrijk
in de dienstverlening is ook dat
klanten vervolgens hun aanvraag
op de site kunnen blijven volgen,
zodat ze steeds kunnen zien in
welk stadium de procedure is. Van
den Heuvel: “Om te weten of het
allemaal werkt, zullen we straks
ook klanten naar het portaal laten
kijken, en aan hen vragen bij wijze
van proef met het systeem te werken.”
Deze plek op de site biedt
ook gelegenheid om - naast de
geijkte weg van publicaties in
gedrukte media - bekendheid te
geven aan vergunningaanvragen
en (ontwerp)beschikkingen, in dit
geval dan direct vergezeld van de
integrale teksten. En handhavingsgegevens?
“Ook dat zou kunnen”,
zegt van den Heuvel, “al is
het niet aan mij om beleid op dat
punt te maken.”
Geleid proces
Voor vergunningverleners en
handhavers ligt het voordeel van
de ondersteuning vooral in een
geringere administratieve last en
het halen van de termijnen die
voor een correcte afhandeling
staan. Op dat laatste worden zij,
intern en vanuit de ‘mondige’
samenleving, steeds meer afgerekend.
Van den Heuvel: “Per klant
komen alle stukken in een digitaal
dossier te zitten. De bedoeling is
de dossiers zo overzichtelijk te
maken, waardoor ze indien nodig
ook eenvoudiger door een collega
kunnen worden overgenomen.
Om processen voortaan digitaal te
begeleiden en te bewaken, gaat
HAVIK voor het SAP een ‘workflow’-systeem
maken. Dit geeft de
gebruiker automatisch aan wat er
gedaan moet worden - ‘vandaag
taak x uitvoeren’ - en laat alarmbellen
rinkelen als een deadline
overschreden dreigt te worden.”
En zo worden nog meer praktische
elementen ingebouwd, zoals de
onmogelijkheid om een dossier
aan een volgende partij in de procesketen
over te dragen zolang
niet alle informatie verzameld is
die in dat vervolgtraject nodig is.
Van den Heuvel: “Anders loop je
kans dat een incompleet dossier
ergens als onbruikbaar blijft liggen,
terwijl de klok voor de termijn
doortikt.” Handhavers zullen in de
toekomst digitaal ook direct standaardbrieven
aangereikt krijgen
voor de waarschuwingsbrieven en
beschikkingen. Met daarbij bovendien
begeleidende brieven die ze
naar de klant kunnen sturen om in
begrijpelijke taal tekst en uitleg te
geven bij de formele brieven.
men die al bedacht waren? “Daar
wordt scherp op gelet”, zegt Van
den Heuvel. “RWS had al gesignaleerd
dat er in huis maar liefst
4.000 systemen in gebruik waren
en een programma gestart - het
‘traject consolidatie’ - om dit aantal
tot tien procent terug te brengen.
Als HAVIK een ondersteunend
systeem biedt, zal ik direct de
relatie met bestaande systemen,
zoals WVO-info of WIS moeten
aangeven. Als er niets ouds geschrapt
kan worden, zal ik het
bestaan van meerdere, op elkaar
lijkende systemen goed moeten
motiveren. ”
Op locatie
Nu zijn die digitale dossiers en
workflow-documenten praktisch
als je op kantoor zit, maar wat heb
je eraan als je in het veld staat?
“HAVIK gaat ook voor de mobiele
werkplek een module leveren”,
zegt Van den Heuvel. “Je haalt ter
plekke met een handzaam, draagbaar
apparaat de aan die specifieke
coördinaten gebonden informatie
op uit een databestand dat op
kantoor wordt beheerd.” Zo beschik
je volgens Van den Heuvel
altijd over de meest recente, bijgewerkte
informatie en voorkom je
dat je hele hebben en houden aan
informatie ‘op een laptop op de
achterbank ligt’.
22 23
Wat, bij al deze vernieuwing, te
doen met de diverse oude syste-
“Ook de inbreng van de Inspectie
VenW, waarmee we samenwerken,
is interessant”, zegt Van den
Heuvel. “ Bij hen leefde de
behoefte om de toezichthouder
een ‘inspectietool’ mee te geven.
Deze ontwikkelen we nu gezamenlijk
in de vorm van een wizzard
die via het apparaat kan worden
ingezet. Uit alle informatie
wordt dan een lijst van punten
gedestilleerd waarop het toezicht
zich in dat concrete geval moet
richten. Bijvoorbeeld dat je een
scheepsnaam intypt en direct ziet
hoeveel reddingsboten en andere
voorzieningen er op zo’n schip
aanwezig moeten zijn. De toezichthouder
kan vervolgens digitaal
de score op die punten invoeren,
waarna automatisch een eindoordeel
wordt gegenereerd en vervolgstappen
worden aangegeven.”
Toekomst
Vooralsnog wordt in HAVIK de
digitale ondersteuning voor alleen
de Wbr opgepakt. Andere wetten
zullen volgen, nadat dit spoor nog
verder is uitgewerkt en uitgetest.
Om nader te bepalen welke informatiebehoeften
er zijn, zal HAVIK
nog nauw met vergunningverleners
en handhavers samenwerken.
Ook is in de implementatiefase,
die naar schatting oktober 2006
van start zal gaan, nog een tussenstap
ingebouwd, waarin vier pilotdiensten
(de RWS-diensten Zuid-
Holland, Noord-Holland, Zeeland
en Limburg) hun ervaringen in de
praktijk zullen verzamelen. “Ook
op het gebied van opleidingen zal
Frank van de Heuvel
nog wel het één en ander nodig
zijn”, weet van den Heuvel. “Een
hele investering, maar omdat we
de behoefte goed in kaart hebben
gebracht en oplossingen goed uittesten,
weten we zeker dat dit een
hele nuttige is.”
Meer informatie:
Frank van de Heuvel
RWS Limburg
Tel. 043-3294111
f.h.e.vdheuvel@dlb.rws.minvenw.nl